Le cycle de vie d’un événement
L’événement passe en plusieurs phases :
Étape 1 – Création
La chronologie commence dans Polaris avec la création de l’événement dans la Vie du club > Calendrier/compte-rendus. Pour les événements du club, les membres actifs, les prospects et les invités sont insérés en tant que participants potentiels dans la liste des participants au moment de la création. Pour les événements de district, la liste des participants est vide. La liste des participants peut être étendue manuellement avec des membres de n’importe quel club et avec d’autres personnes.
L’événement nouvellement créé est inactif sur le web et sa visibilité est définie sur Tous les membres actifs, prospects, invités et autres contacts (propre unité) par défaut. Tenez compte du guide Protection des données (RGPD) lors de la définition de la visibilité. L’équipe Polaris conseille vivement d’envisager de rendre les événements non publics pour le bien de Le RGPD.
Avant de rendre l’événement visible sur le Web, réfléchissez aux détails d’inscription, aux questions et aux réponses que vous souhaitez obtenir des participants.
INSCRIPTION
Une fois que les participants commencent à s’inscrire, il n’est plus possible de modifier les questions !
Étape 2 – Invitation (facultatif)
L’organisateur lance une invitation , c’est-à-dire une annonce d’un événement futur au public invité. L’invitation est facultative et peut se faire par e-mail ou simplement en publiant l’événement sur le site web, dans le slider ou dans le carrousel. Les événements ayant un horaire régulier n’ont généralement pas d’invitation. L’invitation par e-mail peut être créée directement dans l’onglet « Participants » de cet événement. L’email créé est visible dans le Menu « Vie du club > Emails » et peut y être modifié avant l’envoi. Le public invité peut être défini en sélectionnant des groupes de destinataires prédéfinis et peut être élargi aux membres de la communauté ou à n’importe quelle adresse mail.
Étape 3 – Inscription (facultatif)
L’inscription peut être activée dans l’onglet « Inscription » de l’événement. Après que l'événement ait été rendu visible sur le web et que l'inscription ait été activée, les intéressés peuvent s'inscrire à cet événement. L’inscription est une confirmation d’une participation potentielle ou un refus de participation à un événement futur. L’inscription est enregistrée dans l’événement et est visible dans l’onglet « Participants » et dans l’événement en frontend.
La visibilité de l’événement définit indirectement qui peut s’inscrire. Si l’événement est public, toute personne peut s’inscrire. Les personnes qui ne sont pas encore répertoriées comme participants seront automatiquement incluses une fois qu’elles auront rempli le formulaire d’inscription. Pour chaque utilisateur Polaris connecté, le formulaire d’inscription contient automatiquement ses données personnelles préremplies. Des doublons peuvent se produire lorsque les utilisateurs ne se connectent pas avant de s’inscrire ou lorsque une personne s’inscrit deux fois sous des noms différents. Un e-mail de confirmation avec ses choix est envoyé à la personne. Il est donc nécessaire de se connecter d’abord, ce qui élimine le problème des doublons.
Si l’inscription est active, il y a une date limite pour s’inscrire à l’événement. Les participants peuvent modifier ou annuler leur inscription avant cette date limite. Pendant la durée de la période d’inscription, les organisateurs – qui peuvent être multiples, définis dans l’onglet « Général » – recevront une notification par e-mail pour chaque inscription, désinscription ou changement d’inscription, y compris toutes les options d’inscription (réponses).
Après l'expiration du délai, les contacts au lieu de l’évènement – qui peuvent être multiples, définis dans l’onglet « Général » – recevront un e-mail avec un lien vers la liste finale des participants sous forme de feuille Excel. Cette liste contient les données de base des participants et leurs réponses. Les destinataires de ces listes de participants sont souvent des restaurants.
Pour plus d’informations, voir Paramètres d’inscription.
