Creazione e gestione delle cartelle

Archiviazione dei documenti in Polaris: centralizzata, efficiente e perfettamente integrata

Polaris fornisce un sistema di archiviazione dei documenti strutturato e centralizzato, garantendo un facile accesso ai file e alle risorse essenziali. Tutti i documenti sono archiviati in un unico repository non ridondante, eliminando le versioni duplicate e garantendo la coerenza. Grazie alla perfetta integrazione, i contenuti dell'archivio documentale possono essere citati direttamente in altri articoli, consentendo agli utenti di accedere rapidamente alle informazioni pertinenti senza passare da una fonte all'altra. Questo approccio migliora l'organizzazione, migliora l'efficienza e garantisce che tutti i materiali rimangano aggiornati e facilmente accessibili.

Questo è fondamentale quando si gestiscono documenti, cartelle e archivio:

• I documenti sono archiviati in cartelle strutturate gerarchicamente.

• La visibilità sulla pagina web (frontend) può essere impostata solo a livello di cartella.

• La visibilità delle cartelle nella gerarchia può essere solo uguale o inferiore. Ciò significa che una cartella non può avere una visibilità maggiore rispetto a una cartella di livello superiore.

• La visibilità sulla pagina web (frontend) è generalmente controllata dal flag "Il contenuto è pubblicato" (impostazioni della cartella > scheda "Visibilità").

• Le cartelle archiviate non appaiono sul sito web (frontend) e sono evidenziate in blu nell'amministrazione (backend).

Organizza cartelle

• Fare clic sul pulsante "+ Crea cartella" per stabilire una nuova cartella al livello gerarchico corrente in cui si trova la cartella selezionata nella struttura delle cartelle a sinistra.

• Per includere i file nella cartella scelta, premere il pulsante "+ Aggiungi documento" o trascinare i file o fare clic sull'area evidenziata in basso.

• Con un clic sul pulsante "Aggiorna cartella", è possibile modificare le impostazioni della cartella scelta.

• Con il pulsante "Ordina per" è possibile disporre i file nella cartella selezionata nell'ordine preferito.

• Le cartelle possono essere spostate sullo stesso livello gerarchico con il mouse. Un segno di spunta verde o una croce rossa indica se questa operazione è consentita o meno. Ciò consente di modificare l'ordine delle cartelle.

• La cartella può essere spostata a un altro livello gerarchico modificandola e assegnando un'altra cartella sovraordinata.

• La cartella superiore non può essere spostata. Le cartelle non possono essere eliminate finché non sono vuote (il pulsante "Elimina cartella" non viene visualizzato).

• Il livello massimo di gerarchia non è limitato, ma >5 non ha senso ed è ingombrante. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo 4 dei primi livelli.

• Se una cartella è contrassegnata come "archiviata", tutte le cartelle in questa gerarchia vengono automaticamente contrassegnate come "archiviate". Tuttavia, non è vero il contrario!

Organizzare i documenti

• Un documento può essere un file o un link!

• Sono supportati diversi formati di file. Si consiglia l'uso di documenti PDF.

• I documenti non possono essere modificati direttamente all'interno di Polaris. Devono essere scaricati, modificati localmente sul computer e successivamente ricaricati su Polaris.

• È possibile sostituire i documenti durante il caricamento.

• I nuovi documenti vengono aggiunti all'inizio dell'elenco.

• La sequenza dei file può essere modificata utilizzando il mouse ( ). Utilizza l'icona appropriata per trascinare e rilasciare ().

• La dimensione massima del file di un documento è limitata a 20 MB.

• È possibile caricare più file contemporaneamente. È possibile trascinare un numero di file nell'area di caricamento o fare clic sull'area per scegliere più file.

• L'ultimo file caricato viene prima in Polaris.

• Il documento può essere spostato in un'altra cartella o livello gerarchico modificandolo e assegnando un'altra cartella principale.

NOTA

Per il caricamento, i file scelti devono essere memorizzati temporaneamente. Questa capacità di archiviazione è limitata a circa 100 MB. Di conseguenza, la dimensione totale di tutti i file scelti contemporaneamente non deve superare i 100 MB. Ciò impone anche un limite alla quantità di file che possono essere selezionati.

SI APPLICA ALLE IMMAGINI

Le immagini che superano la larghezza di 2000 px vengono automaticamente e proporzionalmente ridotte a questa dimensione al momento del caricamento. Ciò si traduce in una dimensione massima di circa 4 MB per immagine.

Questo vale per tutte le immagini in Polaris.

CONSIGLI PRATICI

• Non trascinare più file nella finestra utilizzando il mouse se si desidera mantenere l'ordine dei file.

• Lavora con incrementi di un massimo di 10-20 file contemporaneamente. In questo modo, se si verifica un problema, sarà più facile risolverlo. In Polaris, ogni file deve essere rimosso uno alla volta.

• Provalo prima in una cartella di test.

Organizza archivio

La funzione di archiviazione viene utilizzata per strutturare i documenti nel tempo.

• I file archiviati vengono archiviati in directory etichettate come "archiviate".

• L'etichetta "Archiviato" può essere applicata e successivamente rimossa nelle impostazioni della cartella (fare clic sul pulsante "Aggiorna cartella").
  

• Il processo di archiviazione è manuale. Ciò significa che i vecchi documenti non vengono spostati automaticamente nell'archivio.

• Se una cartella è contrassegnata come "archiviata", tutte le cartelle nella sua gerarchia vengono automaticamente contrassegnate come "archiviate". Tuttavia, non è vero il contrario!

• Le cartelle archiviate non appaiono sul sito web (frontend) e sono evidenziate in blu nell'amministrazione (backend).

• Le cartelle archiviate non vengono prese in considerazione durante la ricerca di documenti, a meno che non si specifichi esplicitamente la ricerca nell'archivio. In questo modo, i documenti archiviati possono essere trovati e utilizzati dagli utenti.