1 Introduction

Les districts et clubs suisses du Rotary (ci-après désignés individuellement ou collectivement par le "Rotary" ou "nous") respectent votre vie privée et s'engagent à la protéger en se conformant aux dispositions de la présente déclaration sur la protection des données. La protection des données qui nous sont confiées par les utilisateurs est de la plus haute importance pour le Rotary.

Rotary collecte et traite les données à caractère personnel (c'est-à-dire toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable) à travers le système de gestion de club "POLARIS" conformément aux dispositions légales applicables, à savoir, le cas échéant, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ["RGPD"]) et de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données ("LPD") ou de la LPD dans sa version révisée du 25 septembre 2020.

En visitant ce site web, l'utilisateur (c'est-à-dire tous les membres, y compris les candidats membres ou autres non-membres invités, d'un club ou d'un district rotarien inscrit sur la plateforme POLARIS) confirme avoir pris connaissance de la présente déclaration de confidentialité et autorise expressément la collecte et le traitement de ses données personnelles tels que décrits dans la présente déclaration.

Rotary se réserve le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité. Toute modification substantielle sera communiquée aux utilisateurs sous une forme appropriée si nous modifions la présente déclaration à leur détriment. Rotary vous recommande néanmoins de consulter régulièrement ce document.

2 Qui traite vos données personnelles ?

Le district/club Rotary concerné est responsable du traitement dans le cadre de son propre domaine d'accès à POLARIS et détermine, seul ou avec des tiers, les données à caractère personnel collectées ainsi que les finalités et les moyens du traitement.

Le traitement des données sur ce site web est effectué par l'exploitant du site web. Vous trouverez ses coordonnées dans la rubrique "Contactez-nous" de ce site web..

3 But du traitement des données

Conformément aux dispositions légales (RGPD ou LPD), Rotary traite les données personnelles toujours dans un but précis et uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires pour atteindre ce but. Les finalités suivantes sont prioritaires dans le traitement des données :

L'adhésion à un club (association) ; c'est-à-dire que Rotary collecte, stocke et traite des données personnelles dans la mesure où cela est nécessaire à la gestion de la relation d'adhésion, à la fourniture de services (p. ex. envoi du magazine du Rotary, de newsletters et d'autres informations), à la facturation des prestations liées à l'adhésion, à la réponse aux questions et aux préoccupations, à l'assistance pour les questions techniques ainsi qu'à l'évaluation, l'amélioration et le développement de nouveaux services et fonctions du système POLARIS. Dans ce contexte, des données sont également échangées au sein du réseau du Rotary, notamment avec Rotary International aux États-Unis.
Le respect des obligations légales de la part de Rotary.
Pour la sauvegarde des droits, par exemple pour faire valoir des droits en justice ou extrajudiciairement et devant les autorités en Suisse et à l'étranger ou pour nous défendre contre des revendications.
Pour protéger des intérêts légitimes, par exemple lors de la publication de données personnelles de membres de club décédés dans la rubrique correspondante du magazine du Rotary.

Lors d'une visite sur notre site web, certaines données sont collectées à des fins statistiques. Cela nous permet d'améliorer l'utilisation que vous en faites. Il s'agit de votre adresse IP, de l'endroit à partir duquel vous avez accédé au site, de la date et de l'heure et des pages visitées. En visitant le site, vous acceptez la collecte de ces données à des fins statistiques.

4 Quelles données personnelles sont collectées ?

En premier lieu, les données personnelles sont collectées auprès du membre Rotary concerné. Cette collecte de données se fait de deux manières, d'une part par le club auquel appartient le membre et d'autre part par l'utilisateur lui-même lorsqu'il modifie, ajoute ou supprime des données de son profil dans POLARIS. Les différents clubs sont chargés de la saisie des données et transmettent ensuite ces données à Rotary International à travers d’une interface. Ce traitement des données est indispensable pour l’administration des membres. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Rotary International sur le site du Rotary : https://my.rotary.org/de/privacy-policy.

