Guide pratique de la protection des données (RGPD)
La protection des données (Le RGPD) se rapporte aux données des membres ou aux données personnelles d’autres personnes concernées telles que les invités, les visiteurs ou les intervenants.
Protection des données des membres
Les principes suivants doivent être respectés :
Chaque personne doit disposer de ses propres identifiants (nom d’utilisateur + mot de passe). Ces données de connexion ne doivent pas être divulguées à des tiers.
Le terme « données personnelles » désigne toutes les informations relatives à une personne physique, telles que son nom, son prénom, sa date de naissance, son adresse personnelle, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, sa profession, son employeur, son lieu de travail, le nom de son/sa partenaire, etc.
La publication de données personnelles hors du Rotary, du Rotaract ou d’Interact (également d’InnerWheel) n’est autorisée qu’avec le consentement exprès de la personne. Il convient d’indiquer quelles données seront transmises à qui et dans quel but.
Exemples pratiques
Un assistant non rotarien du secrétaire de club ou d’un autre responsable de club peut être enregistré en tant qu'« Autre contact » dans le club, avoir ses propres identifiants et avoir les droits d’administration correspondants.
Une veuve ou un veuf peut être inscrit en tant qu'« Autre Contact » dans le club, avoir son propre accès et ainsi participer à la vie du club.
Un restaurant peut être enregistré en tant qu'"Autre contact » dans le club, avoir son propre accès et recevoir par e-mail les notifications d’inscription/annulation pour un déjeuner/dîner, avec la sélection de menu correspondante, ou vérifier les inscriptions sur la page web de l’événement.
La diffusion de la liste des membres au sein du club, à des fins internes, est possible sans le consentement exprès des membres. Il en va de même pour le district.
La divulgation des données des membres à une organisation non rotarienne ou à une entreprise (également à l’entreprise d’un membre) n’est autorisée qu’avec le consentement exprès des membres.
Protection d’autres données personnelles
Il s’agit des invités et des conférenciers qui participent aux événements. Les principes suivants doivent être respectés :
La publication d’informations sur les invités et les intervenants hors du Rotary (c’est-à-dire publiquement) n’est autorisée qu’avec l’autorisation claire de la personne. Il convient d’indiquer quelles données seront transmises à qui et dans quel but.
Le terme « données personnelles » désigne toutes les informations relatives à une personne physique, telles que son nom, son prénom, sa date de naissance, son adresse personnelle, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, sa profession, son employeur, son lieu de travail, le nom de son/sa partenaire, etc.
Exemples
Une conférence de club du Dr Hans Mustermann de l’Université de Bâle sur le thème « Recherche de médicaments sans expérimentation animale » ne peut être annoncée publiquement qu’avec l’accord du Dr Mustermann. Les informations publiées doivent être clairement identifiées.
Une conférence de club donnée par le Dr Hans Mustermann de l’Université de Bâle sur le thème « Recherche de médicaments sans expérimentation animale » ne peut, sans son consentement, être annoncée qu'aux membres, c'est-à-dire après ouverture d'une session, avec une publication réservée au plus à "Tous les membres".
Un événement de district tel que PELS (PETS), une conférence de district, un séminaire, etc. ne doit être visible que pour les membres, c’est-à-dire après connexion, avec une visibilité ne dépassant pas « Tous les membres ».
Un concert caritatif ou un tournoi de golf du Rotary peut être annoncé publiquement. Leur consentement doit être demandé aux artistes-interprètes et/ou aux organisateurs qui sont nommément cités.
La visibilité « Membres du comité » (propre unité) et « Membres du comité et des commissions » (propre unité) dépend de la politique de confidentialité interne du club et n’a rien à voir avec la protection des données. Les recommandations sont les suivantes :
Un événement auquel seuls les membres du club peuvent participer, par exemple une assemblée, ne doit être visible que par tous les membres du club.
Un événement auquel seuls les membres du comité et des commissions peuvent assister peut être visible pour tous les membres du club ou uniquement pour les membres du comité et des commissions, selon la constitution du club. Le Rotary International recommande que les membres du club puissent consulter les procès-verbaux des réunions du comité.
