Política de privacidad para usuarios de POLARIS

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1. Definiciones

El operador de la plataforma es Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein, una asociación constituida conforme al derecho suizo (en lo sucesivo, también denominada «RCS»), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47, 6300 Zug (Suiza), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.

Por “Comunidad” se entienden todas las organizaciones afiliadas a POLARIS y sus grupos de usuarios, en particular Rotary, Rotaract, Interact e Inner Wheel, incluidas sus respectivas unidades organizativas.

Por “Unidades organizativas” se entienden todas las estructuras organizativas de la Comunidad, en particular clubes, distritos, multidistritos, servicios, fellowships, fundaciones, comisiones o comités, así como unidades comparables.

POLARIS (o la «plataforma») se refiere al sistema de gestión de clubes basado en Internet, desarrollado y operado por el operador de la plataforma para las unidades organizativas.

Rotary International (RI) se refiere a la organización paraguas global de la Comunidad Rotaria, con sede en Evanston, Illinois (USA). RI proporciona, coordina y respalda las estructuras globales de administración, servicio y comunicación de los clubes Rotary, Rotaract e Interact afiliados.

Por “Usuario” se entiende toda persona miembro de una unidad organizativa afiliada a POLARIS, incluidos los miembros potenciales, los no miembros invitados y las personas con derechos especiales de administración a nivel de club o de (multi) distrito o dentro de otra unidad organizativa.

2. Introducción

La plataforma se pone a disposición de las unidades organizativas para su propio uso, con el fin de que puedan llevar a cabo sus tareas administrativas, en particular la administración de clubes y distritos, así como la organización de eventos en formato digital. Además, POLARIS permite el intercambio de datos entre las unidades organizativas afiliadas y, cuando sea necesario, con RI (excepto Interact e Inner Wheel).

La Comunidad trata los datos personales de los usuarios en relación con el uso de POLARIS. Se consideran datos personales toda información relativa a una persona física identificada o identificable. El tratamiento se lleva a cabo sobre la base de las disposiciones legales aplicables, en particular, cuando proceda, el Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, «RGPD») y la Ley Federal Suiza de Protección de Datos («LPD»).

Al iniciar sesión en la plataforma por primera vez o al inscribirse en un evento público, el usuario confirma que ha leído la presente política de privacidad y que acepta su contenido sin reservas. En consecuencia, el usuario consiente expresamente que sus datos personales sean recopilados y tratados de conformidad con esta política de privacidad.

RCS se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento. Los usuarios serán informados de cualquier modificación sustancial de manera adecuada.

3. ¿Qué datos personales se tratan?

Las distintas unidades organizativas tratan los datos personales de los usuarios a través de la plataforma, en particular cuando dichos datos son recopilados, modificados, complementados o eliminados.

El tratamiento de los datos personales a un nivel superior se realiza exclusivamente para los miembros de la Comunidad Rotaria (Rotary, Rotaract) mediante la transferencia de dichos datos a Rotary International (RI). La transferencia puede efectuarse de forma automatizada mediante interfaces técnicas o de manera manual. La política de privacidad de RI está disponible en: https://my.rotary.org/es/privacy-policy.

En el caso de candidatos, otros contactos y miembros de Interact e Inner Wheel, los datos personales se tratan exclusivamente a nivel del club o (multi) distrito correspondiente. Para estos grupos de personas, no se transfieren datos a niveles superiores (en particular, a RI).

3.1 Categorías de datos personales que se procesan

Al utilizar POLARIS, en particular pueden tratarse las siguientes categorías de datos personales:

a) Datos maestros
Apellido, nombre, segundo nombre, título, título posterior al nombre, sexo, fecha de nacimiento, idioma.

b) Datos de contacto
Direcciones privadas y profesionales, números de teléfono, direcciones de correo electrónico privadas y profesionales.

c) Datos relacionados con la afiliación
Afiliación a un club, estado de la afiliación, funciones desempeñadas, fecha de alta y baja, clasificación, distinciones, padrinos, información sobre la participación en eventos (asistencia) o ausencias, así como cualquier otra información introducida por los usuarios.

d) Perfil e información adicional
Imagen de perfil, datos profesionales, empresa, enlaces a redes sociales y cualquier otra información facilitada voluntariamente por el usuario.

e) Datos técnicos
Al acceder a POLARIS, se recopila automáticamente información técnica, en particular:

• Datos de registro del servidor (tipo de navegador, horarios de acceso, dirección IP, nombre del host),

• Información del dispositivo (dispositivo, sistema operativo),

• Cookies (para facilitar el registro y el uso de la plataforma).

