Modulo Finanza

È possibile configurare le impostazioni finanziarie di base del club in Parametri del club > Altri parametri > Finanze > è possibile definire i prezzi di default e, se il club lo decide, una penalità per "No-show" agli eventi (le impostazioni da 1 a 3 non sono obbligatorie, ma utili quando il prezzo di partecipazione è sempre, o quasi sempre, lo stesso).

1. Prezzi predefiniti per la partecipazione a un evento, per i soci attivi, i potenziali candidati e altri contatti. Questo prezzo può anche essere impostato caso per caso nei parametri finanziari di qualsiasi evento.

2. Prezzi predefiniti per la partecipazione a un evento, per gli ospiti e i visitatori (questo prezzo può essere lo stesso dei soci o diverso, fino al club). Questo prezzo può anche essere impostato caso per caso nei parametri finanziari di qualsiasi evento.

3. Penalità per assenze ingiustificate ("no-show". Questo importo rappresenta ciò che il proprietario del ristorante può addebitare per un pasto ordinato ma non servito. Questa penalità può anche essere impostata caso per caso nei parametri finanziari di qualsiasi evento.

4. Attiva l'interruttore Abilita conti finanziari dei soci per attivare il sistema di conti individuali. Ciò offre a ciascun socio del club con un accesso di accesso (attivo, potenziale cliente o altro contatto) un conto continuo "debito - credito - saldo".  Se il club desidera lavorare con gli account individuali dei soci, questa impostazione deve essere abilitata.

5. Questa impostazione aggiunge la scheda LE MIE FINANZE al menu di navigazione del socio, rendendo possibile la visualizzazione del suo conto finanziario individuale.

6. Quando questo interruttore è attivato e le configurazioni finanziarie sono impostate come predefinite o registrate in un evento stabilito con l'Opzione 2 "Prezzi definiti nelle finanze dell'evento / Pagamento con modulo finanziario" le quote di partecipazione per i soci del club e le eventuali persone che lo accompagnano vengono automaticamente detratte dai conti di questi soci. Queste detrazioni vengono registrate nei singoli conti con l'etichetta designata Pasto e vengono visualizzate in una scheda distinta all'interno dei singoli conti; Ciò facilita la revisione e, se necessario, la fatturazione di questa posizione che può includere un numero significativo di voci.

7. Attiva questa impostazione se il club offre un Forfait pasti a tariffa fissa basato su un importo fisso per periodo, indipendentemente dal numero di pasti consumati, o un importo minimo da ricaricare durante il periodo.

Per ogni evento del calendario creato con opzione 1 o opzione 2, la scheda Finanze dell'evento mostra la ripartizione completa delle entrate (contributi individuali da parte di soci, ospiti e visitatori) e delle spese (ristorante, affitto della sala, relatore, ecc.) relative a questo evento, rendendo facile per te controllare tutto prima di chiudere l'evento.

È inoltre possibile visualizzare la scheda Finanze nella funzione generaleClub Life > Calendario/Rapporti. La visualizzazione finanziaria di tutti gli eventi chiusi è accessibile per impostazione predefinita per il trimestre in corso, con la possibilità di selezionare un periodo diverso (anno corrente o scorso, ultimo trimestre o semestre, periodo specifico,...).

Gestione dei parametri finanziari

Durante la creazione dell'evento, seleziona l'Opzione 2 "Prezzi definiti nelle finanze dell'evento / Pagamento con modulo finanziario" nella scheda Registrazione dell'evento.

Verifica che tutti i parametri finanziari corrispondano al tuo evento specifico: 1️⃣ Prezzi predefiniti per la partecipazione all'evento specifico / 2️⃣ Attiva l'addebito automatico del prezzo dell'evento specifico sui conti dei soci / 3️⃣ Costo per partecipante per l'evento specifico / 4️⃣ Eventuali spese fisse per l'evento specifico:

Durante e dopo l'evento, registrare tutte le presenze dei soci e dei visitatori (QR code o manualmente), raccogliere i contributi in loco (contanti, carte di credito/debito, smartphone, ecc.), ad eccezione di quelli dei soci attivi se è attivato l'addebito sui loro conti individuali, Verificare che il conteggio sia completo (vedi sotto) e correggerlo se necessario,

Quando tutte le presenze e le spese sono state verificate, chiudere l'evento.

Nota: la chiusura dell'evento influisce sulla presenza dei soci presenti, ma addebita anche, ove applicabile, sui loro conti individuali l'importo del loro contributo all'evento. La riapertura di un evento chiuso creerà voci di storno negli account individuali dei soci, non le cancellerà.

Senza transazioni automatiche

In questa opzione, ogni socio (attivo, candidato o altro contatto) ha un solo conto corrente, per registrare le varie possibili scritture contabili. Ogni voce viene generata manualmente dal tesoriere.

