Übertragung von Mitgliedern

Mitgliederwechsel zwischen Clubs

Es gibt 3 verschiedene Fälle der Übertragung aktiver Mitglieder:

Fall 1 – Wechsel innerhalb zweier Clubs in derselben Polaris-Instanz

Gilt für Rotary, Rotaract, Interact & Inner Wheel

Wechsel zwischen Clubs, die dieselbe Polaris-Instanz verwenden, z.B. Wechsel zwischen Clubs innerhalb der Schweiz. Dies gilt auch für den Wechsel von einem Interact Club in einen Rotaract Club oder in einen Rotary Club (gilt auch innerhalb der Inner Wheel-Gemeinschaft). Dieser Fall wird direkt von den Sekretären der jeweiligen Clubs bearbeitet.

Initiieren der Übertragung

Der Transfer wird vom aufnehmenden Club initiiert. Für diese Funktion ist die Rolle "Administrator/in der Mitgliederdaten" oder "Administrator/in (alle Rechte)" erforderlich.

Öffnen Sie die Mitgliederverwaltung > Mitglieder. Die Übertragung wird über den Button Mitglied hinzufügen/anlegen auf der Registerkarte "Allgemein" initiiert.

Im nächsten Schritt erfolgt die Suche nach dem gewünschten Mitglied, entweder nach Vorname und Nachname, E-Mail-Adresse (bevorzugt: geringeres Fehlerrisiko) oder RI-ID für die Rotary-Gemeinschaft. Klicken Sie beim gewünschten Mitglied in der Trefferliste rechts unter Aktionen auf das Symbol, um das Mitglied Ihrem Club zuzuordnen.

Danach klicken Sie auf die Möglichkeit “Transfer von einem anderen Club beantragen”.

Geben Sie das gewünschte Transferdatum (Datum muss zwischen heute und bis zu 30 Tagen in der Vergangenheit liegen – ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich) und eine kurze Information an den Sekretär des anderen Clubs ein.

Abschluss der Übertragung

Nach dem Speichern erhält der Sekretär des abgebenden Clubs eine Nachricht per E-Mail, mit der Bitte, den Transfer zu akzeptieren. Die Übertragung kann unter Mitgliederverwaltung > Übertragung der Mitglieder akzeptiert oder abgelehnt werden. Nach dem Akzeptieren des Transfers erscheint das Mitglied unter “Mitglieder” im neuen Club und der Sekretär des aufnehmenden Clubs wird per E-Mail benachrichtigt. Im abgebenden Club wird das Mitglied unter “Ehemalige” geführt.

 WICHTIGE HINWEISE

Wenn im abgebenden Club kein Sekretär für das laufende Clubjahr definiert ist, kann der Transfer nicht eingeleitet werden! Wird der Transfer abgelehnt, bleibt das gewünschte Mitglied im abgebenden Club aktives Mitglied und der Sekretär des aufnehmenden Clubs wird per E-Mail benachrichtigt. Der Transfer erscheint in beiden Clubs als abgelehnt.

Ein Mitgliedertransfer kann nicht rückgängig gemacht werden! Die einzige Möglichkeit, einen Fehler zu korrigieren, besteht darin, eine neue Übertragung zu initiieren. Die Übertragungshistorie des Mitglieds bleibt jedoch immer erhalten.

Fall 2 – Wechsel von einem Club in Polaris zu einem Club außerhalb der eigenen Polaris-Instanz

Gilt für Rotary, Rotaract, Interact & Inner Wheel

Wechsel von einem Club, der Polaris verwendet, zu einem Club außerhalb der eigenen Polaris-Instanz, egal ob dieser Polaris verwendet oder nicht, z.B. vom RC Biel (CH) zum RC London (UK) oder vom RC Lyon (Polaris FR) zum RC Paris (nicht Polaris FR).

Initiieren der Übertragung

In diesem Fall wird die Übertragung vom Sekretär des abgebenden Clubs in enger Abstimmung mit dem Sekretär des neuen Clubs durchgeführt. Die Zugehörigkeit des Mitglieds wird in Polaris beendet. Der neue Club nimmt das Mitglied mindestens einen Tag später in seinem Club auf.

Um die Zugehörigkeit des Mitglieds in Polaris zu beenden, wechseln Sie in die Mitgliederverwaltung > Mitglieder und klicken Sie dort beim gewünschten Mitglied auf die Aktion “Status ändern”.

