Persónuverndarstefna fyrir notendur POLARIS

🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿  ENGLISH VERSION

The English version can be found here.

>> Almennir skilmálar og skilyrði

1. Skilgreiningar

Rekstraraðili hugbúnaðarins er Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein, félag stofnað samkvæmt svissneskum rétti (hér eftir einnig nefnt „RCS“), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47, 6300 Zug (Sviss), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.

Samfélag merkir öll samtök sem eru tengd POLARIS og notendahópa þeirra, einkum Rotary, Rotaract, Interact og Inner Wheel, þar með talið viðkomandi skipulagsheildir þeirra.

Skipulagsheildir merkja allar skipulagslegar einingar samfélagsins, einkum klúbba, umdæmi, fjölumdæmi, þjónustur, félagsskapir, stofnanir, nefndir eða sambærilegar einingar.

POLARIS (eða „vettvangurinn“) vísar til netbundins klúbbastjórnunarkerfis sem rekstraraðili hugbúnaðarins hefur þróað og rekur fyrir skipulagsheildir.

Rotary International (RI) vísar til alþjóðlegra regnhlífarsamtaka Rotary-samfélagsins með höfuðstöðvar í Evanston, Illinois (USA). RI veitir, samræmir og styður alþjóðleg stjórnsýslu-, þjónustu- og samskiptakerfi fyrir tengda Rotary-, Rotaract- og Interact-klúbba.

Notandi vísar til allra meðlima skipulagsheildar sem er tengd POLARIS, þar með talið væntanlegra meðlima, boðinna aðila sem ekki eru meðlimir og einstaklinga með sérstök stjórnendaréttindi á klúbb- eða (fjöl) umdæmisstigi eða innan annarrar skipulagsheildar.

2. Inngangur

Hugbúnaðurinn er gerður aðgengilegur skipulagsheildum til eigin nota svo þær geti sinnt stjórnsýslulegum verkefnum sínum – einkum stjórnun klúbba og umdæma og skipulagningu viðburða á stafrænu formi. Að auki gerir POLARIS kleift að skiptast á gögnum milli tengdra skipulagsheilda og, þegar nauðsyn krefur, við RI (að undanskildu Interact og Inner Wheel).

Samfélagið vinnur persónuupplýsingar notenda í tengslum við notkun POLARIS. Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem varða auðkenndan eða auðkennanlegan einstakling. Vinnslan fer fram á grundvelli viðeigandi lagaákvæða, einkum, eftir því sem við á, Reglugerðar (ESB) 2016/679 (Almennu persónuverndarreglugerðarinnar, „GDPR“) og svissnesku alríkislaganna um persónuvernd („FADP“).

Með því að skrá sig inn í hugbúnaðinn í fyrsta skipti eða skrá sig á opinberan viðburð staðfestir notandinn að hann hafi lesið þessa persónuverndarstefnu og samþykki efni hennar án fyrirvara. Í samræmi við það samþykkir notandinn sérstaklega að persónuupplýsingum hans megi safna og þær unnar í samræmi við þessa persónuverndarstefnu.

RCS áskilur sér rétt til að breyta þessari persónuverndarstefnu hvenær sem er. Notendum verður tilkynnt um verulegar breytingar með viðeigandi hætti.

3. Hvaða persónuupplýsingar eru unnar?

Hinar ýmsu skipulagsheildir vinna persónuupplýsingar notenda í gegnum hugbúnaðinn, einkum þegar þeirra er aflað, þeim er breytt, þær eru viðbættar eða þeim er eytt.

Persónuupplýsingar eru unnar á æðra stigi eingöngu fyrir meðlimi Rotary-samfélagsins (Rotary, Rotaract) með því að flytja slíkar upplýsingar til Rotary International (RI). Flutningurinn getur farið fram sjálfvirkt með tæknilegum viðmótum eða handvirkt. Persónuverndarstefna RI er aðgengileg á https://my.rotary.org/en/privacy-policy.

Fyrir væntanlega félag, aðra tengiliði og meðlimi Interact og Inner Wheel eru persónuupplýsingar unnar eingöngu á stigi viðkomandi klúbbs eða (fjöl) umdæmis. Engar upplýsingar eru fluttar á æðri stig (þ.e. til RI) fyrir þessa hópa einstaklinga.

