Déclaration sur la protection des données pour les utilisateurs de POLARIS

1. Définitions

L'exploitant de la plateforme est le Rotary Communication Services Suisse-Liechtenstein, une association constituée selon le droit suisse (ci-après également dénommée « RCS »), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47, 6300 Zoug (Suisse), +41 (0)43 299 66 25. info@rotary.ch.

Le terme communauté désigne toutes les organisations affiliées à POLARIS et leurs groupes d'utilisateurs, en particulier Rotary, Rotaract, Interact et Inner Wheel, y compris leurs unités organisationnelles respectives.

Les unités organisationnelles désignent toutes les structures organisationnelles de la communauté, en particulier les clubs, les districts, les multi-districts, les services, les amicales, les fondations, les commissions ou comités et des entités comparables.

POLARIS (ou « plateforme ») désigne le système de gestion de club basé sur Internet, développé et géré par l'exploitant de la plateforme pour les unités organisationnelles.

Rotary International (RI) désigne l'organisation faîtière mondiale de la communauté rotarienne, dont le siège est à Evanston, dans l'Illinois (États-Unis). Le RI fournit, coordonne et soutient les structures  administratives, de service et de communication mondiales pour les clubs affiliés Rotary, Rotaract et Interact.

Le terme utilisateur désigne tous les membres d'une unité organisationnelle affiliée à POLARIS, y compris les candidats à l'adhésion, les non-membres invités et les personnes disposant de droits d'administrateur spéciaux au niveau du club ou du (multi) district ou dans le cadre d'une autre unité organisationnelle.

2. Introduction

La plateforme est mise à la disposition des unités organisationnelles pour leur propre usage, afin qu'elles puissentaccomplir leurs tâches administratives, en particulier la gestion des clubs et des districts, et l'organisation d'événements sous forme numérique. En outre, POLARIS permet l'échange de données entre les unités organisationnelles affiliées et, si nécessaire, avec le RI (à l'exception d'Interact et d'Inner Wheel).

La communauté traite les données personnelles des utilisateurs dans le cadre de l'utilisation de POLARIS. Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Le traitement est effectué sur la base des dispositions légales applicables, en particulier, le cas échéant, le règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données, « RGPD ») et la loi fédérale suisse sur la protection des données (« LPD »).

En se connectant pour la première fois à la plateforme ou en s'inscrivant à un événement public, l'utilisateur confirme avoir pris connaissance de la présente déclaration sur la protection des données et en accepter sans réserve le contenu. En conséquence, l'utilisateur accepte expressément que ses données à caractère personnel soient collectées et traitées conformément à la présente déclaration sur la protection des données.

Le RCS se réserve le droit de modifier la présente déclaration sur la protection des données à tout moment. Les modifications importantes seront communiquées aux utilisateurs de manière appropriée.

3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?

Les différentes unités organisationnelles traitent les données à caractère personnel des utilisateurs à travers la plateforme, en particulier lorsque celles-ci sont collectées, modifiées, complétées ou supprimées.

Le traitement des données à caractère personnel à un niveau supérieur est réservé exclusivement aux membres de la communauté rotarienne (Rotary, Rotaract) et s'effectue par la transmission de ces données au Rotary International (RI). La transmission peut s'effectuer de manière automatisée via des interfaces techniques ou manuellement. Les dispositions relatives à la protection des données du RI sont disponibles à l'adresse https://my.rotary.org/fr/privacy-policy.

Pour les candidats, les autres contacts ainsi que les membres d'Interact et d'Inner Wheel, le traitement des données à caractère personnel s'effectue exclusivement au niveau du club ou du (multi) district concerné. Aucune transmission à des niveaux supérieurs (notamment au RI) n'a lieu pour ces groupes de personnes.

3.1 Catégories de données à caractère personnel traitées

Dans le cadre de l'utilisation de POLARIS, les catégories suivantes de données à caractère personnel peuvent notamment être traitées :

a) Données de base
Nom, prénom, deuxième prénom, civilité, titre, titre après le nom, sexe, date de naissance, langue.

b) Coordonnées
Adresses privée et professionnelle, numéros de téléphone, adresses e-mail privée et professionnelle.

c) Données relatives à l'adhésion
Appartenance à un club, statut de membre, fonctions, date d'adhésion et de départ, classification, distinctions, parrains, informations sur la participation à des événements (assiduité) ou absences, ainsi que d'autres informations saisies par les utilisateurs.

d) Informations de profil et informations supplémentaires
Photo de profil, informations professionnelles, entreprise, liens vers les réseaux sociaux et autres informations fournies volontairement par l'utilisateur.

e) Données techniques
Lors de l'accès à POLARIS, des informations techniques sont automatiquement collectées, notamment :

• données server-log (type de browser, heures d'accès, adresse IP, nom d’hôte),

• informations sur l'appareil (terminal, système d'exploitation),

• cookies (pour faciliter la connexion et l'utilisation de la plateforme).

