Tout sur les événements – parfaitement gérés avec Polaris
Les réunions régulières, souvent hebdomadaires, sont un élément crucial de la vie d’un club Rotary. Polaris assure un soutien important aux clubs dans l’organisation, l’exécution et la documentation de ces événements, contribuant ainsi de manière significative à une expérience de club numérique contemporaine.
Les membres peuvent facilement s’inscrire en ligne aux événements, gérer leur participation et vérifier qui d’autre a confirmé ou refusé. Au cours du processus d’inscription, des questions spécifiques peuvent être posées, par exemple concernant les préférences de repas, les catégories de sièges ou les besoins spéciaux. Des fonctionnalités de paiement en ligne sont également possibles, pour les événements contenant des frais de participation.
Toute la communication concernant les événements est géré de manière centralisée dans Polaris : les invitations peuvent être envoyées directement depuis le système, y compris les rappels automatiques, par exemple à l’approche de la date limite d’inscription. En outre, il est désormais possible de configurer le système de manière à ce que seuls les membres qui ont été spécifiquement ajoutés à la liste des participants puissent s'inscrire - ce qui est parfait pour les événements à accès limité ou les invitations spéciales.
La présence est enregistrée manuellement ou par scan de QR code, ce qui simplifie la gestion et renforce la transparence du suivi. De plus, les procès-verbaux, les rapports hebdomadaires, les photos et les fichiers peuvent être directement joints aux événements - bien organisés, accessibles à tout moment et consultables par tous les membres.
Polaris prend ainsi en charge tout le cycle de vie d’un événement, de la planification et de la communication au suivi, jetant ainsi les bases d’une gestion efficace des événements, de processus clairs et d’une documentation complète du fonctionnement quotidien du Rotary (resp. Inner Wheel).