---
title: "Integritetspolicy (2025)"
slug: "privacy-policy-sv-2025"
updated: 2025-11-06T16:16:36Z
published: 2025-11-06T16:16:36Z
canonical: "docs.rotary-polaris.ch/privacy-policy-sv-2025"
excludeFromSearch: true
excludeFromExternalSearch: true
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.rotary-polaris.ch/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Integritetspolicy (2025)

[>> Villkor](/polaris/docs/terms-and-conditions-sv-2025)

> [!NOTE]
> 🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿 ENGLISH VERSION
> 
> The English version can be found [below](/polaris/docs/privacy-policy-sv-2025#english-version).

Rotary Club Management System (nedan kallat "Polaris") är ett initiativ av:

Rotary Communication Services Switzerland- Liechtenstein (nedan kallad ”RCS”) c/o Juris Treuhand AG Industriestrasse 47 6304 Zug SCHWEIZ +41 (0)43 299 66 25 info@rotary.ch

  

## 1 Definitioner

I denna integritetspolicy menar vi:

"Rotary International": Rotarys centrala organisation som ger logistiskt och strukturellt stöd till nationella divisioner.

”Rotary": Rotaryorganisationer inom ett distrikts territorium som använder Polaris (nedan kallat ”Rotary" och "Vi").

"Användare": Varje medlem (inklusive, i förekommande fall, den blivande medlemmen eller annan gäst-icke Rotarian) i en rotaryklubb som är registrerad i Polaris-plattformen och därför beviljas nyttjanderätt.

"Personuppgifter": All information som direkt eller indirekt rör en identifierad eller identifierbar fysisk person.

"Behandling": Varje verksamhet eller uppsättning åtgärder som utförs eller inte använder automatiserade processer och som tillämpas på uppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, såsom insamling, registrering, organisation, strukturering, bevarande, anpassning eller modifiering, extraktion, samråd, användning, överföring, spridning eller någon annan form av tillhandahållande, försoning eller sammanlänkning, begränsning, radering eller förstörelse.

"Begränsning av behandlingen": Märkning av personuppgifter som innehas för att begränsa deras framtida behandling.

”Personuppgiftsansvarig”: Den fysiska eller juridiska person, offentliga myndighet, tjänst eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen. Om ändamålen och medlen för sådan behandling fastställs i unionsrätten eller i en medlemsstats lagstiftning, får den personuppgiftsansvarige utses eller de särskilda kriterier som är tillämpliga på utnämningen av denne kan föreskrivas i lagstiftningen i medlemsstaten eller enligt lagstiftningen i en medlemsstat. I det här fallet är det "Klubben".

”Personuppgiftsbiträde”: Den fysiska eller juridiska person, offentliga myndighet, tjänst eller annat organ som behandlar personuppgifter för den registeransvariges räkning. I det här fallet är det "RCS".

## 2 Varför denna integritetspolicy?

Varje person (nedan kallad "användaren") som besöker och/eller använder Polaris webbplats (nedan kallad "Webbplatsen") eller våra tjänster avslöjar en viss mängd personuppgifter. Personuppgifter är information som gör att vi direkt eller indirekt kan identifiera dig som en fysisk person.

Rotary samlar in och behandlar dina personuppgifter i enlighet med relevanta rättsliga bestämmelser, nämligen EU-förordningen av den 25 maj 2018 om skydd av enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och den fria rörligheten för sådana uppgifter. ("Dataskyddsförordning" eller "GDPR").

Genom att använda webbplatsen förklarar användaren att han har läst denna integritetspolicy och accepterar uttryckligen insamling och behandling av sina personuppgifter på det sätt som beskrivs i detta dokument.

Rotary förbehåller sig rätten att när som helst göra ändringar i vår integritetspolicy. Alla väsentliga förändringar kommer alltid att kommuniceras tydligt till användarna. Rotary rekommenderar dig dock att regelbundet ta del av detta dokument.

## 3 Vem ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter?

3.1 Registeransvarig

Rotary är Registeransvarig och bestämmer, ensamt eller tillsammans med andra, de personuppgifter som samlas in, ändamålen och medlen för behandlingen.

Som Registeransvarig säkerställer Rotary att principerna om laglighet och proportionalitet följs när personuppgifter samlas in. Rotary kommer endast att samla in och behandla personuppgifter i den mån ovanstående uppgifter är adekvata, relevanta och inte överdrivna i förhållande till syftet med behandlingen.