Los datos técnicos son tratados exclusivamente por el operador de la plataforma con el fin de garantizar el funcionamiento y la seguridad informática. Estos datos técnicos no se transmiten a Rotary International ni a otras unidades organizativas de la asociación.

3.2 Transferencia de datos personales

a) Miembros de la Comunidad Rotaria (Rotary, Rotaract)
Para estos grupos de usuarios, los datos mencionados anteriormente —con excepción de los datos técnicos— pueden ser tratados dentro de la Comunidad y, en la medida en que sea necesario para la administración de la afiliación internacional, transmitidos a Rotary International. Los datos personales transmitidos a RI se identifican expresamente como tales en POLARIS (RI).

En algunos países, las correspondientes unidades organizativas nacionales transmiten determinados datos personales de los miembros (en particular el nombre y la dirección postal) a un editor encargado por ellas, con el fin de posibilitar el envío de la respectiva revista Rotary u otras publicaciones comparables. La transmisión incluye únicamente los datos necesarios para dicho fin y se realiza exclusivamente en aquellos países en los que estos procesos de envío están organizados de forma centralizada. En los países en los que los clubes o distritos organizan la distribución por sí mismos, no se transmiten datos a ningún editor.

b) Candidatos, otros contactos y miembros de Interact e Inner Wheel
Para estos grupos de personas se tratan las mismas categorías de datos, pero únicamente a nivel del club o (multi) distrito correspondiente. No se transmiten datos personales a Rotary International ni a otras unidades organizativas de nivel superior.

c) Datos facilitados voluntariamente
La información facilitada voluntariamente (por ejemplo, información adicional del perfil) se trata únicamente para la finalidad correspondiente y exclusivamente dentro de la Comunidad. Estos datos se transmiten a RI exclusivamente en el caso de los miembros de la Comunidad Rotaria y solo en la medida necesaria para la gestión de su afiliación.

4. ¿Quién procesa los datos personales?

La unidad organizativa correspondiente es responsable del tratamiento de los datos personales dentro de su propio ámbito de acceso a POLARIS. Decide, por sí sola o conjuntamente con otros organismos, qué datos personales se recopilan, con qué finalidades y mediante qué medios se tratan.

El tratamiento técnico de los datos personales en la plataforma es realizado por el operador de la plataforma. RCS garantiza el funcionamiento y la operatividad de POLARIS y trata los datos personales exclusivamente en el marco de la provisión técnica, el mantenimiento y el desarrollo posterior de la plataforma.

5. ¿Quién tiene acceso a los datos personales?

Los datos personales introducidos por el usuario en POLARIS son, por regla general, visibles para otros usuarios dentro de la misma instancia de POLARIS, en la medida en que ello sea necesario para la finalidad o función correspondiente y siempre que el usuario no haya establecido restricciones adicionales en la configuración de su perfil. Asimismo, los datos personales pueden aparecer en publicaciones de la Comunidad y, de este modo, ponerse a disposición de un público más amplio, siempre que ello sea conforme con la finalidad correspondiente y legalmente admisible.

Los miembros de un club tienen acceso a los datos personales de otros miembros del mismo club. Además, los datos de los miembros del club son también visibles para todos los demás usuarios de la misma instancia de POLARIS, en la medida en que ello sea necesario para el ejercicio de las funciones del club y del (multi) distrito correspondientes y siempre que el miembro no haya establecido restricciones en la configuración de su perfil.

RCS, en su calidad de operador de POLARIS, así como los proveedores de servicios contratados por RCS, tienen acceso a los datos personales de los usuarios en la medida necesaria para la prestación de sus servicios y se han comprometido frente a RCS a mantener la confidencialidad. Entre dichos proveedores de servicios pueden incluirse, en particular, proveedores de servicios informáticos (incluidos servicios de hosting y cloud), proveedores de telecomunicaciones y de servicios de impresión, proveedores de servicios financieros, empresas de logística y empresas de cobro de deudas, tanto en Suiza como en el extranjero. En todos estos casos, RCS garantiza que los datos personales se traten únicamente de conformidad con las normas de protección de datos aplicables.

