Deze release markeert de meest substantiële update sinds de introductie van Polaris en brengt belangrijke verbeteringen met zich mee die de integratie, communicatie en gebruikerservaring op alle organisatieniveaus verbeteren.
De belangrijkste hoogtepunten van deze release zijn:
De nieuwe SEMDA 3.0-interface met Rotary International, die zorgt voor een naadloze en meer betrouwbare gegevenssynchronisatie tussen de platformen. Deze upgrade verbetert de nauwkeurigheid en efficiëntie in het gegevensbeheer van leden aanzienlijk.
Daarnaast zijn de member wizards volledig opnieuw ontworpen. De processen voor het toevoegen van een nieuw lid, het overplaatsen van een lid of het registreren van een ontslag zijn veel eenvoudiger en intuïtiever gemaakt. Gebruikers worden nu stap voor stap door elk proces geleid, waardoor fouten worden verminderd en de gegevensverwerking soepeler verloopt.
Flexibele filtering en het genereren van ontvangerslijsten, waardoor clubs, districten en multidistricten aangepaste ontvangerslijsten kunnen maken voor communicatie. Deze nieuwe tools maken het mogelijk om gerichter, efficiënter en transparanter te communiceren op alle organisatieniveaus.
Samen vormen deze verbeteringen een belangrijke mijlpaal in de voortdurende ontwikkeling van Polaris - het leveren van meer functionaliteit, verbeterde samenwerking en een soepelere, gebruiksvriendelijkere ervaring voor alle eenheden.
Functies en verbeteringen
1.1 SEMDA 3.0 nu volledig geïntegreerd in Polaris
De nieuwe SEMDA 3.0-interface is nu volledig voltooid en geïntegreerd in Polaris.
In de afgelopen jaren zijn verschillende lokale clubmanagementsystemen ontwikkeld om Rotaryclubs te helpen bij het beheren van leden- en clubgegevens. Aangezien Rotary International (RI) echter de centrale autoriteit blijft voor alle officiële lidmaatschapsinformatie, is het altijd een grote uitdaging geweest om de gegevens consistent te houden tussen zowel lokale systemen als RI.
Met SEMDA 3.0 is dit proces nu volledig geautomatiseerd en aanzienlijk betrouwbaarder. De nieuwe versie is volledig opnieuw ontwikkeld en maakt naadloze, real-time gegevenssynchronisatie mogelijk tussen Polaris en het RI-systeem. Dit zorgt ervoor dat alle lidmaatschaps- en clubinformatie accuraat en up-to-date blijft – zonder dat dubbele gegevensinvoer nodig is.
SEMDA 3.0 is een belangrijke technologische stap voorwaarts en biedt verbeterde prestaties, stabiliteit en integratie voor alle Rotary-eenheden die Polaris gebruiken.
Meer informatie over de functionaliteit van SEMDA vindt u hier.
1.2 Wizards voor nieuwe leden – vereenvoudigde processen en intuïtieve navigatie
Met deze release zijn de Member Wizards volledig opnieuw ontwikkeld om het ledenbeheer in de dagelijkse clubactiviteiten aanzienlijk te vereenvoudigen.
De drie kernprocessen – het toevoegen van een nieuw lid, overplaatsing en ontslag – zijn geherstructureerd en grondig geoptimaliseerd.
De opties voor statuswijziging zijn nu beschikbaar als een apart pictogram in het ledenoverzicht
De nieuwe wizards leiden gebruikers nu stap voor stap door elk proces. Bij het aanmaken van een nieuw lid of het overdragen van een lid is de eerste stap altijd het zoeken naar het lid. Dit minimaliseert dubbele invoer en invoerfouten, geeft alle vereiste gegevensvelden duidelijk weer en maakt de gegevensinvoer in het algemeen transparanter en efficiënter.
Een duidelijke structuur, validatiecontroles en contextuele helpteksten dragen verder bij aan een intuïtieve en gebruiksvriendelijke ervaring.
Verbeterde ledenoverdracht
Een belangrijk onderdeel van deze update is het verbeterde proces voor de overdracht van leden.
Voorheen moest de oorspronkelijke club, thuis eenheid, de transfer initiëren in Polaris. Met de nieuwe versie kan de ontvangende club nu direct het proces starten door het gewenste lid te zoeken en het transferverzoek te starten.