Rotary åtar sig att vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa en säker behandling av personuppgifter. Rotary prioriterar därför att säkerställa nödvändiga skyddsåtgärder när det gäller de tekniska och organisatoriska skyddsåtgärderna för behandling. Rotary tillämpar detta åtagande i alla sina relationer med Personuppgiftsbiträdet. Användaren kan på skriftlig begäran notera de åtgärder som vidtagits som en del av skyddskraven.

3.2 Personuppgiftsbiträde

Rotary får använda Personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträdet är en fysisk eller juridisk person som behandlar dina personuppgifter på begäran och på uppdrag av den Registeransvarige. Personuppgiftsbiträdet är skyldig att säkerställa säkerheten och sekretessen för dina uppgifter och agerar alltid på instruktion av den Registeransvarige.

RCS, använder som Huvud-Personuppgiftsbiträde, tredje part, till exempel utvecklaren av Polaris och SEMDA. Båda är Under-Personuppgiftsbiträde, var och en beroende på deras respektive aktivitet.

RCS kan därför inte hållas ansvarigt för de faktiska Under-Personuppgiftsbiträdernas fel att följa de tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som krävs. Och detta, utom i händelse av att grov vårdslöshet inträffade hos RCS under uppdraget för de facto-Under-Personuppgiftsbiträdet.

RCS ansvarar inte heller för oavsiktlig eller olaglig förstörelse, oavsiktlig förlust, ändring, åtkomst och annan obehörig behandling av personuppgifter förutsatt att nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder har vidtagits.

## 4 På vilka rättsliga grunder behandlas dina personuppgifter?

I enlighet med GDPR-reglerna behandlar Rotary dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

- Som medlem i en rotaryklubb
- Baserat på genomförandet av det avtal som du är part i eller avtalsåtgärder som vidtas på din begäran för användning av vår webbplats och tillhandahållandet av våra tjänster och/eller produkter.
- På grundval av våra rättsliga skyldigheter i alla frågor som rör hanteringen av avtalsförhållandet, inklusive fakturering.
- Baserat på vårt berättigade intresse av att skicka information och nyhetsbrev till våra medlemmar samt för katalogen "in memorium" efter medlemmarnas död.

## 5 Vilka personuppgifter behandlas?

För det första erhålls en stor del av personuppgifterna direkt från den berörda rotarymedlemmen. Denna insamling av data kommer att göras på två sätt, nämligen av den klubb som medlemmen är ansluten till eller av användaren själv när han lägger till, ändrar eller raderar data i sin profil i Polaris. Ansvariga funktionärer för de enskilda klubbar och distrikt där användaren är medlem, ansvarar för insamlingen av data och bestämmer vilka uppgifter som i sin tur kommer att överföras till Rotary International. Denna insamling av data är en integrerad del av Rotarys medlemskap och är nödvändig för att organisationen ska fungera väl.

Följande relevanta identifieringsuppgifter kommer således att samlas in, förteckningen är inte uttömmande. Tillgång till dessa uppgifter beviljas endast ett begränsat antal personer.

| Tillgång till dessa data har > | Klub -ben | Distriktet | Rotary International | Offentlig |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Efternamn och förnamn |  |  |  |  |
| Funktionärsroll |  |  |  |  |
| Adress, fast telefon- och mobilnumber, e-postadress |  |  |  |  |
| Födelsedatum, för- och efternamn på make/maka, porträttfoto, talade språk, yrke, klassifikation, datum för inträde i Rotaryklubb, för- och efternamn på faddrar, länkar URL till personliga sociala nätverk |  |  |  |  |
| Information som samlats in som ett resultat av positiva åtgärder från användare. Användare är fria, som en del av denna typ av informationsinsamling, att nämna andra användare eller medlemmar i Rotary. Detta är bekräftelser på närvaro eller ursäkter för frånvaro från möten, men är inte begränsade till |  |  |  |  |
| personliga korrespondensutbyten som äger rum inom ramen för plattformen |  |  |  |  |
| Historiska uppgifter |  |  |  |  |

Dessutom gäller frågan också datainsamling genom användning av Polaris, vilket är nödvändigt för att plattformen ska fungera optimalt både med avseende på den direkta användaren och för framtida förändringar.

