--- title: "Ledentransfers" slug: "member-transfers-old" tags: ["Member Data"] updated: 2026-10-23T16:47:47Z published: 2026-10-23T16:47:47Z canonical: "docs.rotary-polaris.ch/member-transfers-old" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.rotary-polaris.ch/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Ledentransfers ## Ledentransfers tussen clubs Er zijn drie verschillende scenario's voor de overdracht van actieve leden: ## Scenario 1 – Transfers tussen twee clubs in dezelfde Polaris-instantie > [!TIP] > Van toepassing op Rotary, Rotaract, Interact en Inner Wheel Overstappen tussen clubs die hetzelfde **Polaris-instantie** gebruiken, bijvoorbeeld bij overgang tussen clubs binnen Zwitserland. Dit geldt ook voor de overstap van een Interact-club naar een Rotaract-club of een Rotary Club (dit is ook relevant binnen de Inner Wheel-gemeenschap). Deze situatie wordt direct beheerd door de secretarissen van de respectieve clubs. ### Initiëren van de overdracht De transfer wordt **geïnitieerd door de ontvangende club**. Voor deze functie is de functie van "Leden beheerder" of "Beheerder eenheid (alle rechten)" noodzakelijk. Toegang tot het **Ledenbeheer** > **Leden**. De overdracht wordt gestart door op de knop **Lid toevoegen/aanmaken** op het tabblad "**Algemeen**" klikken. ![Community management interface showing member transfer and status change options.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_Start_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Start een ledenoverdracht In de volgende stap **zoekt** u naar het gewenste lid, met behulp van de **e-mailadres** of het **RI ID** voor de Rotary-gemeenschap (bij voorkeur: lager risico op fouten), of het **voor- en achternaam**. Om de persoon aan je club toe te wijzen, klik je op het icoon in de kolom **Acties** rechts van zijn/haar naam in de zoekresultatenlijst. ![Transfer member process with highlighted fields for entering new club details.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_Search_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Lid toevoegen: Zoeken en resultatenlijst Klik daarna op de optie "**Overstap vanuit een andere club**". ![Instructions for transferring a member from another club with relevant options displayed.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_Action_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Selectieopties voor het geselecteerde lid Geef alstublieft de **gewenste overdrachtsdatum** op (deze datum moet tussen **vandaag** en maximaal **30 dagen** geleden liggen – **een datum in de toekomst is niet toegestaan**) samen met een korte **notitie aan de secretaris van de andere club**. ![Transfer request form for a member, including date and information fields.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_Action_Save_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Verzoek om overdracht ### Voltooiing van de overdracht Na het sparen ontvangt de secretaris van de vrijgevende club een **e-mail** met het verzoek om de overdracht te accepteren. De overdracht kan worden geaccepteerd of afgewezen onder **Ledenbeheer** > **Overplaatsingen van leden**. Zodra de overdracht is geaccepteerd, verschijnt het lid onder "**Leden**" in de nieuwe club en wordt de secretaris van de ontvangende club per e-mail op de hoogte gebracht. In de vrijgevende club wordt het lid vermeld onder "**Voormalig**". > [!CAUTION] > BELANGRIJKE OPMERKINGEN > > Als de vertrekkende club **geen secretaris heeft aangesteld** voor het huidige clubjaar, kan de transfer niet worden gestart! Als de overdracht wordt **afgewezen**, blijft het potentiële lid actief lid van de vertrekkende club en wordt de secretaris van de ontvangende club per e-mail op de hoogte gebracht. De transfer wordt in beide clubs als afgewezen geregistreerd. > > > > Een ledenoverdracht kan niet **ongedaan worden gemaakt**! De enige manier om een fout te corrigeren is door een nieuwe overdracht te starten. De overdrachtsgeschiedenis van het