Présences et assiduité
Définition des termes
Les réunions statutaires sont les séances hebdomadaires régulières que le club est tenu d’organiser.
L’inscription sert de confirmation de la présence ou de l’absence potentielle à un événement à venir. Elle n’est pas liée à la participation réelle et est décrite ici : Cycle de vie d'un événement
La participation fait référence à la comptabilisation de la participation physique du membre à un événement.
Les points de présence et le taux de présence représentent, d’une part, les points accumulés sur le compte personnel du membre actif, et d’autre part, le rapport calculé en % de ces présences par rapport au nombre total de réunions statutaires tenues par le club au cours de la période spécifiée.
Des points de présence sont attribués pour la participation à un événement ou pour la participation à des activités de bénévolat. Vous pouvez vérifier votre présence sur le site Web de votre club, en naviguant dans la section « MES PRÉSENCES ».
Les administrateurs de club peuvent accéder ou télécharger des informations statistiques relatives à la participation à des événements ou aux membres sur une période déterminée. Les officiels de district sont autorisés à consulter les données de fréquentation des clubs. Un rapport périodique au district n’est pas requis.
L’assiduité et les présences en bref
Quel est l’objectif d’activer l’inscription à l’événement et de saisir la participation ?
L’activation des inscriptions permet aux organisateurs d’événements de connaître le nombre de participants et de communiquer avec le restaurant. Les questions connexes fournissent plus d’informations, mais seulement si l’inscription est active !
L’enregistrement de la participation permet de saisir les données dans les statistiques du club et d’évaluer les taux de participation. Elle est également requise si la fonction Finance est activée, avec débit automatique des coûts des événements des comptes des membres.
Guide pratique
1. Créez à temps les événements du club dans le calendrier et indiquez correctement les événements statutaires pour obtenir des statistiques de fréquentation précises.
La liste des participants est générée automatiquement ou manuellement lors de la création ou de la duplication d’un événement.
Vous pouvez constituer cette liste en définissant les participants par défaut dans les paramètres du club > Autres paramètres > Valeurs par défaut des événements > Participants par défaut – ou, pour les événements spéciaux, en utilisant les groupes de destinataires dans « Utilitaires », sans oublier, si nécessaire, de supprimer d’abord tous les participants par défaut. Vous pouvez également ajouter des participants individuels ou des groupes de participants à la liste de participants par défaut.
2. Saisissez la participation au cours de l’événement ou peu après. La confirmation de la participation est possible à partir du jour de l’événement. Utilisez la vue paysage sur les smartphones pour voir tous les boutons de fonction.
Ajoutez les visiteurs d’autres clubs à la liste des participants. Les 3 premières lettres de leur nom suffisent pour commencer la recherche. Cela peut aussi être fait lors de l’événement avec un smartphone. Polaris ne reconnaît pas les visiteurs de Rotary clubs étrangers. Remettez-leur une carte de présence.
Si l’inscription est activée, vous n’avez pas besoin d’enregistrer les visiteurs manuellement ; Chaque inscription les ajoutera automatiquement à la liste des participants.
En scannant le QR code des membres leur présence est validée sans inscription préalable.
3. Enfin, fermez l’événement pour enregistrer les statistiques de fréquentation. Rouvrir l’événement si des corrections sont nécessaires.
IMPORTANT
Les visiteurs doivent s’assurer que le club hôte a enregistré leur visite dans Polaris ou obtenir une carte de présence.
La présence avec une carte de présence doit être enregistrée comme compensation par le responsable des présences, le secrétaire ou le CICO. Ils sont les seuls autorisés à accéder aux informations d’adhésion.
Pour enregistrer les présences dans l’évènement, il suffit d’avoir les droits « Gestion des présences » ou « Saisir les présences (restaurant) ».
Présence
La présence peut être enregistrée dès le jour de l’événement ou après. La façon de saisir les présences est décrite dans l’article Cycle de vie d'un événement.