Dans le cadre de l’administration des membres, les données personnelles suivantes sont notamment traitées :

Ont accès à ces données >	Le Club	La Communauté par ex. le District	Rotary International
Nom et prénom
Appellatif, qualité et fonction
Adresse, no de tél fixe et mobile, adresse électronique
Date de naissance, nom et prénom du conjoint, portrait (texte), langues parlées, données professionnelles, classification, date de l’entrée au Rotary et au club, distinctions, nom et prénom des parrains, liens URL aux réseaux sociaux personnels
Informations recueillies suite à des opérations positives émanant des Utilisateurs. Les Utilisateurs sont libres, dans le cadre de ce type de collecte d’informations, de faire mention d’autres utilisateurs ou membres du Rotary. Il s’agit en l’occurrence de confirmations de présence ou d’excuses pour l’absence aux réunions, mais ne s’y limite pas
Informations provenant d’échanges de courriers personnels ayant lieu dans le cadre de la plateforme
Données historiques

En outre, il sera également question de recueil de données par le biais de l’utilisation de POLARIS, lequel recueil est nécessaire au fonctionnement optimal de la plateforme tant à l’égard de l’utilisateur direct qu’en vue d’adaptations futures.

Informations relatives au matériel et au logiciel, utilisés pour accéder à POLARIS ;
Informations relatives au log (journal), c’est-à-dire les informations recueillies dans le cadre des actions d’utilisation effectuées sur la plateforme par exemple :
- contenu consulté sur la plateforme, en ce compris les mots-clés utilisés ;
- Device Event Information : configurations matérielles, le choix de la langue, dates et heures, pannes ;
- adresse IP(Internet Protocol) ;
- cookies (témoins de connexion) qui permettent d’identifier l’utilisateur ;
- Technologies de tracking : informations provenant de technologies de suivi
Informations relatives à la localisation, déduites de différentes variables ;
Local storage (mémoire locale) : informations relatives à la plateforme, sauvegardées sur le système de l’utilisateur.

Il n’est pas exclu que de nouvelles fonctionnalités et modules complémentaires soient ajoutés à la plateforme à l’avenir. Ces opérations futures seront aussi considérées comme relevant de la collecte de données, dans la mesure où elles ont lieu dans le cadre de l’objectif initial de POLARIS.

5 Qui a accès aux données personnelles ?

Les données personnelles saisies par l'utilisateur lui-même peuvent en principe être consultées par tous les autres utilisateurs de POLARIS, à moins que l'utilisateur ne demande des restrictions particulières dans le cadre des paramètres de son profil. Ces données peuvent également être publiées dans le magazine du Rotary destiné aux membres, dans des brochures spécifiques ou dans les communications de votre Rotary-club.

Rotary fait partie de l'organisation faîtière Rotary International (RI), ce qui a une influence sur la gestion locale. Chaque membre d'un Rotary club est également membre du Rotary International. Les données personnelles des membres collectées via POLARIS sont donc également transmises au RI et aux districts et, dans la mesure où elles concernent des membres de Rotary clubs suisses, sont également accessibles à tous les autres membres de clubs suisses.

Dans le cadre de l'organisation du Rotary, les données sont également transférées vers des pays tiers (notamment vers le Rotary International aux États-Unis) qui ne disposent pas d'une protection des données aussi étendue que la Suisse ou l'UE. Néanmoins, Rotary prend toutes les mesures nécessaires pour garantir une protection adéquate des données personnelles.

Rotary Communication Services, en tant qu'exploitant de POLARIS, et les fournisseurs informatiques liés par contrat ont également accès aux données afin d'assurer la sécurité d'exploitation de POLARIS et/ou d'améliorer les prestations de service sur POLARIS.

6 Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que cela est nécessaire pour atteindre l'objectif visé. Nous conservons également les données à caractère personnel lorsque nous avons un intérêt légitime à les conserver. Cela peut notamment être le cas lorsque nous avons besoin de données à caractère personnel pour faire valoir des droits ou nous en défendre, à des fins d'archivage, pour garantir la sécurité informatique ou lorsque des délais de prescription courent pour des droits contractuels ou non contractuels. Elles sont effacées de notre base de données dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la finalité ou lorsque vous pouvez faire valoir votre droit à l'effacement.

7 Quels sont vos droits ?

7.1 Information; blocage; effacement

Dans le cadre des dispositions légales en vigueur, vous avez à tout moment le droit d'obtenir gratuitement des informations sur vos données personnelles enregistrées, leur origine et leur destinataire ainsi que sur la finalité du traitement des données et, le cas échéant, un droit de rectification, de blocage ou de suppression de ces données. Pour ce faire, ainsi que pour toute autre question relative aux données personnelles, vous pouvez nous contacter à tout moment.