Définition des niveaux de visibilité
Visibilité : Qui peut voir le contenu ?
Les membres du comité > visible, uniquement après connexion, pour les membres du comité
Le comité et les commissions > visible, uniquement après connexion, pour les membres du comité et des commissions
Tous les membres actifs, prospects et invités (propre unité) > visible, uniquement après connexion, pour les membres actifs, prospects et invités du club
Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district) > visible, uniquement après connexion, pour les Rotariens, Rotaractiens et Interactiens + les membres des clubs spéciaux et des commissions du même district (même chose pour l'organisation InnerWheel)
Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du multi-district) > visible, uniquement après connexion, pour les Rotariens, Rotaractiens et Interactiens + les membres des clubs spéciaux et des commissions du même multi-district (même chose pour l'organisation InnerWheel)
Accroche publique'> les trois premières lignes visibles pour tout le monde, sans connexion, le reste visible uniquement après connexion pour les Rotariens, Rotaractiens et Interactiens + les membres des clubs spéciaux et des commissions(même chose pour l'organisation InnerWheel)
Membres et visiteurs anonymes > tout le monde, visible sans connexion
Utilisation pratique
Séances du comité : Visibilité > comité d’administration
Séances du comité avec les commissions : visibilité > comité et commissions
Séances annuelle du club, assemblée générale : visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités
Manifestation de Noël ou événement de club restreint : visibilité >Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district)
Réunions statutaires, déjeuners avec ou sans intervenant : Visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district ou du multi-district)
Réunions de remplacement dans les locaux du club en raison de réunions à l’extérieur : Visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités
Événements de district : visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district ou du multi-district)
Lettre du président : Visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district)
Newsletters, rapports, comptes rendus : Visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district ou du multi-district)
Actualités : Visibilité en fonction du contenu dans la gamme de Tous les membres actifs, prospects et invités (propre unité) à Membres er visiteurs anonymes
Galeries de photos : Visibilité > Tous les membres actifs, prospects et invités (propre unité) ou Tous les membres actifs, prospects et invités (de tous les clubs du district ou du multi-district)
Projets : Visibilité > Membres et visiteurs anonymes
Événement public tel qu’un concert-bénéfice ou un tournoi de golf : Visibilité > Membres et visiteurs anonymes
FAQ
Qu’est-ce que le RGPD dans le cadre de la protection des données ?
Le RGPD se rapporte à la protection des données des membres ou des données personnelles des personnes concernées, telles que les invités, les visiteurs ou les intervenants.
Les personnes ont-elles besoin de leurs propres informations d’identification pour accéder à Polaris ?
Oui, chaque personne doit avoir ses propres identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe) qui ne doivent pas être divulgués à d’autres.
Est-il permis de publier des données personnelles hors du Rotary sans consentement ?
Non, la publication de données personnelles hors du Rotary n’est autorisée qu’avec le consentement exprès de la personne.
Un assistant non rotarien peut-il avoir accès aux données des membres ?
Oui, un assistant non rotarien peut être enregistré en tant qu'« Autre contact » et disposer d’identifiants et de droits administratifs.
Y a-t-il différents niveaux de visibilité pour les événements au sein du club ?
Oui, il existe différents niveaux de visibilité tels que « comité d’administration », « comité et commissions », « Tous les membres de l’unité » et « Public ».
Faut-il obtenir le consentement pour publier publiquement des renseignements sur les invités et les conférenciers ?
Oui, la publication d’informations sur les invités et les intervenants hors du Rotary nécessite une autorisation claire de la part de la personne.
Les données des membres peuvent-elles être partagées avec des organisations non rotariennes ?
Non, le partage des données des membres avec des organisations non rotariennes n’est autorisé qu’avec le consentement exprès des membres.
Y a-t-il des exceptions pour la distribution des listes de membres au sein du club ?
Oui, la diffusion de la liste des membres au sein du club à des fins internes est possible sans le consentement exprès des membres.