Nouvelle année du club : Aidez-moi... Je suis maintenant au comité !
Les rôles des différents responsables sont variés, tout en étant répartis et organisés différemment au sein des clubs. Cependant, lors de la préparation à ces fonctions, de nombreuses questions se posent fréquemment.
Cette vue d'ensemble a pour but de vous donner un aperçu général des principaux sujets administratifs liés à l'informatique (Polaris).
Comment puis-je obtenir un accès administrateur à Polaris ?
Les futurs membres du comité peuvent se voir accorder les droits administratifs nécessaires par le CICO ou fréquemment par le secrétaire actuel.
NOTE
Étant donné qu'il n'y a que 4 administrateurs disposant de de droits complets, il est conseillé d’attribuer aux futurs membres du comité le rôle « Administrateur de la vie de l'unité » pendant la période de transition (juin). Cela permet de modifier et d'ajouter tout type de contenu, à l'exception de la gestion des données des membres.
Comment puis-je accéder à rotary.org ?
Tout Rotarien devrait avoir accès à l'espace réservé aux membres sur rotary.org afin de consulter les rubriques protégées. Pour ce faire, créez un compte en utilisant votre adresse e-mail Rotary dans la rubrique Mon Rotary > Se connecter ou Créer un compte.
En tant que membre du comité, vous pouvez accéder à my.rotary.org/fr > connexion (ou vous connecter à Mon Rotary) pour accéder à la zone interne : Sous Administration, vous trouverez la section Gestion du club, qui comprend la facturation du club, les informations sur les membres, les détails du club, etc.
Comment gérer rotary.org ?
Les informations sur les membres, les officiels du club et les détails du club n’ont pas besoin d’être saisis séparément dans rotary.org. L’interface SEMDA transfère automatiquement toutes les données requises de Polaris vers rotary.org.
Note pour les nouveaux clubs
De nouveaux clubs peuvent être créés dans my.rotary.org > Administration > Gestion du club > Informations sur les clubs et les membres
Dans la rubrique systèmes de gestion de club, sélectionnez d’abord « Accès complet » puis, dans le menu déroulant des fournisseurs d’outils de gestion de club, choisissez l’interface SEMDA de votre pays respectif. En confirmant « J’accepte » (tout en bas), le transfert de données sera activé.
ATTENTION
Il est impératif de sélectionner l’option “Voir et Modifier”; l’option “Accès en mode visualisation uniquement” ne s’applique pas à Polaris et empêche la synchronisation SEMDA !
Pour le Rotary International, seul le site rotary.org fait autorité. Les informations doivent donc être contrôlées dans MyRotary indépendamment de SEMDA.
Nouveaux membres du comité
IMPORTANT : Saisissez dans Polaris tous les nouveaux membres du comité avant le 31.12. pour l’année rotarienne à venir !
Sur rotary.org, seuls les rôles de président, vice-président, secrétaire, trésorier, responsable de l’action intérieure, responsable de la fondation, responsable de l’effectif et celui des relations publiques, ainsi qu’éventuellement le secrétaire exécutif, sont pris en compte (si le responsable en charge de l’un ou l’autre de ces rôles n’est pas membre du comité du club, il doit être enregistré séparément dans rotary.org pour le RI !).
Réunions : Réunion du comité
Le comité se compose du président, du président élu et du président nommé si un successeur pour l’année suivante a été pressenti), du secrétaire, du trésorier, du président sortant et éventuellement d’autres membres comme indiqué dans les statuts du club. Le chef du protocole, le responsable du programme ou le CICO peuvent également faire partie du comité.
Les réunions du comité sont présidées par le président. Environ six réunions du comité devraient avoir lieu durant chaque année statutaire. Le secrétaire s’occupe généralement des responsabilités suivantes :
Établissement de l’ordre du jour en concertation avec le président
Créer un événement (recommandation : visibilité « Mon club > Membres du comité »)
Participants : « Supprimer tous les participants » > « + Ajouter des groupes de destinataires » > choisissez « Comité actuel »
Informer les membres du comité de l’événement (courriel, Newsletter)
Invitation de l’Adjoint du gouverneur (le cas échéant)
Mise à disposition de matériel supplémentaire (si nécessaire)
Le jour de l’événement : saisie des présences et clôture de l'évènement
Si nécessaire : Préparation d’un rapport pour le club
Le président élu peut convoquer une réunion du nouveau comitépour préparer l’année à venir.
Réunions : Événement statutaire (hebdomadaire, toutes les deux semaines)
La répartition des responsabilités peut varier d’un club à l’autre sur ces sujets. Il est conseillé d’établir une division de « Qui fait quoi ». Le secrétaire, le chef du protocole et le chef de programme assistent le président dans la préparation et l’élaboration de l’ordre du jour de chaque réunion du club.