Le voci possono essere :

• transazioni di addebito > quote di iscrizione al club, quote di iscrizione al club, donazioni, penalità "No-show", ecc.

• Le operazioni di credito > il pagamento da parte del socio sul conto corrente bancario del club, il pagamento in contanti da parte del socio al tesoriere.

Con transazioni automatiche

Oltre alle transazioni manuali, è possibile automatizzare anche le registrazioni dei contributi dei soci alle assemblee statutarie e non. Attiva l'opzione - in impostazioni finanziarie predefinite o in evento specifico - per l'addebito automatico dei contributi all'evento sui conti dei soci.

In questo caso, solo gli ospiti e i visitatori pagano i loro contributi all'evento sul posto, mentre quelli dei soci del club e dei loro potenziali accompagnatori vengono automaticamente addebitati sul conto individuale del socio. Questi addebiti automatici sono i prezzi dell'evento, ma opzionalmente anche un contributo "nos-show" per un socio iscritto ma assente all'evento.

Le iscrizioni automatiche vengono effettuate quando l'evento viene chiuso dall'amministratore.

Nota: un evento deve essere chiuso solo dopo che tutti i dati di partecipazione sono stati inseriti e verificati. La chiusura dell'evento influisce sulla presenza dei soci presenti, ma anche sugli addebiti, ove applicabile, sui loro conti individuali per l'importo del loro contributo all'evento. La riapertura di un evento chiuso creerà voci di storno negli account individuali dei soci, non le cancellerà.

Con pacchetti pasto

I club che utilizzano il Forfait pasto possono scegliere tra due sistemi: impostare un importo minimo per periodo per i pasti (che deve essere completato dai soci interessati, se necessario) o un importo fisso per periodo per i pasti, indipendentemente dal numero di pasti consumati. Per attivare questo Forfait pasto, in Parametri Club > Altri parametri > Finanze, attivare il pulsante Utilizza il forfait pasto .

Forfait pasto minimo: i soci pagano in anticipo un importo fisso predefinito per n "tickets pasto". I "tickets" non utilizzati sono acquisiti dal club e non possono essere riportati al periodo successivo, salvo il caso di autorizzazione speciale per un determinato socio. I pasti aggiuntivi ai "tickets pasto" sono a carico del socio.

Forfait pasto fisso: per il periodo stabilito, indipendentemente dal numero di eventi statutari a cui l'iscritto partecipa (nessun saldo fatturato o rimborsato).

In entrambi i casi viene utilizzato un sottoconto del conto individuale Principale , denominato Pasto, sul quale vengono automaticamente addebitati i contributi dovuti alla chiusura di un evento. La visualizzazione in una scheda distinta dei singoli account facilita la revisione e, se necessario, la fatturazione di questa posizione che può includere un numero significativo di voci.

Singola transazione

Si accede alla scheda per creare una transazione tramite Soci > Attivi (o candidati o altri contatti) > fare clic sull'icona Il mio conto di ciascun socio.

Quando si crea un Debito (quota periodica del club, quota "no-show", donazione, ...) o un Credito (pagamento da parte del socio sul conto bancario del club o in contanti al tesoriere), è necessario effettuare le seguenti scelte:

1. L'account > per impostazione predefinita Principale

2. Il tipo di transazione > per impostazione predefinita Altro

3. La descrizione della transazione

4. Se si tratta di un addebito o di un credito

5. L'importo, che apparirà in rosso se si tratta di un addebito

6. La data contabilizzata, ossia la data in cui l'operazione è effettivamente avvenuta; ad esempio, la data del pagamento sul conto bancario del club.

La data della transazione che appare nella prima colonna del conto corrente dell'iscritto è la data di registrazione in Polaris.

Transazione in blocco

È possibile accedere alla scheda per creare una transazione tramite Soci > Attivi (o candidati o altri contatti) > fare clic sul pulsante Crea transazione in blocco .

Quando si crea una transazione di massa, che si tratti di un Debito (quota periodica del club, quota del Forfait pasti) o di un Credito (pagamento da parte dei soci sul conto bancario del club), è necessario effettuare le seguenti scelte:

1. Selezionare i soci interessati alla transazione di massa; Per impostazione predefinita, questo campo mostra tutti i soci attivi del club

2. L'account > per impostazione predefinita Principale (l'account secondario Pasto è disponibile, se richiesto)

3. Il tipo di transazione > per impostazione predefinita Altro

4. La descrizione della transazione

5. Se si tratta di un addebito o di un credito

6. L'importo, che apparirà in rosso se si tratta di un addebito

7. La data contabilizzata, ossia la data in cui l'operazione è effettivamente avvenuta; ad esempio, la data del pagamento, da parte di tutti i soci interessati, sul conto bancario del club.

