Il ciclo di vita di un evento
L'evento passa diverse fasi:
Fase 1 – Creazione
La timeline inizia in Polaris con la creazione dell'evento in Vita del Club > Calendario / Rapporti. Per gli eventi del club, i membri attivi, i potenziali clienti e gli ospiti vengono inseriti come potenziali partecipanti nell'elenco dei partecipanti al momento della creazione. Per gli eventi distrettuali, l'elenco dei partecipanti è vuoto. L'elenco dei partecipanti può essere ampliato manualmente con i membri di qualsiasi club e con altre persone.
L'evento appena creato è inattivo nel web e la sua visibilità è impostata su Tutti i soci attivi, candidati, ospiti e altri contatti (Club / Organizzazione propria) per impostazione predefinita. Considerare la guida Protezione dei dati (GDPR) quando si imposta la visibilità. Il team di Polaris consiglia vivamente di prendere in considerazione la possibilità di rendere gli eventi non pubblici per motivi di GDPR.
Prima di rendere visibile l'evento sul web considera i dettagli di registrazione, le domande e le risposte che vuoi ottenere dai partecipanti.
REGISTRAZIONE
Una volta che i partecipanti iniziano a registrarsi, non è più possibile modificare le domande!
Fase 2 – Invito (facoltativo)
L'organizzatore emette un invito , cioè un annuncio di un evento futuro al pubblico invitato. L'invito è facoltativo e può avvenire via email o semplicemente pubblicando l'evento sul sito web nello slider o nel carosello. Gli eventi con programma regolare di solito non hanno un invito. L'invito via e-mail può essere creato direttamente nella scheda "Partecipanti" di quell'evento. L'e-mail creata è visibile nel menu "Vita del club > e-mail" e può essere modificata prima dell'invio. Il pubblico invitato può essere definito tramite gruppi di destinatari predefiniti e può essere esteso ai membri della comunità o a qualsiasi indirizzo e-mail.
Fase 3 – Registrazione (opzionale)
La registrazione può essere abilitata nella scheda "Registrazione" dell'evento. Dopo aver reso visibile l'evento sul web e aver abilitato la registrazione, le persone possono registrarsi a quell'evento. L'iscrizione è una conferma di una potenziale partecipazione o un rifiuto di partecipazione a un evento futuro. L'iscrizione viene registrata nell'evento ed è visibile nella scheda "Partecipanti" e nell'evento in frontend.
La visibilità dell'evento definisce indirettamente chi può iscriversi. Se l'evento è pubblico, chiunque può registrarsi. Le persone che non sono attualmente elencate come partecipanti saranno automaticamente incluse una volta completato il modulo di registrazione. Per ogni utente Polaris che ha effettuato l'accesso, il modulo di registrazione viene compilato automaticamente con i suoi dati personali. I duplicati possono verificarsi quando gli utenti non accedono prima della registrazione o quando le persone si registrano due volte con nomi diversi. All'interessato viene inviata un'e-mail di conferma con le sue scelte. Ciò rende necessario prima effettuare l'accesso ed elimina il problema dei duplicati.
Se l'iscrizione è attiva, c'è una scadenza per l'iscrizione all'evento. I partecipanti possono modificare o annullare la loro iscrizione prima di tale termine. Durante il periodo di iscrizione, gli organizzatori – che possono essere multipli, definiti nella scheda "Generale" – riceveranno una notifica via e-mail per ogni iscrizione, cancellazione o modifica dell'iscrizione, con tutte le opzioni di iscrizione (risposte).
Trascorso il termine, i contatti della sede – che possono essere multipli, definiti nella scheda "Generale" – riceveranno un'e-mail con un link all'elenco finale dei partecipanti sotto forma di foglio excel. Questo elenco contiene i dati di base dei partecipanti e le loro risposte. I destinatari di tali elenchi di partecipanti sono spesso ristoranti.
Per informazioni dettagliate, vedere Impostazioni di registrazione.
