1. Definitionen
Plattform-Betreiber ist Rotary Communication Services Schweiz-Liechtenstein, ein nach schweizerischem Recht konstituierter Verein (im Folgenden auch „RCS“), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47 6300 Zug (Schweiz), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.
Gemeinschaft meint alle an POLARIS angebundenen Organisationen und deren Nutzergruppen, insbesondere Rotary, Rotaract, Interact und Inner Wheel, einschließlich ihrer jeweiligen Organisationseinheiten.
Organisationseinheiten meint sämtliche organisatorischen Strukturen der Gemeinschaft, insbesondere Clubs, Distrikte, Multi-Distrikte, Dienste, Fellowships, Foundations, Kommissionen bzw. Ausschüsse sowie vergleichbare Einheiten.
POLARIS (oder „Plattform“) meint das vom Plattform-Betreiber für Organisationseinheiten entwickelte und betriebene, internetbasiertes Club-Management-System
Rotary International (RI) bezeichnet die weltweit tätige Dachorganisation der rotarischen Gemeinschaft mit Hauptsitz in Evanston, Illinois (USA). RI stellt die globalen Verwaltungs-, Service- und Kommunikationsstrukturen für die angeschlossenen Rotary-, Rotaract- und Interact-Clubs bereit und koordiniert sowie unterstützt diese.
Benutzer meint alle Mitglieder einer an POLARIS angeschlossenen Organisationseinheit, einschließlich Mitgliedskandidaten, eingeladene Nicht-Mitglieder sowie Personen mit besonderen Administratorenrechten auf Club- oder (Multi-) Distriktebene oder im Rahmen einer anderweitigen Organisationseinheit.
2. Einleitung
Die Plattform wird den Organisationseinheiten zur eigenverantwortlichen Nutzung zur Verfügung gestellt, damit sie ihre administrativen Aufgaben – insbesondere die Club- und Distriktverwaltung, und die Organisation von Veranstaltungen digital sicherstellen können. Darüber hinaus ermöglicht POLARIS den Datenaustausch zwischen angeschlossenen Organisationseinheiten sowie, soweit erforderlich, mit RI (ausgenommen Interact und Inner Wheel).
Die Gemeinschaft verarbeitet im Rahmen der Nutzung von POLARIS personenbezogene Daten der Benutzer. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere, soweit anwendbar, der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) sowie des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz („DSG“).
Mit dem erstmaligen Login auf der Plattform oder der Anmeldung zu einer öffentlichen Veranstaltung bestätigt der Benutzer, diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben und deren Inhalt vorbehaltlos zu akzeptieren. Entsprechend ist der Benutzer ausdrücklich damit einverstanden, dass seine personenbezogenen Daten nach Maßgabe der vorliegenden Datenschutzerklärung erfasst und verarbeitet werden.
RCS behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Wesentliche Änderungen werden den Benutzern in geeigneter Weise mitgeteilt.
3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Über die Plattform verarbeiten die verschiedenen Organisationseinheiten personenbezogene Daten der Benutzer, insbesondere wenn diese erfasst, geändert, ergänzt oder gelöscht werden.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf übergeordneter Ebene ausschließlich für Mitglieder der rotarischen Gemeinschaft (Rotary, Rotaract) mittels Übermittlung solcher Daten an Rotary International (RI). Die Übermittlung kann automatisiert über technische Schnittstellen oder manuell erfolgen. Die Datenschutzbestimmungen von RI sind unter https://my.rotary.org/de/privacy-policy abrufbar.
Für Kandidaten, andere Kontakte sowie Mitglieder von Interact und Inner Wheel erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich auf Ebene des jeweiligen Clubs oder (Multi-) Distrikts. Eine Weitergabe an übergeordnete Ebenen (namentlich an RI) findet für diese Personengruppen nicht statt.
3.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Im Rahmen der Nutzung von POLARIS können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
a) Stammdaten
Name, Vorname, Mittelnamen, Anrede, Titel, Titel nach dem Namen, Geschlecht, Geburtsdatum, Sprache.
b) Kontaktdaten
Private und geschäftliche Adressen, Telefonnummern, private und geschäftliche E-Mail-Adressen.
c) Mitgliedschaftsbezogene Daten
Clubzugehörigkeit, Mitgliedsstatus, Funktionen, Eintritts- und Austrittsdatum, Klassifikation, Auszeichnungen, Paten, Angaben zur Teilnahme an Veranstaltungen (Präsenz) oder Absenzen sowie andere durch Benutzer vorgenommene Eingaben.
d) Profil- und Zusatzinformationen
Profilbild, berufliche Angaben, Unternehmen, Links zu sozialen Netzwerken sowie weitere freiwillig durch den Benutzer bereitgestellte Angaben.
e) Technische Daten
Beim Zugriff auf POLARIS fallen automatisch technische Informationen an, insbesondere:
Server-Log-Daten (Browsertyp, Zugriffszeiten, IP-Adresse, Hostname),
Geräteinformationen (Endgerät, Betriebssystem),
Cookies (zur Erleichterung der Anmeldung und Nutzung der Plattform).
