Cette version représente la mise à jour la plus substantielle depuis l’introduction de Polaris, apportant des avancées majeures qui améliorent l’intégration, la communication et l’expérience utilisateur à tous les niveaux de l’organisation.
Les principaux points forts de cette version sont les suivants :
La nouvelle interface SEMDA 3.0 vers le Rotary International, qui garantit une synchronisation des données fluide et plus fiable entre les plateformes. Cette mise à niveau améliore considérablement la précision et l’efficacité de la gestion des données des membres.
De plus, les assistants de gestion des membres ont été entièrement repensés. Les processus d’ajout d’un nouveau membre, de transfert d’un membre ou d’enregistrement d’une démission ont été ont été significativementsimplifiés et rendus plus intuitifs. Les utilisateurs sont désormais guidés, étape par étape, tout au long de chaque processus, ce qui réduit les erreurs et garantit une gestion plus fluide des données.
Filtrage flexible et génération de listes de destinataires, permettant aux clubs, districts et multi-districts de créer des listes de destinataires personnalisées pour leurs communications. Ces nouveaux outils permettent une communication plus ciblée, plus efficace et plus transparente à tous les niveaux de l'organisation.
Ensemble, ces améliorations représentent une étape majeure dans le développement continu de Polaris, offrant de plus grandes fonctionnalités, une meilleure collaboration et une expérience plus fluide et plus conviviale pour toutes les unités.
Caractéristiques et améliorations
1.1 SEMDA 3.0 désormais entièrement intégré à Polaris
La nouvelle interface SEMDA 3.0 est maintenant entièrement terminée et intégrée à Polaris.
Au cours des années précédentes, divers systèmes de gestion de club locaux ont été développés pour aider les clubs Rotary à gérer les données des membres et des clubs. Cependant, étant donné que le Rotary International (RI) reste l’autorité centrale pour toutes les informations officielles sur les membres, gérer la cohérence des données à la fois dans les systèmes locaux et dans le RI a toujours été un défi majeur.
Avec SEMDA 3.0, ce processus est désormais entièrement automatisé et nettement plus fiable. La nouvelle version a été entièrement redéveloppée et permet une synchronisation transparente et en temps réel des données entre Polaris et le système du RI. Cela garantit que toutes les informations relatives aux membres et au club sont exactes et à jour, sans qu’il soit nécessaire de saisir deux fois les données.
SEMDA 3.0 représente une avancée technologique majeure, apportant des performances, une stabilité et une intégration améliorées pour toutes les unités rotariennes utilisant Polaris.
Vous trouverez ici plus d’informations sur les fonctionnalités de SEMDA (article en anglais).
1.2 Nouveaux assistants pour la gestion des membre – processus simplifiés et navigation intuitive
Avec cette version, les assistants pour la gestion des membres ont été entièrement repensés pour faciliter considérablement la gestion des membres dans le cadre des opérations quotidiennes du club.
Les trois processus de base – ajout d’un nouveau membre, mutation et démission – ont été restructurés et optimisés en profondeur.
Les options de changement de statut sont désormais disponibles sous la forme d’une icône distincte dans l’aperçu des membres
Les nouveaux assistants guident désormais les utilisateurs étape par étape dans chaque processus. Lors de la création d’un nouveau membre ou du transfert d’un membre, la première étape consiste toujours à rechercher le membre. Cela permet de réduire au minimum les doublons et les erreurs de saisie, d'afficher clairement tous les champs de données obligatoires et de rendre la saisie des données plus transparente et plus efficace dans l'ensemble.
Une structure claire, des contrôles de validation et des messages d’aide contextuels contribuent également à une expérience intuitive et conviviale.
Amélioration du transfert des membres
L’un des points forts de cette mise à jour est l’amélioration du processus de transfert des membres.
Auparavant, le club d’origine devait initier le transfert dans Polaris. Avec la nouvelle version, le club d’accueil peut désormais lancer le processus directement, en recherchant le membre souhaité et en initiant la demande de transfert.
