Informativa sulla protezione dei dati per gli utenti di POLARIS

>> Termini e condizioni

1. Definizioni

Il gestore della piattaforma è Rotary Communication Services Svizzera-Liechtenstein, un'associazione costituita secondo il diritto svizzero (di seguito anche "RCS"), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47 6300 Zugo (Svizzera), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.

Per comunità si intendono tutte le organizzazioni affiliate a POLARIS e i relativi gruppi di utenti, in particolare Rotary, Rotaract, Interact e Inner Wheel, comprese le rispettive unità organizzative.

Per unità organizzative si intendono tutte le strutture organizzative della comunità, in particolare club, distretti, multidistretti, servizi, fellowship, fondazioni, commissioni o comitati e unità simili.

POLARIS (o "piattaforma") indica il sistema di gestione dei club basato su Internet sviluppato e gestito dal gestore della piattaforma per le unità organizzative.

Rotary International (RI) indica l'organizzazione ombrello della comunità rotariana attiva a livello mondiale con sede a Evanston, Illinois (USA). RI fornisce, coordina e supporta le strutture globali di amministrazione, servizio e comunicazione per i club Rotary, Rotaract e Interact affiliati.

Per utente si intendono tutti i membri di un'unità organizzativa affiliata a POLARIS, compresi i candidati membri, i non membri invitati e le persone con diritti amministrativi speciali a livello di club o (multi) distretto o nell'ambito di un'altra unità organizzativa.

2. Introduzione

La piattaforma è messa a disposizione delle unità organizzative per un utilizzo autonomo, affinché possano svolgere in modo digitale i propri compiti amministrativi, in particolare la gestione dei club e dei distretti e l'organizzazione di eventi. Inoltre, POLARIS consente lo scambio di dati tra le unità organizzative affiliate e, se necessario, con il RI (ad eccezione di Interact e Inner Wheel).

La comunità tratta i dati personali degli utenti nell'ambito dell'utilizzo di POLARIS. I dati personali sono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile. Il trattamento avviene sulla base delle disposizioni di legge pertinenti, in particolare, se applicabile, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati, "RGPD") e della Legge federale svizzera sulla protezione dei dati ("LPD").

Effettuando il primo accesso alla piattaforma o registrandosi a un evento pubblico, l'utente conferma di aver preso visione della presente informativa sulla protezione dei dati e di accettarne senza riserve il contenuto. Di conseguenza, l'utente acconsente espressamente alla raccolta e al trattamento dei propri dati personali in conformità con la presente informativa sulla protezione dei dati.

RCS si riserva il diritto di modificare la presente informativa sulla protezione dei dati in qualsiasi momento. Eventuali modifiche sostanziali saranno comunicate agli utenti in modo adeguato.

3. Quali dati personali vengono trattati?

Attraverso la piattaforma, le diverse unità organizzative trattano i dati personali degli utenti, in particolare quando questi vengono raccolti, modificati, integrati o cancellati.

Il trattamento dei dati personali avviene a livello superiore esclusivamente per i membri della comunità rotariana (Rotary, Rotaract) mediante la trasmissione di tali dati al Rotary International (RI). La trasmissione può avvenire in modo automatizzato tramite interfacce tecniche o manualmente. Le direttive sulla protezione dei dati del RI sono disponibili all'indirizzo https://my.rotary.org/it/privacy-policy.

Per i candidati, altri contatti e membri di Interact e Inner Wheel, il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente a livello del rispettivo club o (multi) distretto. Per questi gruppi di persone non è prevista la trasmissione a livelli superiori (in particolare al RI).

3.1 Categorie di dati personali trattati

Nell'ambito dell'utilizzo di POLARIS possono essere trattate in particolare le seguenti categorie di dati personali:

a) Dati anagrafici
cognome, nome, secondo nome, titolo, titolo dopo il nome, sesso, data di nascita, lingua.

b) Dati di contatto
Indirizzi privati e aziendali, numeri di telefono, indirizzi e-mail privati e aziendali.

c) Dati relativi all'iscrizione
Appartenenza al club, status di socio, funzioni, data di iscrizione e di dimissioni, classificazione, riconoscimenti, padrini, informazioni sulla partecipazione a eventi (presenze) o assenze e altri dati inseriti dagli utenti.

d) Informazioni sul profilo e informazioni aggiuntive
Immagine del profilo, informazioni professionali, azienda, link ai social network e altre informazioni fornite volontariamente dall'utente.

e) Dati tecnici
Quando si accede a POLARIS vengono raccolte automaticamente informazioni tecniche, in particolare:

• dati di log del server (tipo di browser, tempi di accesso, indirizzo IP, nome host),

• informazioni sul dispositivo (dispositivo finale, sistema operativo),

• cookie (per facilitare la registrazione e l'utilizzo della piattaforma).

