Integritetspolicy för användare av POLARIS

🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿  ENGLISH VERSION

The English version can be found here.

>> Allmänna villkor

1. Definitioner

Plattformsoperatören är Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein, en förening bildad enligt schweizisk rätt (nedan även kallad ”RCS”), c/o Juris Treuhand AG, Industriestrasse 47, 6300 Zug (Schweiz), +41 (0)43 299 66 25, info@rotary.ch.

Med Community avses alla organisationer som är anslutna till POLARIS och deras användargrupper, särskilt Rotary, Rotaract, Interact och Inner Wheel, inklusive deras respektive organisatoriska enheter.

Med organisatoriska enheter avses alla organisatoriska strukturer inom Communityn, särskilt klubbar, distrikt, multidistrikt, tjänster, fellowships, stiftelser, kommissioner eller kommittéer samt jämförbara enheter.

POLARIS (eller ”plattformen”) avser det internetbaserade klubbhanteringssystem som utvecklats och drivs av plattformsoperatören för organisatoriska enheter.

Rotary International (RI) avser den globala paraplyorganisationen för Rotary-communityn med huvudkontor i Evanston, Illinois (USA). RI tillhandahåller, samordnar och stödjer de globala administrativa, service- och kommunikationsstrukturerna för de anslutna Rotary-, Rotaract- och Interact-klubbarna.

Med användare avses alla medlemmar i en organisatorisk enhet som är ansluten till POLARIS, inklusive blivande medlemmar, inbjudna icke-medlemmar och personer med särskilda administratörsrättigheter på klubb- eller (multi) distriktsnivå eller inom en annan organisatorisk enhet.

2. Introduktion

Plattformen görs tillgänglig för organisatoriska enheter för deras egen användning så att de kan utföra sina administrativa uppgifter – i synnerhet klubb- och distriktsadministration samt organisering av evenemang i digital form. Därutöver möjliggör POLARIS datautbyte mellan anslutna organisatoriska enheter och, vid behov, med RI (med undantag för Interact och Inner Wheel).

Communityn behandlar användarnas personuppgifter i samband med användningen av POLARIS. Personuppgifter är all information som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Behandlingen sker med stöd av tillämpliga rättsliga bestämmelser, i synnerhet, i förekommande fall, förordning (EU) 2016/679 (allmän dataskyddsförordning, ”GDPR”) samt den schweiziska federala lagen om dataskydd (”FADP”).

Genom att logga in på plattformen för första gången eller anmäla sig till ett offentligt evenemang bekräftar användaren att hen har läst denna integritetspolicy och utan förbehåll godtar dess innehåll. Användaren samtycker därmed uttryckligen till att dennes personuppgifter får samlas in och behandlas i enlighet med denna integritetspolicy.

RCS förbehåller sig rätten att när som helst ändra denna integritetspolicy. Användarna kommer att informeras om väsentliga ändringar på ett lämpligt sätt.

3. Vilka personuppgifter behandlas?

De olika organisatoriska enheterna behandlar användarnas personuppgifter via plattformen, särskilt när de samlas in, ändras, kompletteras eller raderas.

Personuppgifter behandlas på en högre nivå uteslutande för medlemmar i Rotary-communityn (Rotary, Rotaract) genom att sådana uppgifter överförs till Rotary International (RI). Överföringen kan ske automatiserat via tekniska gränssnitt eller manuellt. RI:s integritetspolicy finns tillgänglig på https://my.rotary.org/en/privacy-policy.

För kandidater, andra kontakter samt medlemmar i Interact och Inner Wheel behandlas personuppgifter uteslutande på nivån för respektive klubb eller (multi) distrikt. Inga uppgifter överförs till högre nivåer (dvs. till RI) för dessa personkategorier.

3.1 Kategorier av personuppgifter som behandlas

Vid användning av POLARIS kan följande kategorier av personuppgifter i synnerhet behandlas:

a) Grunduppgifter
Efternamn, förnamn, mellannamn, titel, titel efter namn, kön, födelsedatum, språk.

b) Kontaktuppgifter
Privata och affärsmässiga adresser, telefonnummer, privata och affärsmässiga e-postadresser.

c) Medlemskapsrelaterade uppgifter
Klubbmedlemskap, medlemskapsstatus, funktioner, datum för inträde och utträde, klassificering, utmärkelser, sponsorer, information om deltagande i evenemang (närvaro) eller frånvaro samt annan information som användare anger.

d) Profil- och tilläggsinformation
Profilbild, yrkesuppgifter, företag, länkar till sociala nätverk samt annan information som användaren frivilligt tillhandahåller.

e) Tekniska uppgifter
Vid åtkomst till POLARIS samlas teknisk information automatiskt in, i synnerhet:

• Serverloggdata (webbläsartyp, åtkomsttider, IP-adress, värdnamn),

• Enhetsinformation (enhet, operativsystem),

• Cookies (för att underlätta registrering och användning av plattformen).