Technische Daten werden ausschließlich durch den Plattform-Betreiber zur Sicherstellung des Betriebs und der IT-Sicherheit verarbeitet. Eine Weitergabe dieser technischen Daten an Rotary International oder an andere Organisationseinheiten der Gemeinschaft erfolgt nicht.
3.2 Weitergabe personenbezogener Daten
a) Mitglieder der rotarischen Gemeinschaft (Rotary, Rotaract)
Für diese Benutzergruppen können die oben genannten Daten – mit Ausnahme der technischen Daten – innerhalb der Gemeinschaft verarbeitet und, soweit dies für die Verwaltung der internationalen Mitgliedschaft erforderlich ist, an Rotary International übermittelt werden. Personendaten, welche an RI übermittelt werden, sind in Polaris mit (RI) sichtbar markiert.
In einigen Ländern übermitteln die jeweiligen nationalen Organisationseinheiten bestimmte personenbezogene Daten der Mitglieder (insbesondere Name und postalische Adresse) an einen von ihnen beauftragten Verlag, um den Versand des jeweiligen Rotary-Magazins oder vergleichbarer Publikationen zu ermöglichen. Die Weitergabe umfasst ausschließlich die hierfür erforderlichen Daten und erfolgt nur in Ländern, in denen diese Versandprozesse zentral organisiert sind. In Ländern, in denen die Clubs oder Distrikte die Zustellung selbst organisieren, erfolgt keine Weitergabe an einen Verlag.
b) Kandidaten, andere Kontakte sowie Mitglieder von Interact und Inner Wheel
Für diese Personengruppen werden dieselben Datenkategorien verarbeitet, jedoch ausschließlich auf Ebene des jeweiligen Clubs oder (Multi-)Distrikts. Es erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Daten an Rotary International oder andere übergeordnete Organisationseinheiten.
c) Freiwillig bereitgestellte Daten
Freiwillig ergänzte Angaben (z. B. zusätzliche Profilangaben) werden nur für den jeweiligen Zweck und nur innerhalb der Gemeinschaft verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten an RI erfolgt ausschließlich für Mitglieder der rotarischen Gemeinschaft und nur, soweit dies zur Umsetzung deren Mitgliedschaft erforderlich ist.
4. Wer verarbeitet personenbezogene Daten?
Die jeweilige Organisationseinheit ist innerhalb ihres eigenen POLARIS-Zugriffsbereichs für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Sie entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen Stellen darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden und zu welchen Zwecken und mit welchen Mitteln die Verarbeitung erfolgt.
Die technische Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der Plattform erfolgt durch den Plattform-Betreiber. RCS stellt den Betrieb und die Funktionsfähigkeit von POLARIS sicher und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der technischen Bereitstellung, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform.
5. Wer hat Zugang zu personenbezogenen Daten?
Die vom Benutzer in POLARIS eingegebenen personenbezogenen Daten sind grundsätzlich für andere Benutzer innerhalb derselben POLARIS-Instanz sichtbar, soweit dies für den jeweiligen Zweck oder für die jeweilige Funktion erforderlich ist und sofern der Benutzer in seinen Profileinstellungen keine weitergehenden Einschränkungen vorgenommen hat. Darüber hinaus können personenbezogene Daten in Publikationen der Gemeinschaft erscheinen und dadurch einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, sofern dies dem jeweiligen Zweck entspricht und gesetzlich zulässig ist.
Die Mitglieder eines Clubs haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder desselben Clubs. Zudem sind die Daten der Mitglieder eines Clubs auch für sämtliche anderen Benutzer der gleichen POLARIS-Instanz sichtbar, soweit dies für die Erfüllung der jeweiligen Club- und (Multi-) Distriktsfunktionen erforderlich ist und das Mitglied in seinen Profileinstellungen keine Einschränkungen vorgenommen hat.