I dati tecnici vengono elaborati esclusivamente dal gestore della piattaforma per garantire il funzionamento e la sicurezza informatica. Questi dati tecnici non vengono trasmessi al Rotary International o ad altre unità organizzative della comunità.

3.2 Trasmissione di dati personali

a) Membri della comunità rotariana (Rotary, Rotaract)
Per questi gruppi di utenti, i dati sopra indicati, ad eccezione dei dati tecnici, possono essere trattati all'interno della comunità e, nella misura necessaria per la gestione dell'affiliazione internazionale, trasmessi al Rotary International. I dati personali trasmessi al RI sono contrassegnati in Polaris con (RI).

In alcuni paesi, le rispettive unità organizzative nazionali trasmettono determinati dati personali dei soci (in particolare nome e indirizzo postale) a una casa editrice da loro incaricata, al fine di consentire l'invio della rivista Rotary o di pubblicazioni simili. La trasmissione comprende esclusivamente i dati necessari a tale scopo e avviene solo nei paesi in cui tali processi di spedizione sono organizzati a livello centrale. Nei paesi in cui i club o i distretti organizzano autonomamente la consegna, non vi è alcuna trasmissione a una casa editrice.

b) Candidati, altri contatti e membri di Interact e Inner Wheel
Per questi gruppi di persone vengono trattate le stesse categorie di dati, ma esclusivamente a livello del rispettivo club o (multi) distretto. Non viene effettuato alcun trasferimento di dati personali al Rotary International o ad altre unità organizzative di livello superiore.

c) Dati forniti volontariamente
Le informazioni fornite volontariamente (ad es. ulteriori dettagli del profilo) vengono trattate solo per lo scopo specifico e solo all'interno della comunità. La trasmissione di questi dati al RI avviene esclusivamente per i membri della comunità rotariana e solo nella misura necessaria all'attuazione della loro appartenenza.

4. Chi tratta i dati personali?

La rispettiva unità organizzativa è responsabile del trattamento dei dati personali all'interno della propria area di accesso POLARIS. Essa decide, da sola o insieme ad altri organismi, quali dati personali raccogliere, per quali scopi e con quali mezzi effettuare il trattamento.

Il trattamento tecnico dei dati personali sulla piattaforma è effettuato dal gestore della piattaforma. RCS garantisce il funzionamento e l'operatività di POLARIS e tratta i dati personali esclusivamente nell'ambito della fornitura tecnica, della manutenzione e dell'ulteriore sviluppo della piattaforma.

5. Chi ha accesso ai dati personali?

I dati personali inseriti dall'utente in POLARIS sono generalmente visibili agli altri utenti all'interno della stessa istanza POLARIS, nella misura in cui ciò sia necessario per lo scopo o la funzione in questione e a condizione che l'utente non abbia imposto ulteriori restrizioni nelle impostazioni del proprio profilo . Inoltre, i dati personali possono apparire nelle pubblicazioni della comunità e quindi essere resi accessibili a un pubblico più ampio, nella misura in cui ciò sia conforme allo scopo specifico e sia consentito dalla legge.

I membri di un club hanno accesso ai dati personali degli altri membri dello stesso club. Inoltre, i dati dei membri di un club sono visibili anche a tutti gli altri utenti della stessa istanza POLARIS, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento delle rispettive funzioni del club e del (multi) distretto e il membro non abbia imposto restrizioni nelle impostazioni del proprio profilo.

RCS, in qualità di gestore di POLARIS, e i fornitori di servizi incaricati contrattualmente da RCS hanno accesso ai dati personali degli utenti nella misura in cui ciò sia necessario per l’erogazione dei loro servizi e si siano impegnati nei confronti di RCS a mantenere la riservatezza. Tali fornitori di servizi possono includere, in particolare, fornitori di servizi IT (compresi servizi di hosting e cloud), fornitori di servizi di telecomunicazione e stampa, fornitori di servizi finanziari, società di logistica e fornitori di servizi di recupero crediti in Svizzera o all'estero. In tutti questi casi, RCS garantisce che i dati personali siano trattati solo in conformità con gli standard di protezione dei dati applicabili.

