Polaris ne dicte pas aux clubs comment l’utiliser. Il offre de nombreuses possibilités pour organiser le travail du club.
Le plus important est de décrire dans un document écrit comment le club utilise ou souhaite utiliser Polaris. Ainsi, chacun sait ce qu'il doit faire et comment, ce qui facilite grandement la passation annuelle des fonctions à un successeur. Le CICO est le mieux placé pour élaborer n tel concept d'utilisation et le faire valider par le comité. Si nécessaire, le DICO aidera son comité dans cette tâche.
Le concept d’utilisation doit tenir compte de la configuration de votre club. Les clubs comptant entre 20 et 30 membres sont organisés différemment des clubs comptant plus de 80 membres. La répartition par âge des membres et les traditions spécifiques du club jouent également un rôle important.
Voici quelques-unes des façons dont Polaris peut être utilisé de manière optimale.
Prérequis de base
La condition préalable la plus importante est la volonté de collaborer numériquement. Si le club a l’intention de gérer le travail avec des outils dispersés tels que le courrier électronique, Excel, Word, PDF et WhatsApp, il n’a pas besoin de Polaris.
La deuxième condition essentielle est que la majorité des membres aient activé leur login. La plupart des informations ne peuvent pas être rendues publiques, pour des raisons de protection des données, car elles contiennent des informations personnelles. L’accès n’est donc possible qu’avec un login. Polaris ne peut être utilisé efficacement que si plus de 95 % des membres ont une adresse e-mail et l’utilisent.
Polaris doit être mis en œuvre par étapes. Le club décide lui-même de l’ampleur de ces étapes et de la rapidité de leur introduction. Utiliser toutes les fonctionnalités de Polaris en même temps est un fardeau trop lourd pour chaque club et chaque utilisateur.
Au niveau du club, tout le monde doit savoir clairement qui fournit l'assistance et quelle est l'instance supérieure. L’aide doit être fournie, en premier lieu, en interne et rapidement. Un utilisateur mécontent ne peut pas s’aider lui-même, il a besoin d’assistance. Voir Contact et assistance.
Calendrier
La première et la plus importante étape vers une meilleure communication au sein du club est l’utilisation du calendrier pour tous les événements du club.
Le responsable du programme saisit tous les événements dans le calendrier. Les éléments essentiels sur le cycle de vie d’un événement sont expliqués ici.
Faites attention au paramétrage de la visibilité et respectez les règles de publication.
Assurez-vous de différencier les événements statutaires et les autres événements (sinon, le calcul des présences ne fonctionnera pas correctement).
Les invitations par e-mail ne sont utilisées que pour les événements les plus importants du club.
Il est recommandé d’activer systématiquement l’inscription pour faciliter la tâche des organisateurs (disponibilités, restaurant, billets, etc.).
Si des documents sont nécessaires pour l’événement (ordre du jour, procès-verbal, informations complémentaires, etc.), ils peuvent soit être ajoutés directement à l'événement, soit un dossier complet de documents peut être inclus..
La saisie de l'assiduité et présences se rapporte à l’événement spécifique sélectionné et ne fonctionne que s’il est enregistré dans Polaris.
Autres fonctionnalités liées au Calendrier
Pour collecter des informations supplémentaires durant le processus d’inscription, utilisez les questions complémentaires.
Intégration des restaurants (facultatif).
Enregistrez la présence en scannant simplement le QR code.
Pour débiter automatiquement le prix du repas du compte des membres présents, activez le module Finance; le débit sera effectif à la clôture de l’évènement.
Rapport hebdomadaire, bulletin, procès-verbal
La création, la distribution et l’archivage de rapports hebdomadaires (bulletins) sont une tradition dans la plupart des clubs. Un rapport hebdomadaire fournit des informations sur les événements du club au cours de la semaine écoulée et constitue donc un élément important de la communication active du club (également pour les membres qui n’ont pas pu assister à l’événement).
NOTE
Conserver les rapports d'événements sur plusieurs années est crucial pour les clubs. Cela leur permet de documenter leur histoire.
Pour plus de détails sur les rapports, consultez la cycle de vie d’un événement.