Mitgliederwechsel zwischen Clubs
Es gibt 3 verschiedene Fälle der Übertragung aktiver Mitglieder:
Wechsel zwischen Clubs, die dieselbe Polaris-Instanz verwenden, z.B. Wechsel zwischen Clubs innerhalb Schwedens. Dies gilt auch für den Wechsel von einem Interact Club in einen Rotaract Club oder in einen Rotary Club (gilt auch innerhalb der Inner Wheel-Gemeinschaft).
Wechsel von einem Club, der Polaris verwendet, zu einem Club im Ausland oder zu einem Club, der nicht Polaris verwendet, z.B. vom RC Biel (CH) zum RC London (UK) oder vom RC Lyon (Polaris FR) zum RC Paris (nicht Polaris FR).
Wechsel aus dem Ausland zu einem Club mit Polaris, z.B. vom RC Konstanz (D) zum RC Antwerpen (BeLux).
Fall 1
Dieser Fall wird direkt von den Sekretären der jeweiligen Clubs bearbeitet. Im Folgenden werden die Prozessschritte beschrieben.
Fall 2
Im Fall 2 wird die Übertragung vom Sekretär des scheidenden Clubs in direkter Abstimmung mit dem Sekretär des neuen Clubs durchgeführt. Die beiden ersten Schritte sind identisch mit Fall 1, aber achten Sie darauf, den Namen des Zielclubs manuell in das Feld "Anderer eigener Club / Organisation ausserhalb dieser Polaris-Instanz" einzugeben (z.B. "RC CLUBNAME").
Fall 3
Im Fall 3 und anderen Sonderfällen wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Support für Ihre Instanz.
Initiieren der Übertragung für Fall 1 und Fall 2
Der Transfer wird vom Sekretär des scheidenden Clubs initiiert. Für diese Funktion ist die Rolle "Administrator/in der Mitgliederdaten" oder "Administrator/in (alle Rechte)" erforderlich.
Die Übertragung wird über den Button Übertragung eines Mitglieds einleiten auf der Registerkarte "Gemeinschaft" des aktiven Mitglieds initiiert.
Gemeinschaft-Einstellungen: Übertragung eines Mitglieds einleiten
Im nächsten Dialogfenster werden das Austrittsdatum und der neue Club eingetragen.
Mitglied übertragen: Details
Das Austrittsdatum kann heute sein oder bis zu 28 Tage zurückliegen. Es kann nicht in der Zukunft liegen!
Der neue Club kann ausgewählt werden, indem Sie das Auswahlfeld öffnen und innerhalb dieser Polaris-Instanz nach dem gewünschten Club suchen.
Das Feld "Anderer eigener Club / Organisation ausserhalb dieser Polaris-Instanz" wird nur im Fall 2 ausgefüllt.
HINWEIS
Wenn für den Zielclub kein Sekretär für das laufende Clubjahr definiert ist, kann der Transfer nicht eingeleitet werden!
E-Mail an den Sekretär des Zielclubs
Wenn die Übertragung erfolgreich gestartet wurde, sendet Polaris eine E-Mail an das Sekretariat des Zielclubs. Die E-Mail-Nachricht enthält einen Link zur Transferübersicht, um den Transfer im Zielclub abzuschließen.
ACHTUNG
Solange sich die Übertragung des Mitglieds nicht im Status "Akzeptiert" befindet, ist das Benutzerkonto deaktiviert und eine Anmeldung in Polaris ist nicht möglich. In der Regel ist der Übertragungsvorgang am nächsten Tag abgeschlossen und das Benutzerkonto des Mitglieds wird in seinem neuen Club aktiviert. Beachten Sie, dass das Datum "Hat eigenen Club / Organisation verlassen am" einen Tag vor dem Eintrittsdatum im neuen Club liegt.
Es empfiehlt sich, den Transfer zwischen den beiden Sekretären der Clubs abzuklären und den Transfer in der Vergangenheit einzuleiten.
Transfers in der Zukunft sind aufgrund der RI-Regeln NICHT möglich. Dies ermöglicht es, die Übertragung innerhalb von 24 Stunden abzuschließen.
Abschluss der Übertragung an den Zielclub
Der Schriftführer des Zielclubs akzeptiert oder lehnt die Übertragung unter Mitglieder > Übertragung der Mitglieder ab.
Wenn die Übertragung akzeptiert wurde, wird das Sekretariat des sendenden Clubs per E-Mail benachrichtigt, der Transfervorgang abgeschlossen und das Mitglied wird aktives Mitglied des Zielclubs. Die Übertragung erscheint in beiden Clubs als abgeschlossen.
Das Eintrittsdatum im neuen Club kann nicht festgelegt werden. Er wird automatisch ab dem Austrittsdatum im entsendenden Clubs berechnet.
Wenn die Übertragung abgelehnt wurde, wird das Sekretariat des sendenden Clubs per E-Mail benachrichtigt, der Übertragungsvorgang wird abgebrochen und das Mitglied ist wieder in seinem ursprünglichen Club. Der Transfer erscheint in beiden Clubs als abgelehnt.
Bestätigungsinformation
Der Übertragungsprozess endet mit einer E-Mail-Bestätigung an das Sekretariat des sendenden Clubs (z. B. "Mitgliedertransfer akzeptiert").
ACHTUNG
Ein Mitgliedertransfer kann nicht rückgängig gemacht werden! Die einzige Möglichkeit, einen Fehler zu korrigieren, besteht darin, eine neue Übertragung zu initiieren. Die Übertragungshistorie des Mitglieds bleibt jedoch immer erhalten.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die verschiedenen Fälle für Mitgliedertransfers zwischen Clubs?
Es gibt drei Fälle:
1) Transfer zwischen Clubs mit derselben Polaris-Instanz,
2) von einem Club, der Polaris verwendet, zu einem Club im Ausland oder der Polaris nicht verwendet, und
3) Übertragung aus dem Ausland zu einem Club mit Polaris.
Was passiert, nachdem eine Übertragung eingeleitet wurde?
Nachdem eine Übertragung eingeleitet wurde, wird eine E-Mail an das Sekretariat des Zielclubs mit einem Link gesendet, über den Sie die Übertragung abschließen können.
Ist es notwendig, dass der Zielclub einen Sekretär definiert hat, damit der Transfer eingeleitet werden kann?
Ja, wenn für den Zielclub kein Sekretär für das laufende Clubjahr definiert ist, kann der Transfer nicht eingeleitet werden.
Kann die Übertragung eines Mitglieds nach Abschluss rückgängig gemacht werden?
Nein, eine Mitgliederübertragung kann nicht rückgängig gemacht werden. Die einzige Möglichkeit, einen Fehler zu korrigieren, besteht darin, eine neue Übertragung zu initiieren.
Welche Benachrichtigung wird nach Beendigung des Transfervorgangs an das Sekretariat des entsendenden Clubs gesendet?
Das Sekretariat des entsendenden Clubs erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, ob die Mitgliederübertragung akzeptiert oder abgelehnt wurde.