- Maskinvaru- och programvaruinformation som används för att komma åt Polaris;
- Information om loggen (loggfil), det vill säga den information som samlas in som en del av de åtgärder som vidtas när plattformen används, till exempel:
  - Innehållet på plattformen, inklusive de nyckelord som används;
  - Information om enhetshändelse: maskinvarukonfigurationer, val av språk, datum och tider, avbrott;
  - IP-adress (Internet Protocol).
  - Cookies som identifierar användaren;
  - Information från spårningsteknik.
- Platsinformation, härledd från olika variabler.
- Lokal lagring: information om plattformen, sparad på användarens system.

Det är inte uteslutet att nya funktioner och tillägg kommer att läggas till plattformen i framtiden. Dessa framtida operationer kommer också att anses vara relevanta för datainsamling, så länge de äger rum inom Polaris ursprungliga syfte.

## 6 För vilka ändamål används dina person-uppgifter?

Rotary samlar in dina personuppgifter enbart i syfte att ge dig en optimal, personlig och säker användningsupplevelse. Behandlingen av dina personuppgifter är därför avgörande för att tillhandahållandet av våra tjänster ska fungera väl. Om uppgifter saknas, är felaktiga eller ofullständiga förbehåller sig Rotary rätten att avbryta eller ta bort vissa operationer.

Rotary samtycker till att behandla dina personuppgifter uteslutande för följande ändamål:

- Medlemmarnas förvaltning: administration, förvaltning av verksamheten, fakturering, tillhandahållande av stöd, utskick av nyhetsbrev.
- Skydd mot bedrägeri och brott

Genom att besöka vår webbplats samlas vissa uppgifter in för statistiska ändamål. Dessa data gör det möjligt för oss att optimera din användarupplevelse. Detta är din IP-adress, geografiska åtkomstområde, dag och tid för åtkomst och sidor som visas. Genom att besöka webbplatsen samtycker du uttryckligen till insamling av sådana uppgifter för statistiska ändamål.

## 7 Vem får dina personuppgifter?

De personuppgifter som anges av användaren själv är i princip synliga för alla andra användare av Polaris, detta endast om användaren tillåter. Dessutom kan dessa uppgifter publiceras i månadstidningen för medlemmar, matrikel och rotaryklubbens kommunikation.

Personuppgifter som samlas in genom användning av Polaris är endast synliga för de parter som samarbetar på plattformen. Dessa data behandlas noggrant som en del av plattformens smidiga drift (tekniska).

Rotary är en del av Rotary Internationals organisation, som påverkar den lokala verksamheten. Alla medlemmar i en lokal rotaryklubb är i första hand medlem i Rotary International. En del av personuppgifterna överförs till dessa allmänna strukturer.

Alla uppgifter som samlas in via Polaris görs i princip tillgängliga för följande tredje parter inom ramen för ovanstående mål:

- Rotary International i Evanston (USA)
- RCS och dess Personuppgiftsbiträde

Med tanke på var de ovannämnda tredje parterna befinner sig innebär överföringen till tredje part också en överföring till tredjeländer, vilket inte garanterar en skyddsnivå som liknar den som gäller i EU. Rotary vidtar dock alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa en adekvat skyddsnivå.

Dina personuppgifter kommer inte att säljas, överföras eller kommuniceras till andra tredje parter, förutom med ditt förhandsgodkännande.

## 8 Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Dina uppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att uppnå de eftersträvade syftena. De kommer att raderas från vår databas så snart de inte längre är nödvändiga för det eftersträvade ändamålet eller om du giltigt utövade din rätt till radering.

## 9 Vilka rättigheter har du?

9.1 Garanti för en legitim och säker process av dina person-uppgifter

Dina personuppgifter behandlas endast för de legitima ändamål som förklaras i avsnitt 4. Din personliga uppgifter samlas in och behandlas på ett lämpligt, relevant och icke-överdrivet sätt och hålls inte längre än nödvändigt för att uppnå de avsedda ändamålen.

9.2 Rätt till tillträde

Om du kan styrka din identitet har du rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter. Således har du rätt att veta syftet med behandlingen, de kategorier av personuppgifter som berörs, de kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna överförs, de kriterier som används för att bestämma lagringsperioden för uppgifter och de rättigheter som du kan utöva på dina personuppgifter.