Tekniska uppgifter behandlas uteslutande av plattformsoperatören för att säkerställa drift och IT-säkerhet. Dessa tekniska uppgifter vidarebefordras inte till Rotary International eller till andra organisatoriska enheter inom föreningen.

3.2 Överföring av personuppgifter

a) Medlemmar i Rotary-communityn (Rotary, Rotaract)
För dessa användargrupper kan ovan nämnda uppgifter – med undantag för tekniska uppgifter – behandlas inom Communityn och, i den utsträckning det är nödvändigt för administrationen av internationellt medlemskap, överföras till Rotary International. Personuppgifter som överförs till RI markeras som sådana i Polaris (RI).

I vissa länder överför de respektive nationella organisatoriska enheterna vissa personuppgifter om medlemmar (i synnerhet namn och postadress) till ett förlag som de har anlitat för att möjliggöra utskick av respektive Rotary-tidning eller jämförbara publikationer. Överföringen omfattar endast de uppgifter som är nödvändiga för detta ändamål och sker endast i länder där dessa utskicksprocesser organiseras centralt. I länder där klubbar eller distrikt själva organiserar leveransen överförs inga uppgifter till ett förlag.

b) Kandidater, andra kontakter samt medlemmar i Interact och Inner Wheel
Samma kategorier av uppgifter behandlas för dessa grupper av personer, men endast på nivån för respektive klubb eller (multi) distrikt. Inga personuppgifter vidarebefordras till Rotary International eller andra överordnade organisatoriska enheter.

c) Uppgifter som tillhandahålls frivilligt
Uppgifter som tillhandahålls frivilligt (t.ex. ytterligare profilinformation) behandlas endast för respektive ändamål och endast inom Communityn. Dessa uppgifter överförs till RI uteslutande för medlemmar i Rotary-communityn och endast i den utsträckning som är nödvändig för att genomföra deras medlemskap.

4. Vem behandlar personuppgifter?

Den respektive organisatoriska enheten är ansvarig för behandlingen av personuppgifter inom sitt eget åtkomstområde i POLARIS. Den beslutar ensam eller tillsammans med andra organ vilka personuppgifter som samlas in och för vilka ändamål samt på vilket sätt de behandlas.

Den tekniska behandlingen av personuppgifter på plattformen utförs av plattformsoperatören. RCS säkerställer driften och funktionaliteten hos POLARIS och behandlar personuppgifter uteslutande inom ramen för det tekniska tillhandahållandet, underhållet och vidareutvecklingen av plattformen.

5. Vem har tillgång till personuppgifter?

De personuppgifter som användaren anger i POLARIS är i regel synliga för andra användare inom samma POLARIS-instans, i den mån detta är nödvändigt för respektive ändamål eller funktion och under förutsättning att användaren inte har gjort ytterligare begränsningar i sina profilinställningar. Därutöver kan personuppgifter förekomma i publikationer inom Communityn och därmed göras tillgängliga för en bredare allmänhet, förutsatt att detta är förenligt med respektive ändamål och är rättsligt tillåtet.

Klubbmedlemmar har tillgång till personuppgifter om andra medlemmar i samma klubb. Dessutom är uppgifter om klubbmedlemmar även synliga för alla andra användare i samma POLARIS-instans, i den mån detta är nödvändigt för att fullgöra respektive klubb- och (multi) distriktsfunktioner och medlemmen inte har gjort några begränsningar i sina profilinställningar.

RCS, som operatör av POLARIS, och tjänsteleverantörer som RCS har anlitat har tillgång till användarnas personuppgifter i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla sina tjänster och har åtagit sig att iaktta sekretess gentemot RCS. Dessa tjänsteleverantörer kan i synnerhet omfatta leverantörer av IT-tjänster (inklusive hosting- och molntjänster), telekommunikations- och tryckeritjänsteleverantörer, finansiella tjänsteleverantörer, logistikföretag samt inkassoföretag i Schweiz eller utomlands. I samtliga dessa fall säkerställer RCS att personuppgifter endast behandlas i enlighet med tillämpliga dataskyddsstandarder.

