1. Introduction / Préface
La communauté Polaris se compose de tous les districts qui utilisent le logiciel Polaris, ainsi que de l'équipe Polaris chargée de son développement.
La collaboration est basée sur les valeurs fondamentales du Rotary :
Équité
Respect
Tous les districts sont traités de manière égale – indépendamment de leur :
localisation géographique
langue
nombre de clubs ou d'utilisateurs
L'association Rotary Communication Services Suisse-Liechtenstein (RCS) est le propriétaire légal du logiciel Polaris. Le responsable produit Polaris siège au sein du conseil d'administration du RCS et lui rend compte.
2. Représentants Polaris (structure de gouvernance)
2.1 Composition
Chaque district nomme un Polaris District Representative (PDR)
Les clubs Rotaract nomment un Polaris Rotaract Representative (PRR)
Tous les représentants forment ensemble l'Assemblée Polaris
Les districts peuvent déléguer leur représentation.
2.2 Tâches des représentants
Les représentants :
représentent leur district ou communauté (Rotary, Rotaract, Inner Wheel)
soutiennent les clubs grâce à une connaissance approfondie de Polaris
servent d'interface avec l'équipe Polaris
collectent les retours, les idées et les exigences
signalent les problèmes via RedMine
participent activement aux assemblées
3. Équipe Polaris
3.1 Rôle
L'équipe Polaris est dirigée par le responsable produit Polaris et est responsable du développement continu du logiciel.
3.2 Tâches principales
L'équipe :
pilote l'ensemble du développement logiciel (y compris les ressources et le budget)
communique avec les représentants Polaris
collecte et consolide les idées
organise les assemblées et les votes
définit les plans de mise en œuvre
3.3 Pouvoir de décision
L'équipe Polaris peut :
rejeter des idées
modifier les priorités
Les décisions sont également basées sur des facteurs économiques (rapport coût-bénéfice).
4. Processus de contribution et de décision
Le processus se compose de trois phases :
4.1 Phase 1 : Définition des sujets
Les représentants Polaris créent des idées dans Redmine
Les sujets ont un caractère stratégique (pas de niveau de détail technique)
L'équipe Polaris :
recueille et évalue les propositions
établit une présélection
publie les sujets à l'avance
Objectif : Identifier les sujets pertinents qui ont une grande importance pour les clubs.
4.2 Phase 2 : Discussion
Se déroule lors d'une visioconférence
Participation de tous les représentants prévue
Seuls les sujets définis à l'avance sont traités
Particularités :
De nouvelles approches de solutions peuvent être introduites
De nouveaux sujets doivent refaire le processus
Modération par le responsable produit
Langue : anglais
La session est enregistrée
4.3 Phase 3 : Décision (Vote)
La décision est prise par vote électronique. Les résultats sont présentés de manière anonyme.
Règles :
Chaque représentant reçoit le même nombre de points pour le vote
Pour chaque district ou communauté, un représentant ayant le droit de vote est désigné
Tous les représentants peuvent voter – seuls les votes des représentants ayant le droit de vote sont pris en compte pour le résultat officiel du vote
L'attribution des points est fixée par l'équipe Polaris pour chaque vote
Total des points à attribuer = Nombre de sujets × Points par sujet (Multiplicateur)
Par sujet :
Points minimum
Points maximum
Granularité
Les votes non exprimés ne sont pas pris en compte
Le vote est anonyme
Les membres de l'équipe Polaris peuvent voter, mais leurs votes ne sont pas éligibles et ne sont donc pas pris en compte dans le résultat officiel du vote
Priorisation : Plus de points = priorité plus élevée dans la mise en œuvre
Résultat :
Publication sur la page de vote ou par e-mail
Début de la prochaine phase d'idées
5. Principes fondamentaux de la collaboration
Transparence du processus
Implication de tous les districts et communautés
Prise de décision structurée
Combinaison d'un vote démocratique et d'une évaluation économique