9.3 Rätt till rättelse

Felaktiga eller ofullständiga personuppgifter kan korrigeras. Det är i första hand användarens ansvar att själv göra nödvändiga ändringar i sitt "användarkonto", men du kan också begära detta skriftligen.

9.4 Rätt till radering (eller ”rätt att bli bortglömd”)

Du har också rätt att få radering av dina personuppgifter i följande fall:

- Dina personuppgifter är inte längre nödvändiga för de avsedda ändamålen;
- Du återkallar ditt samtycke till behandlingen och det finns ingen annan rättslig grund för behandling;
- Du har på ett giltigt sätt utövat din rätt till invändning;
- Dina personuppgifter har behandlats olagligt;
- Dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig skyldighet.

9.5 Rätt till begränsning av behandlingenInI vissa fall har du rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter, särskilt i händelse av tvist om uppgifternas riktighet, om uppgifterna är nödvändiga inom ramen för ett rättsligt förfarande eller den tid som krävs för Rotary för att verifiera att du på ett giltigt sätt kan utöva din rätt till radering.

9.6 Rätt till invänd

Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter i direktmarknadsföring, profilering eller för den registeransvariges legitima intresse. Rotary upphör att behandla dina personuppgifter om det inte kan visa att det finns tvingande legitima skäl för behandlingen som gäller din rätt att invända.

9.7 Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få alla personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. På din begäran kan dessa uppgifter överföras till en annan leverantör om det inte är tekniskt omöjligt.

9.8 Rätt att återkalla ditt samtycke

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter, till exempel i direktmarknadsföringssyfte.

## 10 Hur utövar du dina rättigheter?

För att utöva dina rättigheter måste du göra en skriftlig begäran (brev eller e-post) till klubbens president för din autentisering (identitetsbevis) och informera klubben om din begäran. Klubben kommer att svara så snart som möjligt, och senast en (1) månad efter mottagandet av begäran.

## 11 Sekretess

Enligt Dataskyddsförordningen är Rotary skyldigt att tillämpa sekretess/tystnadsplikt när det gäller personuppgifter som behandlas i samband med tjänsten. Denna tystnadsplikt gäller även rotarypersonal och Personuppgiftsbiträdet och deras egen personal.

Denna tystnadsplikt träder i kraft så snart Rotarys lagring av användarens säkerhetskopior av data tas i bruk.

Denna tystnadsplikt gäller inte när Rotary är skyldigt att lämna ut personuppgifter till tillsynsmyndigheten, i enlighet med en rättslig bestämmelse eller ett rättsligt beslut, när informationen redan är känd för allmänheten eller om kommunikation av personuppgifter har godkänts av användaren.

## 12 Säkerhetsåtgärder

Enligt Dataskyddsförordningen åtar sig Rotary att genomföra tekniska och organisatoriska åtgärder (nedan kallade säkerhetsåtgärder) för att skydda personuppgifter mot förstörelse, antingen av misstag, oavsett om de sker olagligt, mot förlust, bedrägeri, spridning eller obehörig åtkomst eller mot någon annan form av olaglig behandling eller användning.

Dessa säkerhetsåtgärder garanterar en säkerhetsnivå med hänsyn till den risk som behandlingen medför. Vid fastställandet av lämpliga säkerhetsåtgärder skall parterna ta hänsyn till den senaste tekniken, kostnaderna för genomförandet och behandlingens art, omfattning, sammanhang och syfte samt riskerna för de berörda personernas fri- och rättigheter.

Rotary strävar efter att göra allt som är rimligt för att säkerställa att deras behandlingssystem och tjänster uppfyller kraven på fortlöpande sekretess, integritet, tillgänglighet och motståndskraft, med beaktande av den senaste tekniken och kostnaderna för genomförandet.

## 13 Anmälan om dataintrång

Enligt Dataskyddsförordningen ska Rotary meddela användaren om eventuella personuppgiftsbrott så snart som möjligt och senast 24 timmar efter att ha blivit medveten om det. Denna anmälan åtföljs av all användbar dokumentation för att användaren, om nödvändigt, ska kunna meddela denna överträdelse till dataskyddsmyndigheten och/eller till de berörda personerna. Rotary måste meddela användaren följande information: arten av dataöverträdelsen, kategorierna och det ungefärliga antalet inblandade personer, kategorierna och det ungefärliga antalet berörda personuppgifter, de sannolika konsekvenserna av dataöverträdelsen och åtgärder som vidtagits för att avhjälpa dataöverträdelsen eller mildra eventuella negativa konsekvenser.

