Politika privatnosti za korisnike POLARIS-a

🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿  ENGLISH VERSION

The English version can be found here.

>> Opšti uslovi poslovanja

1. Definicije

Operator platforme je Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein, udruženje osnovano prema švicarskom pravu (u daljnjem tekstu i "RCS"), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47, 6300 Zug (Švicarska), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.

Zajednica označava sve organizacije povezane s POLARIS-om i njihovim korisničkim grupama, posebno Rotary, Rotaract, Interact i Inner Wheel, uključujući njihove odgovarajuće organizacijske jedinice.

Organizacijske jedinice označavaju sve organizacijske strukture zajednice, a posebno klubove, distrikte, višedistriktne organizacije, službe, udruženja, fondacije, komisije ili odbore i slične jedinice.

POLARIS (ili "platforma") odnosi se na internetski sistem za upravljanje klubovima koji je razvio i kojim upravlja operater platforme za organizacijske jedinice.

Rotary International (RI) odnosi se na globalnu krovnu organizaciju Rotary zajednice, sa sjedištem u Evanstonu, Illinois (USA). RI pruža, koordinira i podržava globalne administrativne, servisne i komunikacijske strukture za pridružene Rotary, Rotaract i Interact klubove.

Korisnik se odnosi na sve članove organizacijske jedinice povezane s POLARIS-om, uključujući potencijalne članove, pozvane nečlanove i osobe sa posebnim administratorskim pravima na nivou kluba ili (više) okruga ili unutar druge organizacijske jedinice.

2. Uvod

Platforma se organizacionim jedinicama stavlja na raspolaganje za njihovu vlastitu upotrebu kako bi mogle obavljati svoje administrativne zadatke – posebno upravljanje klubovima i distriktima te organizaciju događaja u digitalnom obliku. Osim toga, POLARIS omogućava razmjenu podataka između povezanih organizacionih jedinica i, prema potrebi, sa RI (osim Interact i Inner Wheel).

Zajednica obrađuje lične podatke korisnika u vezi s korištenjem platforme POLARIS. Lični podaci su sve informacije koje se odnose na identifikovano ili identifikabilno fizičko lice. Obrada se vrši na osnovu relevantnih zakonskih propisa, posebno, gdje je primjenjivo, Uredbe (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka, „GDPR“) i Švicarskog saveznog zakona o zaštiti podataka („FADP“).

Prvim prijavljivanjem na platformu ili registracijom za javni događaj korisnik potvrđuje da je pročitao/la ovu politiku privatnosti i da bez zadrške prihvata njen sadržaj. Shodno tome, korisnik izričito pristaje na to da se njegovi/njeni lični podaci mogu prikupljati i obrađivati u skladu s ovom politikom privatnosti.

RCS zadržava pravo da u bilo kojem trenutku izmijeni ovu politiku privatnosti. Korisnici će o svim značajnim izmjenama biti obaviješteni na odgovarajući način.

3. Koji se lični podaci obrađuju?

Različite organizacione jedinice obrađuju lične podatke korisnika putem platforme, posebno kada se ti podaci prikupljaju, mijenjaju, dopunjuju ili brišu.

Lični podaci se na višem nivou obrađuju isključivo za članove Rotary zajednice (Rotary, Rotaract) prenosom tih podataka na Rotary International (RI). Prenos može biti automatizovan putem tehničkih interfejsa ili izvršen ručno. Politika privatnosti Rotary Internationala dostupna je na sljedećoj adresi: https://my.rotary.org/en/privacy-policy.

Za kandidate, druge kontakte te članove Interacta i Inner Wheela, lični podaci se obrađuju isključivo na nivou odgovarajućeg kluba ili (više) distrikta. Za ove grupe lica ne vrši se prenos podataka na više nivoe (konkretno na RI).

3.1 Kategorije ličnih podataka koji se obrađuju

Prilikom korištenja platforme POLARIS, posebno se mogu obrađivati sljedeće kategorije ličnih podataka:

a) Osnovni podaci
Prezime, ime, srednje ime, akademska titula, titula nakon imena, spol, datum rođenja, jezik.

b) Kontakt podaci
Privatne i poslovne adrese, brojevi telefona, privatne i poslovne e-mail adrese.

c) Podaci vezani za članstvo
Članstvo u klubu, status članstva, funkcije, datum pristupanja i istupanja, klasifikacija, priznanja, sponzori, informacije o učešću na događajima (prisustvo) ili izostancima, kao i druge informacije koje korisnici unesu.

d) Profil i dodatne informacije
Profilna fotografija, profesionalni podaci, kompanija, linkovi na društvene mreže i druge informacije koje korisnik dobrovoljno dostavi.

e) Tehnički podaci
Prilikom pristupa platformi POLARIS, automatski se prikupljaju tehničke informacije, naročito:

• Podaci iz serverskih logova (vrsta pretraživača, vremena pristupa, IP adresa, naziv hosta),

• Informacije o uređaju (uređaj, operativni sistem),

• Kolačići (cookies) (radi olakšavanja registracije i korištenja platforme).

