Finance Module

Il est possible de configurer les paramètres financiers de base du club dans Paramètres du club > Autres paramètres > Finances > vous pouvez définir des prix par défaut et, si le club le décide, une pénalité pour les « No-show » lors d’événements (les paramètres 1 à 3 ne sont pas obligatoires, mais utiles lorsque le prix de participation est toujours, ou presque toujours, le même).

1. Prix par défaut pour la participation à un événement, pour les membres actifs, les prospects et autres contacts. Ce prix peut également être fixé au cas par cas dans les paramètres financiers de tout événement.

2. Prix par défaut pour la participation à un événement, pour les invités et les visiteurs (ce prix peut être le même que pour les membres ou différent, selon le choix du club). Ce prix peut également être fixé au cas par cas dans les paramètres financiers de tout événement.

3. Pénalité pour absences non justifiées (« no-shows »). Ce montant représente ce que le restaurateur peut facturer pour un repas commandé mais non servi. Cette pénalité peut également être fixée au cas par cas dans les paramètres financiers de tout événement.

4. Basculez le bouton Activer les comptes financiers des membres pour rendre actif le système de compte individuel. Cela donne à chaque membre du club disposant d’un accès de connexion (actif, prospect ou autre contact) un compte « débit - crédit - solde » permanent.  Si le club souhaite travailler avec les comptes de membres individuels, ce paramètre doit être activé.

5. Ce paramètre ajoute l’onglet MES FINANCES au menu de navigation du membre, ce qui permet de consulter son compte financier individuel.

6. Lorsque ce bouton est activé et que les paramètres financiers sont soit réglés par défaut, soit enregistrés dans un événement créé avec l'Option 2 "Prix définis dans les paramètres financiers de l'évènement/Paiement via le module Finance" les frais de participation des membres du club et des éventuels accompagnants sont automatiquement déduits des comptes de ces membres. Ces déductions sont enregistrées dans les comptes individuels avec le libellé Repas et sont affichées dans un onglet distinct des comptes individuels ; cela facilite le contrôle et, si nécessaire, la facturation de ce poste qui peut inclure un nombre important d’inscriptions.

7. Activez ce paramètre si le club applique soit un forfait repas basé sur un montant fixe par période, quel que soit le nombre de repas consommés, soit un forfait minimum à recharger pendant la période.

Pour chaque événement du calendrier créé avec l'option 1 ou l'option 2, l’onglet Finances de l’événement affiche le détail complet des revenus (contributions individuelles des membres, invités et visiteurs) et des dépenses (restaurant, location de salle, conférencier, etc.) liés à cet événement, ce qui vous permet de tout vérifier facilement avant de clôturer l’événement.

Une vue financière globale est également disponible en affichant l’onglet Finances dans la fonction générale Vie du Club > Calendrier/Rapports. La vue financière de tous les événements clôturés est accessible par défaut pour le trimestre en cours, avec la possibilité de sélectionner une période différente (année en cours ou passée, trimestre ou semestre passé, période spécifique,...).

Gestion des paramètres financiers

Lors de la création de l’événement, sélectionnez-Option 2 "définis dans les paramètres financiers de l'évènement/Paiement via le module Finance" dans l’onglet Inscription de l’événement.

Vérifiez que tous les paramètres financiers correspondent à votre événement spécifique : 1️⃣ Prix par défaut pour la participation à l’événement spécifique / 2️⃣ Activer le prélèvement automatique du prix de l’événement spécifique sur les comptes des membres / 3️⃣ Coût par participant pour l’événement spécifique / 4️⃣ Le cas échéant, les frais fixes pour l’événement spécifique :

Pendant et après l’événement, saisir l’ensemble des présences des membres et visiteurs (QR code ou manuellement), encaisser les contributions sur place (espèces, cartes de crédit/débit, smartphones, etc.), sauf celles des membres actifs si le débit de leurs comptes individuels est activé, Vérifier que le décompte est complet (voir ci-dessous) et le corriger si nécessaire,

Lorsque toutes les présences et dépenses sont vérifiées, fermez l’événement.

A noter : la clôture de l’événement déclenche l’enregistrement de la participation des membres présents, mais débite également, le cas échéant, leurs comptes individuels du montant de leur contribution à l’événement. La réouverture d’un événement fermé créera des écritures inversées (extournes) dans les comptes individuels des membres, sans supprimer les précédentes.

Sans transactions automatiques

Dans cette option, chaque membre (actif, prospect ou autre contact) dispose d’un seul compte courant pour enregistrer les différentes écritures comptables possibles. Chaque entrée est générée manuellement par le trésorier.

Les entrées peuvent être :

• des opérations de débit > les frais d’inscription au club, les frais d’adhésion au club, les dons, les pénalités de « non-présentation », etc.