Étape 4 – Saisie des présences
Une participation est la confirmation de la présence physique du participant à un événement. Le but de la saisie de présence est de garder une trace de la participation effective des inscrits et de leurs paiements. La présence est enregistrée dans l’onglet « Participants » de l’événement. La saisie peut se faire facilement, manuellement dans la liste des participants, ou en scannant le QR code des participants (voir ci-dessous).
Alternativement, la liste de présence peut être imprimée via le bouton « Exportation », signée par les participants et saisie manuellement par un administrateur.
Cette action ne peut être effectuée que par les administrateurs. Un rôle spécial « Gestion des présences » permet aux non-administrateurs, par exemple le Rotarien en charge de l’accueil ou le personnel du restaurant, de saisir les présences, mais pas d’effectuer d’autres actions.
NOTE
L’enregistrement des présences n’est possible que le jour de l’événement ou après.
Liste des participants à l’événement
Saisie des présences avec QR code
La saisie des présences peut être simplifiée en scannant le QR code des membres. Le responsable ouvre l’événement sur son smartphone et clique sur le bouton « Participants » dans la page détaillée de l’événement. Ensuite, il sélectionne l’appareil photo en cliquant sur le bouton « Scan QR code » et lance le processus de numérisation.
Les participants présentent leur QR code personnel soit sur smartphone, soit imprimé sur un autocollant. Le QR code individuel est disponible sur les smartphones ou les tablettes en cliquant sur l’icône bleue « Connexion » () dans le coin supérieur droit, ou en sélectionnant l’icône de NAVIGATION () > MES PARAMÈTRES. Des étiquettes de QR codes peuvent être fournies par l’administrateur ou imprimées par les membres eux-mêmes. Pour les cas de membres qui ne disposent ni de smartphone ni de leur QR code sur étiquette, on peut préparer un jeu pré-imprimé de tous les QR codes des membres. (Voir Formats imprimés des QR codes)
NOTE
Le QR code est une représentation codée de l’identité Polaris et du Rotary-ID. Aucune autre donnée n’est présente dans le code.
La réussite du balayage est confirmée par une tonalité de bip, les erreurs sont signalées par une tonalité de type “coin-coin”. Un message visuel indique le résultat de la numérisation. Les numérisations en doublon sont détectées.
Le scan du QR code s’applique à tous les membres du club, c’est-à-dire aux membres actifs, aux invités, aux prospects et autres contacts, mais aussi à tout membre actif d’un même Multi-District.
Formats imprimés de QR codes
Les QR codes peuvent être fournis sur papier dans deux formats différents.
1. Etiquettes autocollantes
Les petites étiquettes autocollantes sont d’un format pratique que le membre colle sur une carte de crédit ou tout autre support dans son portefeuille. Les étiquettes sont imprimables sur n’importe quelle imprimante laser ou à jet d’encre. Un fichier PDF est disponible dans l’administration sous Utilitaire > Liste des membres > Exporter > autocollants QR.
Des pages A4 de 13 colonnes par 5 autocollants sont imprimées sur des feuilles d’étiquettes autocollantes Avery dont les références de commande sont :
Etiquettes universelles pour les deux types d’imprimantes : Avery 3666
Etiquettes de type plus ancien pour imprimantes laser : Avery L7615-15
Etiquettes de type plus ancien pour imprimantes à jet d’encre : Avery J8651-12
Il existe différents fournisseurs en ligne :
Amazon.fr, rechercher : AVERY - 3666
ATTENTION
Une impression correcte est obtenue en réglant l’échelle sur 100 %, sinon les QR codes ne s’adapteront pas au format de l’étiquettes !
2. Chemise avec QR codes imprimés
Pour scanner le QR code d’un membre qui ne dispose ni de smartphone ni de son étiquettes, on peut scanner son QR code dans un jeu pré-imprimé de tous les QR codes des membres pouvant être imprimés, dans l’administration sous
Utilitaire > Liste des membres > Exporter > QR Vue d’ensemble
L’impression comprend tous les membres actifs de son propre club, mais pas les invités et autres contacts.