RCS als Betreiber von POLARIS sowie von RCS vertraglich beauftragte Dienstleister erhalten Zugang zu personenbezogenen Daten der Benutzer, soweit dies zur Erbringung ihrer Leistungen notwendig ist und sie sich gegenüber RCS zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet haben. Zu diesen Dienstleistern können insbesondere Anbieter von IT-Leistungen (einschließlich Hosting- und Cloud-Diensten), Telekommunikations- und Druckdienstleister, Finanzdienstleister, Logistikunternehmen sowie Inkassodienstleister in der Schweiz oder im Ausland gehören. In allen diesen Fällen stellt RCS sicher, dass personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzstandards verarbeitet werden.
6. Zweck der Datenverarbeitung
Die Gemeinschaft verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu klar definierten Zwecken und nur in dem Umfang, der für deren Erfüllung erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben wie der DSGVO und/oder des DSG. Im Wesentlichen werden personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
a) Verwaltung der Mitgliedschaft
Zur Verwaltung der Mitgliedschaft in einem Club verarbeitet die Gemeinschaft personenbezogene Daten, soweit dies für die Umsetzung der Mitgliedschaftsbeziehung erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere:
die Erbringung der mit der Mitgliedschaft verbundenen Dienstleistungen (z. B. Versand von Magazinen, Newslettern und sonstigen Informationen),
die Rechnungsstellung,
die Beantwortung von Anfragen,
die Unterstützung bei technischen Angelegenheiten,
die Weiterentwicklung, Verbesserung und Neuentwicklung von POLARIS. Hierzu kann auch ein Datenaustausch zwischen Clubs und Distrikten sowie eine Übermittlung an RI erfolgen (ausgenommen Interact und Inner Wheel), soweit dies erforderlich ist.
b) Statistische Auswertungen
Beim Besuch von POLARIS können bestimmte Daten zu statistischen Zwecken erhoben werden. Diese Auswertungen dienen dazu, die Nutzung der Plattform besser zu verstehen und deren Effizienz sowie Funktionsumfang zu verbessern.
c) Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen
Die Gemeinschaft verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist.
d) Rechtswahrung und Durchsetzung von Ansprüchen
Personenbezogene Daten können verarbeitet oder an Dritte in der Schweiz oder im Ausland übermittelt werden, um rechtliche Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren. Dies umfasst etwa die Beauftragung von Inkassodienstleistern, soweit dies erforderlich und gesetzlich zulässig ist.
e) IT-Sicherheit und Sicherstellung des Betriebs von POLARIS
Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des ordnungsgemäßen Betriebs von POLARIS verarbeitet der Plattform-Betreiber personenbezogene Daten, einschließlich in Test- und Trainings-Umgebungen, in denen die Daten vorab pseudonymisiert werden, sofern dies technisch möglich ist.
f) Wahrung berechtigter Interessen
Die Gemeinschaft und RCS können personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:
die Veröffentlichung personenbezogener Daten verstorbener Mitglieder in Publikationen,
die Datenverarbeitung zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen,
Archivierungszwecke,
die Einhaltung gesetzlicher Verjährungsfristen,
Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit.
7. Wie lange bleiben personenbezogene Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Maßgeblich ist dabei der Zweck, für den die Daten ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten gespeichert bleiben, wenn hierfür ein berechtigtes Interesse besteht, insbesondere
zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen,
zur Gewährleistung der IT-Sicherheit,
zur Einhaltung gesetzlicher Verjährungsfristen oder Aufbewahrungspflichten.
Sobald personenbezogene Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden sie in POLARIS gelöscht oder anonymisiert.
Benutzer können zudem die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen. Ein solches Löschverlangen ist an den zuständigen Administrator des jeweiligen Clubs zu richten.
8. Welche Rechte bestehen nach Datenschutzrecht?
Benutzern bzw. betroffenen Personen stehen nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen (insbesondere DSGVO und DSG) verschiedene Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten zu. Diese umfassen insbesondere:
a) Recht auf Auskunft
Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Ist dies der Fall, besteht ein Anspruch auf Information über die Art, den Umfang, den Zweck und die Kategorien der verarbeiteten Daten sowie gegebenenfalls über Empfänger und Speicherdauer. Anfragen können an dataprotection@rotary.ch gesendet werden.
b) Recht auf Berichtigung
Unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten können jederzeit berichtigt werden. Die Benutzer können Änderungen direkt in ihrem Benutzerkonto vornehmen oder den zuständigen Administrator ihres Clubs mit der Berichtigung beauftragen.
