Création et gestion de dossiers

Stockage de documents dans Polaris – centralisé, efficace et parfaitement intégré

Polaris propose un système de stockage de documents structuré et centralisé, garantissant un accès facile aux fichiers et ressources essentiels. Tous les documents sont stockés dans un répertoire unique et non redondant, ce qui élimine les doublons et garantit la cohérence. Grâce à une intégration transparente, le contenu des documents archivés peut être directement référencé dans d’autres articles, permettant aux utilisateurs d’accéder rapidement aux informations pertinentes sans passer d’une source à l’autre. Cette approche améliore l'organisation et l'efficacité, et garantit que tous les documents restent à jour et facilement accessibles.

Voici ce qui est essentiel lors de la gestion de documents, de dossiers et d’archives :

• Les documents sont stockés dans des dossiers structurés de manière hiérarchique.

• La visibilité sur la page web (frontend) ne peut être définie qu’au niveau dossier.

• La visibilité des dossiers dans la hiérarchie ne peut être que la même ou plus restreinte. En clair, cela signifie qu’un dossier ne peut pas avoir une visibilité plus grande que celle d’un dossier de niveau supérieur.

• La visibilité sur la page web (frontend) est généralement contrôlée par l’indicateur « Le contenu est publié » (paramètres du dossier >onglet « Visibilité »).

• Les dossiers archivés ne sont pas visibles sur le site web (frontend) et sont mis en surbrillance, en bleu, en mode administration (backend).

Organiser les dossiers

• Cliquez sur le bouton « + Nouveau dossier » pour créer un nouveau dossier au même niveau hiérarchique que celui où se trouve le dossier sélectionné dans l’arborescence de gauche.

• Pour ajouter des fichiers dans le dossier choisi, appuyez sur le bouton « + Ajouter un document », faites glisser les fichiers ou cliquez sur la zone en surbrillance visible dans l’image ci-dessous.

• En cliquant sur le bouton « Mettre à jour le dossier », vous pouvez modifier les paramètres du dossier choisi.

• Avec le bouton « Trier par », vous pouvez organiser dans l’ordre de votre choix les fichiers contenus dans le dossier sélectionné.

• Les dossiers peuvent être déplacés avec la souris au sein du même niveau hiérarchique. Une coche verte ou une croix rouge indique si cette opération est autorisée ou non. Cela vous permet de modifier l’ordre des dossiers.

• Le dossier peut être déplacé vers un niveau hiérarchique supérieur en le modifiant et en le plaçant dans un autre dossier supérieur.

• Le dossier racine ne peut pas être déplacé; il ne doit pas être renommé, ni contenir de fichiers. Les dossiers ne peuvent pas être supprimés tant qu’ils ne sont pas vides (le bouton « Supprimer le dossier » n’apparaît pas).

• Le niveau hiérarchique maximum n’est pas limité, mais >5 n’a aucun sens et est lourd. Par défaut, seuls les 4 premiers niveaux sont affichés.

• Si un dossier est marqué comme « archivé », tous les sous-dossiers qu’il contient sont automatiquement marqués comme « archivés ». Cependant, l’inverse n’est pas vrai !

Organiser les documents

• Un document peut être un fichier ou un lien !

• Différents formats de fichiers sont pris en charge. L’utilisation de documents PDF est recommandée.

• Les documents ne peuvent pas être modifiés directement dans Polaris. Ils doivent être téléchargés, modifiés localement sur l’ordinateur, puis téléchargés à nouveau dans Polaris.

• Le remplacement des documents lors du téléchargement est possible.

• Les nouveaux documents sont ajoutés en haut de la liste.

• La séquence des fichiers peut être modifiée à l’aide de la souris ( ). Utilisez l’icône appropriée pour glisser-déposer ().

• La taille maximale d’un fichier d’un document est limitée à 20 Mo.

• Il est possible de télécharger plusieurs fichiers simultanément. Vous pouvez soit glisser un certain nombre de fichiers dans la zone de téléchargement, soit cliquer sur la zone pour sélectionner plusieurs fichiers.

• Le dernier fichier téléchargé arrive en premier dans Polaris.

• Un document peut être déplacé vers un autre dossier ou un autre niveau hiérarchique en le modifiant et en lui attribuant un autre dossier parent.

NOTE

Pour le téléchargement, les fichiers choisis doivent être stockés temporairement. Cette capacité de stockage est limitée à environ 100 Mo. Par conséquent, la taille totale de tous les fichiers choisis en une seule fois ne doit pas dépasser 100 Mo. Cela implique donc une limite à la quantité de fichiers pouvant être sélectionnés.

S’APPLIQUE AUX IMAGES

Les images qui dépassent la largeur de 2000 px sont automatiquement et proportionnellement réduites à cette taille lors du téléchargement. Il en résulte une taille maximale d’environ 4 Mo par image.

Cela s’applique à toutes les images dans Polaris.

CONSEILS PRATIQUES

• Si vous souhaitez conserver l’ordre des fichiers, n’en glissez pas plusieurs à la fois dans la fenêtre avec la souris.

• Travaillez par tranches de maximum 10 à 20 fichiers à la fois. De cette façon, si un problème survient, il sera plus facile à résoudre. Dans Polaris, les fichiers doivent être supprimés un par un.

• Testez d’abord l’import vers un dossier test.

Organiser l’archivage

La fonction d’archivage permet de structurer les documents au fil du temps.

• Les fichiers archivés sont stockés dans des répertoires étiquetés comme « archivés ».

• L’étiquette « Archivé » peut être appliquée puis supprimée dans les paramètres du dossier (cliquez sur le bouton « Mettre à jour le dossier »).
  

• Le processus d’archivage est manuel. Cela signifie que les anciens documents ne sont pas automatiquement déplacés en archive.

• Si un dossier est marqué comme « archivé », tous les sous-dossiers qu’il contient sont automatiquement marqués comme « archivés ». Cependant, l’inverse n’est pas vrai !

• Les dossiers archivés n’apparaissent pas sur le site web (frontend) et sont mis en surbrillance en bleu en mode administration (backend).

• Les dossiers archivés ne sont pas pris en compte lors de la recherche de documents, sauf si vous spécifiez explicitement la recherche dans les archives; de cette manière, les documents archivés peuvent être trouvés et utilisés par les utilisateurs.