Rollen
Die Rollenvergabe an die Mitglieder erfolgt in der Mitgliederverwaltung "Benutzerkonto". Rollen können auch Gästen, Kandidaten und anderen Kontakten zugewiesen werden. Eine Rolle gilt immer für den Club, in dem sich der Benutzer gerade befindet. Wenn ein Benutzer Gast im Distrikt oder in einem speziellen Club ist, kann sich seine Rolle ändern, wenn er auf die Seiten des Distrikts oder des speziellen Clubs zugreift.
Mitgliederverwaltung: Benutzerkonto
Die mögliche Rollenverteilung in einem Club ist wie folgt:
Rolle "Administrator/in (alle Rechte)" > Ermöglicht die vollständige Verwaltung aller Bereiche in Polaris. Sie ist dem CICO und dem Sekretär vorbehalten. Es gibt zwei zusätzliche Administratorrollen, die die Rechte an die hierarchisch untergeordneten Organisationen / Clubs erben. Diese sind nützlich für den DICO und den Distriktsekretär sowie für Clubs, die einen Satellitenclub haben.
Rolle "Administrator/in der Inhalte" > Ermöglicht die Pflege aller Bereiche des Clublebens und der Dokumente. Sie kann jedem Mitglied des Vorstands oder eines Ausschusses zugewiesen werden.
Rolle "Administrator/in der Mitgliederdaten" > Ermöglicht die Verwaltung von Mitgliederdaten. Sie wird für den stellvertretenden Sekretär empfohlen. Die Anzahl der Personen mit der Rolle "Administrator/in (alle Rechte)" zusammen mit Personen, die die Rolle "Administrator/in der Mitgliederdaten" haben, ist auf 4 begrenzt. Das bedeutet, dass maximal 4 Personen die Mitgliederdaten im Club verwalten können.
Rolle "Administrator/in der Finanzen" > Ermöglicht die Verwaltung der Konten der Mitglieder und der Veranstaltungen sowie die Durchführung von Buchungen. Sie ist für den Schatzmeister bestimmt.
Die Rolle "Website-Benutzer/innen" > ist die standardmäßige nicht-administrative Rolle, die allen anderen Mitgliedern zugewiesen werden muss.
Rolle "Präsenzverwaltung" > Ermöglicht es einem Clubmitglied, Präsenzen zu erfassen und diese zu verwalten.
Rolle "Anwesenheit erfassen (Restaurant)"> Ermöglicht die Erfassung von Anwesenheiten durch ein Clubmitglied oder durch einen Dritten. So kann z.B. das Personal des Restaurants den QR-Code scannen und so die Präsenzen erfassen.
Die Clubs können ihre eigenen Rollen definieren. Davon rät das Polaris-Team jedoch aufgrund der Komplexität der Beziehungen ab.
Rechte
Die Rechte definieren, welche Funktionen von Polaris in der Administration wie aufgerufen werden können. Ein Zugriff hat drei verschiedene Ebenen:
Kein Zugriff
Nur Lesen (Schreibgeschützt)
Verwalten (Lesen & Schreiben & Löschen)
Die folgende Matrix zeigt, welche Rechte die einzelnen Rollen haben.
Club-Parameter: Rollen
Es ist möglich, neue Clubrollen zu definieren. Aufgrund der Komplexität und Abhängigkeiten der Bereiche ist es jedoch nicht einfach. Zum Beispiel haben Bereiche wie Veranstaltungen, Newsletter eine Abhängigkeit zu E-Mails.
Einige Bereiche, wie z.B. die Verwaltung von Mitgliederdaten, können nicht zugeordnet werden, da sonst die DSGVO untergraben werden könnten.
Das Polaris-Team rät davon ab, eigene Clubrollen zu definieren. Wenn Sie noch eigene Rollen definieren müssen, wenden Sie sich an den DICO oder das Polaris Team.
Häufig gestellte Fragen
Welche Rollen gibt es in der Mitgliederverwaltung?
Rollen werden den Mitgliedern in der Mitgliederverwaltung 'Benutzerkonto' zugewiesen und können auch Gästen, Kandidaten und anderen Kontakten zugewiesen werden.
Wer kann die Rolle "Administrator/in (alle Rechte)" haben?
Die Rolle "Administrator/in (alle Rechte)" ist dem CICO und dem Sekretär vorbehalten und ermöglicht die vollständige Verwaltung aller Bereiche in Polaris.
Können die Clubs ihre eigenen Rollen definieren?
Ja, Clubs können ihre eigenen Rollen definieren, aber das Polaris-Team rät aufgrund der Komplexität der Beziehungen davon ab.
Welche Rechte sind mit den verschiedenen Rollen verbunden?
Rechte definieren, auf welche Funktionen von Polaris in der Administration zugegriffen werden kann und umfassen drei Ebenen: Kein Zugriff, Nur Lesen und Verwalten (Lesen & Schreiben & Löschen).
Ist es möglich, mehrere Administratoren für die Mitgliederdatenverwaltung zu definieren?
Ja, aber die Gesamtzahl der Personen mit den Rollen "Administrator/in (alle Rechte)" und "Administrator/in der Mitgliederdaten" ist auf 4 begrenzt.
Was ist die Standardrolle, die allen anderen Mitgliedern zugewiesen ist?
Die standardmäßige nicht-administrative Rolle, die allen anderen Mitgliedern zugewiesen wird, ist die Rolle "Website-Benutzer/innen".
Kann ein Clubmitglied Anwesenheiten erfassen?
Ja, ein Clubmitglied kann Anwesenheiten erfassen, wenn es die Rolle "Präsenzverwaltung" hat.
Gibt es Einschränkungen bei der Definition neuer Clubrollen?
Ja, aufgrund der Komplexität und der Abhängigkeiten der Bereiche ist es nicht einfach, neue Clubrollen zu definieren, und einige Bereiche können nicht zugewiesen werden, um die DSGVO nicht zu untergraben.