Parametri di registrazione agli eventi
L'opzione di registrazione agli eventi può essere abilitata per ogni singolo evento. Il processo di registrazione semplifica l'organizzazione degli eventi. Oltre a fornire informazioni preziose per gli organizzatori, i membri traggono vantaggio anche da questa funzione. Dopo la registrazione, ricevono una conferma insieme a un file di calendario che può essere facilmente aggiunto al loro calendario (ad esempio, Outlook).
Per abilitare la registrazione all'evento desiderato, accedere all'evento e selezionare la scheda "Registrazione".
Imposta i parametri di registrazione
La casella di controllo consente l'attivazione o la disattivazione del processo di registrazione.
Stabilisci la scadenza per l'iscrizione dei partecipanti.
Imposta un promemoria su "nessuna risposta" qualche giorno prima della fine della registrazione. Ogni individuo nell'elenco dei partecipanti che non ha risposto all'evento riceverà un avviso via e-mail.
NOTA
Se si desidera inviare questo promemoria più volte (ad esempio, per un evento importante), è necessario modificare la data di fine della registrazione in modo che le informazioni vengano inviate nuovamente. La semplice modifica del numero di giorni non è sufficiente (questo problema è noto e si sta sviluppando una soluzione).
Impostare il "Numero massimo totale di persone" (partecipanti incl. accompagnatori). Al raggiungimento del limite, le iscrizioni verranno inserite in lista d'attesa. Se una persona registrata annulla la propria registrazione, la persona successiva in lista d'attesa salirà automaticamente. Nota: non ci sarà alcuna notifica automatica alla persona che viene spostata dalla lista d'attesa alla lista dei partecipanti.
Se abiliti l'opzione "Consenti registrazione compagni", il membro può registrare i compagni attraverso lo stesso modulo di registrazione aggiungendoli per nome.
Gestione dei pagamenti
Con la funzione di gestione dei pagamenti, è possibile definire i dettagli dei prezzi e le opzioni di pagamento. Per facilitare l'organizzazione di un evento in base alle sue specifiche caratteristiche ed esigenze, sono disponibili quattro scelte per la gestione dei prezzi e del pagamento.
Opzioni di gestione dei pagamenti
L'opzione 1 "Nessun prezzo / Nessun pagamento" significa che non c'è alcun calcolo del prezzo e nessun pagamento.
L'opzione 2 "Prezzi definiti nelle finanze dell’evento /Pagamento con modulo finanziario" significa che i prezzi sono definiti negli eventi e il prezzo pagato confermando la partecipazione all'evento.
L'opzione 3 "Prezzo per risposta/Pagamento gestito al di fuori di Polaris" significa che il prezzo è definito per ogni risposta a una domanda e pagato sul posto.
Opzione 4 "Prezzo per risposta/Pagamento online immediato (con carta di credito/debito)" significa che il prezzo è definito per ogni risposta a una domanda e pagato immediatamente al completamento della registrazione.
ATTENZIONE
La gestione dei pagamenti non può più essere modificata se le domande sono state registrate o se i partecipanti si sono registrati!
Opzione 1 "Nessun prezzo / Nessun pagamento"
Questa scelta è la configurazione predefinita per un evento semplice come un raduno settimanale più un pasto a un costo specificato, con pagamento dovuto sul posto, o tramite una fattura generata al di fuori di Polaris, o le cui spese sono incluse nelle quote sociali dei membri.
Opzione 2 "Prezzi definiti nelle finanze dell’evento /Pagamento con modulo finanziario"
Questa opzione è l'impostazione, che corrisponde a un evento semplice come una riunione settimanale + prezzi definiti nei parametri finanziari dell'evento, con addebito automatico del prezzo totale (partecipanti principali + accompagnatori) sul conto finanziario del membro del club (categorie: Membri attivi, Prospect e Altri contatti). Per gli altri partecipanti, il loro pagamento è gestito dal Club (ritiro in loco o altri mezzi). I parametri finanziari di ogni evento possono essere modificati, anche quando il club ha impostato parametri predefiniti.
NOTA
In questa opzione, il club può specificare i prezzi unitari di partecipazione nei parametri finanziari di ciascun evento, oppure salvare i parametri finanziari predefiniti nel modulo Finanze del club (Club parametri > Altri parametri > Finanze).
Con questa opzione, nell'amministrazione dell'evento viene visualizzata una scheda aggiuntiva denominata "Finanze dell’evento", che serve a due scopi:
Inserire i vari parametri finanziari applicabili all'evento (prezzo per partecipante, costo unitario, altre spese)
Visualizzare un riepilogo completo dell'evento, in modo da poter controllare facilmente tutto prima di chiudere l'evento..