3.1 Flokkar persónuupplýsinga sem eru unnar

Við notkun POLARIS kunna eftirfarandi flokkar persónuupplýsinga einkum að vera unnir:

a) Grunnupplýsingar
Eftirnafn, eiginnafn, millinafn, titill, titill á eftir nafni, kyn, fæðingardagur, tungumál.

b) Samskiptaupplýsingar
Heimilisföng og vinnuföng, símanúmer, einkanetföng og vinnunetföng.

c) Aðildartengdar upplýsingar
Aðild að klúbbi, aðildarstaða, hlutverk, dagsetning inngöngu og úrsagnar, flokkun, viðurkenningar, ábyrgðaraðilar, upplýsingar um þátttöku í viðburðum (mætingu) eða fjarveru, sem og aðrar upplýsingar sem notendur færa sjálfir inn.

d) Prófíl- og viðbótarupplýsingar
Prófílmynd, upplýsingar um starf, fyrirtæki, tenglar á samfélagsmiðla og aðrar upplýsingar sem notandinn veitir sjálfviljugur.

e) Tæknilegar upplýsingar
Við aðgang að POLARIS er tæknilegum upplýsingum sjálfkrafa safnað, einkum:

• Gögn úr þjónaskrám (tegund vafra, aðgangstímar, IP-tala, heiti hýsils),

• Upplýsingar um tæki (tæki, stýrikerfi),

• Vefkökur (til að auðvelda skráningu og notkun vettvangsins).

Tæknilegar upplýsingar eru unnar eingöngu af rekstraraðila hugbúnaðarins til að tryggja rekstur og upplýsingaöryggi. Þessar tæknilegu upplýsingar eru ekki afhentar Rotary International né öðrum skipulagsheildum samtakanna.

3.2 Flutningur persónuupplýsinga

a) Meðlimir Rotary-samfélagsins (Rotary, Rotaract)
Fyrir þessa notendahópa má vinna framangreind gögn – að undanskildum tæknilegum gögnum – innan samfélagsins og, að því marki sem nauðsynlegt er fyrir stjórnun alþjóðlegrar aðildar, senda þau til Rotary International. Persónuupplýsingar sem sendar eru til RI eru merktar sem slíkar í Polaris (RI).

Í sumum löndum flytja viðkomandi landsbundnar skipulagsheildir tilteknar persónuupplýsingar meðlima (einkum nafn og póstfang) til útgefanda sem þær hafa falið það verkefni, til að gera kleift að senda út viðkomandi Rotary-tímarit eða sambærileg rit. Flutningurinn nær eingöngu til þeirra gagna sem nauðsynleg eru í þessum tilgangi og fer aðeins fram í þeim löndum þar sem slík póstsending er skipulögð miðlægt. Í löndum þar sem klúbbar eða umdæmi sjá sjálf um dreifinguna eru engin gögn flutt til útgefanda.

b) Væntanlegir félagar, aðrir tengiliðir og meðlimir Interact og Inner Wheel
Sömu gagnflokkar eru unnir fyrir þessa hópa einstaklinga, en aðeins á stigi viðkomandi klúbbs eða (fjöl) umdæmis. Engar persónuupplýsingar eru afhentar Rotary International eða öðrum skipulagsheildum á æðra stigi.

c) Sjálfviljuglega veitt gögn
Upplýsingar sem veittar eru sjálfviljugt (t.d. viðbótarupplýsingar í prófíl) eru unnar eingöngu í þeim tilgangi sem þær eru veittar fyrir og eingöngu innan samfélagsins. Þessi gögn eru flutt til RI eingöngu fyrir meðlimi Rotary-samfélagsins og aðeins að því marki sem nauðsynlegt er til að framkvæma aðild þeirra.

4. Hver vinnur með persónuupplýsingar?

Viðkomandi skipulagsheild ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga innan síns eigin aðgangssvæðis í POLARIS. Hún ákveður ein og sér eða sameiginlega með öðrum aðilum hvaða persónuupplýsingum er safnað og í hvaða tilgangi og með hvaða hætti þær eru unnar.