6. Syfte med databehandling

Communityn behandlar personuppgifter uteslutande för tydligt definierade ändamål och endast i den utsträckning som är nödvändig för att uppfylla dessa ändamål. Behandlingen sker i enlighet med tillämpliga rättsliga krav, såsom GDPR och/eller FADP. Personuppgifter behandlas främst för följande ändamål:

a) Medlemsadministration
Communityn behandlar personuppgifter i syfte att administrera klubbmedlemskap i den utsträckning som är nödvändig för att genomföra medlemskapsförhållandet. Detta omfattar i synnerhet:

• tillhandahållande av tjänster som är förknippade med medlemskapet (t.ex. utskick av tidskrifter, nyhetsbrev och annan information),

• fakturering,

• besvarande av förfrågningar,

• tillhandahållande av stöd i tekniska frågor,

• vidareutveckling, förbättring och omarbetning av POLARIS. Detta kan även omfatta utbyte av uppgifter mellan klubbar och distrikt samt överföring av uppgifter till RI (med undantag för Interact och Inner Wheel), i den utsträckning som är nödvändig.

b) Statistiska utvärderingar
Vid besök i POLARIS kan vissa uppgifter samlas in för statistiska ändamål. Dessa analyser syftar till att bättre förstå användningen av plattformen och att förbättra dess effektivitet och funktionalitet.

c) Uppfyllande av rättsliga skyldigheter
Communityn behandlar personuppgifter i den utsträckning som är nödvändig för att uppfylla rättsliga krav.

d) Rättsligt skydd och verkställande av anspråk
Personuppgifter kan behandlas eller överföras till tredje parter i Schweiz eller utomlands för att driva igenom eller försvara rättsliga anspråk. Detta omfattar exempelvis att anlita inkassobyråer, i den mån detta är nödvändigt och rättsligt tillåtet.

e) IT-säkerhet och säkerställande av driften av POLARIS
För att säkerställa IT-säkerheten och en korrekt drift av POLARIS behandlar plattformsoperatören personuppgifter, inklusive i test- och utbildningsmiljöer där uppgifterna i förväg pseudonymiseras, om detta är tekniskt möjligt.

f) Tillvaratagande av berättigade intressen
Communityn och RCS kan behandla personuppgifter om detta är nödvändigt för att tillvarata berättigade intressen. Detta omfattar i synnerhet:

• publicering av personuppgifter om avlidna medlemmar i publikationer,

• behandling av uppgifter för att driva igenom eller försvara anspråk,

• arkiveringsändamål,

• efterlevnad av lagstadgade preskriptionstider,

• åtgärder för att upprätthålla IT-säkerheten.

7. Hur länge lagras personuppgifter?

Personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla respektive ändamål. Det ändamål för vilket uppgifterna ursprungligen samlades in eller behandlades är avgörande i detta avseende.

Därutöver kan personuppgifter fortsätta att lagras om det finns ett berättigat intresse av detta, i synnerhet

• för att driva igenom eller försvara anspråk,

• för att säkerställa IT-säkerheten,

• för att följa lagstadgade preskriptionstider eller lagrings- eller bevarandeplikter.

Så snart personuppgifter inte längre behövs för det ursprungliga ändamålet och det inte finns några lagstadgade bevarandeplikter, kommer de att raderas eller anonymiseras i POLARIS.

Användare kan även begära att deras personuppgifter raderas, under förutsättning att det inte finns några lagstadgade bevarandeplikter eller överordnade berättigade intressen som hindrar detta. En sådan begäran om radering måste riktas till den ansvariga administratören för respektive klubb.

8. Vilka rättigheter finns enligt dataskyddslagen?

Användare eller registrerade har olika rättigheter i fråga om sina personuppgifter enligt tillämpliga dataskyddslagar (i synnerhet GDPR och FADP). Dessa omfattar i synnerhet:

a) Rätt till information
Registrerade kan begära information om huruvida personuppgifter som rör dem behandlas. Om så är fallet har de rätt till information om typ, omfattning, ändamål och kategorier av behandlade uppgifter samt, i förekommande fall, om mottagare och lagringstid. Begäran kan skickas till dataprotection@rotary.ch.

b) Rätt till rättelse
Felaktiga eller ofullständiga personuppgifter kan korrigeras när som helst. Användare kan göra ändringar direkt i sitt användarkonto eller be den ansvariga administratören i sin klubb att genomföra rättelsen.