Les données techniques sont traitées exclusivement par l'exploitant de la plateforme afin de garantir le bon fonctionnement et la sécurité informatique. Ces données techniques ne sont pas transmises au Rotary International ni à d'autres entités organisationnelles de la communauté.

3.2 Transmission de données à caractère personnel

a) Membres de la communauté rotarienne (Rotary, Rotaract)
Pour ces groupes d'utilisateurs, les données susmentionnées, à l'exception des données techniques, peuvent être traitées au sein de la communauté et, dans la mesure où cela est nécessaire à la gestion de l'adhésion internationale, transmises au Rotary International. Les données personnelles transmises au RI sont clairement identifiées dans Polaris par la mention (RI).

Dans certains pays, les entités nationales transmettent certaines données personnelles des membres (notamment leur nom et leur adresse postale) à un éditeur mandaté par elles afin de permettre l'envoi du magazine Rotary ou de publications similaires. La transmission ne concerne que les données nécessaires à cette fin et n'a lieu que dans les pays où ces processus d'expédition sont organisés de manière centralisée. Dans les pays où les clubs ou les districts organisent eux-mêmes la distribution, aucune donnée n'est transmise à un éditeur.

b) Candidats, autres contacts et membres d'Interact et d'Inner Wheel
Pour ces groupes de personnes, les mêmes catégories de données sont traitées, mais uniquement au niveau du club ou du (multi) district concerné. Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise au Rotary International ou à d'autres entités organisationnelles supérieures.

c) Données fournies volontairement
Les informations fournies volontairement (par exemple, des informations supplémentaires sur le profil) ne sont traitées qu'aux fins prévues et uniquement au sein de la communauté. Ces données ne sont transmises au RI que pour les membres de la communauté rotarienne et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à la mise en œuvre de leur adhésion.

4. Qui traite les données à caractère personnel ?

Chaque entité organisationnelle est responsable du traitement des données à caractère personnel dans son propre domaine d'accès POLARIS. Elle décide seule, ou conjointement avec d'autres instances, quelles données à caractère personnel sont collectées, à quelles fins et par quels moyens elles sont traitées.

Le traitement technique des données à caractère personnel sur la plateforme est assuré par l'exploitant de la plateforme. Le RCS assure le fonctionnement et la disponibilité de POLARIS et traite les données à caractère personnel exclusivement dans le cadre de la mise à disposition technique, de la maintenance et du développement de la plateforme.

5. Qui a accès aux données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel saisies par l'utilisateur dans POLARIS sont en principe visibles par les autres utilisateurs de la même instance POLARIS, dans la mesure où cela est nécessaire à la finalité ou à la fonction concernée et où l'utilisateur n'a pas défini de restrictions supplémentaires dans les paramètres de son profil. En outre, les données à caractère personnel peuvent apparaître dans des publications de la communauté et être ainsi rendues accessibles à un public plus large, dans la mesure où cela correspond à l'objectif poursuivi et est autorisé par la loi.

Les membres d'un club ont accès aux données personnelles des autres membres du même club. En outre, les données des membres d'un club sont également visibles par tous les autres utilisateurs de la même instance POLARIS, dans la mesure où cela est nécessaire à l'accomplissement des fonctions respectives du club et du (multi) district et où le membre n'a pas défini de restrictions dans les paramètres de son profil.

Le RCS, en tant qu'exploitant de POLARIS, ainsi que les prestataires de services mandatés par contrat par le RCS ont accès aux données personnelles des utilisateurs dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de leurs services et où ils se sont engagés envers le RCS à respecter la confidentialité. Ces prestataires peuvent notamment être des fournisseurs de services informatiques (y compris des services de hosting et de cloud computing), des prestataires de services de télécommunication et d'imprimerie, des prestataires de services financiers, des entreprises de logistique et des prestataires de services de recouvrement en Suisse ou à l'étranger. Dans tous ces cas, RCS veille à ce que les données à caractère personnel ne soient traitées que conformément aux normes applicables en matière de protection des données.

