--- title: "Recipient Groups" slug: "recipient-groups" description: "Erfahren Sie mehr über vordefinierte und benutzerdefinierte Empfängergruppen, deren Erstellung, Importmöglichkeiten und wichtige Funktionen in der Kommunikation." updated: 2025-12-16T15:12:14Z published: 2025-12-16T15:12:14Z canonical: "docs.rotary-polaris.ch/recipient-groups" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.rotary-polaris.ch/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Empfängergruppen Es gibt **zwei** **verschiedene Arten von Empfängergruppen** , die für Kommunikationszwecke verwendet werden können: - Vordefinierte Empfängergruppen - Benutzerdefinierte Empfängergruppen ## Vordefinierte Empfängergruppen Empfängergruppen vom Typ "**Vordefiniert**" werden während der Laufzeit dynamisch berechnet. Häufig verwendete vordefinierte Empfängergruppen sind z.B. "**Alle aktiven Mitglieder (eigene Organisation)"** oder "**Alle aktiven Mitglieder (eigene Organisation und darunter)**". Die Unterscheidung zwischen "eigener Organisation" und "eigener Organisation und darunter" besteht darin, dass sich "eigene Einheit" ausschließlich auf die Individuen innerhalb dieser Organisation bezieht, während "eigene Organisation und darunter" bedeutet, dass auch Individuen aus allen untergeordneten Organisationen eingeschlossen sind. **Beispiel: Organisation = Distrikt** - "Alle Mitglieder (eigene Organisation)" = niemand (ein Distrikt hat keine aktiven Mitglieder, nur Gastmitglieder) - "Alle Mitglieder (eigene Organisation und darunter)" = alle Mitglieder aus allen Clubs und Satellitenclubs in diesem Distrikt > [!NOTE] > HINWEIS > > Vordefinierte Empfängergruppen sind **dynamisch** – die konkreten Empfänger werden bei der Verwendung der Gruppe ermittelt. In der Listenansicht der vordefinierten Empfängergruppen stehen Ihnen für jeden Eintrag drei Funktionen zur Verfügung: ![Icon set](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Recipient_groups_Icons_predefined.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A56%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A56%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=iLfd2E27V%2FHfdnsSf80RhmXZbjyTIKkNDK0%2FZ4HsBSg%3D) - **Zahlen neu berechnen**: Der berechnete Wert zeigt die aktuell ermittelte Anzahl der Mitglieder in dieser Empfängergruppe in einer separaten Spalte an - **Mitglieder der Empfängergruppe anzeigen**: Öffnet eine separate Ansicht mit einer Liste aller Mitglieder dieser Empfängergruppe - **Duplizieren**: Dupliziert die gewünschte Empfängergruppe (**Achtung: die resultierende Kopie dieser Empfängergruppe ist eine statische benutzerdefinierte Empfängergruppe**) [Embedded content](https://www.youtube.com/embed/1hXO4cKk64I) ## Benutzerdefinierte Empfängergruppen Empfängergruppen vom Typ "**Benutzerdefiniert**" können entweder durch **manuelles Hinzufügen** von **Nicht-Mitgliedern** oder **Mitgliedern** oder durch **Importieren von Empfängerlisten** erstellt werden (Nützliches > Empfängergruppen > "+ Erstellen"). Sie werden häufig für verschiedene Mailings an konkret benötigte Empfänger erstellt. Die konkrete Zusammenstellung von Adressen erfolgt oft vorab in Excel. Aus diesem Grund bietet Polaris eine einfache Möglichkeit, eine Excel-Liste zu importieren. > [!NOTE] > ANMERKUNG > > Benutzerdefinierte Empfängergruppen sind **statisch** – die Anzahl der Mitglieder ist festgelegt und ändert sich nicht automatisch (Mitglieder können manuell gelöscht oder hinzugefügt werden). In der Listenansicht der benutzerdefinierten Empfängergruppen stehen für jeden Eintrag fünf Funktionen zur Verfügung: ![Icon set](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Recipient_groups_Icons_custom.png?