På användarens begäran meddelar Rotary dataöverträdelsen i användarens namn och på användarens vägnar till tillsynsmyndigheten så snart som möjligt och, om möjligt, senast 72 timmar efter att överträdelsen har konstaterats, såvida inte överträdelsen i fråga sannolikt inte kommer att skapa en risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

På begäran av användaren meddelar Rotary dataöverträdelsen i användarens namn och på användarens vägnar till de berörda personerna så snart som möjligt, när denna överträdelse sannolikt kommer att skapa en hög risk för fysiska individers rättigheter och friheter.

Beslutet om att informera dataskyddsmyndigheten och/eller de registrerade om ett dataintrång ligger hos användaren.

## 14 Cookies

En cookie är en liten textfil som placeras på hårddisken på din dator eller mobila enhet när du besöker en webbplats. Cookien placeras på din enhet av själva webbplatsen ("interna cookies") eller av partners på webbplatsen ("tredjepartscookies"). Cookien känner igen din enhet när du återvänder till webbplatsen med ett unikt identifikationsnummer, vilket underlättar åtkomsten till webbplatsen utan att behöva ange ditt användarnamn och lösenord igen och samla in information om din navigering.

På denna plattform har Rotary integrerat ett mjukvaruverktyg för webbanalys. Webbanalys är insamling och utvärdering av besökares beteendedata från webbplatser och därmed för att förbättra webbplatsens effektivitet och kvalitet.

Syftet med mjukvaruverktyget är att analysera besöksflöden på plattformen. Den personuppgiftsansvarige använder de uppgifter och den information som erhållits, särskilt för att utvärdera användningen av plattformen för att sammanställa onlinerapporter som presenterar aktiviteterna på våra internetsidor.

Genom att surfa på vår webbplats samtycker du uttryckligen till användningen av cookies. Rotary använder cookies för att förbättra ditt besök på vår webbplats och för att erbjuda dig en upplevelse av optimal användning. Du är dock fri att radera eller begränsa cookies när som helst genom att ändra inställningarna för din webbläsare.

Genom att aktivera eller inaktivera cookies måste du ändra dina webbläsarinställningar (via fliken "inställningar" eller "alternativ"). Du kan också läsa fliken "hjälp" i din webbläsare..

## 15 Möjlighet att lämna in ett klagomål

Om du inte är nöjd med Rotarys behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

## 16 Tillämplig lag och behörig jurisdiktion

Denna integritetspolicy styrs uteslutande av europeisk lag, med Sverige som referens. I händelse av tvist är parterna överens om att i första hand söka en uppgörelse i godo. I avsaknad av en uppgörelse i godo kommer tvisten att överlämnas till domstolarna i kantonen Zürich (Schweiz).

Polaris PP-SV-1.1 - May 2022

---

## ENGLISH VERSION

The Rotary Club Management System (hereinafter referred to as the « Polaris ») is an initiative of:

Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein(hereinafter referred to as the «RCS») c/o Juris Treuhand AG Industriestrasse 47 6304 Zug SWITZERLAND +41 (0)43 299 66 25 info@rotary.ch

## 1 Definitions

In this Privacy Policy, we mean:

- « Rotary International » : Rotary's central organization that provides logistical and structural support to national divisions;
- « Rotary » : Rotary organizations within the territory of a district using the Polaris (hereinafter "Rotary" and "We");
- « User » : Any member (including, if applicable, the aspiring member or other non-Rotarian guest) of a Rotary club registered on the Polaris platform and is therefore granted a right of use;
- « Personal data » : any information relating directly or indirectly to an identified or identifiable natural person;
- « Processing » : Any operation or set of operations carried out or not using automated processes and applied to data or sets of personal data, such as collection, registration, organization, structuring, preservation, adaptation or modification, extraction, consultation, use, transmission, dissemination or any other form of provision, reconciliation or interconnection, limitation, erasure or destruction;
- « Limitation of processing » : the marking of personal data held in order to limit their future processing;
- « Controller » means the natural or legal person, public authority, service or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing; where the purposes and means of such processing are determined by Union law or by the law of a Member State, the controller may be designated or the specific criteria applicable to his appointment may be provided for by the law of the Member State Union or by the law of a Member State; in this case, it is "Rotary";
- « Processor » means the natural or legal person, public authority, service or other body that processes personal data on behalf of the controller; in this case, it is "RCS".