La data della transazione che appare nella prima colonna del conto corrente dell'iscritto è la data di registrazione in Polaris.

IMPORTANTE: come in ogni sistema di contabilità, una volta creata una voce non può essere cancellata. Se una voce deve essere corretta, viene creato uno "storno", cioè una voce che annulla la voce da correggere.

All'inizio dell'esercizio, il tesoriere deve:

• Addebita a tutti i conti principali l'importo delle quote del club e dei pacchetti pasto attraverso due transazioni in blocco.

• Quando si crea la transazione di massa del Forfait pasto:

  • Scegli il "Forfait pasto fisso" o il "Forfait pasto minimi".

  • Viene visualizzata una casella con l'etichetta "Crea una transazione per il pasto " che, se attivata, abilita l'accredito automatico dell'importo per il Forfait pasto scelto nel sottoaccount Pasto di tutti i soci interessati.

È più facile addebitare le due voci, le quote e, se selezionate, il Forfait pasti, nello stesso giorno ed emettere ai soci una fattura che include entrambe le voci, utilizzando la funzione Serial Letters .

Al termine del periodo contabile e a seconda delle modalità operative finanziarie del club, il tesoriere deve:

• se è in vigore il Forfait di pasti fissi:

  • Ridurre a zero i saldi positivi e negativi dei conti "Pasti", mediante le apposite registrazioni.

  • accreditare il totale degli importi positivi di questo conto nei conti del club (questo importo rappresenta il saldo dei pacchetti pasto fissi non consumati dai soci che non partecipano molto spesso)

• Se è in vigore il Forfait minimo di pasti:

  • ridurre a zero il saldo positivo dei conti "pasti", mediante le apposite voci

  • accreditare il totale degli importi positivi di questo conto nei conti del club (questo importo rappresenta i pasti pagati in anticipo e non consumati dai soci che non frequentano regolarmente)

  • Ridurre a zero il saldo negativo di ciascun conto "Pasto", mediante le apposite registrazioni, e addebitare il conto principale del Socio dello stesso importo

  • Fatturare ai Soci interessati il saldo negativo che rappresenta i pasti consumati e non coperti dal Forfait minimo di pasti pagato all'inizio del periodo.

La scheda soci > soci attivi > Finanze consente al tesoriere di visualizzare i saldi di tutti i soci alla data corrente. Sono disponibili filtri di visualizzazione per distinguere tra:

• i soci più anziani

• Soci tenuti o esonerati dalla presenza

• soci il cui conto principale è rispettivamente negativo o positivo

• soci il cui conto pasti è rispettivamente negativo o positivo

Prima di abilitare le varie funzionalità del modulo Finanze per il club, è essenziale condurre dei test su di esse.

Nota: il prossimo test genererà le iscrizioni per i soci presenti, rendendole visibili ai soci pertinenti in LE MIE FINANZE. Il giorno in cui il club sceglie di attivare il modulo finanziario per i suoi soci, è fondamentale creare voci per reimpostare tutti i conti che non sono a zero.

Le tappe suggerite per i test sono:

1. Nelle configurazioni del club, seleziona l'opzione di base per attivare i conti finanziari dei soci.

2. Crea un altro contatto fittizio, per esempio "Test Finanziario", e assegnagli un account utente.

3. Registra le transazioni per vari addebiti e crediti nel corso di un trimestre.

4. Esamina l'estratto conto principale nel back-end.

5. Esamina l'estratto conto principale nel frontend "accedendo come" il socio.

6. Uscire dall'opzione "accedendo come".

7. Nelle configurazioni del club, seleziona l'opzione Addebita il costo degli eventi sui conti dei soci.

8. Crea presenze per diversi eventi passati per il profilo Finanze di prova (non è possibile impostare presenze future).

9. Supponendo che non ci siano ancora prenotazioni valide per nessun socio, la cosa più semplice è riaprire gli eventi chiusi.

10. Verifica il saldo del conto principale nel back-end.

11. Verifica il saldo dell'account principale nel frontend "accedendo come" il socio.

12. Uscire dall'opzione "accedendo come".

13. Nelle configurazioni del club, seleziona l'opzione per utilizzare un Forfait pasti.

14. Crea un addebito "Forfait pasto" nel conto principale del profilo Test Finances, nonché un credito nel conto Pasto.

15. Crea presenze per diversi eventi passati per il profilo Finanze di prova (non è possibile impostare presenze future).

16. Controlla il saldo dell'account principale nel backend.

17. Controlla il saldo dell'account principale nel frontend "accedendo come" il socio.

18. Uscire dall'opzione "accedendo come".

19. Prova anche le transazioni in blocco come commissioni, pacchetti pasto, ecc.

20. Al termine dell'esperimento, reimposta i saldi di tutti gli account interessati.

BUON ESPERIMENTO!