Pour mettre en œuvre une subvention, une approche systématique (projet) est conseillée. Le processus de projet suivant peut être bénéfique :
Processus de projet (liste de contrôle)
1. Idée de projet
Définition des objectifs globaux et de la conception du projet.
2. Présentation de l’idée de projet dans le club
Présentation de l’idée de projet, y compris les ressources (estimées) dans le club (éventuel “Test des quatre questions”)
3. Première décision du club
Non > aucune autre action
Peut-être > collecte plus approfondie d’informations
Oui > Début de la mise en œuvre
4. Analyse des besoins
N’utilisez que des données fiables et concrètes
Y a-t-il déjà eu un projet similaire ?
Définir des objectifs mesurables pour le projet
Elaborer un plan de contrôle et d’évaluation efficace
Point de départ pour la décision relative au projet préparé
Le soutien du district est pertinent
La coopération avec d’autres clubs/districts est pertinente
5. Planification des ressources
Sélectionnez les participants avec soin
Prêtez attention à la diversité des compétences pertinentes pour le projet
6. Étude de faisabilité
Y a-t-il un besoin réel
Intérêt
Le club dispose-t-il de ressources suffisantes ?
Analyse des risques (qu’est-ce qui peut mal tourner ?)
7. Transparence
Assurez la transparence tout au long de l’année
Définissez la documentation du projet
8. Créez un plan de projet
Objectif du projet clair et mesurable
Calendrier du projet (éventuelles étapes importantes)
Coûts du projet
Besoin de ressources (argent, temps de travail, ...)
9. Contact avec le district
Se coordonner avec les représentants du district pour discuter des options possibles dès les premières étapes du projet.
10. Coordination dans le club
Non > pas d’autres activités
Points ouverts > collecte plus approfondie d’informations
Oui > Début de la mise en œuvre
11. Phase de conception
Les membres du Rotary planifient le projet.
12. Soumission
Les planificateurs du projet soumettent la demande de financement à l' Fondation Rotary.
13. Phase d’approbation
Les dirigeants du club et du district examinent et approuvent la demande et la contribution financière.
14. Mise en œuvre
Plan de projet et validation continue
Collecter de fonds, suivre les activités du projet
Bilan de la réussite du projet, évaluation
15. Confirmation de la Fondation
La Fondation évalue la demande en fonction de ses critères et, si elle l'approuve, procède au paiement.
16. Examen final du projet
Examen interne de la mise en œuvre du projet servant de base à son achèvement.
17. Achèvement
Les membres mettent en œuvre le projet et fournissent à la Fondation un rapport annuel jusqu’à ce que le processus de projet ou de subvention soit terminé.
18. Durabilité
Après une période raisonnable, évaluez si le projet a atteint les résultats escomptés..
NOTE
Ce contenu a été créé par un groupe de projet du district 1920 (Autriche). Questions et suggestions : Eckehard Bauer, RC Freistadt, district 1920