Per l'attuazione di una sovvenzione, è consigliabile un approccio sistematico (progetto). Il seguente processo di progetto può essere vantaggioso:
Processo di progetto (lista di controllo)
1. Idea del progetto
Definizione degli obiettivi generali del progetto e della concezione del progetto
2. Presentazione dell'idea progettuale nel club
Presentazione dell'idea di progetto con le risorse (stimate) del club (eventualmente il test a quattro domande)
3. Prima decisione del club
Nessuna > nessuna attività successiva
Forse > raccolta ampliata di fatti
Sì > Inizio dell'attuazione
4. Analisi dei bisogni
Utilizzare solo dati affidabili e concreti
C'è stato un progetto simile
Stabilisci obiettivi di progetto misurabili
Creare un piano di controllo e valutazione efficace
Punto di partenza per la preparazione della decisione del progetto
Supporto distrettuale pertinente
Collaborazione con altri club/distretti interessati
5. Pianificazione delle risorse
Seleziona attentamente i partecipanti
Prestare attenzione alla diversità delle competenze rilevanti per il progetto
6. Studio di fattibilità
C'è un bisogno reale
Significatività
Ci sono risorse sufficienti nel club
Analisi dei rischi (cosa può andare storto?)
7. Trasparenza
Garantisci la trasparenza in tutto
Definire la documentazione del progetto
8. Crea un piano di progetto
Obiettivo di progetto chiaro e misurabile
Calendario del progetto (possibilmente tappe fondamentali)
Costi del progetto
Necessità di risorse (denaro, orario di lavoro, ...)
9. Contatto con il distretto
Coordinarsi con i rappresentanti distrettuali per discutere le possibili opzioni nelle prime fasi del progetto.
10. Coordinamento nel club
Nessuna > nessuna attività successiva
Punti in sospeso > raccolta ampliata di fatti
Sì > Inizio dell'attuazione
11. Fase di progettazione
I soci del Rotary stanno pianificando il progetto.
12. Presentazione
I pianificatori del progetto presentano la domanda di finanziamento al Rotary Foundation.
13. Fase di approvazione
La leadership di club e distretto esamina e approva la domanda e il contributo finanziario.
14. Attuazione
Piano di progetto e convalida continua
Raccogliere fondi, monitorare le attività del progetto
Valutazione del successo del progetto, valutazione
15. Conferma TRF
La Fondazione Rotary valuta la domanda in base ai suoi criteri e, dopo l'approvazione, elabora il pagamento.
16. Revisione finale del progetto
Revisione interna dell'attuazione del progetto come base per la realizzazione del progetto
17. Completamento
I membri attuano il progetto e forniscono alla Fondazione un rapporto annuale fino al completamento del progetto o del processo di sovvenzione.
18. Sostenibilità
Dopo un periodo di tempo adeguato, valutare se il risultato previsto del progetto è stato raggiunto come previsto.
NOTA
Questo contenuto è stato creato da un gruppo di progetto nel Distretto 1920 (Austria). Domande e suggerimenti: Eckehard Bauer, RC Freistadt, Distretto 1920