🏴 ENGLISH VERSION
The English version can be found below.
Félagakerfi Rótarý (hér eftir nefnt „Polaris“) er gefið út af:
Rotary Commu ication Services Switzerland-Liechtenstein ( hér eftir nefnt the «RCS»)
c/o Juris Treuhand AG
Industriestrasse 47
6304 Zug
SWITZERLAND
+41 (0)43 299 66 25
info@rotary.ch
1 Almennar ráðstafanir og skilgreiningar
Í þessum skilmálum og skilyrðum er átt við:
« Rotary International »: Heimssamtök Rótarý sem veitir rótarýumdæmum og klúbbum stuðning við starf sitt;
„Rótarý“: Rótarýeiningar innan umdæmis sem nota Polaris (hér eftir nefnt „Rótarý“ og „við“);
„Notandi“: Sérhver félagi (þ.m.t., ef við á, tilvonandi félagi eða aðrir gestir) rótarýklúbbs sem skráður er í Polaris og hafa því afnotarétt;
„Persónuupplýsingar“: allar upplýsingar sem tengjast beint eða óbeint auðkenndum eða auðkennanlegum einstaklingi;
Notkun þjónustu okkar fylgja alltaf þau réttindi og skyldur sem getið er um í þessum skilmálum og skilyrðum (hér eftir nefndir „skilmálar“). Tilvísunin í þessa skilmála felur óbeint í sér tilvísun í persónuverndarstefnuna. Engar undanþágur frá þessum skilmálum eru leyfðar. Aðeins er heimilt að víkja frá þessum almennu skilmálum ef samið er um gagnkvæmt og slík frávik eru skráð skriflega. Þessi sérákvæði gilda aðeins um þann hluta sem þau víkja frá. Önnur ákvæði skilmálanna gilda í öllum tilvikum.
Þessir skilmálar gilda bæði um Rótarý og notandann. Þú ert talinn notandi frá því augnabliki sem þú notar þjónustuna, hvort sem þú hefur skráð þig áður eða ekki. Með því einfaldlega að nota þjónustuna er litið svo á að þú hafir viðurkennt og samþykkt sérstaklega beitingu þessara skilmála. Svo vertu viss um að hafa lesið og skilið alla skilmálana.
Rótarý áskilur sér rétt til að breyta þessum skilmálum hvenær sem er. Notandinn verður alltaf upplýstur um allar breytingar.
2 Markmið Polaris
Með Polaris vill Rótarý innleiða öfluga tölvuvæðingu á stjórnun meðlima rótarýklúbba og umdæma með því að nota Polaris og efla upplýsingagjöf félagsmanna. RCS ber ábyrgð á þróun og rekstri þessa hugbúnaðar.
Polaris gegnir fyrst og fremst mikilvægu hlutverki í skipulagningu klúbba og umdæma með ýmsum aðgerðum eins og viðburðadagatali, fundarstjórnunarkerfi, skjalastjórnunarkerfi fyrir fundarskýrslur o.fl. Polaris býður því upp á efnisstjórnunarkerfi (CMS), eins konar sýndarvinnusvæði sem gerir notendum kleift að bæta við efni, breyta því eða jafnvel eyða því.
Að auki þjónar Polaris sem brú á milli klúbba og umdæma á staðnum annars vegar og landssamtaka Rótarý hins vegar. Vettvangurinn gerir þér kleift að hafa umsjón með félagaskránni, sem er aðgengileg viðurkenndum meðlimum eins og rótarýfélögum. Þessi félagaskrá tryggir skilvirk samskipti á milli meðlima og á milli meðlima og klúbba þeirra, umdæma eða Alþjóða Rótarýhreyfingarinnar. Þú finnur allar upplýsingar um söfnun persónuupplýsinga þinna í persónuverndarstefnu okkar.
Þetta félagakerfi gerir Rótarý kleift að sinna verkefnum sínum á skilvirkari hátt. Rótarý mun síðan nota vettvanginn fyrir útsendingar á almennum skilaboðum og möppunni. Rótarý mun ekki takmarkast við ofangreindar aðgerðir, en mun aðeins nota gagnagrunninn fyrir þau verkefni sem honum eru ætlað.
Að lokum þjónar Polaris serves as a bridge between local clubs and districts on the one hand and Rotary International on the other. Club affiliation to Rotary International involves data exchange with Rotary International.
The aforementioned Polaris sem brú milli staðbundinna klúbba og umdæma annars vegar og Rotary International hins vegar. Klúbbaðild að Rotary International felur í sér gagnaskipti við Rotary International.
3 Aðgangur og réttur til að nota Polaris
3.1 Aðgangur og innskráning
Aðgangur að Polaris kerfinu er að hluta til opinn öllum notendum. Innskráning til dæmis veitir aðgang að gögnum meðlima er takmörkuð við áður skráða notendur. Allir meðlimir rótarýklúbbs eiga í grundvallaratriðum rétt á að skrá sig inn í Polaris.