lid blijft echter altijd bewaard gebleven. ## Scenario 2 – Overstap van een club binnen Polaris naar een club buiten je eigen Polaris-instantie > [!TIP] > Van toepassing op Rotary, Rotaract, Interact en Inner Wheel Overstap van een club die **Polaris gebruikt** naar een club **buiten je eigen Polaris-instantie**, ongeacht of die club Polaris gebruikt of niet, bijvoorbeeld van RC Biel (CH) naar RC London (VK) of van RC Lyon (Polaris FR) naar RC Paris (niet-Polaris FR). ### Initiëren van de overdracht In deze situatie wordt de overdracht uitgevoerd door de secretaris van de vertrekkende club in **nauwe samenwerking met de secretaris van de nieuwe club**. De affiliatie van het lid in Polaris wordt beëindigd. De nieuwe club zal het lid ten minste **één dag later** in haar organisatie opnemen. Om de lidmaatschap in Polaris te beëindigen, navigeert u naar de sectie **Lidbeheer** > **Leden** en klikt u op de actie "**Status wijzigen**" voor het geselecteerde lid. ![Member details with action icons for status change](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Action_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Ledenbeheer > Leden: Acties > Wijzigingsstatus Selecteer in de volgende stap de optie "**Lidmaatschap beëindigen**". ![Options to change membership status for a member, including termination](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Action_Options_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Status wijzigen: Lidmaatschap beëindigen Voer de **vertrekdatum** van de club in (de datum moet tussen **vandaag** en tot **30 dagen** geleden liggen – **een toekomstige datum is niet toegestaan**) en de reden van vertrek, en klik dan op "**Opslaan**". Daarna vind je het lid onder "**Voormalig**". Breng het lid of de ontvangende club op de hoogte van de exit die heeft plaatsgevonden (inclusief de exitdatum). De ontvangende club kan het lid de **volgende dag** toelaten. ![Form to terminate member affiliation with fields for dates and reasons.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Action_Termination_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Beëindiging van lidmaatschap ## Scenario 3a – Rotary, Rotaract: Overstappen van een club buiten je eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris > [!TIP] > Geldt alleen voor Rotary & Rotaract Overstappen van een club **buiten je eigen Polaris-instantie**, ongeacht of die club Polaris gebruikt of niet, naar een club die **Polaris gebruikt**, bijvoorbeeld van RC Bergen-Vest (N, niet Polaris) naar RC Antwerpen (BeLux, Polaris). ### Initiëren van de overdracht In deze situatie wordt de overdracht uitgevoerd door de secretaris van de ontvangende club in **nauwe samenwerking met de secretaris van de voormalige club**. De affiliatie van het lid moet **eerst worden beëindigd bij de uitgaande club** (niet bij Polaris). Daarna kan het lid worden toegevoegd als nieuw lid bij de **ontvangende club** (Polaris) via de zoekfunctie en het opgehaalde record van Rotary International. ![Community management interface showing member transfer and status change options.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_Start_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Start een ledenoverdracht In de volgende stap **zoekt** u naar het gewenste lid, met behulp van **e-mailadres** of het **RI ID** voor de Rotary-gemeenschap (bij voorkeur: lager risico op fouten), of het **voor- en achternaam**. Om de persoon aan jouw club toe te wijzen, klik je op het icoon in de **kolom Acties** rechts van zijn/haar naam in de zoekresultatenlijst. Zorg ervoor dat het lidmaatschap van de vorige club is "**beëindigd**". ![Adding a member from RI](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_SearchRI_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Lid toevoegen: Zoeken en resultatenlijst Klik daarna op de optie "**Toevoegen als lid**." In de volgende stap voer je de benodigde informatie in voor het nieuwe lid (RI-ID en naam worden automatisch ingevuld). Zodra je op "**Opslaan**" klikt, verschijnt het lid onder "**Leden**" in de nieuwe club. ![Options to add a member, candidate, or other contact in a club.