Dieses Release stellt das umfangreichste Update seit der Einführung von Polaris dar und bringt wesentliche Verbesserungen, die Integration, Kommunikation und Benutzererlebnis auf allen Organisationsebenen deutlich erweitern.
Die wichtigsten Neuerungen dieses Releases sind:
Die neue SEMDA 3.0-Schnittstelle zu Rotary International, die eine nahtlose und deutlich zuverlässigere Datensynchronisierung zwischen den Plattformen gewährleistet. Dieses Upgrade verbessert die Genauigkeit und Effizienz in der Mitgliederverwaltung erheblich.
Darüber hinaus wurden die Mitglieder-Assistenten (Wizards) vollständig überarbeitet. Die Prozesse für die Anlage eines neuen Mitglieds, den Transfer oder den Austritt wurden wesentlich vereinfacht und intuitiver gestaltet. Die Benutzer werden nun Schritt für Schritt durch jeden Vorgang geführt, wodurch Fehler reduziert und die Datenverarbeitung deutlich erleichtert wird.
Flexible Filter- und Empfängerlisten, die es Clubs, Distrikten und Multi-Distrikten ermöglichen, individuelle Empfängerlisten für die Kommunikation zu erstellen. Diese neuen Werkzeuge machen es möglich, Informationen gezielter, effizienter und transparenter über alle Organisationsebenen hinweg zu verbreiten.
Gemeinsam stellen diese Verbesserungen einen wichtigen Meilenstein in der Weiterentwicklung von Polaris dar – sie bieten mehr Funktionalität, bessere Zusammenarbeit und ein insgesamt reibungsloseres, benutzerfreundlicheres Erlebnis für alle Organisationen.
Funktionen und Verbesserungen
1.1 SEMDA 3.0 – Jetzt vollständig in Polaris integriert
Die neue SEMDA 3.0-Schnittstelle wurde vollständig fertiggestellt und in Polaris integriert.
In den vergangenen Jahren wurden verschiedene lokale Clubmanagement-Systeme entwickelt, um Rotary Clubs bei der Verwaltung von Mitglieder- und Clubdaten zu unterstützen. Da jedoch Rotary International (RI) die zentrale Instanz für alle offiziellen Mitgliederdaten bleibt, stellte die Synchronisierung zwischen den lokalen Systemen und RI stets eine große Herausforderung dar.
Mit SEMDA 3.0 ist dieser Prozess nun vollständig automatisiert und deutlich zuverlässiger. Die neue Version wurde von Grund auf neu entwickelt und ermöglicht eine nahtlose und Echtzeit-Datensynchronisierung zwischen Polaris und dem RI-System. Dadurch bleiben alle Mitglieder- und Clubinformationen stets aktuell und konsistent – ganz ohne doppelte Dateneingabe.
SEMDA 3.0 stellt einen wichtigen technologischen Fortschritt dar und bietet verbesserte Leistung, Stabilität und Integration für alle Rotary-Einheiten, die Polaris verwenden.
Weitere Informationen zur Funktionalität von SEMDA findest du hier.
1.2 Neue Mitglieder-Wizards – einfachere Prozesse und intuitive Bedienung
Mit diesem Release wurden die Mitglieder-Assistenten (Wizards) vollständig überarbeitet, um die Verwaltung von Mitgliedern im Cluballtag deutlich zu vereinfachen.
Die drei zentralen Prozesse – Neuanlage eines Mitglieds, Transfer und Austritt – wurden neu strukturiert und durchgängig optimiert.
Die Statusänderungsoptionen sind nun als separates Symbol in der Mitgliederübersicht verfügbar
Die neuen Wizards führen die Benutzer nun Schritt für Schritt durch die jeweiligen Abläufe. Für die Neuanlage eines Mitglieds oder einen Transfer ist die Suche nach dem Mitglied stets der erste Schritt. Dadurch werden Doppeleingaben und Eingabefehler minimiert, alle erforderlichen Datenfelder klar dargestellt und die Datenerfassung insgesamt transparenter und effizienter gestaltet.
Ein klare Struktur, Plausibilitätsprüfungen und kontextbezogene Hilfetexte sorgen zusätzlich für ein benutzerfreundliches Erlebnis.
Verbesserter Mitgliedertransfer
Ein besonderes Highlight betrifft den Transferprozess von Mitgliedern.
