Erfassung einer Ersatzpräsenz (Kompensation)
Grundsätzliches
Wenn der besuchte Club die Teilnahme nicht in Polaris erfasst oder seine Veranstaltungen nicht abschließt, um die Anwesenheit zu bestätigen, oder wenn sich der Club in einem anderen Land befindet, muss das Mitglied eine ausgedruckte Gästekarte vorlegen.
ANMERKUNG
Es liegt in der Verantwortung des Sekretärs, des Administrators der Mitgliederdaten oder des CICOs des jeweiligen Clubs, eine Ersatzpräsenz manuell zu erfassen. Siehe Beispiele unten.
Weitere Informationen finden Sie unter Anwesenheit und Präsenz.
Ersatzpräsenz erfassen
Wenn ein besuchter Club die Anwesenheit nicht über Polaris protokolliert, so bestätigt das Mitglied seine Anwesenheit dem Sekretär (z.B. ausgedruckte Anwesenheitskarte). Der Sekretär des Heimatclubs erfasst die Präsenz für eine solche Teilnahme manuell als Ersatzpräsenz im Menü Mitglieder > Aktive Mitglieder > (Mitglied auswählen) > Teilnahme / Kompensation > “+ Kompensation hinzufügen”. Hier kann man auch für Freiwilligenarbeit Präsenzpunkte vergeben.
In diesem Abschnitt kann ein Administrator alle Präsenzpunkte eines Mitglieds überprüfen, bevor er die Ersatzpräsenz eingibt, um sicherzustellen, dass keine Duplikate erstellt werden.
Für die Erfassung einer Ersatzpräsenz wird eine der drei Rollen "Präsenzverwaltung", "Administrator/in der Mitgliederdaten" oder "Administrator/in (alle Rechte)" benötigt.
Beispiele
Hinweis zu den verschiedenen Clubs, Polaris-Instanzen:
Club Basel (Heimatclub von Mitglied Michael in Polaris Schweiz)
Club Lausanne (Club in Polaris Schweiz)
Club Salzburg (Club in Polaris Österreich, nicht in Polaris Schweiz)
Hier sind fünf Beispiele für verschiedene Teilnahmen an Veranstaltungen und Projekten für mehr Klarheit:
Beispiel 1 - Teilnahme an einer Veranstaltung im eigenen Club Basel
Michael nimmt an einer Veranstaltung in seinem Heimatclub in Basel teil.
Der Sekretär seines Clubs in Basel markiert Michael als anwesend.
Beispiel 2 - Teilnahme an einer Veranstaltung in einem anderen Club (Polaris Schweiz)
Michael nimmt an einer Veranstaltung im Club Lausanne teil.
Der Sekretär des Clubs in Lausanne scannt Michaels QR-Code entweder mit dem Smartphone oder fügt ihn manuell als Teilnehmer der Veranstaltung hinzu.
Der Sekretär seines Clubs in Basel hat diesbezüglich nichts zu tun (keine Verantwortung)!
Beispiel 3 - Teilnahme an einer Veranstaltung in einem anderen Club (NICHT Polaris Schweiz)
Michael nimmt an einer Veranstaltung im Club Salzburg teil und informiert den Sekretär seines eigenen Clubs in Basel darüber.
Der Sekretär des Clubs in Salzburg nimmt Michael als Nichtmitglied in die Veranstaltung auf (dies dient lediglich zu Dokumentationszwecken) und händigt ihm eine ausgedruckte Gästekarte aus.
Der Sekretär seines Clubs in Basel erfasst eine Ersatzpräsenz für Michael, basierend auf der ausgedruckten Gästekarte, die er im Club in Salzburg erhalten hat: Mitglieder > Aktive Mitglieder > (Mitglied auswählen) > Teilnahme / Kompensation > "+ Kompensation hinzufügen"
Beispiel 4 - Teilnahme, Beitrag zu einem Projekt oder andere Veranstaltungen, die nicht als Veranstaltungen in Polaris dokumentiert sind, dienen als Ersatzpräsenz.
Michael nimmt an einem Clubprojekt in seinem eigenen Club in Basel teil.
Der Sekretär seines eigenen Clubs in Basel erfasst eine Ersatzpräsenz für Michael: Mitglieder > Aktive Mitglieder > (Mitglied auswählen) > Teilnahme / Kompensation > "+ Kompensation hinzufügen"
Beispiel 5 - Teilnahme an einer Distriktveranstaltung (Polaris Schweiz)
Michael nimmt an einer Distriktveranstaltung teil.
Das Organisationsteam der Distriktveranstaltung scannt entweder Michaels QR-Code mit dem Smartphone oder fügt ihn manuell als Teilnehmer in die Veranstaltung ein.
Der Sekretär des Clubs in Basel hat diesbezüglich nichts zu tun (keine Verantwortung)!
Häufig gestellte Fragen
Wer ist für die manuelle Erfassung der Ersatzpräsenz, Kompensation verantwortlich?
Es liegt in der Verantwortung des Sekretärs, des Administrators der Mitgliederdaten oder des CICOs des jeweiligen Clubs.
Wo kann die Ersatzpräsenz, Kompensation erfasst werden?
Ersatzpräsenzen können manuell erfasst werden unter: Mitglieder > Aktive Mitglieder > (Mitglied auswählen) > Teilnahme / Kompensation > “+ Kompensation hinzufügen”
Kann ein Mitglied eine Ersatzpräsenz, Kompensation für die Teilnahme an Veranstaltungen erhalten, die nicht in Polaris dokumentiert sind?
Ja, die Teilnahme an Veranstaltungen, die nicht in Polaris dokumentiert sind, kann als Ersatzpräsenz erfasst werden.
Ist der Sekretär des Heimatclubs des Mitglieds für die Erfassung der Besucher in anderen Clubs verantwortlich?
Nein, der Sekretär des Heimatclubs des Mitglieds ist für die Erfassung der Teilnahme in anderen Clubs nicht verantwortlich (nur innerhalb derselben Instanz der Clubs).