6. Finalité du traitement des données

La communauté traite les données à caractère personnel exclusivement à des fins clairement définies et uniquement dans la mesure nécessaire à leur réalisation. Le traitement est effectué conformément aux dispositions légales applicables, tel que le RGPD et/ou la LPD. Les données à caractère personnel sont essentiellement traitées aux fins suivantes :

a) Gestion des adhésions
Afin de gérer l'adhésion à un club, la communauté traite les données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire à la mise en œuvre de la relation d'adhésion. Cela comprend notamment :

• la fourniture des services liés à l'adhésion (par exemple, l'envoi de magazines, de newsletters et d'autres informations),

• la facturation,

• la réponse aux demandes,

• l'assistance technique,

• le développement, l'amélioration et la refonte de POLARIS. À cette fin, un échange de données entre les clubs et les districts ainsi qu'un transfert au RI (à l'exception d'Interact et d'Inner Wheel) peuvent avoir lieu, dans la mesure où cela s’avère nécessaire.

b) Évaluations statistiques
Lorsque vous visitez POLARIS, certaines données peuvent être collectées à des fins statistiques. Ces analyses servent à mieux comprendre l'utilisation de la plateforme et à améliorer son efficacité et ses fonctionnalités.

c) Respect des obligations légales
La communauté traite les données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire pour satisfaire aux exigences légales.

d) Protection des droits et exécution des prétentions
Les données à caractère personnel peuvent être traitées ou transmises à des tiers en Suisse ou à l'étranger afin de faire valoir ou de défendre des droits. Cela comprend, par exemple, le recours à des prestataires de services de recouvrement, dans la mesure où cela est nécessaire et légalement autorisé.

e) Sécurité informatique et garantie du fonctionnement de POLARIS
Afin de garantir la sécurité informatique et le bon fonctionnement de POLARIS, l'exploitant de la plateforme traite des données à caractère personnel, y compris dans des environnements de test et de formation dans lesquels les données sont préalablement pseudonymisées, dans la mesure où cela est techniquement possible.

f) Protection des intérêts légitimes
La communauté et le RCS peuvent traiter des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour la sauvegarde d'intérêts légitimes. Cela comprend notamment :

• la publication de données à caractère personnel de membres décédés dans des publications,

• le traitement des données pour faire valoir ou défendre des droits,

• à des fins d'archivage,

• le respect des délais de prescription légaux,

• les mesures visant à maintenir la sécurité informatique.

7. Combien de temps les données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. La finalité pour laquelle les données ont été initialement collectées ou traitées est déterminante à cet égard.

En outre, les données à caractère personnel peuvent être conservées s'il existe un intérêt légitime à le faire, notamment

• pour faire valoir ou défendre des droits,

• pour garantir la sécurité informatique,

• pour respecter les délais de prescription légaux ou les obligations de conservation.

Dès que les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires à la finalité initiale et qu'aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose, elles sont supprimées ou anonymisées dans POLARIS.

Les utilisateurs peuvent également demander la suppression de leurs données à caractère personnel, à condition qu'aucune obligation légale de conservation ou aucun intérêt légitime prépondérant ne s'y oppose. Une telle demande de suppression doit être adressée à l'administrateur responsable du club concerné.

8. Quels sont les droits prévus par la législation sur la protection des données ?

En vertu des lois applicables en matière de protection des données (en particulier le RGPD et la LPD), les utilisateurs ou les personnes concernées disposent de divers droits concernant leurs données à caractère personnel. Ceux-ci comprennent notamment :

a) Droit à l’information
Les personnes concernées peuvent demander à savoir si des données à caractère personnel les concernant sont traitées. Si tel est le cas, elles ont le droit d'être informées de la nature, de l'étendue, de la finalité et des catégories des données traitées ainsi que, le cas échéant, des destinataires et de la durée de conservation. Les demandes peuvent être envoyées à dataprotection@rotary.ch .

b) Droit de rectification
Les données à caractère personnel inexactes ou incomplètes peuvent être rectifiées à tout moment. Les utilisateurs peuvent effectuer des modifications directement dans leur compte utilisateur ou demander à l'administrateur responsable de leur club de procéder à la rectification.

c) Droit à l'effacement
Les personnes concernées peuvent demander la suppression de leurs données à caractère personnel, à condition qu'aucune obligation légale de conservation ou aucun intérêt légitime prépondérant ne s'y oppose. Une suppression peut généralement entraîner la résiliation de l'adhésion.