Tæknileg vinnsla persónuupplýsinga á vettvanginum er framkvæmd af rekstraraðila vettvangsins. RCS tryggir rekstur og virkni POLARIS og vinnur persónuupplýsingar eingöngu innan ramma tæknilegrar veitingar, viðhalds og áframhaldandi þróunar vettvangsins.

5. Hverjir hafa aðgang að persónuupplýsingum?

Persónuupplýsingar sem notandinn slær inn í POLARIS eru almennt sýnilegar öðrum notendum innan sama POLARIS-kerfis, að því marki sem það er nauðsynlegt fyrir viðkomandi tilgang eða hlutverk og að því tilskildu að notandinn hafi ekki sett frekari takmarkanir í prófílstillingum sínum. Að auki kunna persónuupplýsingar að birtast í útgáfum samfélagsins og þar með verða aðgengilegar víðari almenningi, enda sé það í samræmi við viðkomandi tilgang og heimilt samkvæmt lögum.

Klúbbfélagar hafa aðgang að persónuupplýsingum annarra meðlima sama klúbbs. Að auki eru gögn klúbbfélaga einnig sýnileg öllum öðrum notendum innan sama POLARIS-kerfis, að því marki sem nauðsynlegt er til að uppfylla viðkomandi hlutverk klúbba og (fjöl) umdæma og að því tilskildu að viðkomandi meðlimur hafi ekki sett neinar takmarkanir í prófílstillingum sínum.

RCS, sem rekstraraðili POLARIS, og þjónustuaðilar sem RCS hefur gert samninga við, hafa aðgang að persónuupplýsingum notenda að því marki sem nauðsynlegt er til að veita þjónustu sína og hafa skuldbundið sig gagnvart RCS til að gæta trúnaðar. Slíkir þjónustuaðilar geta einkum verið veitendur upplýsingatækniþjónustu (þar á meðal hýsingar- og skýjaþjónustu), fjarskipta- og prentþjónustu, fjármálaþjónustu, flutningaþjónustu og innheimtuþjónustu í Sviss eða erlendis. Í öllum þessum tilvikum tryggir RCS að persónuupplýsingar séu einungis unnar í samræmi við gildandi persónuverndarstaðla.

6. Tilgangur gagnavinnslu

Samfélagið vinnur persónuupplýsingar eingöngu í skýrt afmörkuðum tilgangi og aðeins að því marki sem nauðsynlegt er til að uppfylla þann tilgang. Vinnslan fer fram í samræmi við gildandi lagakröfur, svo sem GDPR og/eða FADP. Persónuupplýsingar eru fyrst og fremst unnar í eftirfarandi tilgangi:

a) Umsýsla aðildar
Samfélagið vinnur persónuupplýsingar í þeim tilgangi að halda utan um aðild að klúbbum að því marki sem nauðsynlegt er til að framkvæma aðildarsambandið. Þetta felur einkum í sér:

• veitingu þjónustu sem tengist aðild (t.d. sendingu tímarita, fréttabréfa og annarra upplýsinga),

• útgáfu reikninga,

• svörun fyrirspurna,

• aðstoð við tæknileg málefni,

• áframhaldandi þróun, endurbætur og endurhönnun POLARIS. Þetta kann einnig að fela í sér gagnaskipti milli klúbba og umdæma og flutning gagna til RI (að undanskildum Interact og Inner Wheel), að því marki sem nauðsynlegt er.

b) Tölfræðilegar úttektir
Við heimsókn á POLARIS kann ákveðnum gögnum að vera safnað í tölfræðilegum tilgangi. Slíkar greiningar þjóna því að skilja betur notkun vettvangsins og bæta skilvirkni hans og virkni.

c) Fylgni við lagaskyldur
Samfélagið vinnur persónuupplýsingar að því marki sem nauðsynlegt er til að uppfylla lagalegar kröfur.

d) Lagavernd og fullnusta krafna
Persónuupplýsingar kunna að vera unnar eða fluttar til þriðju aðila í Sviss eða erlendis í því skyni að fullnusta eða verja lagakröfur. Þetta felur til dæmis í sér að fela innheimtuaðilum verkefni, að því marki sem nauðsynlegt er og heimilt samkvæmt lögum.