## 2 Why this privacy policy?

Any person (hereinafter referred to as the « User ») visiting and / or using the Polaris website (hereinafter referred to as the « Site ») or our Services disclose a certain amount of personal data. Personal data is information that allows us to identify you directly or indirectly as a natural person.

Rotary collects and processes your personal data in accordance with the relevant legal provisions, namely the European Regulation of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and the free movement of such data. (« Regulation » or « GDPR »).

By using the Site, the User declares having read this Privacy Policy and expressly accepts the collection and processing of his personal data in the manner described in this document.

Rotary reserves the right to make changes to our Privacy Policy at any time. Any substantial change will always be clearly communicated to Users. Rotary nevertheless advises you to consult this document regularly.

## 3 Who is responsible for the processing of your personal data?

3.1 Controller

Rotary is the Controller (« Decision maker ») and determines, alone or jointly with others, the personal data that is collected, the purposes and means of the processing.

As Controller, Rotary ensures compliance with the principles of lawfulness and proportionality when collecting personal data. Rotary will collect and process personal data only to the extent that the above data are adequate, relevant and not excessive in relation to the purpose of the treatment.

Rotary undertakes to take all necessary steps to ensure the secure processing of personal data. As a result, Rotary places a high priority on ensuring the necessary safeguards with respect to the technical and organizational safeguards for treatment. Rotary applies this commitment in all its relationships with processors. The User may, upon written request, take note of the measures taken as part of the protection requirements.

3.2 Processor(s)

Rotary is free to use processors. The processor is a natural or legal person who processes your personal data at the request and on behalf of the controller. The processor is required to ensure the security and confidentiality of your data and always acts on instruction of the controller.

RCS, as the main Processor, uses third parties, for example the developer of Polaris and SEMDA. Both are subprocessors, each depending on their respective activity.

The RCS cannot therefore be held responsible for failures of the de facto subprocessors to comply with the technical and organizational protection measures required. And this, except in case of serious negligence occurred in the head of the RCS during the mission of the de facto subprocessor.

The RCS is also not responsible for the accidental or unlawful destruction, accidental loss, alteration, access and any other unauthorized processing of personal data provided the necessary technical and organizational measures have been taken.

## 4 On what legal grounds are your personal data processed?

In accordance with the GDPR Regulations, Rotary processes your personal data based on the following legal grounds:

- As a member of a Rotary Club
- Based on the execution of the contract to which you are a party or contractual measures taken at your request for the use of our Site and the provision of our services and / or products.
- On the basis of our legal obligations for all matters relating to the management of the contractual relationship, including invoicing.
- Based on our legitimate interest in sending information and newsletters to our members as well as for the "in memoriam" directory after the death of members.

## 5 Which personal data is processed?

In the first place, a large part of the personal data is obtained directly from the Rotary member concerned. This collection of data will be done in two ways, namely by the club to which the member is affiliated or by the user himself when he adds, modifies or deletes data in his profile on Polaris . The heads of the individual clubs and districts of which the user is a member, are in charge of the collection of data, and decide which data will in turn be transmitted to Rotary International. This collection of data is an integral part of Rotary membership and is necessary for the proper functioning of the organization.

Thus, the following relevant identification data will be collected, the list is not exhaustive. The Access to these data is only granted to limited number of persons.

| Access to these data is granted to > | The Club | The Community e.g the District | Rotary International | Public |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Last name and first name |  |  |  |  |
| Nominative, quality and function |  |  |  |  |
| Address, landline and mobile number, email address |  |  |  |  |
| Date of birth, first and last name of spouse, portrait (text), languages spoken, professional data, classification, date of entry to Rotary and club, distinctions, first and last names of sponsors, links URL to personal social networks |  |  |  |  |
| Information collected as a result of positive operations from Users. Users are free, as part of this type of information gathering, to mention other users or members of Rotary. These are confirmations of attendance or apologies for absence from meetings, but are not limited to |  |  |  |  |
| Information from personal correspondence exchanges taking place within the framework of the platform |  |  |  |  |
| Historical data |  |  |  |  |

In addition, the matter also concerns data collection through the use of the Polaris , which is necessary for the optimal functioning of the platform both with respect to the direct user and for future changes.

