Paramètres d’inscription

Paramètres d’inscription aux événements

La possibilité de s’inscrire à des événements peut être activée pour chaque événement spécifique. Le processus d’inscription simplifie l’organisation des événements. En plus de fournir des informations précieuses aux organisateurs, cette fonctionnalité bénéficie également aux membres. Après s’être inscrits, ils reçoivent une confirmation ainsi qu’un fichier-calendrier qui peut être facilement ajouté à leur calendrier (par exemple, Outlook).

Pour activer l’inscription à l’événement souhaité, accédez à l’événement et sélectionnez l’onglet « Inscription ».

1. La case à cocher permet d’activer ou de désactiver le processus d’inscription.

2. Fixez la date limite d’inscription des participants.

3. Définissez un rappel à la catégorie « sans réponse » quelques jours avant l’échéance des inscriptions. Chaque personne figurant sur la liste des participants et qui n’a pas répondu à l’événement recevra une alerte par e-mail.

    NOTE

   Si vous souhaitez recevoir ce rappel plusieurs fois (par exemple, pour un événement important), vous devez actuellement modifier la date de fin d’inscription afin que les informations soient à nouveau envoyées. Il ne suffit pas de changer le nombre de jours (ce problème est connu et une solution est en cours de développement).

4. Réglez le « Nombre total max. de personnes » (participants, y compris les accompagnateurs). Lorsque la limite est atteinte, les inscriptions seront placées sur la liste d’attente. Si une personne inscrite annule son inscription, la personne suivante sur la liste d’attente montera automatiquement. Remarque : il n’y aura pas d’avis automatique à la personne qui est déplacée de la liste d’attente à la liste de participants.

5. Si vous activez l’option « Autoriser l’inscription des compagnons », le membre peut inscrire des compagnons via le même formulaire d’inscription en les ajoutant par leur nom.

Traitement des paiements

Avec la fonction de gestion des paiements, il est possible de définir les détails des prix et les options de paiement. Pour faciliter l’organisation d’un événement en fonction de ses spécificités et de ses exigences, quatre choix s’offrent à vous pour la gestion de la tarification et du paiement.

• L’option 1 « Pas de prix / Pas de paiement » signifie qu’il n’y a pas de calcul de prix ni de paiement.

• L’option 2 « Prix définis dans le module de financement de l’événement / Paiement via le module Finance » signifie que les prix sont définis dans les événements et que le prix est payé en confirmant la participation à l’événement.

• L’option 3 « Prix par réponse/Paiement effectué en dehors de Polaris » signifie que le prix est défini pour chaque réponse à une question et payé sur place.

• L’option 4 « Prix par réponse/Paiement en ligne immédiat (par carte de crédit/débit) » signifie que le prix est défini pour chaque réponse à une question et payé immédiatement à la fin de l’inscription.

ATTENTION

Le traitement des paiements ne peut plus être modifié si des questions ont été enregistrées ou si des participants se sont inscrits !

Option 2 « Prix définis dans les paramètres financiers de l’événement/Paiement via le module Finance »

Cette option est le paramètre, qui correspond à un événement simple tel qu’un rendez-vous hebdomadaire + les prix définis dans les paramètres financiers de l’événement, avec prélèvement automatique du prix total (participants principaux + accompagnants) sur le compte financier du membre du club (catégories : Membres actifs, Prospects et Autres contacts) ; Pour les autres participants, leur paiement est géré par le club (retrait sur place ou autres moyens). Les paramètres financiers de chaque événement peuvent être modifiés, même si le club a défini des paramètres par défaut.

NOTE

Dans cette option, le club peut soit spécifier les prix unitaires de participation dans les paramètres financiers de chaque événement, soit enregistrer les paramètres financiers par défaut dans le module Finance du club (Paramètres du Club > Autres paramètres > Finances).

Avec cette option, un onglet supplémentaire intitulé « Finances de l’événement » apparaît dans l’administration de l’événement, avec deux objectifs :

• Saisir les différents paramètres financiers applicables à l’événement (prix par participant, coût unitaire, autres dépenses)

• Afficher le bilan complet de l’événement, ce qui permet de tout vérifier facilement avant de clore l’événement.

Option 3 « Prix par réponse/Paiement traité en dehors de Polaris »

Cette option concerne la section « Questions », permettant de spécifier un prix unitaire pour chaque type de question (également pour la question obligatoire par défaut « Participez-vous ? »). Le montant total dû par le participant principal est payé sur place ou selon les conditions fixées par le club (actuellement aucun lien avec le module financier). Dans le fichier d’exportation, le montant dû pour chaque participant est indiqué en conséquence.

Option 4 « Prix par réponse/Paiement en ligne immédiat (par carte de crédit/débit) »

Cette option se rapporte à la section « Questions », qui permet de spécifier un prix unitaire pour chaque type de question. Sa particularité est qu’il permet le paiement en ligne instantané de la totalité du montant dû par le participant principal.

NOTE

Cette fonctionnalité est facultative et n’est disponible qu’une fois que l’organisation (club, district, fondation, communauté, ...) s’est inscrite au paiement en ligne. Pour en savoir plus sur le Fonctionnalités de paiement en ligne, rendez-vous chez Polaris.

EXEMPLE

Découvrez un exemple d'événement avec paiement en ligne

Questionne

La section Questions permet de poser différents types de questions, qu'elles soient liées à la question fondamentale "Participez-vous ?" ou non. Chacune de ces questions est désormais ouverte tant au participant principal qu'à n'importe quel compagnon, ce qui permet des réponses diversifiées. Les réponses à toutes les questions sont visibles dans l'administration de l'événement et peuvent également être exportées.

Ajouter une question

1. Choisissez le type de question. Cinq types distincts existent et peuvent être sélectionnés :

• Choix multiple : Plusieurs réponses peuvent être cochées

• Choix unique : Une seule réponse peut être cochée

• Texte : La réponse peut être saisie dans un champ de texte libre

• Oui - Non : La réponse à la question se limite à oui ou non

• Oui - Non - Ne sait pas : On peut répondre à la question par oui, non ou je ne sais pas

2. Activez l’option « La/les réponse(s) sont obligatoire(s) » si le participant doit répondre à la question pour pouvoir valider son inscription.

3. Activez l’option « Afficher la question uniquement pour le participant principal » si vous souhaitez que seul le participant principal réponde à cette question, pas son/ses compagnon(s).

4. Activez l’option « Afficher les réponses aux autres participants » si vous souhaitez que les réponses des participants soient visibles par les autres.

5. Activez l’option « Afficher les résultats du vote » si vous souhaitez que les résultats des réponses collectées soient affichés sous forme de résumé (le type « Texte » n’est pas pris en charge).

Questions interdépendantes

Il est possible de créer plusieurs questions interdépendantes. En fonction de la réponse à une question, plusieurs autres questions peuvent être affichées. Cela permet de créer des questionnaires complexes.

ATTENTION

Les questions peuvent toujours être modifiées, mais seulement tant qu’il n’y a pas de réponses (inscriptions ou désinscriptions) à l’événement.

Toutefois, s’il est nécessaire de modifier les questions après que des réponses à l’événement ont été collectées, l’organisateur doit d’abord sauvegarder toutes les réponses, puis les supprimer. Une nouvelle saisie des réponses supprimées est alors nécessaire, que l’organisateur peut effectuer sur la base de la liste sauvegardée ou en demandant aux personnes concernées de répondre à nouveau.

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