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A56%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A56%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=iLfd2E27V%2FHfdnsSf80RhmXZbjyTIKkNDK0%2FZ4HsBSg%3D) - **Zahlen neu berechnen**: Der berechnete Wert zeigt die aktuell ermittelte Anzahl der Mitglieder in dieser Empfängergruppe in einer separaten Spalte an - **Bearbeiten**: Ermöglicht das Bearbeiten der Empfängergruppe – Hinzufügen, Importieren oder Löschen von Mitgliedern - **Mitglieder der Empfängergruppe anzeigen**: Öffnet eine separate Ansicht mit einer Liste aller Mitglieder dieser Empfängergruppe - **Duplizieren**: Dupliziert die gewünschte Empfängergruppe (**die resultierende Kopie dieser Empfängergruppe ist ebenfalls eine statische benutzerdefinierte Empfängergruppe**) - **Löschen**: Die angegebene Empfängergruppe kann dauerhaft gelöscht werden (es erscheint eine Bestätigungsabfrage, die akzeptiert werden muss) ### Importieren von E-Mail-Adressen in benutzerdefinierte Empfängergruppen Wenn Sie eine benutzerdefinierte Empfängergruppe erstellen, können Sie die E-Mail-Adressen aus einer Datei importieren. Auf dem Register "**Empfänger**" durch Klicken auf den Button "**+ Empfängerliste importieren**" können Sie ein Beispiel des Dateiformats herunterladen, das vom Importer akzeptiert wird (siehe Vorlagen unten). Bei der Datei muss es sich um eine Excel-Tabelle im XLSX-Format handeln. Der Importer lädt die Datei hoch und überprüft sie, sobald Sie sie entweder in den angegebenen Upload-Bereich ziehen oder die Datei durch Klicken in diesem Bereich auswählen. Wenn Sie auf den Button "**Speichern**" klicken, werden die von Ihnen hochgeladenen Daten verarbeitet und gespeichert. #### Die folgenden Regeln gelten für die Dateizeilen - **Die erste Zeile** der Datei (Kopfzeile) wird beim Import immer übersprungen - Wenn die **E-Mail-Adresse** in der Liste **bereits vorhanden** ist, wird der Datensatz übersprungen und nicht verarbeitet. Dadurch werden Duplikate vermieden. - Wenn die **RI-ID** in der ersten Spalte gesetzt ist, muss das entsprechende Element in Polaris vorhanden sein. Seine Polaris-Daten werden übernommen und die in der Datei bereitgestellten Daten werden ignoriert. - Wenn die **RI-ID** in der Liste **bereits vorhanden** ist, wird der Datensatz übersprungen und nicht verarbeitet. Dadurch werden Duplikate vermieden. - Wenn der **Sprachcode nicht festgelegt ist**, wird die Standardsprache des Clubs verwendet. #### Praktische Tipps Wenn Sie **Nicht-Rotarier oder Personen, die nicht in Polaris sind, importieren** möchten, verwenden Sie die Datei mit den Spalten: Vorname, Nachname, Anrede, Sprache und E-Mail und **lassen Sie die RI-ID leer**. Siehe die Vorlagendatei: [](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Sample-NON-Rotarians.xlsx?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A56%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A56%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=iLfd2E27V%2FHfdnsSf80RhmXZbjyTIKkNDK0%2FZ4HsBSg%3D)Sample-NON-Rotarians9.92 KB[](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Sample-NON-Rotarians.xlsx?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A56%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A56%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=iLfd2E27V%2FHfdnsSf80RhmXZbjyTIKkNDK0%2FZ4HsBSg%3D) Wenn Sie **in Polaris vorhandene Rotarier importieren** möchten, **legen Sie nur die Spalte RI-ID fest** und lassen Sie alle anderen Spalten leer. Die Mitgliedsdaten werden automatisch von Polaris übernommen. Siehe die Vorlagendatei: [](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Sample-Rotarians.xlsx?