Lebenszyklus einer Veranstaltung

Der Lebenszyklus einer Veranstaltung

Eine Veranstaltung durchläuft mehrere Phasen:

1. Erstellung

2. Einladung (optional)

3. Anmeldung (optional)

4. Erfassung der Anwesenheit

5. Bericht

6. Veranstaltung schliessen

7. Veranstaltungsbericht (Newsletter) versenden

Schritt 1 – Erstellung

Die Zeitleiste beginnt in Polaris mit der Erstellung der Veranstaltung unter Clubleben > Kalender / Berichte bzw. Veranstaltungen. Bei Clubveranstaltungen werden die aktiven Mitglieder, Kandidaten und Gäste zum Zeitpunkt der Erstellung als potentielle Teilnehmer in die Teilnehmerliste eingetragen. Bei Distriktveranstaltungen ist die Teilnehmerliste leer. Die Teilnehmerliste kann manuell mit Mitgliedern aus jedem Club und mit weiteren Personen erweitert werden.

Die neu erstellte Veranstaltung ist im Web inaktiv und die Sichtbarkeit ist standardmäßig auf Alle Mitglieder (eigene Einheit) eingestellt. Berücksichtigen Sie die Anleitung Datenschutz (DSGVO), wenn Sie die Sichtbarkeit einstellen. Das Polaris-Team rät dringend dazu, Veranstaltungen aus Gründen der DSGVO nicht öffentlich zu machen .

Bevor Sie die Veranstaltung im Web sichtbar machen, überlegen Sie sich die Anmeldedaten, Fragen und Antworten, die Sie von den Teilnehmern erhalten möchten.

REGISTRIERUNG

Sobald die Teilnehmer mit der Registrierung beginnen, ist es nicht mehr möglich, die Fragen zu ändern!

Schritt 2 – Einladung (optional)

Der Veranstalter spricht eine Einladung , d.h. eine Ankündigung einer zukünftigen Veranstaltung an das geladene Publikum aus. Die Einladung ist optional und kann per E-Mail oder einfach durch Veröffentlichung der Veranstaltung auf der Website im Slider oder im Karussell erfolgen. Veranstaltungen mit regulärem Zeitplan haben in der Regel keine Einladung. Die Einladung per E-Mail kann direkt im Reiter "Teilnehmer" der jeweiligen Veranstaltung erstellt werden. Die erstellte E-Mail ist im Menü "Clubleben > E-Mails" sichtbar und kann dort vor dem Versand geändert werden. Die eingeladene Zielgruppe kann über vordefinierte Empfängergruppen definiert und mit Mitgliedern der Community oder mit beliebigen E-Mail-Adressen erweitert werden.

Schritt 3 – Anmeldung (optional)

Die Registrierung kann im Reiter "Anmeldung" der Veranstaltung aktiviert werden. Nachdem Sie die Veranstaltung im Web sichtbar gemacht und die Registrierung aktiviert haben, können sich Personen für diese Veranstaltung registrieren. Die Anmeldung ist eine Bestätigung über eine voraussichtliche Teilnahme oder Ablehnung der Teilnahme an einer zukünftigen Veranstaltung. Die Anmeldung wird in der Veranstaltung erfasst und ist im Reiter "Teilnehmer" und in der Veranstaltung im Frontend sichtbar.

Die Sichtbarkeit der Veranstaltung definiert indirekt, wer sich anmelden kann. Wenn die Veranstaltung öffentlich ist, kann sich jede Person anmelden. Personen, die derzeit nicht als Teilnehmer aufgeführt sind, werden automatisch aufgenommen, sobald sie das Anmeldeformular ausgefüllt haben. Für jeden angemeldeten Polaris-Benutzer wird das Registrierungsformular automatisch mit seinen persönlichen Daten ausgefüllt. Duplikate können auftreten, wenn sich Benutzer vor der Registrierung nicht anmelden oder wenn sich Personen doppelt mit unterschiedlichen Namen registrieren. Eine Bestätigungs-E-Mail mit ihren Entscheidungen wird an die Person gesendet. Dies macht es notwendig, sich zuerst anzumelden und das Problem mit Duplikaten beseitigt.

Wenn die Anmeldung aktiv ist, gibt es eine Frist für die Anmeldung zur Veranstaltung. Die Teilnehmer können ihre Anmeldung vor Ablauf dieser Frist ändern oder stornieren. Während der Anmeldezeitraum aktiv ist, erhalten die Organisatoren – es können mehrere sein, die im Reiter "Allgemein" definiert sind – eine E-Mail-Benachrichtigung über jede An-, Abmeldung oder Anmeldeänderung, einschließlich aller Anmeldeoptionen (Antworten).

Nach Ablauf der Frist erhalten die Standortkontakte – es können mehrere sein, die im Reiter "Allgemein" definiert sind – eine E-Mail mit einem Link zur endgültigen Teilnehmerliste als Excel-Tabelle. Diese Liste enthält die grundlegenden Teilnehmerdaten und deren Antworten. Empfänger solcher Teilnehmerlisten sind häufig Restaurants.

Ausführliche Informationen finden Sie unter Einstellungen für die Anmeldung.

Schritt 4 – Erfassung der Anwesenheit

Eine Teilnahme ist die Bestätigung des physischen Erscheinens des Teilnehmers zu einer Veranstaltung. Der Zweck der Anwesenheitserfassung besteht darin, die effektive Präsenz der Teilnehmer und deren Zahlungen im Auge zu behalten. Die Anwesenheit wird in der Veranstaltung im Reiter "Teilnehmer" erfasst. Die Erfassung kann ganz einfach manuell in der Teilnehmerliste durchgeführt werden, oder durch Scannen des QR-Codes der Teilnehmer (siehe unten).