Innkráning í kerfið felur í sér að búa til einstakt og persónulegt notendasnið. Hver Rótarýklúbbur skipar mann sem ber ábyrgð á aðgangi að og skráningu meðlima sinna á Polaris. Þessi aðili ber ábyrgð á að úthluta nauðsynlegum gögnum fyrir tenginguna, þ.e. notendanafni, netfangi og lykilorði.
Notkunarrétturinn er veittur á óframseljanlegan hátt til hvers skráðs notanda.
Að jafnaði er þessi afnotaréttur veittur meðan á aðild að Rótarý stendur.
Afnotarétturinn fellur sjálfkrafa úr gildi við uppsögn aðild að rótarýklúbbi. Að auki getur notkunarréttinum hvenær sem er, og þrátt fyrir áframhaldandi tengsl við Rótarý, verið rift tímabundið eða varanlega þegar notandi brýtur gegn almennum skilyrðum þessum, öðrum skilyrðum sem sérstaklega er kveðið á um, gildandi laga og/eða þrátt fyrir góða trú sem vænst er af hverjum notanda. Þessi uppsögn getur átt sér stað án fyrirvara. Að lokum getur Rótarý hvenær sem er ákveðið einhliða að slökkva tímabundið á afnotaréttinum, takmarka hann eða hætta með ef nauðsyn krefur, til að tryggja rétta virkni og öryggi Polaris, Þessi einhliða uppsögn gefur aldrei tilefni til neinna bóta.
Sérhver notendaprófíll er alltaf algjörlega einka og leynilegur. Í öllum tilvikum er bannað að skrá sig inn á eða deila notandasniði annars notanda. Notandinn getur ekki flutt notandaprófílinn sinn til þriðja aðila. Að auki þurfa allir notendur að halda trúnaði um notandaprófílinn sinn, til dæmis með því að velja lykilorð. Notendum er bent á að sýna tilhlýðilega aðgát í öllum aðstæðum þar sem aðgangsgögn þeirra eru eða kunna að verða birt þriðja aðila. Sérhver notandi sem sér brotið á trúnaði á prófílnum sínum er skylt að láta Rótarý vita svo að viðeigandi ráðstafanir til úrbóta verði gerðar.
Við leggjum mikla áherslu á skynsemi notenda okkar, sérstaklega ungum notendum. Þess vegna teljum við að þú þurfir að hafa náð fimmtán (15) ára lágmarksaldri til að mega nota þjónustuna.
3.2 Notendaprófíll
Helsta forsenda nýtingarréttar er gerð notendaprófíls. Þessi notendaprófíll inniheldur í meginatriðum allar nauðsynlegar tengiliðaupplýsingar fyrir notendur, en Rótarý, notandinn sjálfur eða þriðji aðili geta bætt þeim við. Hvað varðar vinnslu persónuupplýsinga vísum við til persónuverndarstefnu okkar.
Sérhver notandi lýsir því yfir að hann hafi gert sér grein fyrir því að Polaris notar grunnsýnileika notendaprófíls síns og viðbótarupplýsingar gagnvart öðrum notendum. Notandinn er sjálfur aðalega ábyrgur fyrir hvers kyns viðbótum, breytingum, leiðréttingum, eyðingu o.s.frv. á gögnum hans. Öll viðbót við efni í kerfinu er á áhættu notandans. Sérhver notandi er ábyrgur fyrir heilleika, nákvæmni og sannleiksgildi upplýsinganna sem sendar eru í kerfinu. Rótarý þarf ekki að sannreyna upplýsingar í þessu sambandi.
Sérhver notandi hefur því nauðsynleg úrræði til að gera breytingar til að koma í veg fyrir miðlun óviðeigandi gagna. Ef þessi möguleiki reynist ófullnægjandi getur notandinn einnig takmarkað sýnileika gagna sinna að hluta með því að gera breytingar á persónuverndarstillingunum þegar hann hefur verið tengdur. Að lokum hefur Rótarý gert nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja, ef nauðsyn krefur, aðgang að ákveðnum síðum vettvangsins fyrir notendur sem hafa til þess fengið sérstök réttindi.
Að lokum er notandinn einn ábyrgur fyrir öllu efni sem veitt er í kerfinu, þar með talið nákvæmni, heilleika, eignarhald og viðhald gagna. Hins vegar áskilur Rótarý sér rétt til að fjarlægja hvers kyns óviðeigandi efni úr kerfinu og út frá þessu sjónarhorni beita víðtæku geðþóttavaldi í ljósi markmiða Polaris. Ef notandi veitir öðrum notendum beinlínis leyfi til að skoða allt innihald prófílsins síns, ber Rotary ekki ábyrgð á gjörðum slíkra notenda.