Impostazioni del finanziamento dell'evento
Opzione 3 "Prezzo per risposta/Pagamento gestito al di fuori di Polaris"
Questa opzione riguarda la sezione "Domande", che consente di specificare un prezzo unitario per ogni tipo di domanda (anche per la domanda predefinita obbligatoria "Partecipi"?"). L'importo totale dovuto dal partecipante principale viene pagato sul posto o secondo le condizioni stabilite dal club (attualmente nessun collegamento con il modulo finanziario). Nel file di esportazione, l'importo dovuto per ogni partecipante è elencato di conseguenza.
Iscrizione con prezzo per domanda
Panoramica sulla tua registrazione
Opzione 4 "Prezzo per risposta/Pagamento online immediato (con carta di credito/debito)"
Questa opzione riguarda la sezione "Domande", che consente di specificare un prezzo unitario per ogni tipo di domanda. Il suo aspetto unico è che consente il pagamento online istantaneo dell'intero importo dovuto dal partecipante principale.
NOTA
Questa funzione è facoltativa ed è disponibile solo dopo che l'organizzazione (club, distretto, fondazione, comunità, ...) si è registrata per il pagamento online. Scopri di più sulla Caratteristiche del pagamento online di Polaris.
ESEMPIO
Panoramica sulla tua registrazione
Domande
La sezione delle domande fornisce vari tipi di domande, sia relative al fondamentale "Partecipi?" o meno. A ciascuna di queste domande è ora possibile accedere sia al partecipante principale che a qualsiasi accompagnatore, consentendo risposte diverse. Le risposte a tutte le domande sono visibili nell'amministrazione dell'evento e possono anche essere esportate.
Impostare i parametri di registrazione per le domande
Aggiunta di una domanda
Crea domanda
Scegli il Tipo di domanda. Ci sono cinque tipi distinti disponibili per la selezione:
Scelta multipla: è possibile selezionare più risposte
Scelta singola: è possibile selezionare una sola risposta
Testo: la risposta può essere inserita come campo di testo libero
Sì - No: la domanda può essere risolta con un sì o un no
Sì - No - Non so: Alla domanda si può rispondere con sì, no o non so
Attivare l'opzione "Le risposte sono/sono obbligatorie" se il partecipante deve rispondere alla domanda per potersi registrare.
Abilita l'opzione "Mostra domanda solo per il partecipante principale" se desideri presentare la domanda esclusivamente al partecipante e non all'accompagnatore.
Attivare l'opzione "Mostra le risposte agli altri partecipanti" se si desidera che le risposte dei partecipanti siano visibili agli altri.
Abilita l'opzione "Visualizza i risultati delle votazioni" se desideri che i risultati delle risposte raccolte vengano visualizzati come riepilogo (il tipo "Testo" non è supportato).
Domande interdipendenti
È possibile creare più domande interdipendenti. A seconda della risposta a una domanda, possono essere visualizzate varie altre domande. Ciò consente la creazione di questionari complessi.
Condizioni per la visualizzazione della domanda
ATTENZIONE
Le domande possono ancora essere modificate, ma solo fino a quando non ci sono risposte (iscrizioni o cancellazioni) all'evento.
Tuttavia, se è necessario modificare le domande dopo che le risposte all'evento sono state raccolte, l'organizzatore deve prima salvare tutte le risposte, quindi rimuoverle. È quindi necessaria una nuova registrazione delle risposte rimosse, che l'organizzatore può eseguire in base all'elenco salvato o richiedendo alle persone coinvolte di rispondere nuovamente.
Domande frequenti
Come posso abilitare la registrazione a un evento?
Per abilitare la registrazione a un evento, accedi all'evento e seleziona la scheda "Registrazione". Lì è possibile attivare o disattivare il processo di registrazione.
C'è una scadenza per l'iscrizione dei partecipanti?
Sì, è possibile impostare una scadenza per la registrazione dei partecipanti durante la configurazione dell'evento.
Posso consentire ai partecipanti di iscrivere gli accompagnatori?
Sì, è possibile abilitare l'opzione per consentire la registrazione degli accompagnatori attraverso lo stesso modulo di registrazione.
Cosa succede quando viene raggiunto il numero massimo di partecipanti?
Al raggiungimento del numero massimo di partecipanti, le ulteriori iscrizioni verranno inserite in una lista d'attesa.
Posso modificare le opzioni di gestione dei pagamenti dopo che i partecipanti si sono registrati?
No, le opzioni di gestione dei pagamenti non possono essere modificate una volta che i partecipanti si sono registrati o le domande sono state registrate.
Quali tipi di domande posso aggiungere alla registrazione?
Puoi aggiungere domande a scelta multipla, a scelta singola, di testo, sì/no e sì/no/non so.
Posso impostare promemoria per i partecipanti che non hanno risposto?
Sì, è possibile impostare dei promemoria per i partecipanti che non hanno risposto qualche giorno prima della scadenza delle iscrizioni.
Le risposte alle domande sono visibili agli altri partecipanti?
Sì, è possibile abilitare l'opzione per mostrare le risposte agli altri partecipanti.