CICO – Club Internet Communication Officer
CICO/Webmaster est une fonction officielle du club du Rotary International. Le CICO est soit président d’une commission, soit membre du comité. Cela dépend de la charte du club.
Il est important de pourvoir cette fonction dans chaque club, faute de quoi le club ne sera pas informé des formations et des nouvelles importantes de Polaris. Si un club n’a pas de CICO, le secrétaire doit reprendre ce rôle. S’il n’y a personne dans le club pour ce rôle, le club peinera à communiquer et à organiser la vie du club de manière efficace.
La fonction CICO est de plus en plus importante dans les clubs modernes qui utilisent des outils informatiques comme Polaris. Avoir un CICO compétent et actif est le seul moyen de garantir la satisfaction des utilisateurs et une bonne communication dans le club.
Le CICO n’a pas besoin d’être un professionnel de l’informatique, mais doit avoir une bonne compréhension de l’informatique ou au moins une affinité pour celle-ci.
Tâches et devoirs du CICO
Le CICO ...
est membre du comité élargi et participe à toutes les réunions du comité avec les commissions.
dispose de tous les droits d’administration sur Polaris pour son club.
doit avoir une bonne connaissance de toutes les fonctionnalités de Polaris afin de suggérer des solutions.
élabore une proposition sur la manière dont les fonctionnalités Polaris doivent être utilisées par le club et partagées entre les différents membres en charge des données des membres, du programme du club, des rapports et des newsletters, de la communication, de l’archivage, etc. Il soumet ce concept au comité du club. Ce concept doit montrer qui et comment créera et maintiendra le contenu Web.
décide, en collaboration avec le comité du club, de la mise en œuvre de la proposition et configure Polaris en fonction des besoins du club.
attribue et gère les droits d’accès à Polaris pour les membres du club.
initie les membres du comité et des comités à l’utilisation de Polaris dans le but de leur apprendre à créer et à gérer le contenu Web correctement et de manière indépendante. Cela doit se faire dans le respect de la Protection des données (RGPD) générale et des règles d’accès au site Web pour le public, le district, le club et le comité.
devrait connaître les conséquences de la violation de ces règles.
vérifie périodiquement le bon respect des règles d'accès au contenu du site web et des droits d'auteur des images téléchargées.
crée la hiérarchie des dossiers de documents pour le club et effectue un nettoyage régulier.
apporte son soutien à tous les membres du club en ce qui concerne l’utilisation de Polaris. Cela inclut le soutien aux membres (apprécié par les membres plus âgés) mais aussi aux membres du comité et des commissions qui effectuent des tâches d’administration du club.
est le premier point de contact pour les membres du club concernant tous les problèmes liés à Polaris. Si le CICO n’est pas en mesure de résoudre le problème, il le transmet au DICO.
est informé par le DICO des ateliers et des séances de formation pour Polaris. Lors des réunions périodiques des CICO, il/elle peut partager son expérience avec d’autres clubs et proposer des changements qui devraient être mis en œuvre à l’avenir.
prend une part active aux formations Polaris.
NOTE
Les dernières modifications et fonctionnalités (mises à jour) de Polaris sont disponibles pour le CICO et tous les utilisateurs de Polaris dans les Release Notes.
FAQ
Quel est le rôle du Responsable de la Communication Internet du Club (CICO) ?
Le CICO est une fonction officielle du club du Rotary International, il est responsable de la gestion de la communication et des outils informatiques au sein du club.
Faut-il que tout club nomme un CICO ?
Oui, il est important d’avoir un CICO dans chaque club pour organiser efficacement les événements du club et la distribution d’informations aux membres.
Le secrétaire du club peut-il assumer le rôle de CICO ?
Oui, si un club n’a pas de CICO, le secrétaire devrait prendre le relais.
Faut-il être un professionnel de l’informatique pour être CICO ?
Non, le CICO n’a pas besoin d’être un professionnel de l’informatique, mais doit avoir une bonne compréhension ou une bonne affinité pour l’informatique.
Quelles sont les principales tâches d’un CICO ?
Les principales tâches comprennent la participation aux réunions du comité, la gestion des fonctions Polaris, la formation des membres sur la gestion du contenu Web et le soutien aux membres du club pour les problèmes liés au Web.
Comment le CICO soutient-il les membres du club ?
Le CICO accompagne tous les membres du club concernant Polaris, en les aidant dans les tâches administratives et les problèmes liés au Web. Par exemple, expliquer aux membres comment utiliser Polaris sur les smartphones.
Que doit faire le CICO s’il ne peut pas résoudre un problème ?
Si le CICO ne peut pas résoudre un problème, il doit le faire remonter au DICO.
Le CICO participe-t-il aux événements de formation ?
Oui, le CICO participe activement aux événements et aux ateliers de formation Polaris organisés par le district ou par l’équipe Polaris.