Bislang musste der abgebende Club den Transfer in Polaris initiieren. Mit der neuen Version kann nun der empfangende Club den Prozess über die Suche des Mitglieds starten und somit das gewünschte Mitglied aktiv „zu sich holen“.
Sobald der empfangende Club den Transfer anstößt, erhält der Sekretär des abgebenden Clubs automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Bitte um Freigabe. Nach der Bestätigung wird der Transfer automatisch durchgeführt – schnell, sicher und transparent für beide Seiten.
Diese Neuerungen tragen wesentlich dazu bei, die Mitgliederverwaltung innerhalb von Polaris noch effizienter, moderner und fehlerresistenter zu gestalten.
1.3 Flexible Empfängerlisten erleichtern die Kommunikation
Mit dem Update sind die neuen Filtermöglichkeiten zur Generierung von flexiblen Empfängerlisten vorhanden. Ziel dieser Erweiterung ist es, die Kommunikation innerhalb der Clubs, Distrikte und des Multi-Distrikts noch gezielter, effizienter und flexibler zu gestalten.
Bisherige Empfängergruppen boten nur eingeschränkte Flexibilität und konnten oft nicht alle praktischen Anforderungen erfüllen. Mit der neuen Funktion wird dies deutlich verbessert:
Empfängerlisten können jetzt durch Kombination verschiedener Filterkriterien individuell erstellt werden.
Die generierten Listen stehen sofort für den Versand von Newslettern oder E-Mails zur Verfügung.
Eine in den Empfängergruppen generierte Liste kann als statische Empfängergruppe gespeichert werden, um sie bei wiederkehrenden Aussendungen zu verwenden.
Neue Filtermöglichkeiten
Die neuen Filterfunktionen stehen ab sofort in mehreren Bereichen zur Verfügung:
Unter „Nützliches“ in der Mitgliederliste und in den Empfängergruppen
Hier können Mitglieder nun anhand spezifischer Kriterien gefiltert werden.WICHTIGER HINWEIS
Es werden ausschließlich die Mitglieder der aktuell ausgewählten Organisation (z.B. Club, Distrikt oder Multi-Distrikt) angezeigt. Ein Export der Daten ist daher nur für die eigenen (Club-)Mitglieder möglich.
Beim Zusammenstellen neuer Empfängergruppen können dieselben Filter angewendet werden, um gezielt die gewünschten Kontakte zu erreichen – z. B. nach Funktion, Rolle, Status oder anderen Merkmalen.
Im Clubleben: Newsletter und E-Mail-Versand
Auch im Bereich der Kommunikation (Newsletter, E-Mails) stehen die neuen Filter zur Verfügung. Damit können Empfängerlisten direkt während der Erstellung von Nachrichten angepasst und gefiltert werden.
Neue zusätzliche Filtermöglichkeiten für eine flexiblere Auswahl der gewünschten Empfänger
Bestehende Empfängergruppen bleiben erhalten
Die bereits vorhandenen vordefinierten dynamischen und statischen Empfängergruppen bleiben weiterhin bestehen und können in die neuen Prozesse eingebunden werden.
Langfristig ist geplant, die Zahl dieser vordefinierten Gruppen leicht zu reduzieren, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Wenn in einer neu erstellten Empfängerliste dynamische Gruppen enthalten sind, werden diese automatisch in eine statische Liste umgewandelt, sodass sie direkt für den Versand genutzt werden kann.
Vorteil für alle Clubs
Mit dieser Erweiterung wird sichergestellt, dass alle Clubs innerhalb einer gemeinsamen Instanz (Multi-Distrikt) ihre gewünschten Empfänger zuverlässig erreichen können – unabhängig von organisatorischen Grenzen.
Die Kommunikation wird damit nicht nur gezielter, sondern auch effizienter und transparenter.
1.4 Vorstandsfunktion ab sofort mit Zeitraum “Von - Bis”
Vorstandsfunktionen müssen nun innerhalb des ausgewählten Jahres mit einem “Datum von” und “Datum bis” genauer definiert werden. Damit lassen sich verkürzte Vorstandsperioden abbilden.
Fehlerbehebungen, kleinere Verbesserungen
Darüber hinaus wurden einige kleinere Fehler behoben, die zur Stabilität des Systems beitragen.
Inhalts-Suche: Index-Optimierungen
Weitere kleinere Optimierungen
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Für detaillierte Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren DICO. Er hat Zugriff auf das Ticketsystem, das die technische Beschreibung der Erweiterungen und neuen Funktionen enthält.