6. Finalidad del tratamiento de datos

La Comunidad trata los datos personales exclusivamente para fines claramente definidos y solo en la medida necesaria para cumplir dichos fines. El tratamiento se lleva a cabo de conformidad con los requisitos legales aplicables, como el RGPD y/o la LPD. Los datos personales se tratan principalmente para los siguientes fines:

a) Administración de la afiliación
La Comunidad trata los datos personales con el fin de gestionar la afiliación a los clubes, en la medida necesaria para la ejecución de la relación de afiliación. Esto incluye, en particular:

• la prestación de servicios asociados a la afiliación (p. ej., envío de revistas, boletines informativos y otra información),

• la facturación,

• la respuesta a consultas,

• la prestación de apoyo en cuestiones técnicas,

• el desarrollo ulterior, la mejora y el rediseño de POLARIS. Esto puede implicar también el intercambio de datos entre clubes y distritos, así como la transferencia de datos a RI (excepto Interact e Inner Wheel), en la medida en que resulte necesario.

b) Evaluaciones estadísticas
Al visitar POLARIS, determinados datos pueden recopilarse con fines estadísticos. Estos análisis sirven para comprender mejor el uso de la plataforma y mejorar su eficiencia y funcionalidad.

c) Cumplimiento de obligaciones legales
La Comunidad trata los datos personales en la medida necesaria para cumplir con las exigencias legales.

d) Protección jurídica y ejecución de reclamaciones
Los datos personales pueden tratarse o transmitirse a terceros en Suiza o en el extranjero con el fin de hacer valer o defender reclamaciones legales. Esto incluye, por ejemplo, la contratación de agencias de cobro de deudas, en la medida en que ello sea necesario y legalmente admisible.

e) Seguridad informática y garantía del funcionamiento de POLARIS
Para garantizar la seguridad informática y el correcto funcionamiento de POLARIS, el operador de la plataforma trata datos personales, también en entornos de prueba y de formación, en los que los datos se seudonimizan previamente, siempre que ello sea técnicamente posible.

f) Salvaguarda de intereses legítimos
La Comunidad y RCS pueden tratar datos personales si ello es necesario para salvaguardar intereses legítimos. Esto incluye, en particular:

• la publicación de datos personales de miembros fallecidos en publicaciones,

• el tratamiento de datos para la ejecución o defensa de reclamaciones,

• fines de archivo,

• el cumplimiento de los plazos de prescripción legales,

• medidas para mantener la seguridad informática.

7. ¿Cuánto tiempo se conservan los datos personales?

Los datos personales solo se almacenan durante el tiempo que sea necesario para cumplir los fines correspondientes. A este respecto, es determinante la finalidad para la que los datos fueron recopilados o tratados originalmente.

Además, los datos personales podrán seguir almacenados si existe un interés legítimo en ello, en particular

• para hacer valer o defender reclamaciones,

• para garantizar la seguridad informática,

• para cumplir con los plazos de prescripción legales o con obligaciones legales de conservación.

Tan pronto como los datos personales ya no sean necesarios para la finalidad original y no existan obligaciones legales de conservación, serán eliminados o anonimizados en POLARIS.

Los usuarios también pueden solicitar la eliminación de sus datos personales, siempre que no existan obligaciones legales de conservación ni intereses legítimos prevalentes que lo impidan. Dicha solicitud de eliminación deberá dirigirse al administrador responsable del club correspondiente.

8. ¿Qué derechos existen bajo la ley de protección de datos?

Los usuarios o interesados disponen de diversos derechos en relación con sus datos personales conforme a la normativa de protección de datos aplicable (en particular el RGPD y la LPD). Estos incluyen, en particular:

a) Derecho de información
Los interesados pueden solicitar información sobre si se están tratando datos personales que les conciernen. En caso afirmativo, tienen derecho a recibir información sobre el tipo, el alcance, la finalidad y las categorías de los datos tratados y, en su caso, sobre los destinatarios y el período de conservación. Las solicitudes pueden dirigirse a: dataprotection@rotary.ch.

b) Derecho de rectificación
Los datos personales incorrectos o incompletos pueden corregirse en cualquier momento. Los usuarios pueden realizar los cambios directamente en su cuenta de usuario o solicitar la corrección al administrador responsable de su club.

c) Derecho de supresión
Los interesados pueden solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que no existan obligaciones legales de conservación ni intereses legítimos prevalentes que lo impidan. La supresión puede dar lugar, por lo general, a la finalización de la afiliación.