c) Recht auf Löschung
Betroffene Personen können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen. Eine Löschung kann in der Regel zur Beendigung der Mitgliedschaft führen.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
In bestimmten Fällen – etwa bei bestrittenen Daten oder während der Prüfung eines Widerspruchs – kann die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden.
e) Recht auf Widerspruch
Benutzer können aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, soweit sich diese auf ein berechtigtes Interesse stützt. In diesem Fall werden die Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung. Auch ein solcher Widerruf wird in aller Regel zur Beendigung der Mitgliedschaftsbeziehung mit dem jeweiligen Club führen.
f) Recht auf Datenübertragbarkeit
Soweit gesetzlich vorgesehen, besteht das Recht auf Übertragung der bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Auf Wunsch kann die Übermittlung auch direkt an einen anderen Verantwortlichen erfolgen, sofern dies technisch möglich ist.
g) Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.
h) Recht auf Beschwerde
Betroffene Personen haben das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
Ausübung der Rechte
Betroffene Personen können ihre Rechte schriftlich oder elektronisch gegenüber dem zuständigen Administrator ihres Clubs geltend machen. Der Club beantwortet entsprechende Anfragen spätestens innerhalb eines Monats nach deren Eingang.
9. Datensicherheit
RCS ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der über POLARIS erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten und diese vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Verlust, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Datensicherungen, Weisungen an Administratoren, Vertraulichkeitsvereinbarungen sowie angemessene Überwachungs- und Kontrollmechanismen. Ein Zugriff auf personenbezogene Daten ist nur jenen Personen gestattet, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Wie bei allen internetbasierten Systemen lassen sich Sicherheitsrisiken trotz angemessener technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen nicht vollständig ausschließen. Insbesondere bei der Übertragung von Daten über das Internet oder bei der Kommunikation per E-Mail, Instant Messaging oder vergleichbaren Diensten besteht ein Restrisiko. Benutzern wird daher empfohlen, vertrauliche Informationen nach Möglichkeit auf besonders sicheren Wegen zu übermitteln (z. B. per Post).
RCS bemüht sich mit angemessenem Aufwand sicherzustellen, dass die Plattform den Anforderungen an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit entspricht, unter Berücksichtigung des jeweiligen Stands der Technik sowie der damit verbundenen Kosten. RCS übernimmt jedoch keine Verantwortung für Folgen unbefugter Zugriffe auf personenbezogene Daten, soweit diese darauf zurückzuführen sind, dass Sicherheitsauflagen von POLARIS oder die allgemeinen Nutzungsbedingungen nicht eingehalten wurden.
10. Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch einer Webseite auf dem Gerät des Benutzers gespeichert werden. Sie dienen dazu, den Benutzer bei späteren Besuchen wiederzuerkennen, bestimmte Einstellungen zu übernehmen und die Nutzung der Plattform zu erleichtern. Durch Cookies kann beispielsweise die Anmeldungssitzung gespeichert werden, sodass Benutzername und Passwort nicht bei jedem Besuch erneut eingegeben werden müssen. Cookies können zudem Informationen über Nutzungseinstellungen wie Sprache oder Anzeigeoptionen enthalten.
Auf POLARIS ist ein Webanalyse-Programm integriert, das ausschließlich Daten in aggregierter Form auswertet. Ein Rückschluss auf einzelne natürliche Personen ist dabei nicht möglich. Die Webanalyse erfasst und bewertet Informationen über das Benutzerverhalten auf der Plattform. Ihr Zweck besteht in der Verbesserung der Effizienz, der Benutzerfreundlichkeit sowie der Erfolgskontrolle der Plattform.
Das auf der Plattform eingesetzte Analyseprogramm erfasst den Nutzungsfluss der Benutzer. Der Verantwortliche für die Verarbeitung nutzt die dabei erhobenen Daten insbesondere zur Auswertung der Plattformnutzung und zur besseren Nachvollziehbarkeit des Benutzerverhaltens beim Besuch der Plattform.
Durch den Besuch von POLARIS erklären die Benutzer ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verwendung von Cookies. Benutzer können die Speicherung von Cookies jederzeit einschränken oder verhindern, indem sie die entsprechenden Einstellungen in ihrem Browser anpassen (z. B. im Menü „Optionen“ oder „Einstellungen“). Bereits gespeicherte Cookies können dort ebenfalls jederzeit gelöscht werden.
Gender-Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Erklärung bei Personenbezeichnungen überwiegend die männliche Form verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten jedoch gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform dient ausschließlich der sprachlichen Vereinfachung und beinhaltet keinerlei Wertung.
Polaris Datenschutzerklärung / Version 1.0, März 2026