- Hardware and software information used to access the Polaris;
- Information relating to the log (log file), that is to say the information collected as part of the actions taken when using the platform for example:
  - Content accessed on the platform, including the keywords used;
  - Device Event Information: hardware configurations, choice of language, dates and times, outages;
  - Internet Protocol (IP) address;
  - Cookies that identify the user;
  - Information from tracking technologies.
- Location information, derived from different variables;
- Local storage: information about the platform, saved on the user's system.

It is not excluded that new features and add-ons will be added to the platform in the future. These future operations will also be considered as relevant for data collection, as long as they take place within the original purpose of Polaris.

## 6 For which purposes is your personal data used?

Rotary collects your personal data for the sole purpose of providing you with an optimal, personalized and safe use experience. The processing of your personal data is therefore essential to the proper functioning of the site and the provision of our services. If data is missing, incorrect or incomplete, Rotary reserves the right to suspend or cancel certain operations.

Rotary agrees to treat your Personal data exclusively for the following purposes:

- Management of the members: administration, management of the activities, invoicing, provision of support, sending of newsletters.
- Protection against fraud and offenses.

By visiting our Site, certain data is collected for statistical purposes. These data allow us to optimize your user experience. This is your IP address, geographic area of access, day and time of access, and pages viewed. By visiting the Site, you expressly agree to the collection of such data for statistical purposes.

## 7 Who receives your personal data?

The personal data entered by the user himself is in principle visible to all other Users of Polaris, this only if the user allows it. In addition, this data may be published in the monthly magazine for members, the directory and your Rotary club's communications.

Personal data collected through the use of Polaris is only visible to the parties who collaborate on the platform. This data is rigorously processed as part of the smooth operation (technical) of the platform.

Rotary is part of the Rotary International organization, which has an influence on local operations. Any member of a local Rotary club is in the first place a member of Rotary International. Part of the personal data is transmitted to these general structures.

All data collected via the Polaris, are in principle made available to the following third parties, within the framework of the above objectives:

- Rotary International in Evanston;
- The RCS and its processors

Given the location of the aforementioned third parties, the transfer to third parties also implies a transfer to third countries, which does not guarantee a level of protection similar to that in force in the EU. However, Rotary takes all necessary measures to ensure an adequate level of protection.

Your personal data will not be sold, transmitted or communicated to other third parties, except with your prior consent.

## 8 How long do we store your personal data?

Your data is kept as long as necessary to achieve the purposes pursued. They will be erased from our database as soon as they are no longer necessary for the purpose pursued or if you validly exercised your right to erasure.

## 9 What are your rights?

9.1 Guarantee of a legitimate and secure process of your personal data

Your personal data is solely processed for the legitimate purposes explained in Article 4. Your personal is collected and processed in an appropriate, relevant and non-excessive manner, and is not kept longer than necessary to achieve the intended purposes.

9.2 Right to access

If you can prove your identity, you have the right to obtain information about the processing of your personal data. Thus, you have the right to know the purposes of the processing, the categories of personal data concerned, the categories of recipients to whom the personal data is transmitted, the criteria used to determine the data retention period, and the rights that you can exercise on your personal data.

9.3 Right to rectification

Inaccurate or incomplete personal data may be corrected. It is primarily the responsibility of the User to make the necessary changes in his "user account" himself, but you can also request this in writing.

9.4 Right to erasure (or « right to be forgotten»)

You also have the right to obtain the erasure of your personal data under the following cases:

- Your personal data is no longer necessary for the intended purposes;
- You withdraw your consent to the processing and there is no other legal ground for processing;
- You have validly exercised your right of opposition;
- Your personal data has been unlawfully processed;
- Your personal data must be deleted to comply with a legal obligation.

9.5 Right to limitation of processing

In certain cases, you have the right to request the limitation of the processing of your personal data, in particular in case of dispute as to the accuracy of the data, if the data are necessary in the context of a judicial procedure or the time necessary to Rotary to verify that you can validly exercise your right to erasure.

9.6 Right to object

You also have the right to object at any time to the processing of your personal data for the purpose of direct marketing, profiling or for the purposes of the legitimate interest of the controller. Rotary will cease to process your personal data unless it can demonstrate that there are compelling legitimate reasons for the treatment that prevails over your right to object.