Fase 4 – registrazione presenze
La presenza è la conferma dell'aspetto fisico del partecipante a un evento. Lo scopo della rilevazione delle presenze è quello di tenere traccia dell'effettiva presenza dei partecipanti e dei loro pagamenti. La partecipazione viene registrata nell'evento nella scheda "Partecipanti". L'registrazione può essere facilmente eseguita manualmente nell'elenco dei partecipanti o scansionando il codice QR dei partecipanti (vedi sotto).
In alternativa, l'elenco delle presenze può essere stampato tramite il pulsante "Esporta", firmato dai partecipanti e inserito manualmente da un amministratore.
Questa azione può essere eseguita solo dagli amministratori. Un ruolo speciale "Gestione delle presenze" consente ai non amministratori, ad esempio il rotariano responsabile dell'accoglienza, o al personale del ristorante di registrare le presenze, ma non di svolgere altre funzioni.
NOTA
La registrazione delle presenze è possibile solo il giorno dell'evento o successivamente.
Elenco dei partecipanti all'evento
registrazione delle presenze con codice QR
La registrazione delle presenze può essere semplificata scansionando il codice QR dei membri. Il responsabile apre l'evento sul suo smartphone e clicca sul pulsante "Partecipanti" nella pagina di dettaglio dell'evento. Quindi richiama la fotocamera facendo clic sul pulsante "Scansiona il codice QR" e avvia il processo di scansione.
I partecipanti presentano il loro codice QR personale su smartphone o stampato su un adesivo. Il codice QR individuale è disponibile su smartphone o tablet cliccando sull'icona blu "Accedi" () nell'angolo in alto a destra, oppure richiamando l'icona di NAVIGAZIONE () > LE MIE IMPOSTAZIONI. Gli adesivi stampati con i codici QR possono essere messi a disposizione dall'amministratore o stampati dai membri stessi. Per un membro a cui mancano sia lo smartphone che l'adesivo, è possibile preparare un set prestampato di codici QR di tutti i membri. (Vedi Printed formats of the QR codes)
NOTA
Il codice QR è una rappresentazione codificata del Polaris-ID e del Rotary-ID. Nel codice non sono presenti altri dati.
L'esito positivo della scansione è confermato da un bip, gli errori sono segnalati come quack-tone. Il messaggio visivo mostra l'esito della scansione. Vengono rilevate scansioni duplicate.
La scansione del codice QR è applicabile a tutti i soci del club, ovvero ai soci attivi, agli ospiti, ai potenziali e ad altri contatti, ma anche a qualsiasi socio attivo dello stesso Multidistretto.
Formati stampati dei codici QR
I codici QR possono essere forniti su carta in due diversi formati.
1. Adesivi
Gli adesivi sono piccole etichette pratiche che il membro attacca su una carta di credito o qualsiasi altro mezzo nel proprio portafoglio. Gli adesivi sono stampabili su qualsiasi stampante laser o a getto d'inchiostro. Un file PDF è disponibile in amministrazione sotto Utility > Elenco membri > Esporta > adesivi QR.
Pagine A4 di 13 colonne per 5 adesivi sono stampate su pagine di adesivi Avery i cui riferimenti d'ordine sono:
Adesivi universali per entrambe le stampanti: Avery 3666
Adesivi più vecchi per stampanti laser: Avery L7615-15
Adesivi più vecchi per stampanti a getto d'inchiostro: Avery J8651-12
Esistono diversi fornitori on-line:
Amazon.fr, ricerca per: AVERY - 3666
ATTENZIONE
Una stampa corretta si ottiene impostando la scala al 100%, altrimenti i codici QR non si adatteranno al layout dell'adesivo!
2. Cartella con codici QR stampati
Per scansionare il codice QR di un membro a cui mancano sia il suo smartphone che il suo adesivo, è possibile scansionare il suo codice QR in un set prestampato di tutti i codici QR dei membri disponibili per la stampa, in amministrazione sotto
Utility > Elenco membri > Panoramica dell'esportazione > QR
La stampa include tutti i membri attivi del proprio club, ma non gli ospiti e altri contatti.