Une fois que le club destinataire a déclenché la demande le transfert, le secrétaire du club d’origine reçoit automatiquement une notification par e-mail lui demandant son accord.
Après confirmation, le transfert est traité automatiquement – rapidement, en toute sécurité et de manière transparente pour les deux parties.
Ces améliorations rendent la gestion des membres au sein de Polaris encore plus efficace, moderne et à l’épreuve des erreurs.
1.3 Des listes de destinataires flexibles simplifient la communication
Avec cette mise à jour, de nouvelles options de filtrage sont disponibles pour générer des listes de destinataires flexibles.
L’objectif de cette amélioration est de rendre la communication au sein des clubs, des districts et de l’environnement multi-districts encore plus ciblée, efficace et flexible.
Auparavant, les groupes de bénéficiaires ne permettaient qu’une flexibilité limitée et ne pouvaient souvent pas répondre à toutes les exigences concrètes.
La nouvelle fonctionnalité améliore considérablement cela :
Il est désormais possible de créer des listes de destinataires individuellement en combinant différents critères de filtrage.
Les listes générées sont immédiatement disponibles pour l’envoi de newsletters ou d’e-mails.
Une liste générée dans l’onglet des groupes de destinataires peut être enregistrée en tant que groupe de destinataires statique pour être réutilisée dans de futurs envois.
Nouvelles options de filtrage
Les nouvelles fonctions de filtrage sont désormais disponibles dans plusieurs zones de la plateforme :
Les groupes de destinataires dynamiques et statiques prédéfinis existants restent disponibles et peuvent être intégrés dans les nouveaux processus.
À terme, le nombre de groupes prédéfinis sera légèrement réduit pour améliorer la clarté et la facilité de gestion.
Sous « Utilitaires » dans la liste des membres et dans les groupes de destinataires
Les membres peuvent désormais être filtrés en fonction de critères spécifiques.REMARQUE IMPORTANTE
Seuls les membres de l’organisation actuellement sélectionnée (par exemple, club, district ou multidistrict) sont affichés.
Par conséquent, l’export des données n’est possible que pour les membres de votre propre organisation (club).
Lors de la création de nouveaux groupes de destinataires, les mêmes filtres peuvent être appliqués pour cibler précisément les contacts souhaités, par exemple par fonction, rôle, statut ou autres critères.
Dans Vie du club : Newsletter et communication par e-mail
Les nouvelles options de filtrage sont également disponibles dans la section communication (newsletters et emails).
Les listes de destinataires peuvent désormais être affinées et ajustées directement lors de la rédaction des messages.
De nouvelles options de filtrage supplémentaires pour une sélection plus flexible des destinataires souhaités
Les groupes de destinataires existants restent disponibles
Si une liste de destinataires nouvellement créée comprend des groupes dynamiques, ceux-ci sont automatiquement convertis en une liste statique afin de pouvoir être directement utilisés pour l’envoi.
Avantages pour tous les clubs
Cette amélioration garantit que tous les clubs d’une même instance (à l’intérieur d’un multidistrict) peuvent atteindre de manière fiable les destinataires souhaités, indépendamment des limites organisationnelles (districts, clubs).
En conséquence, la communication devient non seulement plus ciblée, mais aussi plus efficace et transparente.
1.4 Fonctions au sein du comité maintenant avec dates “A partir du” - “jusqu’au”
Les fonctions au sein du comité doivent désormais être définies plus finement, dans le cadre de l’année choisie, en complétant les champs “A partir du” et “jusqu’au”. Cela permet de cibler des mandats au comité écourtés.
Corrections de bugs, améliorations mineures
De plus, quelques bugs mineurs ont été corrigés, contribuant à la stabilité du système.
Recherche de contenu : optimisations d’index
Autres optimisations mineures
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Pour obtenir des renseignements détaillés, veuillez communiquer avec votre CICO. Il a accès au système de ticketing qui contient la description technique des améliorations et des nouvelles fonctionnalités.