CICO – Club Internet Communication Officer
CICO/Webmaster ist eine offizielle Clubfunktion von Rotary International. Der CICO ist entweder Vorsitzender eines Ausschusses oder Mitglied des Vorstands. Dies hängt von den Statuten des Clubs ab.
Es ist wichtig, diese Funktion in jedem Club zu besetzen, sonst wird der Club nicht über wichtige Polaris-Trainings und -Neuigkeiten informiert. Wenn ein Club keinen CICO hat, sollte der Sekretär diese Rolle übernehmen. Wenn es im Club niemanden gibt, der diese Rolle besetzt, wird der Club darunter leiden, dass er das digitale Clubleben effizient kommunizieren und organisieren kann.
Die CICO-Funktion wird in modernen Clubs, die IT-Tools wie Polaris verwenden, immer wichtiger. Ein sachkundiger und aktiver CICO ist der einzige Weg zu Benutzerzufriedenheit und guter Kommunikation im Club.
Der CICO muss kein IT-Profi sein, sollte aber ein gutes IT-Verständnis oder zumindest eine Affinität dazu haben.
CICO-Aufgaben und -Pflichten
Die CICO ...
ist Mitglied des erweiterten Vorstands und nimmt an allen Vorstandssitzungen mit Ausschüssen teil.
hat die vollen Verwaltungsrechte für seinen Club in Polaris.
sollte über gute Kenntnisse aller Polaris-Funktionen verfügen, um Lösungsvorschläge machen zu können.
erstellt einen Vorschlag, wie und welche Polaris-Funktionen vom Club genutzt und unter den verschiedenen Mitgliedern geteilt werden sollen, die für Mitgliederdaten, Clubprogramm, Berichte und Newsletter, Kommunikation, Archivierung usw. verantwortlich sind. Er legt dieses Konzept dem Clubvorstand vor. Dieses Konzept muss zeigen, wer und wie die Webinhalte erstellt und pflegt.
entscheidet gemeinsam mit dem Clubvorstand über die Umsetzung des Vorschlags und konfiguriert Polaris nach den Bedürfnissen des Clubs.
vergibt und pflegt Zugriffsrechte auf Polaris innerhalb der Clubmitglieder.
führt die Mitglieder des Vorstands und der Ausschüsse in die Nutzung von Polaris ein, mit dem Ziel, ihnen zu lernen, die Webinhalte korrekt und selbstständig zu erstellen und zu verwalten. Dies muss unter Beachtung der allgemeinen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den Regeln für den Internetzugang für die Öffentlichkeit, den Distrikt, den Club und den Vorstand erfolgen.
sollte die Konsequenzen eines Verstoßes gegen diese Regeln kennen.
überprüft regelmäßig die Zugriffsrechte auf verschiedene Inhalte und die Urheberrechte der hochgeladenen Bilder, die in seinem Land in Kraft sind.
erstellt die Dokumentenordnerstruktur für den Club und führt eine regelmäßige Bereinigung durch.
unterstützt alle Clubmitglieder bei der Polaris-Nutzung. Dazu gehört die Unterstützung der Mitglieder (die von älteren Mitgliedern geschätzt wird), aber auch der Vorstands- und Vorstandsmitglieder bei der Wahrnehmung von Aufgaben in der Clubverwaltung.
ist die erste Anlaufstelle für die Clubmitglieder bei allen Problemen mit Polaris. Falls der CICO nicht in der Lage ist, das Problem zu lösen, wendet er sich an den DICO.
wird vom DICO über Workshops und Schulungen für Polaris informiert. Bei den regelmäßigen CICO-Treffen kann er/sie Erfahrungen mit anderen Clubs austauschen und Änderungen vorschlagen, die in Zukunft umgesetzt werden sollten.
nimmt aktiv an den Polaris-Schulungsveranstaltungen teil.
HINWEIS
Die regelmäßigen Änderungen der Funktionalitäten von Polaris (Updates) sind sowohl für den CICO als auch für alle Polaris-Benutzer in den Release Notes veröffentlicht.
Häufig gestellte Fragen
Welche Rolle spielt der Club Internet Communication Officer (CICO)?
Der CICO ist eine offizielle Clubfunktion von Rotary International, die für die Verwaltung der Kommunikations- und IT-Tools innerhalb des Clubs verantwortlich ist.
Ist der CICO in jedem Club erforderlich?
Ja, es ist wichtig, in jedem Club einen CICO zu haben, um die Veranstaltungen des Clubs und die Informationsverteilung an die Mitglieder effizient zu organisieren.
Kann der Clubsekretär die CICO-Rolle übernehmen?
Ja, wenn ein Club keinen CICO hat, sollte der Sekretär diese Rolle übernehmen.
Müssen Sie ein IT-Experte sein, um ein CICO zu werden?
Nein, der CICO muss kein IT-Profi sein, sollte aber ein gutes Verständnis oder eine Affinität für IT haben.
Was sind einige der wichtigsten Aufgaben eines CICO?
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Teilnahme an Vorstandssitzungen, die Verwaltung von Polaris-Funktionen, die Schulung der Mitglieder im Bereich Web Content Management und die Unterstützung von Clubmitgliedern bei webbezogenen Problemen.
Wie unterstützt der CICO die Clubmitglieder?
Der CICO unterstützt alle Clubmitglieder in Bezug auf Polaris und hilft ihnen bei administrativen Aufgaben und webbezogenen Problemen. Z.B. den Mitgliedern erklären, wie sie Polaris am Smartphone nutzen können.
Was soll der CICO tun, wenn er ein Problem nicht lösen kann?
Wenn der CICO ein Problem nicht lösen kann, sollte er sich an den DICO wenden.
Beteiligt sich der CICO an Fortbildungsveranstaltungen?
Ja, der CICO nimmt aktiv an Polaris-Schulungsveranstaltungen und Workshops teil, die vom Distrikt oder vom Polaris-Team organisiert werden.