9.7 Right to data portability

You have the right to obtain any personal data you have provided us in a structured, commonly used and machine readable format. At your request, this data may be transferred to another provider unless it is technically impossible.

9.8 Right to withdraw your consent

You may withdraw your consent to the processing of your personal data at any time, for example for direct marketing purposes.

## 10 How to exercise you rights?

To exercise your rights, you must make a written request (mail or email) to the manager of your club for your authentication (proof of identity) and informing the club of your request. The club will respond as soon as possible, and no later than one (1) month after receipt of the request.

## 11 Confidentiality

Under the General Data Protection Regulations, Rotary is under an obligation of confidentiality with regard to personal data processed in connection with the service. This confidentiality obligation applies equally to Rotary staff and to Processors and their own personnel.

This obligation of confidentiality takes effect as soon as the storage of the User's backups of data by Rotary is put into service.

This confidentiality obligation does not apply when Rotary is required to disclose personal data to the supervisory authority, by virtue of a legal provision or judicial decision, when the information is already known to the public, or where the communication of personal data has been authorized by the User.

## 12 Security measures

Under the General Data Protection Regulation, Rotary undertakes to implement technical and organizational measures (hereinafter "the security measures") to protect personal data against destruction, either by accident, whether unlawfully, against loss, fraud, dissemination or unauthorized access or against any other form of unlawful processing or use.

These security measures guarantee a level of security taking into account the risk that the treatment entails. In determining the appropriate security measures, the Parties shall take into account the state of the art, the costs of implementation and the nature, scope, context and purpose of the processing as well as the risks to the rights and freedoms of the persons concerned.

Rotary strives to make every reasonable effort to ensure that their processing systems and services meet the requirements of ongoing confidentiality, integrity, availability, and resiliency, taking into account the state of the art and the costs of implementation. implemented.

## 13 Data breach notification

Under the General Data Protection Regulation, Rotary shall notify the User of any personal data breach as soon as possible and no later than 24 hours after becoming aware of it. This notification is accompanied by all useful documentation to enable the User, if necessary, to notify this violation to the data protection authority and / or to the persons concerned. Rotary must communicate to the User the following information: the nature of the data breach, the categories and the approximate number of persons involved, the categories and the approximate number of personal data concerned, the likely consequences of the data breach and measures taken to remedy the data breach or to mitigate any negative consequences.

At the request of the User, Rotary notifies the data breach in the name and on behalf of the User to the supervisory authority as soon as possible and, if possible, not later than 72 hours after finding the violation, unless the violation in question is not likely to create a risk for the rights and freedoms of natural persons.

At the request of the User, Rotary notifies the data breach in the name and on behalf of the User to the persons concerned as soon as possible, when this violation is likely to create a high risk for the rights and freedoms of individuals physical.

The decision whether or not to inform the data protection authority and / or data subjects of a data breach lies with the User.

## 14 Cookies

A cookie is a small text file placed on the hard disk of your computer or mobile device when you visit a website. The cookie is placed on your device by the website itself ("internal cookies") or by partners of the website ("third party cookies"). The cookie recognizes your device when you return to the site with a unique identification number, facilitating access to the site without having to re-enter your username and password, and collect information about your navigation.

On this platform, Rotary has integrated a software tool for web analytics. Web analytics is the collection and evaluation of visitor behavior data from websites thus for improving the efficeincy and the quality of the site.

The purpose of the software tool is to analyze visitor flows on the platform. The data controller uses the data and information obtained, in particular to evaluate the use of the platform in order to compile online reports presenting the activities on our Internet pages.

By browsing our website, you expressly agree to the use of cookies. Rotary uses cookies to improve your visit to our website and to offer you an experience of optimal use. However, you remain free to delete or limit cookies at any time by changing the settings of your browser.

By enabling or disabling cookies, you must change your browser settings (via the "preferences" or "options" tab). You can also consult the "help" tab of your browser.

## 15 Possibility to lodge a complaint

If you are not satisfied with the processing of your personal data by Rotary, you have the right to lodge a complaint with the National Data Protection Authority.

## 16 Applicable law and competent jurisdiction

This Privacy Policy is exclusively governed by European law, with Sweden being the reference. In case of dispute, the parties agree to seek in the first place an amicable solution. In the absence of an amicable resolution, the dispute will be submitted to the courts of the Canton of Zurich (Switzerland).

Polaris PP-SWE-EN-1.1 - May 2022