---
title: "Polaris Handvest van Samenwerking"
slug: "polaris-charter-of-co-operation"
updated: 2026-05-12T11:53:42Z
published: 2026-05-12T11:53:42Z
canonical: "docs.rotary-polaris.ch/polaris-charter-of-co-operation"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.rotary-polaris.ch/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Polaris Handvest van Samenwerking

## 1. Inleiding / Voorwoord

De Polaris-gemeenschap bestaat uit alle districten die de Polaris-software gebruiken, evenals Het Polaris-team dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling ervan.

De samenwerking is gebaseerd op de Rotary-kernwaarden:

- Eerlijkheid
- Respect

Alle districten worden gelijk behandeld – ongeacht:

- geografische locatie
- taal
- aantal clubs of gebruikers

De vereniging **Rotary Communication Services Zwitserland-Liechtenstein (**RCS**)** is de wettelijke eigenaar van de Polaris-software. De Polaris Product Manager is vertegenwoordigd in het bestuur van de RCS en rapporteert aan hen.

## 2. Polaris-vertegenwoordigers (Bestuursstructuur)

### 2.1 Samenstelling

- Elk district wijst een **Polaris District Representative (PDR)** aan
- Rotaract-clubs wijzen een **Polaris Rotaract Representative (PRR)** aan
- Alle vertegenwoordigers vormen samen de **Polaris Assembly**

Districten kunnen hun vertegenwoordiging delegeren.

### 2.2 Taken van de vertegenwoordigers

De vertegenwoordigers:

- vertegenwoordigen hun district of gemeenschap (Rotary, Rotaract, Inner Wheel)
- ondersteunen clubs met gedegen Polaris-kennis
- fungeren als interface naar het Polaris-team
- verzamelen feedback, ideeën en vereisten
- melden kwesties via RedMine
- nemen actief deel aan vergaderingen

## 3. Polaris-team

### 3.1 Rol

Het Polaris-team wordt geleid door de Polaris Product Manager en is verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van de software.

### 3.2 Hoofdtaken

Het team:

- stuurt de gehele softwareontwikkeling (incl. middelen & budget)
- communiceert met Polaris-vertegenwoordigers
- verzamelt en consolideert ideeën
- organiseert vergaderingen en stemmingen
- definieert uitvoeringsplannen

### 3.3 Beslissingsbevoegdheid

Het Polaris-team kan:

- ideeën afwijzen
- prioriteiten wijzigen

Beslissingen zijn ook gebaseerd op economische factoren (kosten-baten).

## 4. Bijdrage- en Beslissingsproces

Het proces bestaat uit **drie fasen**:

### 4.1 Fase 1: Definiëren van onderwerpen

- Polaris-vertegenwoordigers creëren ideeën in Redmine
- Onderwerpen hebben een strategisch karakter (geen technisch detailniveau)
- Het Polaris-team:
  - verzamelt en beoordeelt voorstellen
  - maakt een voorselectie
  - publiceert onderwerpen vooraf

*Doel:* Relevante onderwerpen identificeren die van breed belang zijn voor de clubs.

### 4.2 Fase 2: Discussie

- Vindt plaats in een **videoconferentie**
- Deelname van alle vertegenwoordigers is voorzien
- Alleen vooraf gedefinieerde onderwerpen worden behandeld

**Bijzonderheden:**

- Nieuwe oplossingen kunnen worden ingebracht
- Nieuwe onderwerpen moeten het proces opnieuw doorlopen
- Moderatie door de productmanager
- Taal: Engels
- Sessie wordt opgenomen

### 4.3 Fase 3: Besluit (Stemming)

De beslissing wordt genomen door **elektronische stemming**. De resultaten worden anoniem weergegeven.

**Regels:**

- Elke vertegenwoordiger ontvangt hetzelfde aantal punten voor de stemming
- Per district of gemeenschap wordt **één stemgerechtigde** vertegenwoordiger aangewezen
- Alle vertegenwoordigers mogen stemmen – voor het officiële stemresultaat tellen alleen de stemgerechtigde stemmen
- De puntentoewijzing wordt per stemming vastgesteld door het Polaris-team
- Totaal aantal te verdelen punten = **aantal onderwerpen × punten per onderwerp (vermenigvuldiger)**
- Per onderwerp:
  - Minimumpunten
  - Maximumpunten
  - Granulariteit
- Niet uitgebrachte stemmen worden niet meegenomen
- De stemming is anoniem
- Polaris-teamleden mogen stemmen; hun stemmen zijn echter niet stemgerechtigd en tellen daarom niet mee voor het officiële stemresultaat

**Prioritering:** Meer punten = hogere prioriteit in de uitvoering

**Resultaat:**

- Publicatie op de stemmenpagina of per e-mail
- Start van de volgende ideefase

## 5. Kernprincipes van de Samenwerking

- Transparantie in het proces
- Betrokkenheid van alle districten en gemeenschappen
- Gestructureerde besluitvorming
- Combinatie van democratische stemming en economische evaluatie

De groep die verantwoordelijk is voor het beheer en de ondersteuning van het Polaris-platform, waarbij wordt gezorgd voor effectieve communicatie en hulp aan de gebruikers.

Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein

Projectmanagement- en probleemvolgsysteem dat door het Polaris-team en de DICO's wordt gebruikt voor taak- en ticketbeheer.