• des opérations de crédit > paiement par le membre sur le compte bancaire du club, paiement en espèces par le membre au trésorier.

Avec transactions automatiques

En plus des transactions manuelles, il est également possible d’automatiser la saisie des contributions des membres aux réunions statutaires et non statutaires. Activez l’option - dans le paramètres financiers par défaut ou dans un évènement particulier - pour que les contributions aux événements soient automatiquement débitées des comptes des membres.

Dans ce cas, seuls les invités et visiteurs paient leurs contributions à l’événement sur place, tandis que celles des membres du club et de leurs éventuels accompagnants sont automatiquement débitées du compte individuel du membre. Ces débits automatiques correspondent au coût de participation à l’événement, mais éventuellement aussi une pénalité « no-show » pour un membre inscrit mais absent à l’événement.

Les saisies automatiques sont effectuées lorsque l’événement est clôturé par l’administrateur.

Remarque : un événement ne doit être fermé qu’une fois que toutes les données de participation ont été saisies et vérifiées. La clôture de l’événement déclenche l’enregistrement de la participation des membres présents, mais débite également, le cas échéant, leurs comptes individuels du montant de leur contribution à l’événement. La réouverture d’un événement fermé créera des écritures inversées (extournes) dans les comptes individuels des membres, sans supprimer les précédentes.

Avec forfait repas

Les clubs qui utilisent la formule repas peuvent choisir entre deux systèmes : fixer un montant minimum par période pour les repas (à compléter par les membres concernés, si nécessaire) ou un montant fixe par période pour les repas, quel que soit le nombre de repas consommés. Pour activer ce système de plan de repas, dans Paramètres du club > Autres paramètres > Finances, activez le commutateur Uses meal package .

Forfait repas minimum : les membres paient à l’avance un montant fixe prédéfini pour n « tickets repas ». Les « tickets » non utilisés sont acquis par le club et ne peuvent être reportés à la période suivante, sauf en cas d’autorisation spéciale pour un membre donné. Les repas en sus des n « tickets repas » sont à la charge du membre.

Forfait repas fixe : pour la période donnée, quel que soit le nombre d’événements statutaires auxquels le membre assiste (pas de solde facturé ou remboursé).

Dans les deux cas, on utilise un sous-compte du compte individuel Principal , nommé Repas, sur lequel les contributions dues sont automatiquement débitées lors de la clôture d’un événement. L’affichage dans un onglet distinct des comptes individuels facilite le contrôle et, le cas échéant, la facturation de ce poste qui peut inclure un nombre important d’entrées.

Transaction individuelle

L’onglet permettant de créer une transaction est accessible via Membres > Membres actifs (ou prospects, ou autres contacts) > en cliquant sur l’icône Compte financier de chaque membre.

Lors de la création d’un Débit (cotisation périodique du club, frais de « no-show », don, ...) ou d’un Crédit (paiement par le membre sur le compte bancaire du club ou en espèces au trésorier), les choix suivants doivent être effectués :

1. Le compte > par défaut Principal

2. Le type de transaction > par défaut Autre

3. La description de la transaction

4. S’il s’agit d’un débit ou d’un crédit

5. Le montant, qui apparaîtra en rouge s’il s’agit d’un débit

6. La date comptable, c’est-à-dire la date à laquelle l’opération a effectivement eu lieu ; par exemple la date du versement sur le compte bancaire du club.

La date de la transaction figurant dans la première colonne du compte courant du membre est la date d’enregistrement dans Polaris.

Transaction groupée

L’onglet de création d’une transaction est accessible via Membres > Membres actifs (ou prospects, ou autres contacts) > cliquer sur le bouton Créer une transaction groupée.

Lors de la création d’une transaction groupée, qu’il s’agisse d’un débit (frais périodiques de club, frais de forfait repas) ou d’un crédit (paiement par les membres sur le compte bancaire du club), les choix suivants doivent être effectués :

1. Sélectionnez les membres concernés par la transaction groupée; par défaut, ce champ affiche tous les membres actifs du club

2. Le compte > par défaut Principal (le sous-compte Repas est disponible, sur demande)

3. Le type de transaction > par défaut Autre

4. La description de la transaction

5. S’il s’agit d’un débit ou d’un crédit

6. Le montant, qui apparaîtra en rouge s’il s’agit d’un débit

7. La date comptable, c’est-à-dire la date à laquelle l’opération a effectivement eu lieu ; par exemple, la date du paiement, par tous les membres concernés, sur le compte bancaire du club.

La date de la transaction figurant dans la première colonne du compte courant du membre est la date d’enregistrement dans Polaris.

