--- title: "Präsident, Sekretär, Clubmeister, Programm-Chef ..." slug: "new-on-the-board" description: "Erhalte einen Überblick über die Aufgaben im Vorstand, IT-Zugänge und Clubverwaltung für neue Funktionsträger bei Rotary." updated: 2025-05-25T13:59:22Z published: 2025-05-25T13:59:22Z canonical: "docs.rotary-polaris.ch/new-on-the-board" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.rotary-polaris.ch/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Präsident, Sekretär, Clubmeister, Programm-Chef ... #### Neues Clubjahr: Hilfe … jetzt bin ich im Vorstand! Die Aufgaben der unterschiedlichen Funktionsträger sind vielfältig, werden innerhalb der Clubs aber unterschiedlich verteilt und organisiert. Doch gerade im Zuge der Vorbereitung auf diese Ämter, entstehen häufig Fragen. Mit dieser Übersicht wollen wir euch einen generellen Überblick über die wichtigsten Verwaltungsthemen im Zusammenspiel mit der IT (Polaris) geben. ### Wie bekomme ich einen Admin-Zugang zu Polaris? Zukünftige Funktionäre können vom CICO oder oft auch vom aktuellen Sekretär mit den benötigten Administrationsrechten versehen werden. > [!NOTE] > HINWEIS > > Da nur 4 Administratoren mit allen Rechten zur Verfügung stehen, sollte in der Übergangsphase (Juni) am besten die Rolle "Administrator/in der Inhalte" ausgewählt werden. Damit lassen sich bis auf die Verwaltung der Mitgliederdaten sämtliche Inhalte ändern, hinzufügen. ### Wie bekomme ich einen Zugang zu rotary.org? Jeder Rotarier sollte einen Zugang zum internen Bereich von [rotary.org](http://rotary.org) haben, um auch die geschützten Bereiche ansehen zu können. Dazu mit der rotarischen E-Mail-Adresse einen Account anlegen unter Mein Rotary > Anmelden bzw. Account registrieren. Als Funktionsträger kommt man mit [my.rotary.org/de](http://my.rotary.org/de) > Login (oder Anmeldung in Mein Rotary) in den internen Bereich: Unter Verwaltung findet man die Club-Verwaltung mit Clubrechnung, Mitgliederdaten, Clubdaten etc. ### Wie verwalte ich rotary.org? Mitgliedsdaten, Clubamtsträger und Clubdaten müssen nicht extra in rotary.org eingegeben werden. Die SEMDA**-Schnittstelle** überträgt alle notwendigen Daten automatisch von **Polaris** zu **rotary.org**. #### Hinweis für neue Clubs Die Einrichtung für neue Clubs erfolgt unter [my.rotary.org](http://my.rotary.org) > Verwaltung > Clubverwaltung > Club- & Mitgliederdaten Unter Clubmanagement-Systeme ist zunächst „**Voller Zugriff**“ auszuwählen, dann in der Auswahlbox Anbieter die jeweilige **SEMDA-Landesschnittstelle**. Mit der Bestätigung **Ich stimme zu** (ganz unten) wird die Datenübernahme aktiviert. > [!WARNING] > ACHTUNG > > **Es muss unbedingt die Option „Anzeigen und bearbeiten“ („View and Edit“) ausgewählt werden**; die Option „Nur Datenansicht“ („View only“) gilt nicht für Polaris und verhindert die SEMDA-Synchronisierung! Für RI zählt nur rotary.org, daher sollten die Daten trotz SEMDA auch in rotary.org kontrolliert werden. #### Incoming Vorstand WICHTIG: In Polaris alle neuen Funktionsträger bis 31.12. für das zukünftige Clubjahr eintragen! Auf rotary.org werden nur die Funktionsträger Präsident, Vizepräsident, Sekretär, Schatzmeister, Beauftragte für Gemeindienst, Foundation, Mitgliedschaft und Öffentlichkeitsarbeit und ggf. Executive Secretary übernommen. (Falls eine dieser Funktionen kein Vorstandsmitglied im Club ist, müssen sie für RI extra in [rotary.org](http://rotary.org) eingetragen werden!) ### Meetings: Vorstandssitzung Dem Vorstand gehören der Präsident, Präsident elect (oder Präsident nominee, falls noch kein Nachfolger für das nächste Jahr feststeht), Sekretär, Schatzmeister, Präsident des Vorjahres (Immediate Past President) und evtl. noch weitere Mitglieder gemäß den Statuten der Clubsatzung an. Auch der Clubmeister, Programmchef oder CICO können dem Vorstand angehören. Vorstandssitzungen werden vom Präsidenten geleitet. Pro Clubjahr finden ca. 6 Vorstandssitzungen statt. Der Sekretär ist gewöhnlich für **folgende Aufgaben** zuständig: - Festlegung der Tagesordnung in Absprache mit dem Präsidenten - [Veranstaltung erstellen](/polaris/docs/de/lifecycle-of-an-event) (Empfehlung: Sichtbarkeit "Mein Club > Vorstandsmitglieder") - Teilnehmer: "Alle Teilnehmer löschen" > "+ Empfängergruppe wählen" > "Aktueller