4 Ábyrgð notenda
Sérhver notandi skuldbindur sig til að nota Polaris eingöngu innan ramma markmiða þessa kerfis, eins og þau eru skilgreind í þessum almennu skilmálum. Notandinn samþykkir að nota aðeins í góðri trú þann rétt sem honum er veittur. Þar af leiðandi mun hann ekki geta notað notandaprófílinn sinn fyrir ólögmætar athafnir, þar með talin brot.
Notendur verða að forðast hvers kyns athafnir sem geta hindrað almennan aðgang að pallinum og skerða áreiðanleika og öryggi pallsins. Notandinn samþykkir að framkvæma enga meðferð sem gæti lagt óhóflega byrði á innviði Polaris vettvangsins.
Notandinn ber einn ábyrgð á vírusum eða skaðlegum skrám sem hann bætir við Polaris kerfið. Öll brot á þessu ákvæði skulu tilkynnt til Rótarý.
Sérhver notandi er persónulega ábyrgur fyrir hvers kyns efni sem hann bætir við Polaris. Þess vegna verður notandinn að tryggja að þetta efni sé ekki andstætt almennar reglur eða siðferði, gildandi löggjöf, réttindum þriðja aðila og annarra notenda, „reglum um eðlilega hegðun“ og feli ekki í sér brot á hugverkarétti. þriðja aðila. Venjulegar hegðunarreglur fela í sér að forðast villandi, illgjarna eða hegðun sem felur í sér mismunun. Að sama skapi þarf Rótarý ekki að sannreyna upplýsingarnar í þessu sambandi fyrirfram.
Notendur þurfa einnig að virða réttindi annarra notenda. Það er bannað hverjum notanda að safna efni eða upplýsingum annarra notenda kerfisbundið eða mikið. Sérhver notandi verður einnig að forðast óleyfilegar auglýsingar og hvers kyns ólöglega eða óleyfilega markaðssetningu á Polaris.
Notandinn verður að halda sig frá hvers kyns athöfnum sem stangast á við þessa skilmála og skilmála eða frá notkun Polaris í góðri trú. Rotary mun á engan hátt bera ábyrgð á slíkum aðgerðum og tjóni sem það kann að valda þriðja aðila eða öðrum notendum.
Hvers konar ólögmæt hegðun veldur refsiaðgerðum gegn notandanum. Rótarý áskilur sér víðtækt svigrúm til að grípa til sanngjarnra ráðstafana, þar á meðal möguleikann á að segja upp notkunarrétti sem notanda er veittur tafarlaust og án frekari formkrafna. Að auki getur Rótarý gripið til þeirra (auka) réttaraðgerða sem nauðsynlegar eru til að fá skaðabætur fyrir skaðann.
5 Ábyrgð Rótarý
Rótarý hefur skuldbundið sig til að gera allar nauðsynlegar tæknilegar og lagalegar ráðstafanir til að tryggja rétta virkni og öryggi vettvangsins. Rótarý sýnir raunhæfa afstöðu til kerfisins og tekur hér með skýrt fram að ekki sé hægt að efast um ábyrgð þess í eftirfarandi tilvikum. Polaris er aðgengilegt „eins og það er“. Allir notendur eru meðvitaðir um að þeir nota pallinn á eigin ábyrgð.
Rótarý getur því ekki ábyrgst að vettvangur þess verði aðgengilegur hvenær sem er, né að nein truflun eða truflun á þjónustunni verði. Ef nauðsyn krefur mun Rótarý leysa vandamálið eins fljótt og auðið er. Rótarý getur því ekki borið ábyrgð á hvers kyns beinum eða óbeinum skemmdum sem hlýst af slíkum truflunum eða truflunum.
Rótarý getur ekki borið ábyrgð á gjörðum notenda og þriðja aðila, hvort sem notkun vettvangsins er ólögleg og/eða móðgandi eða ekki. Þrátt fyrir allar skynsamlegar varúðarráðstafanir er ekki óhugsandi að gögn notenda geti orðið fyrir tapi, þjófnaði, óheimilum aðgangi, óheimilum breytingum eða öðrum skaðlegum athöfnum. Rótarý getur ekki verið gert ábyrgt fyrir slíku.
Vettvangurinn gæti innihaldið tengla á aðrar vefsíður sem reknar eru af þriðja aðila. Þessar vefsíður eru algjörlega óháðar Polaris og sú staðreynd að þessar síður eru nefndar þýðir ekki að Rótarý samþykki eða mæli með þeim. Vegna þess að Rótarý ræður ekki yfir neinu efni eða tækni á þessum vefsíðum, getur Rótarý ekki borið ábyrgð á neinu beinu eða óbeinu tjóni sem hlýst af notkun þessara ytri vefsíðna.
Rótarý getur ekki borið ábyrgð á efni sem notandi hefur hlaðið inn og/eða birt á Polaris.
6 Verð
Kostnaður fyrir notkun á kerfinur er innheimt af RCS frá Sviss til hinna ýmsu umdæma í samræmi við fjölda klúbba í umdæmi og verði eins pakka á klúbb á ári. Mismunandi er hvernig umdæmi innheimta klúbba eða félaga.