Fase 5 – Rapporto
Il modo migliore per registrare la storia del club è allegare i verbali degli eventi direttamente all'evento. I report degli eventi vengono creati modificando o sostituendo il blocco di testo principale che annunciava l'evento e aggiungendo le foto dell'evento.
NOTA
La moderna comunicazione dei rapporti avviene tramite un'attraente newsletter contenente collegamenti a questi rapporti, insieme all'annuncio di eventi e novità future. Vedi anche Passaggio 7.
Esempio:
Inserire il blocco di contenuto 1 come "Testo/HTML" e spostarlo nella posizione superiore.
Inserire un titolo, ad esempio “Verbali” (stile di formato: Titolo 3) e salvarlo come testo.
Opzionale: inserire il separatore (xl) e spostarlo in 2a posizione
Utilizzare l'immagine e il testo principali per la documentazione del programma (senza l'intestazione "Programma", sembrerà molto accattivante nel testo dell'annuncio della newsletter).
Opzionale: inserire separatore (xl)
Facoltativo: allega file, integra direttamente una galleria fotografica o creala separatamente e fai riferimento ad essa nel report.
Per ulteriori informazioni sulla progettazione di un articolo, vedere i Blocchi di contenuto.
Fase 6 – Chiusura dell'evento
Lo scopo della chiusura è quello di finalizzare tutte le operazioni relative a questo evento. I punti presenza vengono assegnati ai partecipanti e le quote vengono detratte dai conti finanziari dei membri (se attivato).
Un evento chiuso può essere riaperto per correggere la partecipazione. Le transazioni finanziarie non possono essere annullate per motivi di audit. In tal caso, vengono emesse operazioni temporanee di compensazione.
Fase 7 – Invio del rapporto dell'evento (newsletter)
La comunicazione contemporanea dei rapporti viene condotta attraverso una newsletter coinvolgente che include collegamenti a questi rapporti, insieme ad annunci di eventi imminenti e aggiornamenti generali dal club (ad esempio, notizie).
Idealmente, nel club viene creato un modello di newsletter intitolato, ad esempio, “ NOTIZIE DEL CLUB - Rapporto settimanale”.. Per ogni rapporto settimanale, è possibile duplicarlo e informare i membri sull'ultima riunione e includere informazioni aggiuntive (notizie, prossimi eventi, ...).
Una volta aggiunto l'evento desiderato come articolo nella newsletter, è possibile visualizzarlo in anteprima.
Facendo clic sul pulsante "Ulteriori informazioni" nell'e-mail, il rapporto relativo a questo evento si aprirà direttamente nel browser web.
Domande frequenti
Quali sono le fasi di un evento in RS Polaris?
Le fasi di un evento sono: Creazione, Invito (opzionale), Registrazione (opzionale), registrazione presenze, Report, Chiusura evento e Invio report (newsletter).
È possibile modificare le domande di registrazione dopo che i partecipanti hanno iniziato a registrarsi?
No, una volta che i partecipanti iniziano a registrarsi non è più possibile modificare le domande.
Chiunque può registrarsi per un evento pubblico?
Sì, se l'evento è pubblico, chiunque può registrarsi.
Qual è lo scopo dell'registrazione delle presenze?
Lo scopo dell'registrazione delle presenze è confermare la presenza fisica dei partecipanti a un evento e tenere traccia dei loro pagamenti.
Come si può registrare la partecipazione a un evento?
La partecipazione può essere registrata manualmente nell'elenco dei partecipanti o scansionando il codice QR dei partecipanti.
Cosa deve essere incluso nel rapporto dell'evento?
Il rapporto dell'evento deve includere i verbali dell'evento, le foto, gli allegati e tutti gli aggiornamenti pertinenti.
È possibile riaprire un evento chiuso?
Sì, un evento chiuso può essere riaperto per correggere la partecipazione, ma le transazioni finanziarie non possono essere annullate.
Qual è il modo consigliato per comunicare i rapporti sugli eventi?
Il modo consigliato per comunicare i rapporti sugli eventi è attraverso una newsletter coinvolgente che includa collegamenti ai rapporti e agli annunci di eventi imminenti, notizie, ecc.