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Action_OptionsRI_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Selectieopties voor het geselecteerde lid ## Scenario 3b – Inner Wheel, Interact: Overstappen van een club buiten je eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris > [!TIP] > Geldt alleen voor Interact & Inner Wheel Overstappen van een club **buiten je eigen Polaris-instantie**, ongeacht of die club Polaris gebruikt of niet, naar een club die **Polaris gebruikt**, bijvoorbeeld van de IW Club Bodensee (D, niet Polaris) naar de IW Club Solothurn (CH, Polaris). ### Initiëren van de overdracht In deze situatie wordt de overdracht uitgevoerd door de secretaris van de ontvangende club in **nauwe samenwerking met de secretaris van de voormalige club**. De affiliatie van het lid moet **eerst worden beëindigd bij de uitgaande club** (niet bij Polaris). Daarna kan het lid worden toegevoegd als nieuw lid bij de **ontvangende club** (Polaris) via de zoekfunctie. Gebruik de **e-mailadres** (bij voorkeur: lager risico op fouten) of het **voor- en achternaam** fom te controleren of het lid al bestaat. Dit helpt duplicaten te voorkomen. Als het nieuwe lid dat je wilt niet in de resultaten verschijnt, kun je het toevoegen door te klikken op "**+ Nieuw individu aanmaken**". ![No search result, option to add a new member](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Transfer_SearchIW_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Lid toevoegen: Zoeken, resultatenlijst en de optie "Nieuw individu aanmaken" Klik daarna op de optie "**Toevoegen als lid**." In de volgende stap vul je de benodigde informatie in voor het nieuwe lid (de naam wordt automatisch ingevuld). Zodra je op "**Opslaan**" klikt, verschijnt het lid onder "**Leden**" in de nieuwe club. ![Options to add a person as a member, candidate, or contact in a club.](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Member_Action_OptionsIW_NL.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-11-06T04%3A41%3A43Z&se=2026-11-06T05%3A41%3A43Z&sr=c&sp=r&sig=9ALT7y7j0TBIT31zo4WvgAWupAlj%2Fveo5aaKX8R0CLA%3D) Selectieopties voor de nieuwe persoon --- ### FAQ #### Wat zijn de 3 scenario's van het overdragen van actieve leden? De 3 scenario's zijn: 1) Transfers tussen twee clubs in dezelfde Polaris-instantie, 2) Overstappen van een club binnen Polaris naar een club buiten de eigen Polaris-instantie, 3a) **Rotary, Rotaract**: Overstappen van een club buiten de eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris en 3b) **Inner Wheel, Interact**: Overzetten van een club buiten je eigen Polaris-instantie naar een club met Polaris. #### Hoe wordt de overdracht gestart binnen dezelfde Polaris-instantie? De overdracht wordt geïnitieerd door de ontvangende club, waarbij de beheerder toegang krijgt tot het ledenbeheersysteem en het lid selecteert met de knop '+ Lid toevoegen/aanmaken'. #### Kan een ledenoverdracht worden teruggedraaid? Nee, een ledenoverdracht kan niet ongedaan worden gemaakt. Om een fout te corrigeren, moet een nieuwe overdracht worden gestart. #### Wat gebeurt er als de overstap wordt afgewezen? Als de overdracht wordt afgewezen, blijft het lid actief lid van de oorspronkelijke club en wordt de secretaris van de ontvangende club per e-mail op de hoogte gebracht. #### Wie moet het beëindigen van een lid uit een club initiëren zonder Polaris of zonder Polaris-instantie te hebben gevestigd? De beëindiging moet worden uitgevoerd door de secretaris van de vertrekkende club in nauwe samenwerking met de secretaris van de nieuwe club. Logisch geïsoleerde systeeminstantie voor het gecentraliseerde beheer van alle organisaties (bijv. clubs, diensten, fellowships, enz.) binnen een gedeelde database, ongeacht hun toewijzing aan één of meer districten of regio's.