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A56%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A56%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=iLfd2E27V%2FHfdnsSf80RhmXZbjyTIKkNDK0%2FZ4HsBSg%3D)Sample-Rotarians9.42 KB[](https://cdn.document360.io/3f5e5dcd-6f04-4fa4-89a0-b411b2a15ab9/Images/Documentation/Sample-Rotarians.xlsx?sv=2026-02-06&spr=https&st=2026-10-26T20%3A56%3A26Z&se=2026-10-26T21%3A56%3A26Z&sr=c&sp=r&sig=iLfd2E27V%2FHfdnsSf80RhmXZbjyTIKkNDK0%2FZ4HsBSg%3D) > [!WARNING] > WICHTIGER HINWEIS > > Bitte importieren Sie nicht mehr als 400 Adresszeilen in einem einzigen Arbeitsgang. Wenn Sie mehr Datensätze importieren möchten, teilen Sie die Excel-Tabellen bitte entsprechend auf. Neue Datensätze können jederzeit importiert und der bestehenden benutzerdefinierten Empfängergruppe hinzugefügt werden. Doppelte Datensätze werden nicht erstellt und vorhandene Datensätze werden nicht überschrieben. --- ### Häufig gestellte Fragen #### Wie werden vordefinierte Empfängergruppen ermittelt? Vordefinierte Empfängergruppen werden vom System vorgegeben und zur Laufzeit dynamisch berechnet. #### Was ist der Unterschied zwischen "eigene Organisation" und "eigene Organisation und darunter" in vordefinierten Empfängergruppen? "Eigene Organisation" bezieht sich nur auf Personen innerhalb dieser Organisation, während "eigene Organisation und darunter" auch Personen aus allen untergeordneten Organisationen umfasst. #### Können benutzerdefinierte Empfängergruppen nach der Erstellung bearbeitet werden? Ja, benutzerdefinierte Empfängergruppen können bearbeitet werden, um Mitglieder hinzuzufügen, zu importieren oder zu löschen. #### Sind benutzerdefinierte Empfängergruppen dynamisch oder statisch? Benutzerdefinierte Empfängergruppen sind immer statisch, d.h. die Anzahl der darin enthaltenen Mitglieder ändert sich nicht. #### Ist es möglich, E-Mail-Adressen in benutzerdefinierte Empfängergruppen zu importieren? Ja, Sie können E-Mail-Adressen aus einer Datei importieren, wenn Sie eine benutzerdefinierte Empfängergruppe erstellen. #### In welchem Format muss die Datei für den Import von E-Mail-Adressen vorliegen? Bei der Datei muss es sich um eine Excel-Tabelle im XLSX-Format handeln, schauen Sie sich die vorhandenen Vorlagen an. #### Was passiert, wenn beim Import bereits eine E-Mail-Adresse in der Liste vorhanden ist? Wenn die E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist, wird der Datensatz übersprungen und nicht verarbeitet, um Duplikate zu vermeiden. #### Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Adresszeilen, die gleichzeitig importiert werden können? Ja, Sie sollten davon absehen, mehr als 400 Adresszeilen in einem einzigen Vorgang zu importieren. #### Warum gibt es keine Exportfunktion? Ein solcher Export enthält personenbezogene Daten. Gemäß der DSGVO muss die Person der Verwendung zustimmen. Da nicht kontrolliert werden kann, wohin die exportierten Daten gehen und wie sie verwendet werden, wurde die Exportfunktion in Polaris bewusst weggelassen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein umfassendes Datenschutz- und Cybersicherheitsgesetz, das von der Europäischen Union mit dem ausdrücklichen Ziel verabschiedet wurde, digitale Verbraucher vor Betrug und Angriffen zu schützen und ihnen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu geben.