Wählen Sie im nächsten Schritt die Option “Zugehörigkeit als Mitglied beenden” aus.

Geben Sie das Datum des Ausscheidens aus dem Club (Datum muss zwischen heute und bis zu 30 Tagen in der Vergangenheit liegen – ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich) und den Austrittsgrund ein und klicken Sie auf “Speichern”. Danach finden Sie das Mitglied unter “Ehemalige”. Informieren Sie bitte das Mitglied bzw. den aufnehmenden Club über den erfolgten Austritt (inkl. Angabe des Austrittsdatums). Der aufnehmende Club kann das Mitglied einen Tag später im Club aufnehmen.

Fall 3a – Rotary, Rotaract: Wechsel von einem Club außerhalb der eigenen Polaris-Instanz zu einem Club in Polaris

Gilt nur für Rotary & Rotaract

Wechsel von einem Club außerhalb der eigenen Polaris-Instanz, egal ob dieser Polaris verwendet oder nicht, zu einem Club, der Polaris verwendet, z.B. vom RC Bergen-Vest (N, nicht Polaris) zum RC Antwerpen (BeLux, Polaris).

Initiieren der Übertragung

In diesem Fall wird die Übertragung vom Sekretär des aufnehmenden Clubs in enger Abstimmung mit dem Sekretär des alten Clubs durchgeführt. Die Zugehörigkeit des Mitglieds muss zuerst im abgebenden Club (nicht Polaris) beendet werden. Danach kann das Mitglied im aufnehmenden Club (Polaris) mit Hilfe der Suche und des gefundenen Datensatzes von Rotary International als neues Mitglied hinzugefügt werden.

Im nächsten Schritt erfolgt die Suche nach dem gewünschten Mitglied, entweder nach Vorname und Nachname, E-Mail-Adresse (bevorzugt: geringeres Fehlerrisiko) oder RI-ID für die Rotary-Gemeinschaft. Klicken Sie beim gewünschten Mitglied in der Trefferliste rechts unter Aktionen auf das Symbol, um das Mitglied Ihrem Club zuzuordnen. Vergewissern Sie sich, dass die Mitgliedschaft im bisherigen Club “beendet” ist.

Danach klicken Sie auf die Möglichkeit “Als Mitglied hinzufügen”. Im darauffolgenden Schritt erfassen Sie die erforderlichen Daten des neuen Mitglieds (RI-ID und Name werden automatisch übernommen). Nach dem “Speichern” erscheint das Mitglied unter “Mitglieder” im neuen Club.

Fall 3b – Inner Wheel, Interact: Wechsel von einem Club außerhalb der eigenen Polaris-Instanz zu einem Club in Polaris

Gilt nur für Interact & Inner Wheel

Wechsel von einem Club außerhalb der eigenen Polaris-Instanz, egal ob dieser Polaris verwendet oder nicht, zu einem Club, der Polaris verwendet, z.B. vom IW Club Bodensee (D, nicht Polaris) zum IW Club Solothurn (CH, Polaris).

Initiieren der Übertragung

In diesem Fall wird die Übertragung vom Sekretär des aufnehmenden Clubs in enger Abstimmung mit dem Sekretär des alten Clubs durchgeführt. Die Zugehörigkeit des Mitglieds sollte zuerst im abgebenden Club (nicht Polaris) beendet werden. Danach kann das Mitglied im aufnehmenden Club (Polaris) mit Hilfe der Suche als neues Mitglied hinzugefügt werden.

Suchen Sie mit Hilfe des Vornamens und Nachnamens oder der E-Mail-Adresse (bevorzugt: geringeres Fehlerrisiko), um zu überprüfen, ob das Mitglied eventuell schon angelegt ist, und Dubletten zu vermeiden. Wird das gewünschte neue Mitglied nicht in der Trefferliste angezeigt, können Sie mit Klick auf “+ Neue Person erstellen” das Mitglied hinzufügen.

Danach klicken Sie auf die Möglichkeit “Als Mitglied hinzufügen”. Im darauffolgenden Schritt erfassen Sie die erforderlichen Daten des neuen Mitglieds (Name wird automatisch übernommen). Nach dem “Speichern” erscheint das Mitglied unter “Mitglieder” im neuen Club.