Für die Durchführung eines Grants empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise (Projekt). Folgender Projektablauf kann dabei unterstützen:
Projektablauf (Checkliste)
1. Projektidee
Definition der allgemeinen Ziele des Projekts und des Projektdesigns
2. Vorstellung der Projektidee im Club
Vorstellung der Projektidee inklusive der (geschätzten) Ressourcen im Club (ev. 4 Fragenprobe)
3. Erstentscheidung Club
Nein > keine weiteren Aktivitäten
Vielleicht > erweiterte Faktensammlung
Ja > Umsetzungsbeginn
4. Bedarfsanalyse
Nur zuverlässige und konkrete Daten verwenden
Hat es schon ein ähnliches Projekt gegeben
Messbare Projektziele festlegen
Effektiven Kontroll- und Bewertungsplan erstellen
Ausgangsbasis für die Projektentscheidung vorbereitet
Unterstützung durch Distrikt relevant
Kooperation mit anderen Clubs / Distrikten relevant
5. Ressourcenplanung
Teilnehmer/innen sorgfältig auswählen
Auf projektrelevante Kompetenzvielfalt achten
6. Machbarkeitsfeststellung
Ist tatsächlicher Bedarf vorhanden
Sinnhaftigkeit
Sind ausreichend Ressourcen im Club vorhanden
Risikoanalyse (was kann schief gehen?)
7. Transparenz
Transparenz durchgehend sicherstellen
Dokumentation des Projektes definieren
8. Projektplan erstellen
Eindeutiges und messbares Projektziel
Zeitlicher Rahmen des Projektes (ev. Meilensteine)
Kosten des Projektes
Bedarf an Ressourcen (Geld, Arbeitszeit, ...)
9. Kontakt zum Distrikt
Abstimmung mit Distriktbeauftragten, um in der frühen Projektphase mögliche Optionen zu besprechen.
10. Abstimmung im Club
Nein > keine weiteren Aktivitäten
Offene Punkte > erweiterte Faktensammlung
Ja > Umsetzungsbeginn
11. Entwurfsphase
Mitglieder von Rotary planen das Projekt.
12. Einreichung
Die Projektplaner reichen den Förderantrag bei der Rotary Foundation ein.
13. Genehmigungsphase
Club- und Distriktleitungen prüfen und genehmigen den Antrag und die finanzielle Beteiligung.
14. Umsetzung
Projektplan und laufende Validierung
Mittel beschaffen, Projektaktivitäten überwachen
Bewertung des Projekterfolgs, Evaluation
15. TRF-Bestätigung
Die Rotary Foundation prüft den Antrag nach ihren Kriterien und weist nach einer Genehmigung die Zahlung an.
16. Projektendprüfung
Interne Prüfung der Projektrealisierung als Basis für den Projektabschluss
17. Abschluss
Die Mitglieder führen das Projekt aus und erstatten der Foundation jährlich einen Bericht, bis das Projekt bzw. der Grant-Vorgang abgeschlossen ist.
18. Nachhaltigkeit
Nach einem angemessenen Zeitraum prüfen, ob das geplante Projektergebnis so erreicht wurde, wie es geplant war.
NOTE
Dieser Inhalt wurde von einer Projektgruppe im Distrikt 1920 (Österreich) erstellt. Fragen und Anregungen: Eckehard Bauer, RC Freistadt, Distrikt 1920