Vorstand" auswählen - [Anmeldemöglichkeit aktivieren](/polaris/docs/de/event-registration-settings) - Vorstandsmitglieder über Veranstaltung informieren (Newsletter) - Einladung des Assistant Governors (sofern angebracht) - Bereitstellung zusätzlicher Materialien (sofern erforderlich) - Am Tag der Veranstaltung: [Präsenzen](/polaris/docs/de/attendance-and-presence) erfassen - [Veranstaltung protokollieren und Newsletter versenden](/polaris/docs/de/lifecycle-of-an-event) - Bei Bedarf: Anfertigung eines Berichts für den Club Der Präsident elect beruft eventuell eine Sitzung des neuen Vorstands zur Vorbereitung auf das neue Jahr ein. ### Meetings: Statutarische Veranstaltung (wöchentlich, alle zwei Wochen) Die Verteilung der Aufgaben kann bei diesen Themen von Club zu Club unterschiedlich sein. Eine Aufteilung "Wer macht was" ist hier zu empfehlen. Der Sekretär, Club-, Vortragsmeister, Programmchef unterstützen den Präsidenten bei der Vorbereitung sowie Ausarbeitung einer Tagesordnung zu jedem Clubtreffen. Pro Clubjahr finden ca. 45 reguläre (statutarische) Meetings statt. Zu den **Aufgaben** der Zuständigen zählt folgendes: - Planung von Programmen - Buchung von Gastrednern (Vorbereitung des Besuchs von Gastrednern (Anreise, Ausgaben, Dankesschreiben) - [Veranstaltung erstellen](/polaris/docs/de/lifecycle-of-an-event) (Empfehlung: Sichtbarkeit "Gemeinschaft > Alle Mitglieder") - [Anmeldemöglichkeit aktivieren](/polaris/docs/de/event-registration-settings) - Mitglieder über Veranstaltung (laufend) informieren (E-Mail, Newsletter) - Am Tag der Veranstaltung: [Präsenzen](/polaris/docs/de/attendance-and-presence) & [Ersatzpräsenzen](/polaris/docs/de/recording-a-compensation) erfassen - [Veranstaltung protokollieren und Newsletter versenden](/polaris/docs/de/lifecycle-of-an-event) ### Wie fördere ich das Clubleben? Ein paar Tipps ... Einige Empfehlungen von bewährten Aktionen, um eine positive Stimmung und Performance im Club zu fördern: - **Geburtstage gehören gefeiert**: Polaris bietet auf der Club-Webseite bei den Mitgliedern eine tolle Sortiermöglichkeit ("AZ-Symbol") der nächsten Geburtstage ![Navigation menu showing options for sorting and upcoming birthdays.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Menu_Next_Birthdays_DE.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A12%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A12%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=3Q6vF3BFSmMhdmehA3FImeb%2BKTJ0ajLKm7T7NIV1Jzk%3D) - **Aussagekräftige Titel und Bilder erzeugen Aufmerksamkeit**: die Aufmachung und Darstellung einer Veranstaltung steigert die Attraktivität und in weiterer Folge die Teilnahme. - **Transparenz und Interaktion fördern Identifikation**: aktiviert die Anmeldemöglichkeit zu Veranstaltungen und zeigt anderen die bereits angemeldeten Mitglieder. Dies erhöht die Teilnahme und unterstützt bei Fahrgemeinschaften sowie die Organisatoren der Veranstaltung für eine bessere Planung (Clublokal, ...). - **Information benötigt Kommunikation**: Wenn der Sekretär (oder Vortragsmeister, Programmchef) kurz vor einem Meeting noch in einer eigenen Aussendung auf den Vortrag oder die Veranstaltung hinweist, kann das zur deutlichen Steigerung der Teilnahme beitragen. Dazu eignen sich viele Wege: Newsletter, E-Mails, Anrufe, WhatsApp, Social Media-Postings, ... - **Aktuelle Portraitfotos schaut man sich gerne an**: bittet Mitglieder ihre Portraitfotos aktuell zu halten. Dies verbessert nicht nur das Erscheinungsbild des Clubs, sondern hilft auch z.B. neuen Mitgliedern beim Kennenlernen der Freunde. ### Zeitplan zur Orientierung – wann ist was zu tun? | WANN | WAS | | --- | --- | | Laufend | - Neue Kandidaten, Mitglieder, Sterbefälle, Austritte verwalten - Personen- und Clubdaten ändern - Veranstaltungen vorbereiten und ankündigen - Veranstaltungen protokollieren und Mitglieder informieren (Newsletter) - Über News & Projekte informieren - Vorstandssitzungen ankündigen und protokollieren - Club-Archiv pflegen (Dokumentenablage, Fotogalerien) - Informationsfluss aufrecht erhalten | | Juni, Juli – Wechsel des Clubjahres | - Clubinformationen aktualisieren und Mitgliederdaten kontrollieren - RI-Clubrechnung 1. Halbjahr überprüfen (Schatzmeister) - Neuen Vorstand an die Behörde melden (länderspezifisch) - ev. Programm-Information, -Folder verteilen | | November, Dezember bzw. nach der Generalversammlung (bis spätestens Mitte Januar) | - Generalversammlung vorbereiten - Incoming Vorstand eintragen - Mitgliederdaten rechtzeitig überprüfen (Mitgliederdaten müssen für die Clubbeiträge an RI aktuell sein!) - ev. rot. Witwen und Witwer zur Weihnachtsfeier einladen - ev. Halbjahres-Bericht für Präsidenten erstellen | | Januar | - RI-Clubrechnung 2. Halbjahr überprüfen (Schatzmeister/in) | | Mai, Juni | - Nachfolger über Abläufe informieren, einschulen - Mitgliederdaten rechtzeitig überprüfen (Mitgliederdaten müssen für die Clubbeiträge an RI aktuell sein!) - Generalversammlung, Übergabemeeting vorbereiten | #### Was mache ich, wenn ein Mitglied austritt bzw. in einen anderen Club übertritt? **Austritt** Wenn ein Mitglied den Club verlässt und in keinen anderen Club (innerhalb der Polaris-Instanz) wechselt, so muss innerhalb von **28 Tagen** beim aktiven Mitglied bei den Mitgliedsdaten unter "**Gemeinschaft**" der **Status** auf "**Ausgetreten**" geändert werden. **Clubwechsel** Details über die verschiedenen Möglichkeiten bei einem Clubwechsel sind [hier](/polaris/docs/de/member-transfers) beschrieben. > [!NOTE] > HINWEIS > > Wenn keine SEMDA-Übertragung eingerichtet ist, müssen die Änderungen zusätzlich manuell auf rotary.org durchgeführt werden. #### Was mache ich, wenn ein Mitglied verstirbt? Wenn ein Mitglied verstirbt, so muss innerhalb von **28 Tagen** beim aktiven Mitglied bei den Mitgliedsdaten unter "**Gemeinschaft**" der **Status** auf "**Verstorben**" geändert werden. Unter **Clubleben > Nachruf** kann ein Nachruf für das verstorbene Mitglied erstellt werden. > [!NOTE] > HINWEIS > > Wenn keine SEMDA-Übertragung eingerichtet ist, müssen die Änderungen zusätzlich manuell auf rotary.org durchgeführt werden. #### Was mache ich, wenn rotarische Witwen/r weiter am Clubleben teilnehmen möchten? Wenn rotarische Witwen/r weiterhin am Clubleben teilnehmen möchten, so kann ihnen als "[**Anderer Kontakt**](/polaris/docs/de/active-members-guests-prospects-other-contacts)" ein Zugang zum Polaris-System ermöglicht werden. Damit können sie auf die Inhalte der Club-Webseite analog zu den Mitgliedern zugreifen. Eine Mitgliedersuche im Distrikt bzw. Multi-Distrikt ist für andere Kontakte nicht möglich. Für diese Kontakte kann zusätzlich eine eigene [Empfängergruppe](/polaris/docs/de/recipient-groups) angelegt werden, damit sie für Einladungen zu Veranstaltungen oder für den Newsletter-Empfang einfach hinzugefügt werden können. #### Was mache ich, wenn sich Clubdaten ändern? Wenn sich Clubdaten (z.B. Clublokal, Meetingzeiten, Kontaktinfos, ...) ändern, so sollte dies rasch unter "Club-Information" entsprechend angepasst werden, damit die Mitglieder bzw. Gäste die neuen Informationen finden. > [!NOTE] > HINWEIS > > Wenn keine SEMDA-Übertragung eingerichtet ist, müssen die Änderungen zusätzlich manuell auf rotary.org durchgeführt werden. #### Was mache ich, wenn die E-Mail-Adresse unseres Clubs an mich weitergeleitet werden soll? Häufig wird die offizielle Club-E-Mail-Adresse an den Präsidenten und/oder Sekretär weitergeleitet. Die Handhabung sowie die technische Verwaltung der E-Mail-Adressen ist von Land zu Land unterschiedlich. [Informationen für Österreich & Bosnien-Herzegowina](/polaris/docs/de/change-forwarding-email-address) [Informationen für Schweiz & Liechtenstein](/polaris/docs/de/email-address-for-clubs-in-switzerland-and-liechtenstein) #### Was mache ich, wenn ich einen Paul Harris Fellow für ein Clubmitglied beantragen muss? Der Paul Harris Fellow wird von vielen Clubs als Auszeichnung für rotarische Freundinnen und Freunde vergeben. Die Beantragung erfolgt über ein Formular, welches an Rotary International in Zürich gesendet wird. Weitere Informationen sind [hier](/polaris/docs/de/phf) beschrieben. Club Internet Communication Officer (IT) SEMDA ist ein intelligentes Integrationssystem, das lokale Clubverwaltungssysteme mit der IT-Infrastruktur von Rotary International verbindet und als nahtlose Datenaustausch-Schnittstelle fungiert. Aktueller Präsident Präsident für das nächsten Clubjahr Die globale Organisation, die alle Rotary Clubs umfasst und deren Betrieb und Governance überwacht.