Anwesenheit und Präsenz
Begriffsdefinitionen
Statutarische Veranstaltung (satzungsgemäße Treffen) sind die regelmäßigen wöchentlichen Zusammenkünfte, zu denen der Club verpflichtet ist.
Die Anmeldung dient als Bestätigung über eine mögliche An- oder Abwesenheit bei einer bevorstehenden Veranstaltung. Sie steht in keinem Zusammenhang mit der tatsächlichen Anwesenheit und wird hier detailierter beschrieben: Lebenszyklus der Veranstaltung
Unter Anwesenheit versteht man die Aufzeichnung der physischen Teilnahme eines Mitglieds an einer Veranstaltung.
Die Anwesenheitspunkte und die Anwesenheitsquote stellen einerseits die Punkte dar, die auf dem persönlichen Anwesenheitskonto des aktiven Mitglieds gesammelt wurden, und andererseits das berechnete Verhältnis in % dieser Anwesenheiten zur Gesamtzahl der statutarischen Veranstaltungen, die der Club während des angegebenen Zeitraums abgehalten hat.
Präsenzpunkte werden für die Teilnahme an einer Veranstaltung oder für die Teilnahme an ehrenamtlichen Aktivitäten vergeben. Die Summe der Anwesenheitspunkte ist in der Regel eine Dezimalzahl, meistens werden jedoch nur ganze Zahlen dokumentiert. Ihre Teilnahme kann auf der Website überprüft werden, indem Sie im Menü den Punkt "MEINE PRÄSENZ" auswählen.
Clubadministratoren können statistische Informationen über die Teilnahme an Veranstaltungen oder Mitgliedern über einen bestimmten Zeitraum abrufen oder herunterladen. Distriktverantwortliche dürfen die Anwesenheitsdaten der Clubs einsehen. Eine periodische Meldung an den Distrikt ist nicht erforderlich.
Anwesenheit und Präsenz auf den Punkt gebracht
Was ist der Zweck der Aktivierung der Veranstaltungsregistrierung und der Erfassung der Anwesenheit?
Die Aktivierung von Registrierungen hilft den Veranstaltern, die Besucherzahlen zu kennen und mit dem Restaurant zu kommunizieren. Verwandte Fragen bieten weitere Informationen, aber nur, wenn die Registrierung aktiv ist!
Die Erfassung der Anwesenheitszahlen ermöglicht die Eingabe von Daten in die Vereinsstatistiken und die Bewertung der Teilnehmerzahlen. Dies ist auch erforderlich, wenn die Finanzfunktion aktiviert ist und die Veranstaltungskosten automatisch von den Konten der Mitglieder abgezogen werden.
Praktischer Leitfaden
1. Legen Sie Clubveranstaltungen rechtzeitig im Kalender an und markieren Sie statutarische Veranstaltungen korrekt, um eine genaue Anwesenheitsstatistik zu erhalten.
Die Teilnehmerliste wird automatisch oder manuell generiert, wenn eine Veranstaltung erstellt oder dupliziert wird.
Sie können die standardmäßige Teilnehmerliste definieren, indem Sie die Standardteilnehmer hinterlegen: Club-Parameter > Andere Parameter > Standardangaben für Veranstaltungen > Standardteilnehmer – oder für spezielle Veranstaltungen über Empfängergruppen unter “Nützliches”.
2. Erfassen Sie die Teilnahme an der Veranstaltung oder kurz danach. Eine Erfassung ist ab dem Veranstaltungstag möglich. Verwenden Sie die Querformatansicht auf Smartphones (“Landscape-Modus”), um alle möglichen Funktionstasten zu sehen.
Tragen Sie Besucher aus anderen Clubs in die Teilnehmerliste ein. Es werden nur 3 Buchstaben ihres Namens benötigt, um die Namenssuche zu starten. Dies kann auch auf der Veranstaltung mit dem Smartphone erfolgen. Geben Sie ausländischen Besuchern eine Gästekarte.
Wenn die Registrierung aktiviert ist, müssen Sie keine Besucher manuell registrieren. Bei jeder Registrierung werden sie automatisch zur Teilnehmerliste hinzugefügt.
Das Scannen des QR-Codes der Mitglieder ermöglicht die Validierung der Teilnahme ohne Registrierung.
3. Schließen Sie abschließend die Veranstaltung, um die Anwesenheiten statistisch zu protokollieren. Öffnen Sie die Veranstaltung erneut, wenn Korrekturen erforderlich sind.
WICHTIG
Besucher müssen sicherstellen, dass der gastgebende Club ihren Besuch in Polaris dokumentiert hat, oder sie müssen eine Gästekarte beantragen.
Die Teilnahme mit einer Gästekarte muss vom Präsenzmanager, Sekretariat oder CICO protokolliert werden. Sie sind die einzigen, die auf Mitgliederinformationen zugreifen dürfen. Um Anwesenheiten protokollieren zu können, reicht es aus, über die Rolle "Anwesenheitsverwaltung" oder "Anwesenheitserfassung (Restaurant)" zu verfügen.