Zodra de ontvangende club de overdracht activeert, ontvangt de secretaris van de oorspronkelijke club automatisch een e-mailbericht met het verzoek om goedkeuring.
Na bevestiging wordt de overdracht automatisch verwerkt – snel, veilig en transparant voor beide partijen.
Deze verbeteringen maken het ledenbeheer binnen Polaris nog efficiënter, moderner en foutbestendiger.
1.3 Flexibele ontvangerslijsten vereenvoudigen de communicatie
Met deze update zijn er nieuwe filteropties beschikbaar voor het genereren van flexibele adressenlijsten.
Het doel van deze verbetering is om de communicatie binnen clubs, districten en de omgeving met meerdere districten nog gerichter, efficiënter en flexibeler te maken.
Voorheen boden de groepen ontvangers slechts beperkte flexibiliteit en konden ze vaak niet aan alle praktische eisen voldoen.
De nieuwe functionaliteit verbetert dit aanzienlijk:
Ontvangerslijsten kunnen nu individueel worden gemaakt door verschillende filtercriteria te combineren.
De gegenereerde lijsten zijn direct beschikbaar voor het versturen van nieuwsbrieven of e-mails.
Een lijst die binnen de ontvangersgroepen is gegenereerd, kan worden opgeslagen als een statische ontvangersgroep voor hergebruik in toekomstige mailings.
Nieuwe filteropties
De nieuwe filterfuncties zijn nu beschikbaar in verschillende delen van het platform:
De bestaande vooraf gedefinieerde dynamische en statische ontvangersgroepen blijven beschikbaar en kunnen worden geïntegreerd in de nieuwe processen.
Op de lange termijn zal het aantal vooraf gedefinieerde groepen iets worden verminderd om de duidelijkheid en beheersbaarheid te verbeteren.
Onder "Hulpprogramma's" in de ledenlijst en in ontvangersgroepen
Leden kunnen nu worden gefilterd op basis van specifieke criteria.BELANGRIJKE OPMERKING
Alleen leden van het momenteel geselecteerde organisatie (bijv. club, district of multi-district) worden weergegeven.
Daarom is data-export alleen mogelijk voor de leden van uw eigen (club) organisatie.
Bij het aanmaken van nieuwe ontvangersgroepen kunnen dezelfde filters worden toegepast om de gewenste contacten nauwkeurig te selecteren - bijvoorbeeld op functie, rol, status of andere kenmerken.
In het verenigingsleven: Nieuwsbrief en e-mailcommunicatie
De nieuwe filteropties zijn ook beschikbaar in het communicatiegedeelte (nieuwsbrieven en e-mails).
Adressenlijsten kunnen nu direct tijdens het opstellen van berichten worden verfijnd en aangepast.
Nieuwe extra filteropties voor een flexibelere selectie van de gewenste ontvangers
Bestaande groepen ontvangers blijven beschikbaar
Als een nieuw aangemaakte adressenlijst dynamische groepen bevat, worden deze automatisch omgezet in een statische lijst , zodat ze direct kunnen worden gebruikt voor mailing.
Voordelen voor alle clubs
Deze verbetering zorgt ervoor dat alle clubs binnen een gedeelde instantie (meerdere districten) op betrouwbare wijze de gewenste ontvangers kunnen bereiken, ongeacht de grenzen van de organisatie.
Hierdoor wordt de communicatie niet alleen gerichter, maar ook efficiënter en transparanter.
1.4 Bestuursfunctie nu met datum van – tot
Bestuursfuncties moeten nu binnen het gekozen jaar nauwkeuriger worden gedefinieerd met behulp van een "Datum van" en "Datum tot". Dit maakt de selectie van verkorte bestuurstermijnen mogelijk.
Bugfixes, kleine verbeteringen
Daarnaast zijn er enkele kleine bugs verholpen, die bijdragen aan de stabiliteit van het systeem.
Inhoud zoeken: Optimalisaties van de index
Verdere kleine optimalisaties
Heeft u meer informatie nodig?
Neem voor meer informatie contact op met uw DICO. Hij heeft toegang tot het ticketsysteem, dat de technische beschrijving van de verbeteringen en nieuwe functies bevat.