Tehničke podatke obrađuje isključivo operater platforme radi osiguravanja njenog funkcionisanja i IT sigurnosti. Ovi tehnički podaci se ne prosljeđuju Rotary Internationalu niti drugim organizacionim jedinicama udruženja.

3.2 Prijenos ličnih podataka

a) Članovi Rotary zajednice (Rotary, Rotaract)
Za ove korisničke grupe, gore navedeni podaci – osim tehničkih podataka – mogu se obrađivati unutar zajednice te, u mjeri u kojoj je to potrebno za administraciju međunarodnog članstva, prosljeđivati Rotary Internationalu. Lični podaci koji se prosljeđuju RI-u označeni su kao takvi u Polaris-u (RI).

U nekim državama, odgovarajuće nacionalne organizacione jedinice prenose određene lične podatke članova (posebno ime i poštansku adresu) izdavaču kojeg su angažovale, kako bi se omogućila dostava odgovarajućeg Rotary časopisa ili uporedivih publikacija. Prenos obuhvata samo podatke koji su neophodni za ovu svrhu i vrši se isključivo u državama u kojima su ovi postupci slanja organizovani centralno. U državama u kojima klubovi ili distrikti sami organizuju dostavu, nikakvi podaci se ne prenose izdavaču.

b) Kandidati, drugi kontakti te članovi Interacta i Inner Wheela
Za ove grupe lica obrađuju se iste kategorije podataka, ali isključivo na nivou odgovarajućeg kluba ili (više) distrikta. Nijedan lični podatak se ne prosljeđuje Rotary Internationalu niti drugim organizacionim jedinicama višeg nivoa.

c) Dobrovoljno dostavljeni podaci
Dobrovoljno dostavljene informacije (npr. dodatne informacije na profilu) obrađuju se samo u svrhu za koju su dostavljene i isključivo unutar zajednice. Ovi podaci se prenose RI-u isključivo za članove Rotary zajednice i samo u mjeri koja je neophodna za realizaciju njihovog članstva.

4. Ko obrađuje lične podatke?

Odgovarajuća organizaciona jedinica odgovorna je za obradu ličnih podataka unutar vlastitog POLARIS pristupnog područja. Ona samostalno ili zajedno s drugim tijelima odlučuje koje lične podatke prikuplja, u koje svrhe te na koji način se ti podaci obrađuju.

Tehničku obradu ličnih podataka na platformi vrši operater platforme. RCS osigurava rad i funkcionalnost platforme POLARIS te obrađuje lične podatke isključivo u okviru tehničkog pružanja usluga, održavanja i daljnjeg razvoja platforme.

5. Ko ima pristup ličnim podacima?

Lični podaci koje korisnik unese u POLARIS u pravilu su vidljivi drugim korisnicima unutar iste POLARIS instance, ukoliko je to potrebno za odgovarajuću svrhu ili funkciju i pod uslovom da korisnik nije postavio dodatna ograničenja u postavkama svog profila. Osim toga, lični podaci mogu biti objavljeni u publikacijama zajednice te time učinjeni dostupnim široj javnosti, pod uslovom da je to u skladu s odgovarajućom svrhom i da je zakonski dopušteno.

Članovi kluba imaju pristup ličnim podacima drugih članova istog kluba. Pored toga, podaci članova kluba vidljivi su i svim ostalim korisnicima iste POLARIS instance, ukoliko je to neophodno za obavljanje odgovarajućih klupskih i (više) distriktnih funkcija i ukoliko član nije postavio ograničenja u postavkama svog profila.

RCS, kao operater platforme POLARIS, kao i pružaoci usluga koje je RCS angažovao, imaju pristup ličnim podacima korisnika u mjeri u kojoj je to potrebno za pružanje njihovih usluga te su se obavezali da će prema RCS-u čuvati povjerljivost. Ovi pružaoci usluga mogu uključivati, naročito, pružaoce IT usluga (uključujući hosting i cloud usluge), pružaoce telekomunikacijskih i štamparskih usluga, pružaoce finansijskih usluga, logističke kompanije te pružaoce usluga naplate potraživanja u Švicarskoj ili u inostranstvu. U svim tim slučajevima, RCS osigurava da se lični podaci obrađuju isključivo u skladu s važećim standardima zaštite podataka.