Étape 5 – Rapport
La meilleure façon de consigner l’histoire du club est de joindre les procès-verbaux des réunions directement à l’événement. Les rapports de réunions sont créés en modifiant ou en remplaçant le bloc de texte principal qui a annoncé l’événement et en ajoutant des photos de l’événement.
NOTE
La communication moderne des rapports se fait par le biais d’une newsletter attrayante contenant des liens vers ces rapports, ainsi que l’annonce de futurs événements et de nouvelles. Voir aussi Étape 7.
Exemple :
Insérez le bloc de contenu 1 en tant que « Texte/HTML » et déplacez-le vers le haut.
Saisissez un titre, par exemple « Compte-rendu » (style de format : Titre 3) et enregistrez-le sous forme de texte
Facultatif : Insérez un séparateur (xl) et déplacez-le en 2ème position
Utilisez Image et texte primaires pour la présentation du programme (sans l’entête « Programme », ce sera très attractif dans le texte d’annonce de la newsletter).
En option : Séparateur d’insertion (xl)
Facultatif : Joignez des fichiers, intégrez directement une galerie de photos ou créez-la séparément et référencez-la dans le rapport.
Pour plus d’informations sur la conception d’un article, consultez l’article Blocs de contenu.
Étape 6 – Clôture de l’événement
Le but de la clôture est de finaliser toutes les opérations liées à cet événement. Les points de présence sont attribués aux participants et les participations financières sont déduites des comptes financiers des membres (si activé).
Un événement fermé peut être rouvert pour corriger la participation. Pour des raisons de contrôle, les transactions financières ne peuvent pas être annulées. Dans ce cas, des contre-écritures compensatoires (extournes) sont émises.
Étape 7 – Envoi du compte-rendu d’événement (newsletter)
La communication contemporaine des compte-rendus se fait par le biais d’une newsletter attrayante qui comprend des liens vers ces rapports, ainsi que des annonces d’événements à venir et des mises à jour générales du club (par exemple, des actualités).
Idéalement, un modèle de newsletter intitulé par exemple « NOUVELLES DU CLUB - Rapport hebdomadaire » est créé dans le club. Pour chaque rapport hebdomadaire, vous pouvez le dupliquer, informer les membres sur la dernière réunion et inclure des informations complémentaires (actualités, prochains événements, ...).
Une fois que vous avez ajouté l’événement souhaité en tant qu’article dans la newsletter, vous pouvez le prévisualiser.
En cliquant sur le bouton « En savoir plus » dans l’e-mail, le rapport de cet événement s’ouvrira directement dans le navigateur Web.
FAQ
Quelles sont les phases d’un événement dans RS Polaris ?
Les phases d’un événement sont : la création, l’invitation (facultative), l’inscription (facultative), la saisie de présence, le rapport, la clôture de l’événement et l’envoi d’un rapport (newsletter).
Est-il possible de modifier les questions d’inscription après que les participants ont commencé à s’inscrire ?
Non, une fois que les participants commencent à s’inscrire, il n’est plus possible de modifier les questions.
Tout le monde peut-il s’inscrire à un événement public ?
Oui, si l’événement est public, toute personne peut s’inscrire.
Quel est le but de la saisie des présences ?
Le but de la saisie de présence est de confirmer la présence physique des participants à un événement et de garder une trace de leurs paiements.
Comment peut-on saisir la participation à un événement ?
La présence peut être saisie manuellement dans la liste des participants ou en scannant le QR code des participants.
Que faut-il inclure dans le compte-rendu d’événement ?
Le compte-rendu d’événement peut inclure le procès-verbal de l’événement, des photos, des pièces jointes et toute mise à jour pertinente.
Un événement fermé peut-il être rouvert ?
Oui, un événement fermé peut être rouvert pour corriger la participation, mais les transactions financières ne peuvent pas être annulées.
Quelle est la méthode recommandée pour communiquer les comptes-rendus d’événements ?
La façon recommandée de communiquer les comptes-rendus d’événements est d’utiliser une newsletter attractive comprenant des liens vers les comptes-rendus et les annonces des événements à venir, des nouvelles, etc.