Integrazione dei ristoranti

• Crea il ristorante come Altro contatto nel tuo club, con il suo indirizzo email appropriato. Tuttavia, non abilitare questo account in modo che il ristorante non possa accedere.

• Nell'evento, inserire il ristorante nell'elenco degli organizzatori e abilitare la registrazione. Ogni volta che un partecipante si iscrive o si cancella, il ristorante riceverà un'e-mail con il nome della persona interessata e le sue risposte.

• Il ristorante deve raccogliere le informazioni e consolidarle per sapere quante persone verranno e, potenzialmente, la loro scelta di menu. Al giorno d'oggi, i ristoranti sono collegati a molti sistemi di prenotazione, quindi sono in grado di farlo.

NOTA
Ricevere un'e-mail per ogni registrazione/cancellazione potrebbe essere ingombrante per il ristorante! Non consigliamo questa opzione.

• Crea il ristorante come Altro contatto nel tuo club con l'indirizzo email appropriato. Tuttavia, non abilitare questo account in modo che il ristorante non possa accedere.

• In caso di evento, inserire il ristorante nella lista dei contatti della location e abilitare la registrazione. È possibile impostare più destinatari. (A proposito: l'e-mail di posizione impostata per una posizione non è significativa per questa funzione).

• Al raggiungimento del termine di iscrizione, il ristorante riceve, via email, un file Excel contenente i nomi e le risposte dei partecipanti. I possibili effetti collaterali sono:

  • Quando il termine viene prorogato prima della sua scadenza, l'e-mail verrà inviata di conseguenza.

  • Quando il contatto di localizzazione è stato impostato dopo la scadenza del termine o se la registrazione non è stata abilitata in quel momento, NON viene inviata alcuna e-mail. La scadenza non è stata rispettata.

  • Quando il contatto della sede è stato impostato in tempo e la scadenza viene spostata dopo che è già stata inviata un'e-mail, verrà inviata una nuova e-mail alla nuova scadenza.

  • Quando le iscrizioni avvengono per conto dei membri dopo la scadenza, il ristorante non sarà avvisato di questi nuovi partecipanti.

• L'organizzatore dell'evento ha il ruolo di Amministratore dei contenuti e decide quando ha senso scaricare l'elenco dei partecipanti semplificato.

• Il download è disponibile sul sito di dettaglio dell'evento, lasciando il pulsante PARTECIPANTI.

• L'elenco semplificato contiene i nomi dei partecipanti e le loro scelte. Poiché in questo caso l'indirizzo email del ristorante è sconosciuto a Polaris, l'organizzatore dell'evento deve inviare la lista dal proprio account di posta. Il download dell'elenco semplificato è disponibile sul sito di dettaglio dell'evento, cliccando sull'icona a sinistra del pulsante PARTECIPANTI.

• Creare un nuovo ruolo "Ristorante" (Club parametri > Ruoli > “+ Creare”), che ha solo accesso in lettura al Calendario e alle Iscrizioni/domande, ma nessun altro diritto di accesso. Quindi crea il ristorante come Altro contatto nel tuo club, con l'indirizzo email corrispondente, e attiva questo account assegnandogli il nuovo ruolo "Ristorante".

  

• Poiché il ristorante può accedere e vedere l'evento, può anche vedere le registrazioni sul sito web e il riepilogo per ogni scelta. Il ristorante sa quante persone verranno e la loro potenziale scelta di menu.

• Il ristorante può inoltre scaricare, in qualsiasi momento, l'elenco semplificato dei partecipanti contenente i loro nomi e risposte. Il download è disponibile sul sito di dettaglio dell'evento, cliccando sull'icona a sinistra del pulsante PARTECIPANTI .

  

• Crea il ristorante come Altro contatto nel tuo club, con il suo indirizzo email appropriato, e attiva questo account assegnandogli il ruolo predefinito "Acquisizione presenze (Ristorante)".

• Poiché il ristorante può accedere e vedere l'evento, può anche vedere le registrazioni sul sito web e il riepilogo per ogni scelta. Il ristorante sa quante persone verranno e la loro potenziale scelta di menu. Il ristorante può inoltre scaricare, in qualsiasi momento, l'elenco semplificato dei partecipanti contenente i loro nominativi e le risposte (vedi punto 2.1).

• Inoltre, il ristorante vedrà il pulsante PARTECIPANTI nella pagina di dettaglio dell'evento e sarà in grado di catturare la presenza dei partecipanti, manualmente o con codice QR, creare ospiti e visitatori e chiudere l'evento. In questo modo, la funzione di controllo delle presenze del club può quindi essere "esternalizzata" al ristorante.

IMPORTANTE

Il club deve avere un vero rapporto di fiducia con il proprietario del ristorante! Si consiglia di scegliere questa opzione solo se il proprietario del ristorante è un Rotariano.

I ristoranti possono essere avvisati via e-mail per ogni registrazione, ricevere un elenco dei partecipanti dopo la scadenza della registrazione o chiedere all'organizzatore dell'evento di inviare direttamente l'elenco.

In stretta integrazione, il ristorante può accedere a Polaris e visualizzare alcuni dati del club, comprese le informazioni e i documenti dei membri, ma non può agire come membro.

In una configurazione di integrazione libera, il ristorante riceve notifiche sulle registrazioni ma non ha accesso diretto alle informazioni sui partecipanti in Polaris.

I club dovrebbero assicurarsi di avere un forte rapporto di fiducia con il proprietario del ristorante e considerare le implicazioni della conformità al GDPR.

Sì, in entrambi gli scenari, i ristoranti possono ricevere elenchi di partecipanti, ma il metodo di accesso è diverso.