6. Svrha obrade podataka

Zajednica obrađuje lične podatke isključivo u jasno definisane svrhe i samo u obimu koji je neophodan za ostvarenje tih svrha. Obrada se vrši u skladu s važećim zakonskim zahtjevima, kao što su GDPR i/ili FADP. Lični podaci se prvenstveno obrađuju u sljedeće svrhe:

a) Administracija članstva
Zajednica obrađuje lične podatke u svrhu upravljanja članstvom u klubu, u mjeri u kojoj je to neophodno za realizaciju članskog odnosa. To naročito uključuje:

• pružanje usluga povezanih s članstvom (npr. slanje časopisa, biltena i drugih informacija),

• fakturisanje,

• odgovaranje na upite,

• pružanje podrške u tehničkim pitanjima,

• daljnji razvoj, unapređenje i redizajn platforme POLARIS. To može uključivati i razmjenu podataka između klubova i distrikata te prenos podataka na RI (osim za Interact i Inner Wheel), u mjeri u kojoj je to neophodno.

b) Statističke evaluacije
Prilikom posjete platformi POLARIS mogu se prikupljati određeni podaci u statističke svrhe. Ove analize služe boljem razumijevanju korištenja platforme te unapređenju njene efikasnosti i funkcionalnosti.

c) Ispunjavanje zakonskih obaveza
Zajednica obrađuje lične podatke u mjeri u kojoj je to neophodno radi ispunjavanja zakonskih zahtjeva.

d) Pravna zaštita i ostvarivanje potraživanja
Lični podaci mogu se obrađivati ili prosljeđivati trećim licima u Švicarskoj ili inostranstvu radi ostvarivanja ili odbrane pravnih zahtjeva. To uključuje, na primjer, angažovanje agencija za naplatu potraživanja, ukoliko je to neophodno i zakonski dopušteno.

e) IT sigurnost i osiguravanje rada platforme POLARIS
Radi osiguravanja IT sigurnosti i urednog rada platforme POLARIS, operater platforme obrađuje lične podatke, uključujući i u testnim i okruženjima za obuku, pri čemu se podaci prethodno pseudonimiziraju, ukoliko je to tehnički moguće.

f) Zaštita legitimnih interesa
Zajednica i RCS mogu obrađivati lične podatke ukoliko je to neophodno radi zaštite legitimnih interesa. To naročito uključuje:

• objavljivanje ličnih podataka preminulih članova u publikacijama,

• obradu podataka radi ostvarivanja ili odbrane potraživanja,

• svrhe arhiviranja,

• poštovanje zakonskih rokova zastare,

• mjere za održavanje IT sigurnosti.

7. Koliko dugo se čuvaju lični podaci?

Lični podaci se čuvaju samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje odgovarajućih svrha. Pri tome je odlučujuća svrha zbog koje su podaci prvobitno prikupljeni ili obrađeni.

Osim toga, lični podaci mogu ostati pohranjeni i ako postoji legitiman interes za njihovo čuvanje, naročito:

• radi ostvarivanja ili odbrane potraživanja,

• radi osiguravanja IT sigurnosti,

• radi poštovanja zakonskih rokova zastare ili obaveza čuvanja podataka.

Čim lični podaci više nisu potrebni za prvobitnu svrhu i ne postoje zakonske obaveze čuvanja, oni će biti obrisani ili anonimizirani u POLARIS-u.

Korisnici mogu također zatražiti brisanje svojih ličnih podataka, pod uslovom da ne postoje zakonske obaveze čuvanja ili pretežni legitimni interesi koji to sprečavaju. Takav zahtjev za brisanje mora se uputiti odgovornom administratoru odgovarajućeg kluba.

8. Koja prava postoje prema zakonu o zaštiti podataka?

Korisnici, odnosno ispitanici, imaju različita prava u vezi sa svojim ličnim podacima prema važećim propisima o zaštiti podataka (posebno GDPR i FADP). Ta prava naročito uključuju:

a) Pravo na pristup informacijama
Ispitanici mogu zatražiti informaciju o tome da li se lični podaci koji se odnose na njih obrađuju. Ako je to slučaj, imaju pravo na informacije o vrsti, obimu, svrsi i kategorijama obrađenih podataka te, ako je primjenjivo, o primaocima i periodu čuvanja podataka. Zahtjevi se mogu poslati na: dataprotection@rotary.ch .

b) Pravo na ispravku
Neispravni ili nepotpuni lični podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku. Korisnici mogu izmjene izvršiti direktno u svom korisničkom računu ili zatražiti od nadležnog administratora svog kluba da izvrši ispravku.

c) Pravo na brisanje
Ispitanici mogu zatražiti brisanje svojih ličnih podataka, pod uslovom da ne postoje zakonske obaveze čuvanja ili pretežni legitimni interesi koji to sprečavaju. Brisanje može u pravilu dovesti do prestanka članstva.

d) Pravo na ograničenje obrade
U određenim slučajevima – na primjer, u slučaju spora u vezi s tačnošću podataka ili tokom razmatranja prigovora – može se zatražiti ograničenje obrade.