e) Upplýsingaöryggi og trygging reksturs POLARIS
Til að tryggja upplýsingaöryggi og eðlilegan rekstur POLARIS vinnur rekstraraðili hugbúnaðarins persónuupplýsingar, þar á meðal í prófunar- og þjálfunarumhverfum þar sem gögnin eru áður dulkóðuð, ef það er tæknilega mögulegt.

f) Vernd lögmætra hagsmuna
Samfélagið og RCS kunna að vinna persónuupplýsingar ef það er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni. Þetta felur einkum í sér:

• birtingu persónuupplýsinga látinna meðlima í útgáfum,

• vinnslu gagna til að fullnusta eða verja kröfur,

• geymslu í skjalasafni,

• fylgni við lögbundin fyrningarfresti,

• ráðstafanir til að viðhalda upplýsingaöryggi.

7. Hversu lengi eru persónuupplýsingar geymdar?

Persónuupplýsingar eru einungis geymdar svo lengi sem nauðsynlegt er til að uppfylla viðkomandi tilgang. Í því sambandi ræður úrslitum sá tilgangur sem upplýsingunum var upphaflega safnað eða þær unnar í.

Að auki geta persónuupplýsingar verið áfram geymdar ef lögmætir hagsmunir eru fyrir hendi, einkum

• til að fullnusta eða verja kröfur,

• til að tryggja upplýsingaöryggi,

• til að uppfylla lögbundna fyrningarfresti eða varðveisluskyldur.

Um leið og persónuupplýsingar eru ekki lengur nauðsynlegar fyrir upprunalegan tilgang og engar lagalegar varðveisluskyldur eru til staðar, verður þeim eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar í POLARIS.

Notendur geta einnig óskað eftir eyðingu persónuupplýsinga sinna, að því tilskildu að engar lagalegar varðveisluskyldur eða ríkjandi lögmætir hagsmunir standi í vegi fyrir því. Slík beiðni um eyðingu skal beint til ábyrgðaraðila hjá viðkomandi klúbbi.

8. Hvaða réttindi eru fyrir hendi samkvæmt lögum um gagnavernd?

Notendur eða skráðir einstaklingar hafa ýmis réttindi varðandi persónuupplýsingar sínar samkvæmt gildandi persónuverndarlögum (einkum GDPR og FADP). Þar á meðal eru einkum:

a) Réttur til upplýsinga
Skráðir einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um hvort persónuupplýsingar um þá séu unnar. Sé svo, eiga þeir rétt á upplýsingum um tegund, umfang, tilgang og flokka þeirra gagna sem eru unnin og, eftir því sem við á, um viðtakendur og geymslutíma. Beiðnir má senda til dataprotection@rotary.ch.

b) Réttur til leiðréttingar
Rangar eða ófullnægjandi persónuupplýsingar er hægt að leiðrétta hvenær sem er. Notendur geta gert breytingar beint í notendareikningi sínum eða beðið ábyrgðaraðila klúbbs síns um að framkvæma leiðréttinguna.

c) Réttur til eyðingar
Skráðir einstaklingar geta óskað eftir eyðingu persónuupplýsinga sinna, að því tilskildu að engar lagalegar varðveisluskyldur eða ríkjandi lögmætir hagsmunir standi í vegi fyrir því. Eyðing kann almennt að leiða til þess að aðild lýkur.

d) Réttur til takmörkunar á vinnslu
Í ákveðnum tilvikum – til dæmis ef ágreiningur er um gögn eða á meðan andmæli eru til skoðunar – má óska eftir takmörkun á vinnslu.

e) Réttur til að andmæla
Notendur geta andmælt vinnslu persónuupplýsinga sinna á grundvelli ástæðna sem tengjast sérstakri stöðu þeirra, að því marki sem vinnslan byggist á lögmætum hagsmunum. Í því tilviki verða gögnin ekki lengur unnin nema knýjandi lögmæt rök séu fyrir vinnslunni. Slík afturköllun mun einnig almennt leiða til þess að aðildarsambandi við viðkomandi klúbb lýkur.

f) Réttur til gagnaflutnings
Þar sem lög kveða á um það er réttur til að fá persónuupplýsingar sem veittar hafa verið afhentar í skipulögðu, algengu og vélrænt lesanlegu sniði. Að beiðni getur verið að gögnin verði einnig flutt beint til annars ábyrgðaraðila, að því tilskildu að það sé tæknilega framkvæmanlegt.

g) Réttur til að afturkalla samþykki
Samþykki sem veitt hefur verið má afturkalla hvenær sem er með gildi til framtíðar. Afturköllun hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem þegar hefur átt sér stað áður en samþykkið var afturkallað.

h) Réttur til að leggja fram kvörtun
Skráðir einstaklingar hafa rétt til að leggja fram kvörtun hjá viðeigandi persónuverndareftirlitsaðila ef þeir telja að persónuupplýsingar þeirra hafi verið unnar með ólögmætum hætti.