d) Derecho a la limitación del tratamiento
En determinados casos —por ejemplo, en caso de datos impugnados o durante la tramitación de una oposición— puede solicitarse la limitación del tratamiento.

e) Derecho de oposición
Los usuarios pueden oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos relacionados con su situación particular, en la medida en que dicho tratamiento se base en un interés legítimo. En tal caso, los datos dejarán de tratarse, salvo que existan motivos legítimos imperiosos para el tratamiento. Dicha revocación dará lugar, por lo general, a la finalización de la relación de afiliación con el club correspondiente.

f) Derecho a la portabilidad de los datos
Cuando así lo prevea la ley, existe el derecho a recibir los datos personales facilitados en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. A solicitud del interesado, los datos también podrán transmitirse directamente a otro responsable del tratamiento, siempre que ello sea técnicamente posible.

g) Derecho a retirar el consentimiento
El consentimiento otorgado puede revocarse en cualquier momento con efectos para el futuro. La revocación no afecta a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a dicha revocación.

h) Derecho a presentar una reclamación
Los interesados tienen derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control competente en materia de protección de datos si consideran que sus datos personales han sido tratados de manera ilícita.

Ejercicio de los derechos
Los interesados pueden ejercer sus derechos por escrito o por medios electrónicos dirigiéndose al administrador responsable de su club. El club responderá a dichas solicitudes a más tardar en el plazo de un mes desde su recepción.

9. Seguridad de datos

RCS adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales recopilados y tratados a través de POLARIS y para protegerlos frente al acceso no autorizado, el uso indebido, la pérdida, la falsificación o la destrucción. Entre dichas medidas se incluyen, en particular, restricciones de acceso, copias de seguridad, instrucciones a los administradores, acuerdos de confidencialidad y mecanismos adecuados de supervisión y control. El acceso a los datos personales solo se permite a aquellas personas que los necesiten para el desempeño de sus funciones.

Al igual que ocurre con todos los sistemas basados en Internet, no pueden excluirse por completo los riesgos de seguridad a pesar de la adopción de medidas técnicas y organizativas de protección adecuadas. Existe un riesgo residual, en particular al transferir datos a través de Internet o al comunicarse por correo electrónico, mensajería instantánea u otros servicios similares. Por ello, se recomienda a los usuarios que, siempre que sea posible, transmitan información confidencial a través de canales especialmente seguros (p. ej., por correo postal).

RCS realiza esfuerzos razonables para garantizar que la plataforma cumpla los requisitos de confidencialidad, disponibilidad, integridad y resiliencia, teniendo en cuenta el estado actual de la técnica y los costes asociados. No obstante, RCS no asume responsabilidad alguna por las consecuencias de accesos no autorizados a datos personales cuando estos se deban al incumplimiento de los requisitos de seguridad de POLARIS o de las condiciones generales de uso.

10. Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario al visitar un sitio web. Sirven para reconocer al usuario en visitas posteriores, aplicar determinados ajustes y facilitar el uso de la plataforma. Las cookies pueden utilizarse, por ejemplo, para guardar la sesión de inicio de sesión, de modo que el nombre de usuario y la contraseña no tengan que introducirse de nuevo en cada visita. Asimismo, las cookies pueden contener información sobre preferencias de uso, como el idioma o las opciones de visualización.

POLARIS dispone de un programa integrado de análisis web que evalúa los datos exclusivamente de forma agregada. No es posible extraer conclusiones sobre personas físicas concretas. El análisis web recopila y evalúa información sobre el comportamiento de los usuarios en la plataforma. Su finalidad es mejorar la eficiencia, la facilidad de uso y el rendimiento de la plataforma.

El programa de análisis utilizado en la plataforma registra el flujo de uso de los usuarios. El responsable del tratamiento utiliza los datos recopilados de este modo, en particular, para evaluar el uso de la plataforma y comprender mejor el comportamiento de los usuarios al visitar la plataforma.

Al visitar POLARIS, los usuarios consienten expresamente el uso de cookies. Los usuarios pueden restringir o impedir en cualquier momento el almacenamiento de cookies ajustando la configuración correspondiente en su navegador (por ejemplo, en el menú «Opciones» o «Configuración»). Las cookies que ya hayan sido almacenadas también pueden eliminarse allí en cualquier momento.

Política de privacidad de Polaris / Versión 1.0, marzo de 2026