Neues Clubjahr: Hilfe … jetzt bin ich im Vorstand!
Die Aufgaben der unterschiedlichen Funktionsträger sind vielfältig, werden innerhalb der Clubs aber unterschiedlich verteilt und organisiert. Doch gerade im Zuge der Vorbereitung auf diese Ämter, entstehen häufig Fragen.
Mit dieser Übersicht wollen wir euch einen generellen Überblick über die wichtigsten Verwaltungsthemen im Zusammenspiel mit der IT (Polaris) geben.
Wie bekomme ich einen Admin-Zugang zu Polaris?
Zukünftige Funktionäre können vom CICO oder oft auch vom aktuellen Sekretär mit den benötigten Administrationsrechten versehen werden.
HINWEIS
Da nur 4 Administratoren mit allen Rechten zur Verfügung stehen, sollte in der Übergangsphase (Juni) am besten die Rolle "Administrator/in der Inhalte" ausgewählt werden. Damit lassen sich bis auf die Verwaltung der Mitgliederdaten sämtliche Inhalte ändern, hinzufügen.
Wie bekomme ich einen Zugang zu rotary.org?
Jeder Rotarier sollte einen Zugang zum internen Bereich von rotary.org haben, um auch die geschützten Bereiche ansehen zu können. Dazu mit der rotarischen E-Mail-Adresse einen Account anlegen unter Mein Rotary > Anmelden bzw. Account registrieren.
Als Funktionsträger kommt man mit my.rotary.org/de > Login (oder Anmeldung in Mein Rotary) in den internen Bereich: Unter Verwaltung findet man die Club-Verwaltung mit Clubrechnung, Mitgliederdaten, Clubdaten etc.
Wie verwalte ich rotary.org?
Mitgliedsdaten, Clubamtsträger und Clubdaten müssen nicht extra in rotary.org eingegeben werden. Die SEMDA-Schnittstelle überträgt alle notwendigen Daten automatisch von Polaris zu rotary.org.
Hinweis für neue Clubs
Die Einrichtung für neue Clubs erfolgt unter my.rotary.org > Verwaltung > Clubverwaltung > Club- & Mitgliederdaten
Unter Clubmanagement-Systeme ist zunächst „Voller Zugriff“ auszuwählen, dann in der Auswahlbox Anbieter die jeweilige SEMDA-Landesschnittstelle. Mit der Bestätigung Ich stimme zu (ganz unten) wird die Datenübernahme aktiviert.
ACHTUNG
Die Option „Nur Datenansicht“ („Read only“) hat für Polaris keine Relevanz.
Für RI zählt nur rotary.org, daher sollten die Daten trotz SEMDA auch in rotary.org kontrolliert werden.
Incoming Vorstand
WICHTIG: In Polaris alle neuen Funktionsträger bis 31.12. für das zukünftige Clubjahr eintragen!
Auf rotary.org werden nur die Funktionsträger Präsident, Vizepräsident, Sekretär, Schatzmeister, Beauftragte für Gemeindienst, Foundation, Mitgliedschaft und Öffentlichkeitsarbeit und ggf. Executive Secretary übernommen. (Falls eine dieser Funktionen kein Vorstandsmitglied im Club ist, müssen sie für RI extra in rotary.org eingetragen werden!)
Meetings: Vorstandssitzung
Dem Vorstand gehören der Präsident, Präsident elect (oder Präsident nominee, falls noch kein Nachfolger für das nächste Jahr feststeht), Sekretär, Schatzmeister, Präsident des Vorjahres (Immediate Past President) und evtl. noch weitere Mitglieder gemäß den Statuten der Clubsatzung an. Auch der Clubmeister, Programmchef oder CICO können dem Vorstand angehören.
Vorstandssitzungen werden vom Präsidenten geleitet. Pro Clubjahr finden ca. 6 Vorstandssitzungen statt. Der Sekretär ist gewöhnlich für folgende Aufgaben zuständig:
Festlegung der Tagesordnung in Absprache mit dem Präsidenten
Veranstaltung erstellen (Empfehlung: Sichtbarkeit "Mein Club > Vorstandsmitglieder")
Teilnehmer: "Alle Teilnehmer löschen" > "+ Empfängergruppe wählen" > "Aktueller Vorstand" auswählen
Anmeldemöglichkeit aktivieren
Vorstandsmitglieder über Veranstaltung informieren (Newsletter)
Einladung des Assistant Governors (sofern angebracht)
Bereitstellung zusätzlicher Materialien (sofern erforderlich)
Am Tag der Veranstaltung: Präsenzen & Ersatzpräsenzen erfassen
Bei Bedarf: Anfertigung eines Berichts für den Club
Der Präsident elect beruft eventuell eine Sitzung des neuen Vorstands zur Vorbereitung auf das neue Jahr ein.
Meetings: Statutarische Veranstaltung (wöchentlich, alle zwei Wochen)
Die Verteilung der Aufgaben kann bei diesen Themen von Club zu Club unterschiedlich sein. Eine Aufteilung "Wer macht was" ist hier zu empfehlen. Der Sekretär, Club-, Vortragsmeister, Programmchef unterstützen den Präsidenten bei der Vorbereitung sowie Ausarbeitung einer Tagesordnung zu jedem Clubtreffen.