IMPORTANT : comme dans tout système comptable, une fois qu’une écriture a été créée, elle ne peut pas être supprimée. Si une écriture doit être corrigée, une « extourne » est créée, c’est-à-dire une écriture qui annule l’écriture à corriger.

Au début de l’exercice comptable, le trésorier doit :

• Débiter tous les comptes principaux du montant des cotisations de club et des forfaits repas par le biais de  deux transactions groupées.

• Lors de la création de la transaction groupée Forfait repas :

  • Choisissez le « Forfait fixe de repas » ou le « Forfait repas minimum ».

  • Une case intitulée « Créer la transaction de repas correspondante » apparaît qui, lorsqu’elle est activée, permet de créditer automatiquement le montant du forfait repas choisi dans le sous-compte Repas de tous les membres concernés.

Il est plus facile d’imputer les deux entrées, cotisation et, le cas échéant, forfait repas, le même jour et de transmettre aux membres, en utilisant la fonctionnalité Lettres en série, une facture incluant les deux éléments.

A l’issue de l’exercice comptable et en fonction du mode de fonctionnement financier du club, le trésorier doit :

• Si le forfait repas fixe est en vigueur :

  • mettre à zéro les soldes positifs et négatifs des comptes « repas », par le biais d’écritures appropriées.

  • créditer le total des montants positifs de ce compte dans la comptabilité du club (ce montant représente le solde des forfaits repas fixes non consommés par les membres peu assidus)

• Si le forfait repas minimum est en vigueur :

  • mettre à zéro le solde positif des comptes « repas », au moyen des écritures appropriées

  • créditer le total des montants positifs de ce compte dans la comptabilité du club (ce montant représente les repas payés à l’avance et non consommés par les membres peu assidus)

  • mettre à zéro le solde négatif de chaque compte « repas », par le biais d’écritures appropriées, et débiter le compte principal du membre du même montant

  • facturer aux membres concernés le solde négatif représentant les repas consommés et non couverts par le forfait repas minimum payé en début de période.

L’onglet Membres > Membres actifs > Finances permet au trésorier d’afficher les soldes de tous les membres à la date du jour. Des filtres d’affichage sont disponibles pour différencier :

• Les membres les plus âgés

• les membres qui sont astreints ou dispensés d’assiduité

• les membres dont le compte principal est, respectivement, négatif ou positif

• les membres dont le compte de repasest, respectivement, négatif ou positif

Avant d’activer les différentes fonctionnalités du module Finances pour le club, il est indispensable de les tester.

Remarque : les tests successifs généreront des écritures pour les participants et rendront ces écritures visibles dans MES FINANCES pour les membres concernés. Le jour où le club choisit d’activer le module financier pour ses membres, il est crucial de créer des écritures pour remettre à zéro les comptes dont le solde n’est pas nul.

Les étapes de test suggérées sont les suivantes :

1. Dans les paramètres du club, sélectionnez l’option de base pour activer les comptes financiers des membres.

2. Créez un autre contact fictif, par exemple « Finance Test », et attribuez-lui un compte utilisateur.

3. Enregistrez des transactions pour divers débits et crédits tout au long d’un trimestre.

4. Consultez le relevé de compte principal en backend.

5. Consultez le relevé de compte principal en frontend en vous “connectant en tant que” ce membre fictif.

6. Sortez de l’option « Se connecter en tant que ».

7. Dans les paramètres du club, sélectionnez l’option Débiter le prix des événements des comptes des membres.

8. Créez la participation à plusieurs événements passés pour le profil Test Finances (on ne peut pas saisir des présences dans le futur).

9. En supposant qu’il n’y ait pas encore d’écritures réelles pour les membres, le plus simple est de rouvrir les événements fermés.

10. Vérifiez le solde du compte principal en backend.

11. Vérifiez le solde du compte principal en frontend en vous “connectant en tant que” ce membre fictif.

12. Sortez de l’option « Se connecter en tant que ».

13. Dans les paramètres de club, sélectionnez l’option “Utilise un forfait repas”.

14. Créez un débit « Forfait repas » sur le compte principal du profil Test Finances, ainsi qu’un crédit sur le compte repas.

15. Créez la participation à plusieurs événements passés pour le profil Test Finances (on ne peut pas saisir des présences dans le futur).

16. Vérifiez le solde du compte principal en backend.

17. Vérifiez le solde du compte principal en frontend en  vous “connectant en tant que” ce membre fictif.

18. Sortez de l’option « Se connecter en tant que ».

19. Essayez également les transactions groupées, par exemple les cotisations, les forfaits repas, etc.

20. À la fin de l’expérience, remettez à zéro les soldes de tous les comptes concernés.

BONNE EXPÉRIMENTATION !