Presenze e presenze
Definizione dei termini
Gli eventi statutari sono i regolari raduni settimanali che il club è tenuto a tenere.
La registrazione serve come conferma della potenziale presenza o assenza a un evento imminente. Non è correlato alla frequenza effettiva ed è descritto qui: Ciclo di vita di un evento
La partecipazione si riferisce alla registrazione della partecipazione fisica di un membro a un evento.
I punti presenza e il tasso di presenza rappresentano, da un lato, i punti accumulati nel conto presenze personale del socio attivo e, dall'altro, il rapporto calcolato in % di queste presenze rispetto al numero totale di riunioni statutarie tenute dal club durante il periodo specificato.
I punti presenza vengono assegnati per la partecipazione a un evento o per l'impegno in attività di volontariato. Il totale dei punti di presenza è in genere una cifra decimale, ma in genere vengono documentati solo numeri interi. La tua presenza può essere verificata sul sito navigando nella sezione "PRESENZA PERSONALE".
Gli amministratori dei club possono accedere o scaricare informazioni statistiche relative alla partecipazione all'evento o ai membri in un determinato periodo. I funzionari distrettuali sono autorizzati a visualizzare i dati sulle presenze del club. Non è richiesta una relazione periodica al distretto.
Presenze e presenze in breve
Qual è lo scopo dell'attivazione della registrazione all'evento e dell'acquisizione delle presenze?
L'attivazione delle registrazioni aiuta gli organizzatori di eventi a conoscere i numeri delle presenze e a comunicare con il ristorante. Le domande correlate forniscono ulteriori informazioni, ma solo se la registrazione è attiva!
L'acquisizione delle presenze consente l'inserimento dei dati nelle statistiche del club e valuta i livelli di partecipazione. È necessario anche se la funzione Finanza è attiva, in quanto detrae automaticamente i costi dell'evento dagli account dei membri.
Guida pratica
1. Crea gli eventi del club nel Calendario in tempo e contrassegna correttamente gli eventi statutari per ottenere statistiche accurate sulle presenze.
L'elenco dei partecipanti viene generato automaticamente o manualmente durante la creazione o la duplicazione di un evento.
È possibile definire l'elenco dei partecipanti impostando i partecipanti predefiniti in Parametri del club > Altri parametri > I predefiniti dell'evento > Partecipanti predefiniti o per eventi speciali, utilizzando i gruppi di destinatari in "Utilità".
2. Cattura la partecipazione all'evento o poco dopo. La conferma è possibile a partire dal giorno dell'evento. Usa la visualizzazione orizzontale sugli smartphone per vedere tutti i pulsanti funzione.
Inserisci i visitatori di altri club nell'elenco dei partecipanti. Per iniziare la ricerca sono necessarie solo 3 lettere del loro nome. Questo può essere fatto anche durante l'evento con uno smartphone. Regala ai visitatori stranieri una carta ospiti.
Se la registrazione è attivata, non è necessario registrare manualmente i visitatori; Ogni iscrizione li aggiungerà automaticamente all'elenco dei partecipanti.
La scansione del codice QR dei membri consente la convalida della partecipazione senza registrazione.
3. Infine, chiudi l'evento per registrare le statistiche di partecipazione. Riaprire l'evento se sono necessarie correzioni.
IMPORTANTE
I visitatori devono assicurarsi che il club ospitante abbia documentato la loro visita a Polaris o devono ottenere una carta ospiti.
La presenza con una tessera ospite deve essere registrata dal responsabile delle presenze, dalla segreteria o dal CICO. Sono gli unici autorizzati ad accedere alle informazioni sull'iscrizione. Per registrare le presenze, è sufficiente disporre delle autorizzazioni di "amministrazione presenze" o "acquisizione presenze (ristorante)".
Presenza
La partecipazione può essere registrata solo il giorno dell'evento o successivamente. Come catturare le presenze è descritto nell'articolo Ciclo di vita di un evento.
