Facture du club (RI)

Pour les Rotary clubs, la facture de votre club est calculée en fonction du nombre de membres dans la base de données du Rotary au 1er juillet et au 1er janvier. Vous devez inscrire de nouveaux membres et supprimer les membres licenciés avant le 30 juin ou le 31 décembre.

Pour les clubs Rotaract, la facture de votre club est calculée en fonction du nombre de membres dans la base de données du Rotary au 1er janvier. Vous devez inscrire de nouveaux membres et supprimer les membres licenciés avant le 31 décembre.

Remarque : vous devez inscrire de nouveaux membres et retirer les membres dont la décision a été retirée dans les 28 jours suivant la date d’entrée en vigueur de ce changement. Gardez cela à l’esprit lorsque vous approchez des dates limites identifiées ci-dessus.

Le Rotary International exige que toutes les modifications apportées à l’adhésion aient lieu au cours des 28 derniers jours. Cette exigence signifie que les membres doivent être enregistrés, démissionnés, radiés, ou enregistrés comme décédés durant cette période. Parfois, les clubs ne respectent pas cette exigence.

Si la date nécessite vraiment un ajustement, suivez ces étapes :

1. Le président ou le secrétaire du club rédige une demande courtoise (en anglais), avec toutes les informations requises et l’envoie à data@rotary.org. La demande doit comporter :

   • le RI-ID et le nom du club

   • l’ID RI et le nom du membre à corriger

   • la nouvelle date à fixer

   • la raison du changement ;

2. Envoyez ensuite une brève demande avec les mêmes informations à team-polaris@rotary.ch. L’un des administrateurs de Polaris mettra ensuite en œuvre la modification dans Polaris.

Si votre club utilise un système de gestion de club intégré (SEMDA), il est essentiel de mettre à jour vos membres dans ce système dans les 28 jours suivant tout changement de leur adhésion.

Non, vous ne pouvez pas effectuer de rajustements sur la facture du club. Les Rotary clubs sont facturés pour tous les membres actifs enregistrés au 1er juillet et au 1er janvier respectivement, et les clubs Rotaract sont facturés pour tous les membres actifs enregistrés à partir du 1er janvier. Il est essentiel de tenir à jour les données des membres de votre club afin de pouvoir recevoir une facture correcte, car votre club est tenu de payer le montant qui figure sur la facture.

Non, la facture du club ne comprendra pas la liste des membres. Les responsables du club peuvent consulter les informations relatives aux membres et aux abonnements en se connectant à My Rotary et en sélectionnant My Rotary dans le menu de navigation avant de sélectionner le nom de votre club. À partir de là, sélectionnez Finance et choisissez Facture du club parmi les options Afficher la facture actuelle, Afficher les détails de la facture actuelle, Afficher la facture précédente et Afficher les détails de la facture précédente.

La facture ne contient que des informations financières sur les cotisations des membres et les frais d’abonnement applicables que votre club doit au Rotary International pour vos membres actifs. La facture du club n’inclura les membres d’honneur que s’ils sont abonnés au magazine officiel du Rotary International, Rotary. Si vous savez qu’un membre d’honneur est abonné au magazine, mais qu’il n’est pas répertorié sur les détails de la facture, veuillez envoyer un e-mail au service de données du Rotary à l’adresse data@rotary.org.

Pour consulter la liste de tous vos membres actifs et honoraires, connectez-vous à My Rotary et sélectionnez My Rotary dans le menu de navigation avant de sélectionner le nom de votre club. À partir de là, sélectionnez Membres.

Les factures seront envoyées aux Rotary clubs d’ici la fin des mois de juillet et janvier, et aux clubs Rotaract d’ici la fin du mois de janvier.

Si vous avez signalé les adresses électroniques de vos dirigeants de club et/ou l’adresse électronique permanente de votre club, vous recevrez une copie électronique. Les responsables peuvent consulter la facture en ligne en se connectant à My Rotary et en sélectionnant My Rotary dans le menu de navigation avant de sélectionner le nom de leur club. À partir de là, sélectionner Finances et choisir Facture du club dans les options Afficher la facture actuelle.

Les responsables peuvent consulter le rapport quotidien sur le solde du club en se connectant à My Rotary et en sélectionnant My Rotary dans le menu de navigation avant de sélectionner le nom de leur club. À partir de là, sélectionner Finances pour trouver le rapport. L’information est mise à jour quotidiennement et tiendra compte des paiements récents et des soldes en souffrance. Les gouverneurs de district et les gouverneurs adjoints peuvent également consulter ce rapport.

Les clubs Rotary et Rotaract sont tenus de payer le solde à la réception de la facture et peuvent être radiés pour non-paiement des cotisations 120 jours après l’émission de la facture.

Les clubs qui n’ont pas payé leur cotisation au Rotary dans les quatre mois suivant la date indiquée sur la facture seront radiés. Les clubs auront alors cinq mois pour remplir les conditions de réintégration suivantes :

• Payer toutes les obligations financières impayées au moment de la cessation d’activité.

• Payer toutes les cotisations qui continuent de s’accumuler par la suite

• Les Rotary clubs paient des frais de réintégration de 30 $ par membre, les clubs Rotaract paient des frais de réintégration de 3 $ par membre

• Remplissez et soumettez une demande de réintégration et fournissez une liste de membres à jour ainsi qu’une liste des dirigeants actuels et leurs coordonnées

Après 150 jours à compter de la date de résiliation, les clubs sont définitivement radiés et ne peuvent pas être réintégrés. Le club perd son nom, son histoire et sa charte.