Empfängergruppen

Es gibt zwei verschiedene Arten von Empfängergruppen , die für Kommunikationszwecke verwendet werden können:

• Vordefinierte Empfängergruppen

• Benutzerdefinierte Empfängergruppen

Vordefinierte Empfängergruppen

Empfängergruppen vom Typ "Vordefiniert" werden während der Laufzeit dynamisch berechnet. Häufig verwendete vordefinierte Empfängergruppen sind z.B. "Alle aktiven Mitglieder (eigene Organisation)" oder "Alle aktiven Mitglieder (eigene Organisation und darunter)". Die Unterscheidung zwischen "eigener Organisation" und "eigener Organisation und darunter" besteht darin, dass sich "eigene Einheit" ausschließlich auf die Individuen innerhalb dieser Organisation bezieht, während "eigene Organisation und darunter" bedeutet, dass auch Individuen aus allen untergeordneten Organisationen eingeschlossen sind.

Beispiel: Organisation = Distrikt

• "Alle Mitglieder (eigene Organisation)" = niemand (ein Distrikt hat keine aktiven Mitglieder, nur Gastmitglieder)

• "Alle Mitglieder (eigene Organisation und darunter)" = alle Mitglieder aus allen Clubs und Satellitenclubs in diesem Distrikt

HINWEIS

Vordefinierte Empfängergruppen sind dynamisch – die konkreten Empfänger werden bei der Verwendung der Gruppe ermittelt.

In der Listenansicht der vordefinierten Empfängergruppen stehen Ihnen für jeden Eintrag drei Funktionen zur Verfügung:

• Zahlen neu berechnen: Der berechnete Wert zeigt die aktuell ermittelte Anzahl der Mitglieder in dieser Empfängergruppe in einer separaten Spalte an

• Mitglieder der Empfängergruppe anzeigen: Öffnet eine separate Ansicht mit einer Liste aller Mitglieder dieser Empfängergruppe

• Duplizieren: Dupliziert die gewünschte Empfängergruppe (Achtung: die resultierende Kopie dieser Empfängergruppe ist eine statische benutzerdefinierte Empfängergruppe)

Benutzerdefinierte Empfängergruppen

Empfängergruppen vom Typ "Benutzerdefiniert" können entweder durch manuelles Hinzufügen von Nicht-Mitgliedern oder Mitgliedern oder durch Importieren von Empfängerlisten erstellt werden (Nützliches > Empfängergruppen > "+ Erstellen"). Sie werden häufig für verschiedene Mailings an konkret benötigte Empfänger erstellt. Die konkrete Zusammenstellung von Adressen erfolgt oft vorab in Excel. Aus diesem Grund bietet Polaris eine einfache Möglichkeit, eine Excel-Liste zu importieren.

ANMERKUNG

Benutzerdefinierte Empfängergruppen sind statisch – die Anzahl der Mitglieder ist festgelegt und ändert sich nicht automatisch (Mitglieder können manuell gelöscht oder hinzugefügt werden).

In der Listenansicht der benutzerdefinierten Empfängergruppen stehen für jeden Eintrag fünf Funktionen zur Verfügung:

• Zahlen neu berechnen: Der berechnete Wert zeigt die aktuell ermittelte Anzahl der Mitglieder in dieser Empfängergruppe in einer separaten Spalte an

• Bearbeiten: Ermöglicht das Bearbeiten der Empfängergruppe – Hinzufügen, Importieren oder Löschen von Mitgliedern

• Mitglieder der Empfängergruppe anzeigen: Öffnet eine separate Ansicht mit einer Liste aller Mitglieder dieser Empfängergruppe

• Duplizieren: Dupliziert die gewünschte Empfängergruppe (die resultierende Kopie dieser Empfängergruppe ist ebenfalls eine statische benutzerdefinierte Empfängergruppe)

• Löschen: Die angegebene Empfängergruppe kann dauerhaft gelöscht werden (es erscheint eine Bestätigungsabfrage, die akzeptiert werden muss)

Importieren von E-Mail-Adressen in benutzerdefinierte Empfängergruppen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Empfängergruppe erstellen, können Sie die E-Mail-Adressen aus einer Datei importieren. Auf dem Register "Empfänger" durch Klicken auf den Button "+ Empfängerliste importieren" können Sie ein Beispiel des Dateiformats herunterladen, das vom Importer akzeptiert wird (siehe Vorlagen unten). Bei der Datei muss es sich um eine Excel-Tabelle im XLSX-Format handeln.

Der Importer lädt die Datei hoch und überprüft sie, sobald Sie sie entweder in den angegebenen Upload-Bereich ziehen oder die Datei durch Klicken in diesem Bereich auswählen.

Wenn Sie auf den Button "Speichern" klicken, werden die von Ihnen hochgeladenen Daten verarbeitet und gespeichert.

Die folgenden Regeln gelten für die Dateizeilen

• Die erste Zeile der Datei (Kopfzeile) wird beim Import immer übersprungen

• Wenn die E-Mail-Adresse in der Liste bereits vorhanden ist, wird der Datensatz übersprungen und nicht verarbeitet. Dadurch werden Duplikate vermieden.

• Wenn die RI-ID in der ersten Spalte gesetzt ist, muss das entsprechende Element in Polaris vorhanden sein. Seine Polaris-Daten werden übernommen und die in der Datei bereitgestellten Daten werden ignoriert.

• Wenn die RI-ID in der Liste bereits vorhanden ist, wird der Datensatz übersprungen und nicht verarbeitet. Dadurch werden Duplikate vermieden.

• Wenn der Sprachcode nicht festgelegt ist, wird die Standardsprache des Clubs verwendet.

Praktische Tipps

Wenn Sie Nicht-Rotarier oder Personen, die nicht in Polaris sind, importieren möchten, verwenden Sie die Datei mit den Spalten: Vorname, Nachname, Anrede, Sprache und E-Mail und lassen Sie die RI-ID leer. Siehe die Vorlagendatei:

Wenn Sie in Polaris vorhandene Rotarier importieren möchten, legen Sie nur die Spalte RI-ID fest und lassen Sie alle anderen Spalten leer. Die Mitgliedsdaten werden automatisch von Polaris übernommen. Siehe die Vorlagendatei:

WICHTIGER HINWEIS

Bitte importieren Sie nicht mehr als 400 Adresszeilen in einem einzigen Arbeitsgang. Wenn Sie mehr Datensätze importieren möchten, teilen Sie die Excel-Tabellen bitte entsprechend auf. Neue Datensätze können jederzeit importiert und der bestehenden benutzerdefinierten Empfängergruppe hinzugefügt werden. Doppelte Datensätze werden nicht erstellt und vorhandene Datensätze werden nicht überschrieben.