Veuillez noter que la révocation n'a d'effet que pour l'avenir. Les traitements effectués avant la révocation ne sont pas concernés. En règle générale, une telle révocation entraîne la résiliation de l'affiliation au Rotary.

7.2 Droit de rectification

Les données personnelles inexactes ou incomplètes peuvent être corrigées. Il incombe en premier lieu à l’utilisateur d’effectuer lui-même les changements nécessaires dans son « compte utilisateur » mais vous pouvez également nous en faire la demande par écrit.

7.3 Droit à une limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, notamment si l'exactitude des données est contestée, si les données sont nécessaires dans le cadre d'une procédure judiciaire ou pendant la période nécessaire à Rotary pour vérifier si vous disposez d'un droit valable à l'effacement.

7.4 Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir toutes les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. A votre demande, ces données peuvent être transférées à un autre prestataire, à moins que cela ne soit techniquement impossible.

7.5 Comment faire valoir vos droits?

Pour faire valoir vos droits, il faut adresser une demande écrite (lettre ou mail) au responsable de votre club pour authentification (contrôle d'identité) et information du club. Le club répondra au plus tard un (1) mois après réception de la demande.

8 Confidentialité

En vertu du RGPD respectivement de la LPD, Rotary est tenu à une obligation de confidentialité concernant les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la prestation de ses services.

La communication de données personnelles en vertu de dispositions légales ou conformément à des décisions d'autorités judiciaires ou administratives ou lorsque l'utilisateur a donné son accord pour une transmission demeure réservée.

9 Mesures de sécurité

Rotary a pris des mesures techniques (par ex. restriction d'accès, sauvegarde des données, etc.) et organisationnelles (par ex. instructions aux administrateurs, accords de confidentialité, surveillance, etc.) appropriées pour garantir la sécurité des données collectées et traitées et les protéger contre l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la perte, la falsification ou la destruction. L'accès aux données n'est autorisé qu'aux personnes qui en ont besoin pour l'accomplissement de leurs tâches.

Malheureusement, la sécurité absolue n'existe pas lors de la transmission de données par Internet. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que vous transmettez à notre site web ou via un réseau public. Toute transmission de données personnelles se fait à vos propres risques. Sans préjudice des droits et obligations légaux auxquels nous sommes soumis, nous ne sommes pas responsables de tout contournement des paramètres de confidentialité ou des mesures de sécurité de notre site.

Rotary s'efforce de s'assurer que ses systèmes et services de traitement des données répondent aux exigences de confidentialité, de disponibilité, d'intégrité et de résilience, compte tenu de compte tenu des techniques les plus récentes et des coûts d'utilisation.

10 Cookies

Un cookie est un petit ficher texte placé sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile lorsque vous visitez un site internet. Le cookie est déposé sur votre appareil par le site internet lui-même (« cookies internes ») ou par des partenaires du site internet (« cookies de tiers »). Le cookie reconnaît votre appareil lorsque vous revenez sur le site grâce à un numéro d’identification unique, facilitant ainsi l’accès au site sans devoir ressaisir votre nom d’utilisateur et mot de passe, et collecte des informations sur votre navigation.

Sur cette plateforme, Rotary a mis en place un programme d'analyse web qui analyse uniquement les données sur une base agrégée, c'est-à-dire qu'il n'est pas possible d'identifier des personnes physiques précises. L'analyse Web est la collecte et l'évaluation de données sur le comportement des visiteurs dans le but d’améliorer l’efficacité et la qualité du site internet.

L’outil logiciel a pour objet l'analyse des flux de visiteurs sur la plateforme. Le responsable du traitement utilise les données et les informations obtenues, notamment pour évaluer l'utilisation de la plateforme afin de compiler des rapports en ligne présentant les activités sur nos pages Internet.

En navigant sur notre site internet, vous acceptez expressément l’utilisation des cookies. Rotary utilise des cookies pour améliorer votre visite sur notre site internet et vous offrir une expérience d’utilisation optimale. Toutefois, vous restez libre de supprimer ou limiter les cookies à tout moment en modifiant les paramètres de votre navigateur.

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Polaris - January 2025

Politique de confidentialité étendue pour les administrateurs (2025)