Voor de uitvoering van een subsidie is een systematische aanpak (project) aan te raden. Het volgende projectproces kan nuttig zijn:
Projectproces (checklist)
1. Projectidee
Definitie van de algemene doelstellingen van het project en het projectontwerp
2. Presentatie van het projectidee in de club
Presentatie van het projectidee inclusief de (geschatte) middelen in de club (eventueel de Four-Way Test)
3. Eerste beslissing club
Geen > geen verdere activiteiten
Misschien > uitgebreide verzameling feiten
Ja > Start van de implementatie
4. Analyse van de behoeften
Gebruik alleen betrouwbare en concrete gegevens
Is er een soortgelijk project geweest?
Stel meetbare projectdoelen vast
Creëer een effectief controle- en evaluatieplan
Uitgangspunt voor de voorbereide projectbeslissing
Districtsondersteuning relevant
Samenwerking met andere relevante clubs/districten
5. Planning van middelen
Selecteer de deelnemers zorgvuldig
Besteed aandacht aan projectrelevante competentiediversiteit
6. Haalbaarheidsstudie
Is er een werkelijke behoefte?
Zingeving
Zijn er voldoende middelen in de club?
Risicoanalyse (wat kan er misgaan?)
7. Transparantie
Zorg voor transparantie in de hele wereld
Projectdocumentatie definiëren
8. Maak een projectplan
Duidelijk en meetbaar projectdoel
Tijdsbestek van het project (eventueel mijlpalen)
Projectkosten
Behoefte aan middelen (geld, werktijd, ...)
9. Contact met de wijk
Coördineer met vertegenwoordigers van het district om mogelijke opties in de vroege stadia van het project te bespreken.
10. Coördinatie in de club
Geen > geen verdere activiteiten
Open punten > uitgebreide verzameling feiten
Ja > Start van de implementatie
11. Ontwerpfase
Rotary-leden zijn bezig met het plannen van het project.
12. Inzending
De projectplanners dienen de subsidieaanvraag in bij de Roterende Stichting.
13. Goedkeuringsfase
Club- en districtsleiderschap beoordelen en keuren de aanvraag en financiële bijdrage goed.
14. Uitvoering
Projectplan en voortdurende validatie
Fondsen werven, projectactiviteiten monitoren
Beoordeling van het succes van het project, evaluatie
15. TRF-bevestiging
De Rotary Foundation evalueert de aanvraag op basis van haar criteria en verwerkt na goedkeuring de betaling.
16. Eindbeoordeling van het project
Interne evaluatie van de projectuitvoering als basis voor de voltooiing van het project
17. Oplevering
De leden voeren het project uit en voorzien de Stichting van een jaarverslag totdat het project of subsidietraject is afgerond.
18. Duurzaamheid
Beoordeel na een geschikte periode of het beoogde projectresultaat is bereikt zoals gepland.
NOTITIE
Deze inhoud is gemaakt door een projectgroep in District 1920 (Oostenrijk). Vragen en suggesties: Eckehard Bauer, RC Freistadt, District 1920