Að nýta réttindi
Skráðir einstaklingar geta nýtt réttindi sín skriflega eða rafrænt með því að hafa samband við ábyrgðaraðila klúbbs síns. Klúbburinn mun svara slíkum beiðnum eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku.

9. Öryggi gagna

RCS grípur til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga sem safnað er og unnar eru í gegnum POLARIS og til að vernda þær gegn óheimilum aðgangi, misnotkun, tapi, fölsun eða eyðileggingu. Þar á meðal eru einkum aðgangstakmarkanir, afritun gagna, leiðbeiningar til stjórnenda, trúnaðarsamningar og viðeigandi eftirlits- og stjórnunarkerfi. Aðgangur að persónuupplýsingum er aðeins veittur þeim einstaklingum sem þurfa á þeim að halda til að sinna störfum sínum.

Eins og gildir um öll netbundin kerfi er ekki hægt að útiloka öryggisáhættu með öllu þrátt fyrir viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar verndarráðstafanir. Eftir stendur áhætta, einkum við flutning gagna um internetið eða við samskipti með tölvupósti, spjallforritum eða sambærilegri þjónustu. Notendum er því ráðlagt að senda trúnaðarupplýsingar eftir því sem kostur er um sérstaklega örugga boðleið (t.d. með pósti).

RCS leggur sig fram við að tryggja að vettvangurinn uppfylli kröfur um trúnað, aðgengi, heilleika og viðnámsþol, með hliðsjón af stöðu tækninnar hverju sinni og þeim kostnaði sem henni fylgir. RCS ber þó enga ábyrgð á afleiðingum óheimils aðgangs að persónuupplýsingum ef slíkt stafar af því að ekki er farið að öryggiskröfum POLARIS eða almennum notkunarskilmálum.

10. Vefkökur (Cookies)

Vefkökur eru litlar textaskrár sem eru vistaðar á tæki notanda þegar hann heimsækir vefsíðu. Þær eru notaðar til að þekkja notandann við síðari heimsóknir, til að beita tilteknum stillingum og til að auðvelda notkun hugbúnaðarins. Vefkökur geta til dæmis verið notaðar til að vista innskráningarlotu þannig að notandanafn og lykilorð þurfi ekki að slá inn í hvert sinn sem notandinn heimsækir vefsíðuna. Vefkökur geta einnig innihaldið upplýsingar um notkunarstillingar, svo sem tungumál eða birtingarmöguleika.

POLARIS hefur innbyggt vefgreiningarforrit sem metur gögn eingöngu í samantekinni mynd. Ekki er unnt að draga ályktanir um einstaka einstaklinga. Vefgreiningin safnar og metur upplýsingar um hegðun notenda á vettvanginum. Tilgangur hennar er að bæta skilvirkni, notendavænleika og frammistöðu vettvangsins.

Greiningarforritið sem notað er á vettvanginum skráir notkunarflæði notenda. Ábyrgðaraðilinn notar gögnin sem þannig er safnað einkum til að meta notkun vettvangsins og til að skilja betur hegðun notenda við heimsókn á vettvanginn.

Með því að heimsækja POLARIS veita notendur með beinum hætti samþykki fyrir notkun vefkaka. Notendur geta hvenær sem er takmarkað eða komið í veg fyrir vistun vefkaka með því að breyta viðeigandi stillingum í vafranum sínum (t.d. í valmyndinni „Valkostir“ eða „Stillingar“). Vefkökur sem þegar hafa verið vistaðar er einnig hægt að eyða þar hvenær sem er.

Persónuverndarstefna Polaris / Útgáfa 1.0, mars 2026