Greiðsla fer nú fram með millifærslu en gæti að lokum farið fram á vefsíðu Polaris.
7 Hugverkaréttindi
Polaris inniheldur gögn og skrár frá Rótarý, notendum og þriðja aðila sem eru vernduð af viðeigandi löggjöf um hugverkaréttindi. Hugverkaréttur felur í sér höfundarrétt, vörumerkjarétt, hönnunarrétt, gagnabankalög og hvers kyns önnur (hugverka) réttindi sem eru í gildi.
Notkun Polaris felur ekki í sér framsal á umræddum hugverkaréttindum til notandans. Notkun verndaðra gagna og skráa er takmörkuð við almennan tilgang Polaris eins og lýst er í þessum skilmálum.
Notandinn sem bætir efni við Polaris lýsir því yfir að hann hafi nauðsynleg hugverkaréttindi eða heimild. Fyrir hvers kyns efni sem er háð hugverkaréttindum veitir notandinn Rótarý leyfi sem ekki er í einkarétti, framseljanlegt, þóknanalaust og um allan heim fyrir notkun þessa efnis í Polaris.
Þetta leyfi fellur ekki sjálfkrafa úr gildi þegar einstakur notkunarréttur rennur út, sem gefur til kynna að efnið sé í grundvallaratriðum sýnilegt af Rótarý og notendum. Rótarý skuldbindur sig til að segja þessu leyfi upp gegn skriflegri og persónulegri beiðni hvers fyrrverandi Polaris notanda. Þessi skuldbinding felur í sér að fjarlægja efni sem verður ekki lengur sýnilegt af öðrum notendum.
Sérhver notandi skal forðast hvers kyns brot á þessum hugverkaréttindum, nema í þeim tilvikum þar sem leyfi hefur verið veitt. Í öllum tilvikum verður notandinn að láta ummælin og/eða tilkynningarnar sem varða hugverkaréttindin óskert.
8 Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga
8.1 Almennt
Persónuupplýsingunum sem notandinn gefur upp er safnað og unnið af Rótarý. Rótarý fullvissar notendur sína um að það leggi mikla áherslu á verndun friðhelgis einkalífs þeirra og viðkvæmra eða óviðkvæmra persónuupplýsinga þeirra og að það skuldbindur sig ávallt til að hafa skýr og gagnsæ samskipti um þetta atriði. Rótarý skuldbindur sig til að fara að gildandi lögum, einkum RGPD (almenn reglugerð um gagnavernd). Þú finnur frekari upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga þinna í persónuverndarstefnu okkar.
Rótarý vinnur persónuupplýsingar eins lengi og nauðsynlegt er til að framkvæma þjónustuna. Frá því augnabliki sem notandi ákveður að hætta að nota þjónustuna, verður Rótarý að hætta allri vinnslu persónuupplýsinga, að öðru leyti en nauðsynlegt er til að eyða eða skila gögnum til notkunar.
Hvenær sem því verður við komið skal Rótarý aðstoða notandann við að uppfylla skyldu sína til að bregðast við beiðnum um nýtingu réttinda skráðra einstaklinga: réttur til aðgangs, leiðréttingar, eyðingar og andmæla, réttur til takmörkunar á vinnslu, réttur til að flytja gögn, réttur til verða ekki að vera viðfangsefni einstakrar sjálfvirkrar ákvörðunar (þar með talið prófílgreiningu). Rotary International (RI) geymir nokkur gögn frá látnum eða fráfarandi Rótarýfélaga eins og nafn hans, fæðingardag hans sem upplýsingar um meðlimi.
Rotary hefur heimild til að gera eitt eða fleiri afrit og/eða öryggisafrit af persónuupplýsingum. Umræddar persónuupplýsingar njóta sömu verndar og upprunalegu persónuupplýsingarnar.
Rotary heldur skrá yfir vinnsluaðgerðir sem gerðar eru fyrir notandann. Þessi skrá getur verið á rafrænu formi. Hún skal innihalda allar þær upplýsingar sem um getur í grein 30.2. almennu persónuverndarreglugerðarinnar.
Rótarý ábyrgist að starfsfólk þess hafi takmarkaðan aðgang að persónuupplýsingum og aðeins að því marki sem slíkur aðgangur er nauðsynlegur til að framkvæma þjónustuvinnslur. Starfsfólk Rótarý er einnig bundið þagnarskyldu um vinnslu persónuupplýsinga. Rótarý hefur skuldbundið sig til að upplýsa starfsfólk sitt um persónuverndarlöggjöf og samningsákvæði.
8.2 Trúnaður
Samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni ber Rótarý að virða þagnarskyldu um persónuupplýsingar sem unnið er með í tengslum við þjónustuna. Þessi þagnarskylda gildir jafnt um starfsmenn Rótarý og alla framtíðarundirverktaka og þeirra eigin starfsmenn.