d) Droit à la limitation du traitement
Dans certains cas, par exemple en cas de contestation des données ou pendant l'examen d'une opposition, la limitation du traitement peut être demandée.

e) Droit d'opposition
Les utilisateurs peuvent, pour des raisons liées à leur situation particulière, s'opposer au traitement de leurs données à caractère personnel, dans la mesure où celui-ci est fondé sur un intérêt légitime. Dans ce cas, les données ne seront plus traitées, sauf s'il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement. Une telle révocation entraînera généralement la résiliation de l'adhésion au club concerné.

f) Droit à la portabilité des données
Dans la mesure où la loi le prévoit, il existe un droit à la portabilité des données à caractère personnel fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Sur demande, la transmission peut également être effectuée directement à un autre responsable, dans la mesure où cela est techniquement possible.

g) Droit de retrait du consentement
Les consentements accordés peuvent être révoqués à tout moment avec effet pour l'avenir. La révocation n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant la révocation.

h) Droit de recours
Les personnes concernées ont le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données si elles estiment que leurs données à caractère personnel ont été traitées de manière illicite.

Exercice des droits
Les personnes concernées peuvent faire valoir leurs droits, par écrit ou par voie électronique, auprès de l'administrateur compétent de leur club. Le club répond aux demandes correspondantes au plus tard dans un délai d'un mois à compter de leur réception.

9. Sécurité des données

Le RCS prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données à caractère personnel collectées et traitées via POLARIS et pour les protéger contre tout accès non autorisé, toute utilisation abusive, toute perte, toute altération ou toute destruction. Il s'agit notamment de restrictions d'accès, de sauvegardes de données, d'instructions aux administrateurs, d'accords de confidentialité et de mécanismes de surveillance et de contrôle appropriés. L'accès aux données à caractère personnel n'est autorisé qu'aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches.

Comme pour tous les systèmes basés sur Internet, les risques liés à la sécurité ne peuvent être totalement exclus malgré des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées. Il existe notamment un risque résiduel lors du transfert de données via Internet ou lors de la communication par e-mail, messagerie instantanée ou services similaires. Il est donc recommandé aux utilisateurs de transmettre les informations confidentielles par des moyens particulièrement sûrs (par exemple par courrier postal) dans la mesure du possible.

Le RCS s'efforce, dans la mesure du possible, de garantir que la plateforme réponde aux exigences de confidentialité, de disponibilité, d'intégrité et de résilience, en tenant compte de l'état actuel de la technique et des coûts associés. Toutefois, le RCS n'assume aucune responsabilité pour les conséquences d'un accès non autorisé aux données personnelles, dans la mesure où celui-ci est dû au non-respect des exigences de sécurité de POLARIS ou des conditions générales d'utilisation.

10. Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur l'appareil de l'utilisateur lorsqu'il visite un site web. Ils servent à reconnaître l'utilisateur lors de ses visites ultérieures, à appliquer certains paramètres et à faciliter l'utilisation de la plateforme. Les cookies permettent, par exemple, d'enregistrer la session de connexion afin que l'utilisateur n'ait pas à saisir à nouveau son nom d'utilisateur et son mot de passe à chaque visite. Les cookies peuvent également contenir des informations sur les paramètres d'utilisation tels que la langue ou les options d'affichage.

POLARIS intègre un programme d'analyse web qui évalue exclusivement des données sous forme agrégée. Il n'est pas possible d'en déduire des informations sur des personnes physiques individuelles. L'analyse web collecte et évalue des informations sur le comportement des utilisateurs sur la plateforme. Son objectif est d'améliorer l'efficacité, la convivialité et le contrôle des performances de la plateforme.

Le programme d'analyse utilisé sur la plateforme enregistre le flux d'utilisation des utilisateurs. Le responsable du traitement utilise les données collectées notamment pour évaluer l'utilisation de la plateforme et mieux comprendre le comportement des utilisateurs lorsqu'ils visitent la plateforme.

En visitant POLARIS, les utilisateurs déclarent expressément accepter l'utilisation de cookies. Les utilisateurs peuvent à tout moment limiter ou empêcher l'enregistrement de cookies en ajustant les paramètres correspondants dans leur navigateur (par exemple dans le menu « Options » ou « Paramètres »). Les cookies déjà enregistrés peuvent également y être supprimés à tout moment.

Déclaration sur la protection des données pour les utilisateurs de Polaris / Version 1.0, mars 2026