Anwesenheit
Die Anwesenheitserfassung kann nur am Veranstaltungstag oder danach erfolgen. Wie Sie die Anwesenheit erfassen, erfahren Sie im Artikel Lebenszyklus der Veranstaltung.
Die PDF-Teilnehmerliste für eine Clubveranstaltung enthält alle aktuellen Mitglieder des jeweiligen Clubs. Um alle Teilnehmer zu überwachen, sollten Personen aus anderen Clubs in diese Liste aufgenommen werden, indem sie ihren QR-Code scannen oder auf die Schaltfläche "+ Hinzufügen" klicken. So können alle Mitglieder der Community leicht gefunden und ausgewählt werden. Darüber hinaus kann auch jede weitere Person, einschließlich des Referenten, einbezogen werden.
Bei Meetings, wie z. B. einer Vorstandssitzung, sollten sie zuerst alle standardmäßig geladenen Teilnehmer löschen und danach die Empfängergruppe des Vorstands in die Veranstaltung laden. Somit ist die Liste kürzer und die Erfassung der Anwensenheit einfacher.
Bei Distriktveranstaltungen ist die Anwesenheitsliste leer. Es wird davon ausgegangen, dass sich Teilnehmer registrieren und somit automatisch zur Liste hinzugefügt werden, oder dass sie vom Veranstalter manuell zur Liste hinzugefügt werden.
HINWEIS
Das Führen einer genauen und gründlichen Teilnehmerliste ist entscheidend für die korrekte Berechnung der Anwesenheitspunkte sowie für die Verfolgung von Finanztransaktionen.
Zulage für Präsenzpunkte
Wenn die Veranstaltung vom Administrator geschlossen wird, werden die Präsenzpunkte automatisch dem persönlichen Präsenzpunktestand der aktiven Mitglieder, Gäste und Besucher gutgeschrieben.
Auch Gäste und Teilnehmer aus anderen Clubs erhalten am Ende der Veranstaltung ihre Präsenzpunkte. Das Ausfüllen einer Anwesenheitskarte ist nicht mehr erforderlich. Für Besucher aus anderen Ländern oder Clubs, die Polaris nicht nutzen, ist es dennoch notwendig, eine ausgedruckte Anwesenheitskarte zu erstellen. Dies wird anschließend vom Sekretär des Heimatclubs als Ersatzpräsenz dokumentiert.
Mitglieder, die an Veranstaltungen in verschiedenen Clubs teilnehmen, erhalten ihre Präsenzpunkte von diesen Clubs. Das gilt auch für Distriktveranstaltungen.
Ersatzpräsenz
Siehe Erfassung einer Ersatzpräsenz
Häufig gestellte Fragen
Was sind statutarische Veranstaltungen?
Statutarische Veranstaltungen sind die regelmäßigen wöchentlichen Zusammenkünfte, zu denen der Club laut Statuten verpflichtet ist.
Was ist der Unterschied zwischen Anmeldung und Anwesenheit?
Die Anmeldung dient als Bestätigung über die mögliche Teilnahme oder Abwesenheit an einer Veranstaltung, während sich die Teilnahme auf die tatsächliche Aufzeichnung der physischen Teilnahme eines Mitglieds an dieser Veranstaltung bezieht.
Wie kann ich meine Anwesenheit überprüfen?
Sie können Ihre Teilnahme auf der Website überprüfen, indem Sie Menü auf "MEINE PRÄSENZ" klicken.
Wie werden Präsenzpunkte vergeben?
Präsenzpunkte werden für die Teilnahme an einer Veranstaltung oder für ehrenamtliche Aktivitäten vergeben und am Ende der Veranstaltung automatisch dem persönlichen Präsenzpunktestand der aktiven Mitglieder, Gäste und Besucher gutgeschrieben.
Können Präsenzpunkte für Besucher aus anderen Clubs protokolliert werden?
Ja, Gäste und Teilnehmer aus anderen Clubs (in der gleichen Polaris-Instanz) erhalten ihre Präsenzpunkte automatisch nach dem Schließen der Veranstaltung
Was soll ich tun, wenn meine Anwesenheit nicht protokolliert wird?
Wenn Ihre Teilnahme nicht über Polaris protokolliert wird, sollten Sie eine ausgedruckte Anwesenheitskarte vorzeigen und die Präsenzpunkte müssen manuell als Ersatzpräsenz in Ihrem Heimatclub erfasst werden.
Wer kann auf die Anwesenheitsdaten zugreifen?
Clubadministratoren können auf statistische Informationen zur Teilnahme an Veranstaltungen zugreifen oder diese herunterladen, und Distriktverantwortliche dürfen die Anwesenheitsdaten der Clubs einsehen.
Wenn ich mit meinem Smartphone Präsenz protokollieren möchte, wird das Menü nicht angezeigt?
Auf dem Smartphone wird das Menü oben angezeigt, indem Sie auf dieses Symbol tippen:
Es erscheint die bekannte Menüstruktur, über die die aktuellen Termine ausgewählt werden können. Zum Schließen der Veranstaltung am Smartphone drehen Sie Ihr Smartphone auf Querformat - dann erscheint der Button “Veranstaltung schließen”.