Polaris non detta il modo in cui i club lo usano. Offre numerose possibilità per organizzare il lavoro del club.
La cosa più importante è descrivere in un documento scritto come il club utilizza o desidera utilizzare Polaris. In questo modo, tutti sanno cosa devono fare e come farlo, il che facilita notevolmente il passaggio annuale delle funzioni a un successore. Il CICO è la persona più indicata per elaborare un tale concetto di utilizzo e farlo approvare dal comitato. Se necessario, il DICO aiuterà il comitato in questo compito.
Il concetto di utilizzo deve tenere conto della configurazione del vostro club. I club con 20-30 membri sono organizzati in modo diverso dai club con più di 80 membri. Anche la distribuzione per età dei membri e le tradizioni specifiche del club giocano un ruolo importante.
Ecco alcuni esempi di come Polaris può essere utilizzato in modo ottimale.
Prerequisiti di base
Il prerequisito più importante è la volontà di collaborare digitalmente. Se il club intende gestire il lavoro con strumenti sparsi come email, Excel, Word, PDF e WhatsApp, non ha bisogno di Polaris.
La seconda condizione essenziale è che la maggior parte dei soci abbia attivato il proprio login. La maggior parte delle informazioni non può essere resa pubblica, per motivi di protezione dei dati, in quanto contiene informazioni personali. L'accesso è quindi possibile solo con un login. Polaris può essere utilizzato in modo efficace solo se più del 95% dei soci dispone di un indirizzo e-mail e lo utilizza.
Polaris dovrebbe essere implementato in più fasi. Il club stesso decide la portata di questi fasi e la velocità della loro introduzione. Utilizzare tutte le funzionalità di Polaris contemporaneamente è un onere eccessivo per ogni club e ogni utente.
A livello di club deve essere chiaro chi fornisce supporto e chi è la prossima istanza. L'assistenza deve essere fornita, in prima istanza, internamente e rapidamente. Un utente insoddisfatto non può aiutarsi da solo, ha bisogno di supporto. Vedi Contatti e supporto.
Calendario
Il primo e più importante passo verso una migliore comunicazione all'interno del club è l'uso del calendario per tutti gli eventi del club.
Il responsabile del programma inserisce tutti gli eventi nel calendario. Gli elementi essenziali del ciclo di vita di un evento sono spiegati qui.
Prestate attenzione alle impostazioni di visibilità e rispettate le regole di pubblicazione.
Assicurati di distinguere tra eventi statutari e altri eventi (in caso contrario, il calcolo delle presenze non funzionerà correttamente).
Gli inviti via e-mail vengono utilizzati solo per gli eventi più importanti del club.
Si raccomanda di attivare sistematicamente l'iscrizione per facilitare il compito degli organizzatori (disponibilità, ristorante, biglietti, ecc.).
Se per l'evento sono necessari documenti (ordine del giorno, verbali, informazioni supplementari, ecc.), è possibile aggiungerli direttamente all'evento oppure includere una cartella completa di documenti.
L'inserimento delle prezence si riferisce all'evento specifico selezionato e funziona solo se registrato in Polaris.
Altre funzioni relative a Calendar
Utilizza domande supplementari per raccogliere informazioni durante il processo di registrazione.
Integrazione dei ristoranti (opzionale).
Registra le presenze semplicemente scansionando il codice QR.
Per addebitare automaticamente il prezzo del pasto sui conti dei soci presenti, attiva il modulo Finanze; l'addebito sarà effettivo al termine dell'evento.
Rapporto settimanale, bollettino, verbale
La creazione, la distribuzione e l'archiviazione di rapporti settimanali (bollettini) è una tradizione nella maggior parte dei club. Un rapporto settimanale fornisce informazioni sugli eventi del club nell'ultima settimana ed è quindi una parte importante della comunicazione attiva del club (anche per i soci che non hanno potuto partecipare all'evento).
NOTA
La conservazione continua dei rapporti sugli eventi per molti anni è fondamentale per i club. Permette loro di registrare la loro storia.
Per ulteriori dettagli sui rapporti, consulta il Ciclo di vita di un evento.