Paiement en ligne
Processus
Le membre s’inscrit à un événement et sélectionne des services ou des biens pour une ou plusieurs personnes. L’inscription peut contenir plusieurs articles pour chaque personne.
Une fois l’inscription terminée et validée :
La carte de crédit ou de débit du membre sera débitée et le montant correspondant sera transféré sur le compte bancaire du club. Ce montant n’apparaît pas sur le compte Polaris du membre.
Toutefois, une confirmation de commande est envoyée au client. Il sert de preuve d’achat et de billet pour l’événement.
L’inscription est définitivement finalisée.
Des modifications ultérieures de l’inscription ne sont possibles que par contact personnel avec le trésorier. Le trésorier prend manuellement des notes sur de tels cas spéciaux dans Polaris. Le trésorier peut consulter Polaris pour vérifier qui est inscrit et qui a payé quoi.
La confirmation de la présence et la clôture de l’événement permettent au trésorier de vérifier les coûts, mais ne déclenchent pas de transaction financière.
Le trésorier règle les comptes avec le prestataire de l’événement (par exemple le restaurant) et paie les frais pour tous les participants.
Caractéristiques
Acompte dans le temps pour un objectif, un produit ou un service clairement défini.
Débit immédiat déclenché par confirmation de l’inscription. Réservation ferme ou achat à l’avance, sans possibilité d’annulation ou de modification. Des cas particuliers ne peuvent être convenus qu’en concertation avec le trésorier.
Règlement global, par le trésorier, du service fourni/consommation de tous les participants.
Avantages
Paiement anticipé contraignant, donc meilleure planification pour l’organisateur.
Participation à un événement sans paiement direct sur place. Par conséquent, un traitement très rapide à l’entrée de l’événement.
Fonctionne également pour les visiteurs et les non-membres.
N’est pas lié au module financier. Un club peut utiliser le module de financement pour les déjeuners hebdomadaires et le paiement en ligne pour des événements spéciaux.
Peut être élargi ultérieurement à d’autres fins telles que des dons et l’achat de produits ou de billets.
Limitations
Ne fonctionne que pour les événements avec inscription.
L’inscription/l’achat ne peut pas être facilement modifié ou annulé.
Il n’y a pas d’option pour faire l’inscription pour quelqu’un d’autre.
Le trésorier règle les comptes avec le fournisseur (par exemple le restaurant) pour tous les services utilisés par les participants. Il doit connaître et vérifier la présence des participants.
Le paiement en ligne dans Polaris ne fonctionne actuellement pas pour d’autres types de paiement tels que les frais annuels, les dons ou les prépaiements sur le compte Polaris.
Finance Module
Processus
Les membres préversent un montant fixe ou gratuit sur le compte bancaire du club.
Le trésorier du club gère le compte bancaire et crédite les comptes personnels des membres dans Polaris en fonction de leurs paiements respectifs.
Chaque membre dispose de son propre compte et d’un suivi comptable dans Polaris. Il peut consulter ses crédits et débits dans Polaris, ainsi que le solde de son compte.
Lorsque la participation d’un membre à un événement est enregistrée, le coût correspondant peut être débité du compte Polaris du membre. Cette transaction n’est effectuée que lorsque l’événement est clôturé dans Polaris.
Le trésorier règle les comptes avec le fournisseur (par exemple le restaurant) et paie les frais pour tous les participants.
Le trésorier peut également effectuer des écritures comptables manuelles, telles que facturer des frais de club ou des dons sur les comptes des membres.
Caractéristiques
Paiement anticipé sans objectif, produit ou service spécifique.
Débit ultérieur déclenché par la confirmation de la consommation ou la réservation manuelle.
Pas de réservation ferme ni d’achat à l’avance.
Règlement global par le trésorier de la prestation fournie/consommation de tous les participants.
Avantages
Le prépaiement est possible à tout moment.
La participation à un événement sans paiement direct sur place est possible. Cela signifie un traitement très rapide à l’arrivée à l’événement.
Solde du compte personnel de chaque membre, accessible à tout moment.
Convient également pour les événements sans inscription.
La réservation peut être modifiée ou annulée jusqu’à ce que la participation soit confirmée.
Il est possible de faire une inscription pour quelqu’un d’autre.
Le compte Polaris peut être utilisé à des fins très diverses. Par exemple pour les cotisations annuelles, les dons, etc.
Limitations
Ne convient pas aux visiteurs et aux non-membres.
Le trésorier règle les comptes avec le fournisseur (par exemple le restaurant) pour tous les services fournis aux participants. Il doit connaître et vérifier l’assiduité des participants.