Þessi þagnarskylda tekur gildi um leið og geymsla á afritum notanda af gögnum hjá Rótarý er tekin í notkun.
Þessi þagnarskylda á ekki við þegar Rótarý er skylt að miðla persónuupplýsingum til eftirlitsyfirvalds, í krafti lagaákvæðis eða dómsúrskurðar, þegar upplýsingarnar eru þegar þekktar almenningi eða þar sem miðlun persónuupplýsinga hefur verið heimiluð af notandanum..
8.3 Öryggisráðstafanir
Samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni skuldbindur Rótarý sig til að innleiða tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir (hér eftir „öryggisráðstafanirnar“) til að vernda persónuupplýsingar gegn eyðileggingu, annaðhvort fyrir slysni, hvort sem er ólöglega, gegn tapi, svikum, dreifingu eða óheimilum aðgangi eða gegn öðrum form ólögmætrar vinnslu eða notkunar.
Þessar öryggisráðstafanir tryggja öryggisstig sem er lagað að áhættunni sem meðferðin hefur í för með sér. Við ákvörðun á viðeigandi öryggisráðstöfunum skulu aðilar taka mið af nýjustu tækni, kostnaði við framkvæmd og eðli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar sem og áhættu sem steðjar að réttindum og frelsi hlutaðeigandi einstaklinga.
Rótarý leitast við að gera allt sem sanngjarnt er til að tryggja að vinnslukerfi þeirra og þjónusta uppfylli kröfur um áframhaldandi trúnað, heiðarleika, aðgengi og seiglu, að teknu tilliti til nýjustu tækni og kostnaðar við innleiðingu.
8.4 Tilkynning um öryggisbresti
Samkvæmt GDPR tilkynnir Rótarý notanda um hvers kyns brot á persónuupplýsingum eins fljótt og auðið er og eigi síðar en 24 klukkustundum eftir að hafa lesið þær. Þessari tilkynningu fylgja öll skjöl til að gera notandanum kleift, ef nauðsyn krefur, að tilkynna þetta brot til gagnaverndaryfirvalda og/eða hlutaðeigandi einstaklinga. Rótarý verður að koma eftirfarandi upplýsingum á framfæri við notandann: eðli gagnabrotsins, flokkun og áætlaðan fjölda einstaklinga sem verða fyrir brotinu, flokka og áætlaðan fjölda persónuupplýsinga sem um ræðir, líklegar afleiðingar gagnabrotsins og ráðstafanir sem gerðar eru til að ráða bót á gagnabrotinu eða til að draga úr neikvæðum afleiðingum.
Að beiðni notanda tilkynnir Rótarý um gagnabrot í nafni og fyrir hönd notanda til eftirlitsyfirvalda eins fljótt og auðið er og, ef mögulegt er, eigi síðar en 72 klukkustundum eftir að brotið hefur fundist, nema umrætt brot sé ekki líkleg til að skapa áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga.
Að beiðni notanda tilkynnir Rótrarý gagnabrotið í nafni og fyrir hönd notandans til hlutaðeigandi einstaklinga eins fljótt og auðið er þegar þetta brot er líklegt til að skapa mikla áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga.
Ákvörðun um hvort tilkynna skuli persónuverndaryfirvöldum og/eða skráðum einstaklingum um gagnabrot eða ekki er hjá notandanum.
8.5 Undirvinnsla
Rótarý þarf að tryggja að undirvinnsluaðili veiti sömu tryggingar fyrir framkvæmd viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana, þannig að vinnslan uppfylli kröfur almennu persónuverndarreglugerðarinnar, þar á meðal 32. grein GDPR.
9 Force majeure
Ef um óviðráðanlegar aðstæður er að ræða er Rótarý ekki skylt að virða skuldbindingar sínar við aðra aðila, þar á meðal notendur. „Force majeure“ merkir allar aðstæður sem Rótarý hefur ekki stjórn á sem kemur í veg fyrir að allar eða einhverjar skuldbindingar þess verði framfylgt í framtíðinni. Þessi undanþága frá efndum á skuldbindingum Rótarý gildir aðeins á tímabili „Force majeure“ .
10 Gildandi lög og veiðeigandi lögsagnarumdæmi
Þessir almennu skilmálar eru eingöngu undir evrópskum lögum, þar sem Ísland er tilvísunin. Allur ágreiningur sem leiðir af samningsbundnum eða ósamningsbundnum skuldbindingum þessara almennu skilmála og skilmála verður lagður fyrir dómstóla Zürich-kantónunnar í Sviss.