6. Finalità del trattamento dei dati

La comunità tratta i dati personali esclusivamente per finalità chiaramente definite e solo nella misura necessaria al loro raggiungimento. Il trattamento avviene in conformità con i requisiti di legge applicabili, quali il RGPD e/o la LPD. In sostanza, i dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

a) Gestione dell'adesione
Ai fini della gestione dell'iscrizione a un club, la comunità tratta i dati personali nella misura necessaria all'attuazione del rapporto di iscrizione. Ciò comprende in particolare:

• la fornitura dei servizi connessi all'iscrizione (ad es. invio di riviste, newsletter e altre informazioni),

• la fatturazione,

• la risposta alle richieste,

• assistenza per questioni tecniche,

• ulteriore sviluppo, miglioramento e sviluppo di nuove funzionalità di POLARIS. A tal fine, può essere effettuato uno scambio di dati tra club e distretti, nonché una trasmissione al RI (ad eccezione di Interact e Inner Wheel), nella misura in cui ciò sia necessario.

b) Analisi statistiche
Durante la visita a POLARIS, alcuni dati possono essere raccolti a fini statistici. Queste analisi servono a comprendere meglio l'utilizzo della piattaforma e a migliorarne l'efficienza e la funzionalità.

c) Adempimento degli obblighi di legge
La comunità tratta i dati personali nella misura necessaria per adempiere agli obblighi di legge.

d) Tutela dei diritti e applicazione dei crediti
I dati personali possono essere trattati o trasmessi a terzi in Svizzera o all'estero al fine di far valere o difendere diritti legali. Ciò comprende, ad esempio, l'incarico a società di recupero crediti, nella misura in cui ciò sia necessario e consentito dalla legge.

e) Sicurezza informatica e garanzia del funzionamento di POLARIS
Al fine di garantire la sicurezza informatica e il corretto funzionamento di POLARIS, il gestore della piattaforma tratta i dati personali, anche in ambienti di test e formazione in cui i dati vengono preventivamente pseudonimizzati, nella misura in cui ciò sia tecnicamente possibile.

f) Tutela di interessi legittimi
La comunità e RCS possono trattare i dati personali se ciò è necessario per la tutela di interessi legittimi. Ciò include in particolare:

• la pubblicazione dei dati personali dei membri deceduti in pubblicazioni,

• il trattamento dei dati per far valere o difendere diritti,

• finalità di archiviazione,

• il rispetto dei termini di prescrizione previsti dalla legge,

• misure volte a garantire la sicurezza informatica.

7. Per quanto tempo vengono conservati i dati personali?

I dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità previste. A tal fine è determinante la finalità per cui i dati sono stati originariamente raccolti o trattati.

Inoltre, i dati personali possono essere conservati se sussiste un interesse legittimo, in particolare

• per far valere o difendere diritti,

• per garantire la sicurezza informatica,

• per il rispetto dei termini di prescrizione legali o degli obblighi di conservazione.

Non appena i dati personali non sono più necessari per lo scopo originario e non sussistono obblighi di conservazione previsti dalla legge, essi vengono cancellati o resi anonimi in POLARIS.

Gli utenti possono inoltre richiedere la cancellazione dei propri dati personali, a condizione che non sussistano obblighi di conservazione previsti dalla legge o interessi legittimi prevalenti. Tale richiesta di cancellazione deve essere indirizzata all'amministratore responsabile del rispettivo club.

8. Quali sono i diritti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati?

In base alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati (in particolare il RGPD e la LPD), gli utenti o le persone interessate godono di diversi diritti in relazione ai propri dati personali. Questi includono in particolare:

a) Diritto di accesso
Gli interessati possono richiedere informazioni sul trattamento dei propri dati personali. In tal caso, hanno diritto di essere informati sul tipo, l'entità, lo scopo e le categorie dei dati trattati, nonché, se del caso, sui destinatari e sul periodo di conservazione. Le richieste possono essere inviate a dataprotection@rotary.ch .

b) Diritto di rettifica
I dati personali inesatti o incompleti possono essere rettificati in qualsiasi momento. Gli utenti possono apportare modifiche direttamente nel proprio account utente o incaricare l'amministratore responsabile del proprio club di effettuare la rettifica.

c) Diritto alla cancellazione
Gli interessati possono richiedere la cancellazione dei propri dati personali, a meno che non sussistano obblighi di conservazione previsti dalla legge o interessi legittimi prevalenti. La cancellazione può comportare, di norma, la cessazione dell'iscrizione.