e) Pravo na prigovor
Korisnici mogu uložiti prigovor na obradu svojih ličnih podataka iz razloga koji se odnose na njihovu posebnu situaciju, ukoliko se obrada zasniva na legitimnom interesu. U tom slučaju, podaci se više neće obrađivati, osim ako postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu. Takvo povlačenje prigovora u pravilu također dovodi do prestanka članskog odnosa s odgovarajućim klubom.

f) Pravo na prenosivost podataka
Ako je to predviđeno zakonom, postoji pravo da se dostavljeni lični podaci prenesu u strukturiranom, uobičajenom i mašinski čitljivom formatu. Na zahtjev, podaci se mogu prenijeti i direktno drugom voditelju obrade, pod uslovom da je to tehnički izvodivo.

g) Pravo na povlačenje saglasnosti
Data saglasnost može se povući u bilo kojem trenutku s dejstvom za ubuduće. Povlačenje saglasnosti ne utiče na zakonitost obrade koja je izvršena prije povlačenja.

h) Pravo na podnošenje pritužbe
Ispitanici imaju pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom organu za zaštitu podataka ako smatraju da su njihovi lični podaci obrađeni nezakonito.

Ostvarivanje prava
Ispitanici mogu svoja prava ostvariti pisanim putem ili elektronski kontaktiranjem nadležnog administratora svog kluba. Klub će na takve zahtjeve odgovoriti najkasnije u roku od jednog mjeseca od njihovog prijema.

9. Sigurnost podataka

RCS preduzima odgovarajuće tehničke i organizacione mjere kako bi osigurao sigurnost ličnih podataka prikupljenih i obrađivanih putem platforme POLARIS te ih zaštitio od neovlaštenog pristupa, zloupotrebe, gubitka, izmjene ili uništenja. Ove mjere naročito uključuju ograničenja pristupa, sigurnosne kopije podataka, uputstva administratorima, sporazume o povjerljivosti te odgovarajuće mehanizme nadzora i kontrole. Pristup ličnim podacima dozvoljen je isključivo onim licima kojima je to neophodno za izvršavanje njihovih zadataka.

Kao i kod svih sistema zasnovanih na internetu, sigurnosni rizici se ne mogu u potpunosti isključiti uprkos primjeni odgovarajućih tehničkih i organizacionih zaštitnih mjera. Preostali rizik postoji naročito prilikom prenosa podataka putem interneta ili komunikacije putem e-pošte, servisa za razmjenu trenutnih poruka ili sličnih usluga. Korisnicima se stoga savjetuje da povjerljive informacije, kad god je to moguće, prenose putem posebno sigurnih kanala (npr. poštom).

RCS ulaže razumne napore kako bi osigurao da platforma ispunjava zahtjeve u pogledu povjerljivosti, dostupnosti, integriteta i otpornosti, uzimajući u obzir trenutno stanje tehnologije i povezane troškove. Međutim, RCS ne preuzima odgovornost za posljedice neovlaštenog pristupa ličnim podacima ako je to uzrokovano nepoštivanjem sigurnosnih zahtjeva platforme POLARIS ili opštih uslova korištenja.

10. Kolačići (Cookies)

Kolačići su male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na uređaj korisnika prilikom posjete web-stranici. Oni služe za prepoznavanje korisnika prilikom narednih posjeta, primjenu određenih postavki te olakšavanje korištenja platforme. Kolačići se, na primjer, mogu koristiti za pohranjivanje sesije prijave kako korisnik ne bi morao ponovo unositi korisničko ime i lozinku pri svakoj posjeti. Kolačići također mogu sadržavati informacije o postavkama korištenja, kao što su jezik ili opcije prikaza.

POLARIS ima integrisan program za web-analitiku koji podatke obrađuje isključivo u agregiranom obliku. Na osnovu tih podataka nije moguće izvesti zaključke o pojedinačnim fizičkim licima. Program za web-analitiku prikuplja i analizira informacije o ponašanju korisnika na platformi. Njegova svrha je unapređenje efikasnosti, korisničke prilagođenosti i performansi platforme.

Analitički program koji se koristi na platformi bilježi tok korištenja korisnika. Voditelj obrade koristi tako prikupljene podatke naročito za evaluaciju korištenja platforme i bolje razumijevanje ponašanja korisnika prilikom posjete platformi.

Posjetom platforme POLARIS korisnici izričito daju saglasnost za upotrebu kolačića. Korisnici mogu u svakom trenutku ograničiti ili spriječiti pohranjivanje kolačića podešavanjem odgovarajućih postavki u svom internet pretraživaču (npr. u meniju „Opcije“ ili „Postavke“). Kolačići koji su već pohranjeni mogu se tamo u svakom trenutku i obrisati.

Politika privatnosti Polaris / Verzija 1.0, mart 2026.