Polaris TC-ICE-IS-1.1- May 2022
ENGLISH VERSION
The Rotary Club Management System (hereinafter « Polaris » or « platform »), is an initiative of:
Rotary Communication Services Switzerland-Liechtenstein(hereinafter referred to as the «RCS»)
c/o Juris Treuhand AG
Industriestrasse 47
6304 Zug
SWITZERLAND
+41 (0)43 299 66 25
info@rotary.ch
1 General dispositions and definitions
In these Terms and Conditions, the following terms mean:
« Rotary International »: Rotary's central organization that provides logistical and structural support to national divisions;
« Rotary »: Rotary organizations in the district territory using Polaris (hereinafter « Rotary » and « We »);
« User »: Any member (including, if applicable, the aspiring member or other non-Rotarien guest) of a Rotary club or district registered on Polaris platform and is therefore granted a right of use;
« Privacy Policy »: Document available on our website, containing all information about your personal data and the use that is made by Rotary.
The use of our services is always accompanied by the rights and obligations mentioned in these Terms and Conditions (hereinafter referred to as the « Terms »). The reference to these Conditions implicitly includes a reference to the Privacy Policy. No derogation from these Conditions is allowed. These General Terms and Conditions may be waived only if mutually agreed upon and such deviations are recorded in writing. These specific provisions apply only to the part to which they derogate. The other provisions of the Conditions remain in any case applicable.
These Terms apply to both Rotary and the User. You are considered a User from the moment you use the service, whether you have registered before or not. By simply using the service you are presumed to have recognized and expressly accepted the final and exclusive application of these Terms. So be sure to have read and understand all the terms.
Rotary reserves the right to modify these Terms at any time. The User will always be kept informed of any changes.
2 Objectives of Polaris
With Polaris, Rotary wants to implement a strong computerization of the management of the members of Rotary Clubs and Districts using Polaris and to intensify the information of the members. RCS is responsible for the development and operation of this platform.
Polaris primarily fulfils a vital role in the organization of clubs and districts through various functions such as an events calendar, a meeting management system, a document management system for meeting reports, etc. Polaris therefore provides a Content Management System (CMS), a kind of virtual workspace that allows Users to add content, modify it, or even delete it.
In addition, Polaris serves as a bridge between local clubs and districts on the one hand and the Rotary national organization on the other. The platform allows you to manage the members file, which is accessible to authorized members such as Rotary members. This membership file ensures effective communication between members and between members and their clubs, districts or the national central Rotary organization. You will find all the information concerning the collection of your personal data in our privacy policy.
This membership file allows Rotary to perform its tasks more efficiently. Rotary will then use the platform for the broadcast of general messages and the Directory. Rotary will not be limited to the above operations, but will only use the database for the tasks assigned to it.
Finally, Polaris serves as a bridge between local clubs and districts on the one hand and Rotary International on the other. Club affiliation to Rotary International involves data exchange with Rotary International.
The aforementioned Polaris objectives and features may at any time be adapted and / or supplemented by Rotary.
3 Access and right to use Polaris
3.1 Access and inscription
Access to Polaris platform is partly open to any user. The login for example the access to the data of the members is limited to the previously registered Users. Any member of a Rotary club in principle has the right to register on Polaris.
Registration on the platform involves the creation of a unique and personalized User Profile. Each Rotary club appoints a person responsible for access to and registration of its members on Polaris. This person is responsible for assigning the data necessary for the connection, namely the user name, its e-mail address and its access code.
The right of use is granted in a non-exclusive and non-transferable way to any registered User.
As a general rule, this right of use is conferred for the duration of Rotary membership.
The right to use terminates automatically upon termination of membership in a Rotary club. In addition, the right of use may at any time, and despite the continued affiliation to Rotary, be terminated temporarily or permanently when the User acts in violation of these General Conditions, other conditions expressly provided for, of the legislation in force and / or in spite of the good faith expected from any User. This termination may take place without prior notice. Finally, Rotary may at any time unilaterally decide to temporarily disable the platform, limit it or terminate it if necessary to ensure the proper functioning and security of Polaris platform. This unilateral termination never gives rise to any form of compensation whatsoever.
Each User profile is always strictly personal and confidential. In any case, it is forbidden to log on to or share the User profile of another User. The User cannot transfer his User Profile to a third party. In addition, all Users are required to maintain the confidentiality of their User Profile, for example by choosing a password. Users are advised to exercise due care in any situation where their access data is or may be disclosed to third parties. Any User who finds a violation of the confidentiality of his profile, is obliged to inform Rotary so that the appropriate corrective measures are taken.
We attach great importance to the discerning ability of our Users, especially our Minor Users. That's why we believe you must have reached the minimum age of fifteen (15) years to be allowed to use the service.
3.2 User Profile
The main prerequisite for the right of use is the creation of a user profile. This User profile essentially includes all necessary contact information for Users, but may be supplemented by Rotary, the User itself or any third party and / or a mandated User. With regard to the processing of personal data, we hereby refer to our Privacy Policy.