d) Diritto alla limitazione del trattamento
In determinati casi, ad esempio in caso di dati contestati o durante la verifica di un'opposizione, è possibile richiedere la limitazione del trattamento.

e) Diritto di opposizione
Gli utenti possono opporsi al trattamento dei propri dati personali per motivi connessi alla loro situazione particolare, nella misura in cui tale trattamento sia basato su un interesse legittimo. In tal caso, i dati non saranno più trattati, a meno che non sussistano motivi imperativi di interesse legittimo per il trattamento. Anche tale revoca comporterà di norma la cessazione del rapporto di adesione al club in questione.

f) Diritto alla portabilità dei dati
Nella misura prevista dalla legge, sussiste il diritto al trasferimento dei dati personali forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Su richiesta, il trasferimento può avvenire anche direttamente a un altro responsabile, purché ciò sia tecnicamente possibile.

g) Diritto di revoca del consenso
I consensi concessi possono essere revocati in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

h) Diritto di reclamo
Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati se ritengono che i loro dati personali siano stati trattati in modo illecito.

Esercizio dei diritti
Gli interessati possono far valere i propri diritti per iscritto o per via elettronica rivolgendosi all'amministratore responsabile del proprio club. Il club risponderà alle richieste entro un mese dal loro ricevimento.

9. Sicurezza dei dati

RCS adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali raccolti e trattati tramite POLARIS e per proteggerli da accessi non autorizzati, uso improprio, perdita, falsificazione o distruzione. Ciò include in particolare restrizioni di accesso, backup dei dati, istruzioni agli amministratori, accordi di riservatezza e adeguati meccanismi di monitoraggio e controllo. L'accesso ai dati personali è consentito solo alle persone che ne hanno bisogno per svolgere i propri compiti.

Come per tutti i sistemi basati su Internet, nonostante adeguate misure di protezione tecniche e organizzative, non è possibile escludere completamente i rischi per la sicurezza. In particolare, esiste un rischio residuo durante la trasmissione di dati via Internet o durante la comunicazione tramite e-mail, messaggistica istantanea o servizi simili. Si consiglia quindi agli utenti di trasmettere le informazioni riservate, ove possibile, con mezzi particolarmente sicuri (ad es. per posta).

RCS si impegna con ogni mezzo adeguato a garantire che la piattaforma soddisfi i requisiti di riservatezza, disponibilità, integrità e resilienza, tenendo conto dello stato dell'arte della tecnologia e dei costi associati. Tuttavia, RCS non si assume alcuna responsabilità per le conseguenze di accessi non autorizzati ai dati personali, nella misura in cui questi siano riconducibili al mancato rispetto dei requisiti di sicurezza di POLARIS o delle condizioni generali di utilizzo.

10. Cookie

I cookie sono piccoli file di testo che vengono memorizzati sul dispositivo dell'utente quando visita un sito web. Servono a riconoscere l'utente nelle visite successive, ad applicare determinate impostazioni e a facilitare l'utilizzo della piattaforma. I cookie consentono, ad esempio, di memorizzare la sessione di accesso, in modo che non sia necessario reinserire nome utente e password ad ogni visita. I cookie possono anche contenere informazioni sulle impostazioni di utilizzo, come la lingua o le opzioni di visualizzazione.

POLARIS integra un programma di analisi web che valuta esclusivamente dati in forma aggregata. Non è possibile risalire a singole persone fisiche. L'analisi web raccoglie e valuta informazioni sul comportamento degli utenti sulla piattaforma. Il suo scopo è migliorare l'efficienza, la facilità d'uso e il controllo dei risultati della piattaforma.

Il programma di analisi utilizzato sulla piattaforma registra il flusso di utilizzo degli utenti. Il responsabile del trattamento utilizza i dati raccolti in particolare per valutare l'utilizzo della piattaforma e per migliorare la tracciabilità del comportamento degli utenti durante la visita della piattaforma.

Visitando POLARIS, gli utenti dichiarano il loro esplicito consenso all'uso dei cookie. Gli utenti possono limitare o impedire la memorizzazione dei cookie in qualsiasi momento modificando le impostazioni corrispondenti nel proprio browser (ad esempio nel menu "Opzioni" o "Impostazioni"). I cookie già memorizzati possono essere cancellati in qualsiasi momento.

Informativa sulla protezione dei dati per gli utenti di Polaris / Versione 1.0, marzo 2026