La liste de présence en PDF à un événement de club comprend tous les membres actuels de ce club. Pour contrôler tous les participants, les personnes d’autres clubs doivent être incluses dans cette liste en scannant leur code QR ou en cliquant sur le bouton « + Ajouter »; on peut aussi les ajouter manuellement après impression. Cela permet à tous les membres de la communauté d’être facilement trouvés et choisis. En outre, toute autre personne, y compris l’orateur, peut également être incluse.
Pour les réunions telles une réunion de comité, vous devez d’abord supprimer tous les participants par défaut, puis ajouter le groupe de destinataires prédéfini “Comité actuel” à l’événement. Cela raccourcira la liste, simplifiera le suivi des présences et des rappels automatiques.
Pour les événements de district, la liste de présence est vide. Il est admis que les participants s’inscrivent et sont donc automatiquement ajoutés à la liste, ou qu’ils sont ajoutés manuellement à la liste par l’organisateur.
NOTE
La tenue d’une liste précise et exhaustive des participants est cruciale pour le bon décompte des points de présence, ainsi que pour le suivi des transactions financières.
Allocation de points de présence
Lorsque l’événement est clôturé par l’administrateur, les points de présence sont automatiquement crédités sur le décompte de points de présence personnel des membres actifs, des invités et des visiteurs.
Les invités et les participants d’autres clubs reçoivent également leurs points de présence à la clôture de l’événement. Il n’est plus nécessaire de remplir une carte de présence. Pour les visiteurs de pays ou clubs qui n’utilisent pas Polaris, il est toujours nécessaire de leur remettre une carte de présence imprimée. Elle sera ensuite enregistrée par le secrétaire du club d’origine du membre sous forme de compensation.
Les membres qui participent à des événements dans différents clubs gagnent leurs points de présence auprès de ces clubs. C’est également vrai pour les événements de district.
Compensation
Voir Enregistrement d’une compensation
FAQ
Qu’est-ce qu’un évènement statutaire?
Les événements statutaires sont les réunions hebdomadaires régulières que le club est tenu d’organiser.
Quelle est la différence entre inscription et présence ?
L’inscription sert de confirmation de la présence ou de l’absence potentielle à un événement, tandis que la présence fait référence à l’enregistrement réel de la participation physique d’un membre à cet événement.
Comment puis-je vérifier ma présence ?
Vous pouvez vérifier votre présence sur le site Web de votre club, en accédant à la section « MA PRÉSENCE ».
Comment les points de présence sont-ils attribués ?
Des points de présence sont attribués pour la participation à un événement ou l’engagement dans des activités bénévoles, et ils sont automatiquement crédités sur le décompte de points de présence personnel des membres actifs, des invités et des visiteurs, à la clôture de l’événement.
Les points de présence peuvent-ils être enregistrés pour les visiteurs d’autres clubs ?
Oui, les invités et les participants d’autres clubs (au sein de la même instance Polaris) reçoivent automatiquement leurs points de présence à la clôture de l’événement.
Que dois-je faire si ma présence n’est pas enregistrée ?
Si votre présence n’est pas enregistrée via Polaris, vous devez demander une carte de présence imprimée et les points de présence doivent être saisis manuellement à titre de compensation dans votre club d’origine.
Qui peut accéder aux données de présence ?
Les administrateurs de club peuvent accéder ou télécharger des informations statistiques relatives à la participation aux événements, de même les responsables de district sont autorisés à consulter les données de fréquentation du club.
Lorsque je souhaite enregistrer une présence avec mon smartphone, le menu ne s’affiche pas ?
Sur le smartphone, le menu s’affiche en haut en appuyant sur cette icône :
La structure de menu familière apparaît alors et peut être utilisée pour sélectionner les événements actuels. Pour clore l’événement sur le smartphone, mettez-le en mode paysage, le bouton « Clore l’événement » apparaîtra.