Any User declares to have taken cognizance of the fact that Polaris applies a basic visibility of its User profile and additional information vis-à-vis other Users. The User himself is mainly responsible for any additions, modifications, corrections, deletions, etc. of his data. Any addition of content to the platform will be at the risk of the User. Any User is responsible for the completeness, accuracy and veracity of the information communicated on the platform. Rotary is not required to verify information in this regard.
Any user therefore has the necessary means to make changes to prevent the dissemination of inappropriate data. If this eventuality proves to be insufficient, the User can also partially limit the visibility of his data by making changes to the privacy settings once connected. Finally, Rotary has taken the necessary steps to reserve, if necessary, access to certain pages of the platform to the Mandated Users.
In conclusion, the User is solely responsible for all content provided on the platform, including the accuracy, completeness, appropriation and maintenance of the data. However, Rotary reserves the right to remove any form of inappropriate content from the platform, and from this point of view applies a wide discretionary power in light of the objectives of Polaris. If the User explicitly grants permission to other Users to view the entire content of his profile, Rotary shall not be liable for the actions of such Users.
4 Responsibility of the user
Any User undertakes to make use of Polaris only within the framework of the objectives of this platform, as defined in these General Conditions. The User agrees to use only in good faith the right conferred on him. As a result, he will not be able to use his user profile for unlawful acts, including the commission of offenses.
Users must refrain from any act likely to impede general access to the platform and compromise the reliability and security of the platform. The User agrees not to perform any manipulation that could impose a disproportionate burden on the infrastructure of Polaris platform.
The User is solely responsible for any virus or harmful file that he adds to Polaris platform. Any breach of this provision shall be reported to Rotary.
Any User is personally responsible for any content that he adds to Polaris. Therefore, the User must ensure that this content is not contrary to public order or morality, the legislation in force, the rights of third parties and other Users, the "rules of normal conduct" and does not constitute a violation of the intellectual property rights of third parties. Normal rules of conduct include abstention from deceptive, malicious or discriminatory behaviour. Similarly, Rotary is not required to verify the information in this regard a priori.
Users are also required to respect the rights of other Users. It is forbidden for any User to systematically or extensively collect the content or information of other Users. Any User must also refrain from unauthorized advertising and any form of illegal or unauthorized marketing on Polaris.
The User must abstain from any act contrary to these Terms and Conditions or from the good faith use of Polaris platform. Rotary will in no way be held responsible for any such actions and any damages they may cause to third parties or other Users.
Any form of unlawful behaviour gives rise to sanctions against the User. Rotary reserves a wide discretion to take reasonable measures, including the ability to terminate the right of use granted to the User immediately and without further form requirements. In addition, Rotary may take the (extra) judicial steps necessary to obtain compensation for the harm suffered.
5 Responsibility of Rotary
Rotary is committed to taking all necessary technical and legal steps to ensure the proper functioning and security of the platform. Rotary demonstrates a realistic attitude to its platform, and hereby expressly states that its responsibility cannot be questioned in the following cases. Polaris is made available "as is". All Users are aware that they use the platform at their own risk.
Therefore, Rotary cannot guarantee that its platform will be accessible at any time, nor that any interruption or disruption of the service will occur. If necessary, Rotary will resolve the problem as soon as possible. Rotary cannot therefore be held responsible for any type of direct or indirect damage resulting from such interruptions or disturbances.
Rotary cannot be held responsible for the actions of Users and third parties, whether or not the use of the platform is illegal and / or abusive. Notwithstanding all reasonable precautionary measures, it is not inconceivable that Users' data may be subject to loss, theft, unauthorized access, unauthorized alteration or any other harmful act. Rotary cannot be held responsible.
The platform may contain links to other websites operated by third parties. These websites are completely independent of Polaris and the fact that these sites are mentioned does not imply that Rotary approves or recommends them. Because Rotary does not control any content or technology on these websites, Rotary cannot be held responsible for any direct or indirect damages resulting from the use of these external websites.
Rotary cannot be held responsible for contents loaded and/or published by a user on Polaris.
6 Price
The use of the platform is billed by the RCS from Switzerland to the different districts according to the number of clubs they group and at the rate of one package per club per year.
The way districts bill clubs or members differs from one to the other.
Payment is currently made by bank transfer but may eventually be made on Polaris website.
7 Intellectual property rights
Polaris contains data and files from Rotary, Users, and third parties that are protected by applicable intellectual property rights legislation. Intellectual property rights include copyright, trademark law, design rights, data bank law and any other (intellectual property) right in force.
The use of Polaris does not imply an assignment of said intellectual property rights to the User. The use of protected data and files is limited to the general purpose of Polaris as described in these Terms and Conditions.
The User who adds content to Polaris expressly declares that he has the necessary intellectual property rights or authorization. For any content subject to intellectual property rights, the User grants a non-exclusive, transferable, royalty-free and worldwide license to Rotary for the use of this content under Polaris.