Pro Clubjahr finden ca. 45 reguläre (statutarische) Meetings statt. Zu den Aufgaben der Zuständigen zählt folgendes:
Planung von Programmen
Buchung von Gastrednern (Vorbereitung des Besuchs von Gastrednern (Anreise, Ausgaben, Dankesschreiben)
Veranstaltung erstellen (Empfehlung: Sichtbarkeit "Gemeinschaft > Alle Mitglieder")
Mitglieder über Veranstaltung (laufend) informieren (Newsletter)
Am Tag der Veranstaltung: Präsenzen & Ersatzpräsenzen erfassen
Wie fördere ich das Clubleben? Ein paar Tipps ...
Einige Empfehlungen von bewährten Aktionen, um eine positive Stimmung und Performance im Club zu fördern:
Geburtstage gehören gefeiert: Polaris bietet auf der Club-Webseite bei den Mitgliedern eine tolle Sortiermöglichkeit ("AZ-Symbol") der nächsten Geburtstage
Aussagekräftige Titel und Bilder erzeugen Aufmerksamkeit: die Aufmachung und Darstellung einer Veranstaltung steigert die Attraktivität und in weiterer Folge die Teilnahme.
Transparenz und Interaktion fördern Identifikation: aktiviert die Anmeldemöglichkeit zu Veranstaltungen und zeigt anderen die bereits angemeldeten Mitglieder. Dies erhöht die Teilnahme und unterstützt bei Fahrgemeinschaften sowie die Organisatoren der Veranstaltung für eine bessere Planung (Clublokal, ...).
Information benötigt Kommunikation: Wenn der Sekretär (oder Vortragsmeister, Programmchef) kurz vor einem Meeting noch in einer eigenen Aussendung auf den Vortrag oder die Veranstaltung hinweist, kann das zur deutlichen Steigerung der Teilnahme beitragen. Dazu eignen sich viele Wege: Newsletter, E-Mails, Anrufe, WhatsApp, Social Media-Postings, ...
Aktuelle Portraitfotos schaut man sich gerne an: bittet Mitglieder ihre Portraitfotos aktuell zu halten. Dies verbessert nicht nur das Erscheinungsbild des Clubs, sondern hilft auch z.B. neuen Mitgliedern beim Kennenlernen der Freunde.
Zeitplan zur Orientierung – wann ist was zu tun?
WANN | WAS |
|---|---|
Laufend |
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Juni, Juli – Wechsel des Clubjahres |
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November, Dezember bzw. nach der Generalversammlung (bis spätestens Mitte Januar) |
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Januar |
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Mai, Juni |
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Was mache ich, wenn ein Mitglied austritt bzw. in einen anderen Club übertritt?
Austritt
Wenn ein Mitglied den Club verlässt und in keinen anderen Club (innerhalb der Polaris-Instanz) wechselt, so muss innerhalb von 28 Tagen beim aktiven Mitglied bei den Mitgliedsdaten unter "Gemeinschaft" der Status auf "Ausgetreten" geändert werden.
Clubwechsel
Details über die verschiedenen Möglichkeiten bei einem Clubwechsel sind hier beschrieben.
HINWEIS
Wenn keine SEMDA-Übertragung eingerichtet ist, müssen die Änderungen zusätzlich manuell auf rotary.org durchgeführt werden.
Was mache ich, wenn ein Mitglied verstirbt?
Wenn ein Mitglied verstirbt, so muss innerhalb von 28 Tagen beim aktiven Mitglied bei den Mitgliedsdaten unter "Gemeinschaft" der Status auf "Verstorben" geändert werden.
Unter Clubleben > Nachruf kann ein Nachruf für das verstorbene Mitglied erstellt werden.
HINWEIS
Wenn keine SEMDA-Übertragung eingerichtet ist, müssen die Änderungen zusätzlich manuell auf rotary.org durchgeführt werden.
Was mache ich, wenn rotarische Witwen/r weiter am Clubleben teilnehmen möchten?
Wenn rotarische Witwen/r weiterhin am Clubleben teilnehmen möchten, so kann ihnen als "Anderer Kontakt" ein Zugang zum Polaris-System ermöglicht werden. Damit können sie auf die Inhalte der Club-Webseite analog zu den Mitgliedern zugreifen. Eine Mitgliedersuche im Distrikt bzw. Multi-Distrikt ist für andere Kontakte nicht möglich.
Für diese Kontakte kann zusätzlich eine eigene Empfängergruppe angelegt werden, damit sie für Einladungen zu Veranstaltungen oder für den Newsletter-Empfang einfach hinzugefügt werden können.
Was mache ich, wenn sich Clubdaten ändern?
Wenn sich Clubdaten (z.B. Clublokal, Meetingzeiten, Kontaktinfos, ...) ändern, so sollte dies rasch unter "Club-Information" entsprechend angepasst werden, damit die Mitglieder bzw. Gäste die neuen Informationen finden.
HINWEIS
Wenn keine SEMDA-Übertragung eingerichtet ist, müssen die Änderungen zusätzlich manuell auf rotary.org durchgeführt werden.
Was mache ich, wenn die E-Mail-Adresse unseres Clubs an mich weitergeleitet werden soll?
Häufig wird die offizielle Club-E-Mail-Adresse an den Präsidenten und/oder Sekretär weitergeleitet. Die Handhabung sowie die technische Verwaltung der E-Mail-Adressen ist von Land zu Land unterschiedlich.
Was mache ich, wenn ich einen Paul Harris Fellow für ein Clubmitglied beantragen muss?
Der Paul Harris Fellow wird von vielen Clubs als Auszeichnung für rotarische Freundinnen und Freunde vergeben. Die Beantragung erfolgt über ein Formular, welches an Rotary International in Zürich gesendet wird.
Weitere Informationen sind hier beschrieben.