L’année rotarienne du club comprend environ 45 réunions régulières (statutaires). Les tâches des responsables comprennent, entre autres :
Planification du programme
Réservation des conférenciers invités (préparation de leur venue : déplacements, frais, lettres de remerciement)
Créer un événement (recommandation : visibilité « Communauté > tous les membres »)
Informer les membres (newsletter) des événements à venir
Le jour de l’événement : saisir les présences
Comment promouvoir la vie du club ? Quelques conseils...
Quelques suggestions, issues d'actions ayant fait leurs preuves, pour améliorer l'ambiance et les performances au sein du club :
Les anniversaires sont faits pour être célébrés : Polaris offre à ses membres une fantastique option de tri (« symbole AZ ») pour les anniversaires à venir sur le site Web du club.
Des titres et des visuels pertinents captent l’intérêt : la présentation et le format de publication d’un événement renforcent son attractivité et, par conséquent, augmentent la fréquentation.
La transparence et l’engagement améliorent l’identification : en permettant l’inscription en ligne aux événements et l’affichage des membres déjà inscrits, le système encourage la participation, facilite le covoiturage et aide les organisateurs à mieux anticiper la logistique (restaurant, etc.).
L’information nécessite une bonne communication : lorsque le secrétaire (ou le responsable du programme) rappelle brièvement aux participants le contenu de la présentation ou de l'événement peu avant la réunion, cela peut considérablement améliorer la participation. Il existe de nombreuses méthodes pour y parvenir : newsletters, e-mails, appels téléphoniques, messages WhatsApp, publications sur les réseaux sociaux, etc.
Les gens aiment voir des photos récentes : chaque membre est encouragé à mettre à jour son portrait. Cela valorise l’image du club et aide les nouveaux membres à mieux reconnaître et connaître leurs amis.
Echéancier des diverses actions – quand faut-il faire quoi ?
QUAND | QUOI |
|---|---|
En continu |
|
Juin, juillet – changement d’année du club |
|
novembre, décembre ou après l’Assemblée Générale (au plus tard à la mi-janvier) |
|
Janvier |
|
Mai, Juin |
|
Que dois-je faire si un membre quitte un club ou s’il passe à un autre club ?
Terminaison
Si un membre quitte le club et n’est pas transféré dans un autre club (dans l’instance Polaris), le statut du membre actif doit être mis à jour sur « Résigné » dans les données du membre sous « Communauté » dans les 28 jours.
Transfert de club
Les détails sur les différentes options de changement de club sont décrits ici.
NOTE
Si un transfert SEMDA n’est pas mis en place, les modifications doivent également être appliquées manuellement sur rotary.org.
Que dois-je faire si un membre décède ?
En cas de décès d’un membre actif, le statut doit être mis à jour dans les 28 jours en sélectionnant « Décédé » dans les données du membre sous « Communauté ».
Un hommage peut être créé pour le membre décédé dans Vie du club > In Memoriam.
NOTE
Si un transfert SEMDA n’est pas mis en place, les modifications doivent également être appliquées manuellement sur rotary.org.
Que dois-je faire si une veuve ou un veuf du Rotary souhaite continuer à participer à la vie du club ?
Si les veuves du Rotary souhaitent continuer à participer aux activités du club, elles peuvent obtenir l’accès au système Polaris en tant que «Autres contacts». Cela leur permettra d’accéder au contenu du site Web du club de la même manière que les membres. Toutefois, la recherche de membres au sein du district ou du multidistrict n’est pas disponible pour les autres contacts.
Pour ces contacts, un groupe de destinataires distincte peut également être créée, ce qui permet de l’ajouter facilement aux invitations à des événements ou aux abonnements à la newsletter.
Que dois-je faire si les données du club changent ?
Si les détails du club (par exemple, le lieu de la réunion, l’horaire, les coordonnées, etc.) changent, il est important de les mettre à jour rapidement dans Polaris sous la rubrique « Informations sur le club » afin que les membres ou les invités puissent accéder aux dernières informations.
NOTE
Si la synchronisation via SEMDA n’est pas sélectionnée par le club, toutes les modifications doivent également être appliquées manuellement sur rotary.org (MyRotary).
Que dois-je faire si je souhaite que l’adresse e-mail de notre club me soit transmise ?
Souvent, l’adresse e-mail officielle du club est transmise au président et/ou au secrétaire. La gestion et l’administration technique des adresses e-mail varient d’un pays à l’autre.
Que dois-je faire si je dois demander un Paul Harris Fellow pour un membre du club ?
Le Paul Harris Fellow est décerné par de nombreux clubs en reconnaissance envers des amis et des membres du Rotary. La demande est soumise via un formulaire qui est envoyé au Rotary International à Zurich.
Des détails supplémentaires sont présentés ici.