This license does not automatically terminate upon expiration of the individual right of use, which implies that the content remains in principle visible by Rotary and Users. Rotary commits to terminate this license at the written and personal request of any former Polaris User. This commitment implies the removal of content that will no longer be visible by other Users
Any User shall refrain from any infringement of these intellectual property rights, except in cases where an authorization has been granted. In any case, the User must leave intact the mentions and / or notifications relating to the intellectual property rights.
8 Privacy and processing of personal data
8.1 Generality
The personal data provided by the User are collected and processed by Rotary. Rotary assures its Users that it attaches the utmost importance to the protection of their privacy and their sensitive or non-sensitive personal data, and that it always undertakes to communicate clearly and transparently on this point. Rotary undertakes to comply with applicable legislation, in particular the RGPD (General Regulation on Data Protection). You will find more information about the processing of your personal data in our Privacy Policy.
Rotary processes personal data as long as necessary to perform the service. From the moment the User decides to stop using the service, Rotary must terminate any processing of personal data, other than necessary for the deletion or return of data to the User.
Whenever possible, Rotary shall assist the User in fulfilling his obligation to respond to requests for the exercise of the rights of data subjects: right of access, rectification, erasure, and opposition, right to limitation of processing, right to portability of data, right not to be the subject of an individual automated decision (including profiling). Rotary International (RI) retains some data from a deceased or departing Rotary member such as his name, first name his date of birth this as information of the members.
Rotary is authorized to make one or more copies and / or back-ups of personal data. The personal data concerned enjoy the same protection as the original personal data.
Rotary keeps a record of the processing activities performed for the User. This register may be in electronic form. It must contain all the information referred to in Article 30.2. of the General Data Protection Regulation.
Rotary guarantees that its personnel will have limited access to personal data only to the extent that such access is necessary to perform service execution operations. Rotary staff are also subject to a confidentiality obligation regarding the processing of personal data. Rotary is committed to informing its staff about privacy legislation and contract provisions.
8.2 Confidentiality
Under the General Data Protection Regulations, Rotary is under an obligation of confidentiality with regard to personal data processed in connection with the service. This confidentiality obligation applies equally to Rotary staff and any future subcontractors and their own personnel.
This obligation of confidentiality takes effect as soon as the storage of the User's backups of data by Rotary is put into service.
This confidentiality obligation does not apply when Rotary is required to disclose personal data to the supervisory authority, by virtue of a legal provision or judicial decision, when the information is already known to the public, or where the communication of personal data has been authorized by the User.
8.3 Security measures
Under the General Data Protection Regulation, Rotary undertakes to implement technical and organizational measures (hereinafter "the security measures") to protect personal data against destruction, either by accident, whether unlawfully, against loss, fraud, dissemination or unauthorized access or against any other form of unlawful processing or use.
These security measures guarantee a level of security adapted to the risk that the treatment entails. In determining the appropriate security measures, the Parties shall take into account the state of the art, the costs of implementation and the nature, scope, context and purpose of the processing as well as the risks to the rights and freedoms of the persons concerned.
Rotary strives to make every reasonable effort to ensure that their processing systems and services meet the requirements of ongoing confidentiality, integrity, availability, and resiliency, taking into account the state of the art and the costs of implementation.
8.4 Notification of a data breach
Under the GDPR, Rotary notifies the User of any violation of personal data as soon as possible, and no later than 24 hours after having read it. This notification is accompanied by any useful documentation to enable the User, if necessary, to notify this violation to the data protection authority and / or to the persons concerned. Rotary must communicate to the User the following information: the nature of the data breach, the categories and the approximate number of persons involved, the categories and the approximate number of personal data concerned, the likely consequences of the data breach and measures taken to remedy the data breach or to mitigate any negative consequences.
At the request of the User, Rotary notifies the data breach in the name and on behalf of the User to the supervisory authority as soon as possible and, if possible, not later than 72 hours after finding the violation, unless the violation in question is not likely to create a risk for the rights and freedoms of natural persons.
At the request of the User, Rotary notifies the data breach in the name and on behalf of the User to the persons concerned as soon as possible, when this violation is likely to create a high risk for the rights and freedoms of individuals physical.
The decision whether or not to inform the data protection authority and / or data subjects of a data breach lies with the User.
8.5 Subprocessing
Rotary must ensure that the subprocessor provides the same guarantees for the implementation of appropriate technical and organizational measures, so that the processing meets the requirements of the General Data Protection Regulation, including Article 32 of the GDPR.
9 Force majeure
In case of force majeure, Rotary is not obliged to respect its commitments to other parties, including Users. Force Majeure means any situation beyond Rotary's control that prevents the performance of all or any of its commitments in the future. This derogation from the performance of Rotary's commitments is only valid during the period of force majeure.
10 Applicable law and competent jurisdiction
These General Conditions are governed exclusively by European law, Iceland being the reference. Any dispute resulting from the contractual or non-contractual obligations of these General Terms and Conditions will be submitted to the courts of the Canton of Zurich (Switzerland).
Polaris TC-ICE-EN-1.1- May 2022