L'elenco PDF dei partecipanti a un evento di club include tutti i membri attuali di quel club. Per monitorare tutti i partecipanti, le persone di altri club devono essere incluse in questo elenco scansionando il loro codice QR o facendo clic sul pulsante "+ Aggiungere". Ciò consente a tutti i membri della comunità di essere facilmente trovati e scelti. Inoltre, può essere inclusa anche qualsiasi altra persona, compreso l'oratore.
Per le riunioni, ad esempio una riunione del consiglio di amministrazione, è necessario prima eliminare tutti gli invitati predefiniti e quindi invitare il gruppo di destinatari del consiglio all'evento. Ciò accorcerà l'elenco e semplificherà il monitoraggio delle presenze.
Per gli eventi distrettuali, l'elenco dei partecipanti è vuoto. Si presume che i partecipanti si registrino e vengano quindi aggiunti automaticamente all'elenco, oppure che vengano aggiunti manualmente all'elenco dall'organizzatore.
NOTA
Mantenere un elenco accurato e completo dei partecipanti è fondamentale per il corretto conteggio dei punti di presenza, nonché per il monitoraggio delle transazioni finanziarie.
Indennità di punti presenza
Al termine dell'evento da parte dell'amministratore, i punti presenze vengono automaticamente accreditati sul saldo personale dei punti presenza dei membri attivi, degli ospiti e dei visitatori.
Anche gli ospiti e i partecipanti di altri club guadagnano i loro punti di presenza alla conclusione dell'evento. Non è più necessario compilare una scheda di presenza. Per i visitatori di varie nazioni o club che non utilizzano Polaris, è comunque necessario generare una tessera di presenza stampata. Questo sarà successivamente documentato dalla segreteria del club di casa come forma di risarcimento.
I soci che partecipano a eventi in club diversi guadagnano i loro punti di presenza da tali club. Questo vale anche per gli eventi distrettuali.
Compensazione
Vedi Registrazione di una compensazione
Domande frequenti
Cosa sono i fatti eventi statutari?
Gli eventi statutari sono i regolari raduni settimanali che il club è tenuto a tenere.
Qual è la differenza tra iscrizione e frequenza?
La registrazione serve come conferma della potenziale presenza o assenza a un evento, mentre la partecipazione si riferisce alla registrazione effettiva della partecipazione fisica di un membro a quell'evento.
Come posso controllare la mia presenza?
Puoi controllare la tua presenza sul sito navigando nella sezione "LA MIA PRESENZA".
Come vengono assegnati i punti presenza?
I punti presenza vengono assegnati per la partecipazione a un evento o per l'impegno in attività di volontariato e vengono automaticamente accreditati sul saldo personale dei punti presenza dei membri attivi, degli ospiti e dei visitatori al termine dell'evento.
I punti di presenza possono essere registrati per i visitatori di altri club?
Sì, gli ospiti e i partecipanti di altri club (all'interno della stessa istanza Polaris) guadagnano automaticamente i loro punti di presenza alla conclusione dell'evento.
Cosa devo fare se la mia presenza non è registrata?
Se la tua presenza non è registrata tramite Polaris, dovresti mostrare una tessera di presenza stampata e i punti di presenza devono essere inseriti manualmente come compensazione nel tuo club di casa.
Chi può accedere ai dati sulle presenze?
Gli amministratori di club possono accedere o scaricare informazioni statistiche relative alla partecipazione all'evento e gli ufficiali distrettuali sono autorizzati a visualizzare i dati sulle presenze di club.
Quando voglio registrare la presenza con il mio smartphone, il menu non viene visualizzato?
Sullo smartphone, il menu viene visualizzato in alto toccando questa icona:
Viene quindi visualizzata la familiare struttura del menu, che può essere utilizzata per selezionare gli eventi in corso. Per chiudere l'evento sullo smartphone, porta lo smartphone in modalità orizzontale, quindi apparirà il pulsante "Chiudi evento".