Alternativ kann die Anwesenheitsliste über den Button "Export" ausgedruckt, von den Teilnehmern unterschrieben und von einem Administrator manuell eingetragen werden.

Anwesenheitserfassung mit QR-Code

Die Anwesenheitserfassung kann durch das Scannen des QR-Codes der Mitglieder vereinfacht werden. Der Verantwortliche öffnet die Veranstaltung auf seinem Smartphone und klickt auf der Veranstaltungsdetailseite auf den Button "Teilnehmer". Dann ruft er die Kamera mit einem Klick auf den Button "QR-Code scannen" auf und startet den Scanvorgang.

Die Teilnehmer präsentieren ihren persönlichen QR-Code entweder auf dem Smartphone oder ausgedruckt auf einem Aufkleber. Der individuelle QR-Code ist auf Smartphones oder Tablets verfügbar, indem Sie auf das blaue "Login"-Symbol () in der oberen rechten Ecke klicken oder das NAVIGATIONSSYMBOL () > MEINE EINSTELLUNGEN aufrufen. Die gedruckten Aufkleber mit den QR-Codes können vom Administrator zur Verfügung gestellt oder von den Mitgliedern selbst ausgedruckt werden. Für ein Mitglied, das sowohl sein Smartphone als auch seinen Aufkleber vermisst, kann man einen vorgedruckten Satz von QR-Codes aller Mitglieder vorbereiten (siehe Gedruckte Formate der QR-Codes).

HINWEIS

Der QR-Code ist eine codierte Darstellung der Polaris-ID und der Rotary-ID. Der Code enthält keine weiteren Daten.

Der erfolgreiche Scan wird durch einen Piepton bestätigt, Fehler werden als Quack-Ton signalisiert. Die visuelle Meldung zeigt das Scanergebnis an. Doppelte Scans werden erkannt.

Das Scannen von QR-Codes gilt für alle Mitglieder des Clubs, d.h. für aktive Mitglieder, Gäste, Kandidaten und andere Kontakte, aber auch für jedes aktive Mitglied im selben Multi-Distrikt.

Schritt 5 – Bericht

Der beste Weg, die Geschichte des Clubs aufzuzeichnen, besteht darin, die Protokolle der Veranstaltungen direkt an die Veranstaltung anzuhängen. Veranstaltungsberichte (Protokolle) werden erstellt, indem der Hauptblock (Primäres Bild und Text), der die Veranstaltung angekündigt hat, geändert oder ersetzt wird und Vortragsunterlagen, Fotos von der Veranstaltung hinzugefügt werden.

HINWEIS

Die moderne Kommunikation von Berichten erfolgt durch einen attraktiven Newsletter, der Links zu diesen Berichten sowie die Ankündigung künftiger Veranstaltungen und Neuigkeiten enthält. Siehe auch Schritt 7.

Beispiel:

• Fügen Sie den Inhaltsblock 1 als “Text/HTML” ein und verschieben Sie ihn an die oberste Stelle.

• Geben Sie als Überschrift z.B. “Regularien” oder “Protokoll” ein (Formatierungsstil: Titel 3) und erfassen Sie sie darunter als Text

• Optional: Trennzeichen (xl) einsetzen und in die 2. Position schieben

• Verwenden Sie das “Primäre Bild und Text“ für die Dokumentation des Programms (ohne die Überschrift "Programm" sieht es im Ankündigungstext des Newsletters sehr ansprechend aus).

• Optional: Trennzeichen einfügen (xl)

• Optional: Dateien anhängen, eine Fotogalerie direkt einbinden oder separat erstellen und im Bericht darauf verweisen.

Weitere Informationen zum Entwerfen eines Artikels finden Sie unter Inhaltsblöcke.

Schritt 6 – Veranstaltung schliessen

Der Zweck der Schließung besteht darin, alle Transaktionen im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung abzuschließen. Die Präsenzpunkte werden den Teilnehmern zugewiesen und die Gebühren werden von den Finanzkonten der Mitglieder abgezogen (sofern aktiviert).

Eine geschlossene Veranstaltung kann wieder geöffnet werden, um die Anwesenheit zu korrigieren. Finanztransaktionen können aus Prüfungsgründen nicht rückgängig gemacht werden. In einem solchen Fall werden ausgleichende Rückbuchungen ausgestellt.

Schritt 7 – Veranstaltungsbericht (Newsletter) versenden

Die aktuelle Berichterstattung erfolgt über einen ansprechenden Newsletter, der Links zu diesen Berichten sowie Ankündigungen bevorstehender Veranstaltungen und allgemeine Neuigkeiten des Clubs (z.B. News) enthält.

Im Idealfall wird im Club eine Newsletter-Vorlage mit dem Titel "CLUB-NEWS - Wochenbericht" erstellt. Für jeden Wochenbericht können Sie ihn duplizieren und die Mitglieder über die letzte Veranstaltung informieren und zusätzliche Informationen (News, nächste Veranstaltungen, ...) hinzufügen.

Sobald Sie die gewünschte Veranstaltung als Artikel im Newsletter hinzugefügt haben, können Sie diese in der Vorschau anzeigen.

Wenn Sie in der E-Mail auf den Veranstaltungstitel oder die Schaltfläche "Mehr erfahren" klicken, öffnet sich der Bericht zu dieser Veranstaltung direkt im Webbrowser.

Häufig gestellte Fragen