c) Rätt till radering
Registrerade kan begära att deras personuppgifter raderas, under förutsättning att det inte finns några lagstadgade bevarandeplikter eller överordnade berättigade intressen som hindrar detta. Radering kan i regel leda till att medlemskapet upphör.

d) Rätt till begränsning av behandling
I vissa fall – till exempel vid tvist om uppgifternas riktighet eller under prövningen av en invändning – kan begränsning av behandlingen begäras.

e) Rätt att invända
Användare kan invända mot behandlingen av sina personuppgifter av skäl som hänför sig till deras särskilda situation, i den mån behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse. I sådant fall kommer uppgifterna inte längre att behandlas, om det inte finns tvingande berättigade skäl för behandlingen. Ett sådant återkallande leder också i regel till att medlemskapsförhållandet med den berörda klubben upphör.

f) Rätt till dataportabilitet
I den mån detta föreskrivs i lag finns en rätt att få de personuppgifter som har tillhandahållits överförda i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. På begäran kan uppgifterna även överföras direkt till en annan personuppgiftsansvarig, förutsatt att detta är tekniskt möjligt.

g) Rätt att återkalla samtycke
Lämnat samtycke kan när som helst återkallas med verkan för framtiden. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av den behandling som utförts innan återkallelsen.

h) Rätt att lämna in klagomål
Registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till en behörig dataskyddstillsynsmyndighet om de anser att deras personuppgifter har behandlats i strid med gällande lag.

Utövande av rättigheter
Registrerade kan utöva sina rättigheter skriftligen eller elektroniskt genom att kontakta den ansvariga administratören i sin klubb. Klubben kommer att besvara sådana begäranden senast inom en månad från mottagandet.

9. Datasäkerhet

RCS vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa säkerheten för personuppgifter som samlas in och behandlas via POLARIS samt för att skydda dem mot obehörig åtkomst, missbruk, förlust, förfalskning eller förstöring. Dessa omfattar i synnerhet åtkomstbegränsningar, säkerhetskopiering av data, instruktioner till administratörer, sekretessavtal samt lämpliga övervaknings- och kontrollmekanismer. Åtkomst till personuppgifter är endast tillåten för de personer som behöver dem för att utföra sina uppgifter.

Liksom för alla internetbaserade system kan säkerhetsrisker inte helt uteslutas trots lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Det kvarstår en restrisk, särskilt vid överföring av data via internet eller vid kommunikation via e-post, direktmeddelanden eller liknande tjänster. Användare rekommenderas därför att, i den mån det är möjligt, överföra konfidentiell information via särskilt säkra kanaler (t.ex. per post).

RCS gör rimliga ansträngningar för att säkerställa att plattformen uppfyller kraven på konfidentialitet, tillgänglighet, integritet och motståndskraft, med beaktande av den aktuella tekniska utvecklingsnivån och de därmed sammanhängande kostnaderna. RCS tar dock inget ansvar för följderna av obehörig åtkomst till personuppgifter om detta beror på att POLARIS säkerhetskrav eller de allmänna användarvillkoren inte har följts.

10. Cookies

Cookies är små textfiler som lagras på användarens enhet vid besök på en webbplats. De används för att känna igen användaren vid efterföljande besök, tillämpa vissa inställningar och underlätta användningen av plattformen. Cookies kan till exempel användas för att lagra inloggningssessionen så att användarnamn och lösenord inte behöver anges på nytt varje gång användaren besöker webbplatsen. Cookies kan även innehålla information om användningsinställningar såsom språk eller visningsalternativ.

POLARIS har ett integrerat webb­analysprogram som utvärderar data uteslutande i aggregerad form. Det är inte möjligt att dra slutsatser om enskilda fysiska personer. Webbanalysen samlar in och utvärderar information om användarnas beteende på plattformen. Syftet är att förbättra plattformens effektivitet, användarvänlighet och prestanda.

Analysprogrammet som används på plattformen registrerar användarnas användningsflöde. Den personuppgiftsansvarige använder de uppgifter som samlas in på detta sätt särskilt för att utvärdera användningen av plattformen och för att bättre förstå användarnas beteende vid besök på plattformen.

Genom att besöka POLARIS samtycker användarna uttryckligen till användningen av cookies. Användare kan när som helst begränsa eller förhindra lagringen av cookies genom att justera motsvarande inställningar i sin webbläsare (t.ex. i menyn ”Alternativ” eller ”Inställningar”). Cookies som redan har lagrats kan också raderas där när som helst.

Polaris integritetspolicy / Version 1.0, mars 2026