Datenschutz (DSGVO)

Praktischer Leitfaden zum Datenschutz (DSGVO)

Datenschutz (DSGVO) bezieht sich auf Mitgliederdaten bzw. auf personenbezogene Daten anderer beteiligter Personen wie Gäste, Besucher oder der Referenten.

Schutz der Mitgliederdaten

Folgende Grundsätze sind zu beachten:

• Jede Person muss über ihre eigenen Zugangsdaten (Benutzername + Passwort) verfügen. Diese Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

• Der Begriff "personenbezogene Daten" bezieht sich auf alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen, wie z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsplatz, Name des Partners und so weiter.

• Die Veröffentlichung personenbezogener Daten außerhalb von Rotary, Rotaract oder Interact (auch InnerWheel) ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Person zulässig. Es muss angegeben werden, welche Daten an wen und zu welchem Zweck weitergegeben werden.

Beispiele aus der Praxis

• Ein nicht-rotarischer Assistent des Clubsekretärs oder eines anderen Clubamtsträgers kann als "Anderer Kontakt" im Club registriert werden, über eigene Zugangsdaten verfügen und über entsprechende Verwaltungsrechte verfügen.

• Eine Witwe oder ein Witwer kann sich als "Anderer Kontakt" im Club registrieren lassen, einen eigenen Zugang haben und so am Clubleben teilnehmen.

• Ein Restaurant kann als "Anderer Kontakt" im Club registriert werden, einen eigenen Zugang haben und per E-Mail die Anmelde-/Stornierungsbenachrichtigungen für ein Mittag-/Abendessen mit der entsprechenden Menüauswahl erhalten oder die Anmeldungen auf der Veranstaltungs-Webseite überprüfen.

• Die Verbreitung der Mitgliederliste innerhalb des Clubs, zu internen Zwecken, ist ohne ausdrückliche Zustimmung der Mitglieder möglich. Gleiches gilt für den Distrikt.

• Die Weitergabe von Mitgliedsdaten an eine nicht-rotarische Organisation oder an ein Unternehmen (auch an ein Unternehmen eines Mitglieds) ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Mitglieder zulässig.

Schutz sonstiger personenbezogener Daten

Solche Personen sind Gäste und Referenten, die an Veranstaltungen teilnehmen. Folgende Grundsätze sind zu beachten:

• Die Veröffentlichung von Gast- und Referenteninformationen außerhalb von Rotary (d.h. öffentlich) ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Person gestattet. Es muss angegeben werden, welche Daten an wen und zu welchem Zweck weitergegeben werden.

• Der Begriff "personenbezogene Daten" bezieht sich auf alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen, wie z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsplatz, Name des Partners und so weiter.

Beispiele

• Ein Clubvortrag von Dr. Hans Mustermann von der Universität Basel zum Thema “Wirkstoffforschung ohne Tierversuche” darf nur mit Zustimmung von Dr. Mustermann öffentlich publiziert werden. Es muss klar sein, welche Informationen, wo veröffentlicht werden.

• Ein Clubvortrag von Dr. Hans Mustermann von der Universität Basel zum Thema “Wirkstoffforschung ohne Tierversuche” darf ohne seine Zustimmung nur den Mitgliedern, d.h. nach dem Login, mit Freigabe für längstens "Alle Mitglieder" angekündigt werden.

• Eine Distriktveranstaltung wie z.B. PELS (PETS), Distriktkonferenz, Seminar usw. soll nur für die Mitglieder sichtbar sein, d.h. nach dem Login, wobei die Sichtbarkeit nur für “Alle Mitglieder" gilt.

• Ein Benefizkonzert oder ein Golfturnier von Rotary sollte öffentlich veröffentlicht werden. Die Zustimmung der Künstler und/oder Organisatoren, die namentlich genannt werden, sollte eingeholt werden.

Die Sichtbarkeit "Vorstandsmitglieder" und "Vorstands- und Kommissionsmitglieder (Ausschüsse)" (eigene Einheit) hängt von der internen Datenschutzerklärung des Clubs ab und hat nichts mit dem Datenschutz zu tun. Die Empfehlungen lauten wie folgt:

• Eine Veranstaltung, an der nur Clubmitglieder teilnehmen können, z.B. eine Versammlung, sollte nur für alle Mitglieder des Clubs sichtbar sein.

• Eine Veranstaltung, an der nur Vorstands- und Ausschussmitglieder teilnehmen können, kann je nach Clubstatuten für alle Mitglieder des Clubs oder nur für die Vorstands- und Kommissionsmitglieder (Ausschüsse) sichtbar sein. Rotary International empfiehlt, den Clubmitgliedern die Protokolle der Vorstandssitzungen zur Verfügung zu stellen.

Definition der Sichtbarkeitsstufen

• Vorstandsmitglieder -> für Vorstandsmitglieder nur nach dem Login sichtbar

• Vorstands und Kommissionsmitglieder (Ausschüsse) > für Vorstands- und Kommissionsmitglieder erst nach dem Login sichtbar.

• Alle Mitglieder des Clubs > erst nach dem Login für Clubmitglieder, Gäste, Kandidaten und andere Kontakte sichtbar

• Alle Mitglieder des Distrikts > für Rotarier, Rotaracter und Interacter des eigenen Distrikts nur nach dem Login sichtbar (gleiches gilt für die Organisation InnerWheel)

• Alle Mitglieder > nur nach dem Login sichtbar für Rotarier, Rotaracter und Interacter + Mitglieder spezieller Clubs und Komitees (gleiches gilt für die Organisation InnerWheel)

• Öffentlicher Teaser > nur die ersten drei Zeilen sind für jeden ohne Login sichtbar, der Rest ist erst nach dem Login sichtbar für Rotarier, Rotaracter und Interacter + Mitglieder spezieller Clubs und Komitees (gleiches gilt für die Organisation InnerWheel)

• Öffentlich (Jedermann) > für jeden sichtbar ohne Login

Praktischer Nutzen

• Vorstandssitzungen: Sichtbarkeit > Vorstand

• Vorstandssitzungen mit Ausschüssen: Sichtbarkeit > Vorstands- und Kommissionsmitglieder (Ausschüsse)

• Jährliches Clubtreffen, Generalversammlung: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder des eigenen Clubs

• Weihnachtsveranstaltung oder eingeschränkte Clubveranstaltung: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder des eigenen Clubs

• Statutarische Veranstaltungen, Mittagessen mit oder ohne Referenten: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder (Gemeinschaft)

• Ersatztreffen in den Clubräumlichkeiten aufgrund von Auswärtstreffen: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder des eigenen Clubs

• Distriktveranstaltungen: Sichtbarkeit > Eigener Distrikt oder Alle Mitglieder (Gemeinschaft)

• Brief des Präsidenten: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder des eigenen Clubs oder des eigenen Distrikts

• Newsletter, Berichte, Protokolle: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder (Gemeinschaft)

• News: Sichtbarkeit je nach Inhalt im Bereich von Alle eigenen Mitglieder bis Öffentlich (Jedermann)

• Fotogalerien: Sichtbarkeit > Alle Mitglieder des eigenen Clubs oder Alle Mitglieder (Distrikt, Gemeinschaft)

• Projekte: Sichtbarkeit > Öffentlichkeit (Jedermann)

• Öffentliche Veranstaltung wie Benefizkonzert oder Golfturnier: Sichtbarkeit > Öffentlichkeit (Jedermann)